Configurer les dépenses

Permissions et autres exigences
Abonnement	Temps et dépenses Administration
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions	Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer

Paramètres de comptabilité - journaux

Journaux
Champ	Description
Dépenses	Le journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les dépenses des collaborateurs.
Régularisation des dépenses	Le journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les régularisations de dépenses.
Remboursements	Journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les remboursements des dépenses des collaborateurs.

Paramètres de comptabilité - Comptes du grand livre

Comptes GL
Champ	Description
Passif du personnel	Le compte du Grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les responsabilités des collaborateurs. Il doit s’agir d’un compte de passif et non d’un compte bancaire.
Gain ou perte multi-devises	Compte du Grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les gains et les pertes dus à la conversion de devises pour les sociétés multi-devises. Ne sélectionnez pas un compte du Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert pour prendre les mesures appropriées par la suite.
Avances salariales	Le compte du grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les paiements d’acompte aux collaborateurs. Ce compte de compensation est facultatif ; Elle n’est nécessaire que si vous avez l’intention d’utiliser la fonctionnalité Avancés. Ne sélectionnez pas un compte du Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert pour prendre les mesures appropriées par la suite.
Types de dépenses	Vous permet de configurer des types de dépenses à utiliser dans le codage des dépenses des collaborateurs. Avec les types de dépenses, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Attribuez des noms simples, tels que « Frais de déplacement », aux dépenses. Lors de la saisie de dépenses, les utilisateurs sélectionnent dans la liste des types de dépenses, plutôt que dans les comptes de dépenses. Restreindre l’accès aux comptes de dépenses. Par la suite, les utilisateurs ne voient que les types de dépenses que vous avez configurés, au lieu d’une liste de comptes de dépenses.
Permettre la reclassification	Pour les rapports de dépenses du personnel uniquement. Si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs autorisés à modifier les rapports de dépenses peuvent réaffecter les dépenses et les régularisations de dépenses qui ont été sélectionnées, partiellement payées, payées ou extournées. Par exemple, les utilisateurs peuvent modifier la date d’un rapport de dépenses qui a déjà été payé. Pour empêcher quiconque de modifier les notes de frais, ne cochez pas cette case.
Activez l’extourne des dépenses impayées	Vous empêche de supprimer des dépenses impayées. Vous devez extourner les dépenses impayées. Sélection Activez l’extourne des dépenses impayées modifie ces pages : Rapports Mes dépenses : Supprimer remplacé par Extourner. Permissions : pour les lots de dépenses et Mes dépenses, Supprimer n’est sélectionnable qu’en lecture seule.
Date de comptabilisation dans le grand livre général	Sélection de Oui Permet aux collaborateurs de modifier le GL comptabilisation la date de leur dépense rapport dans Mes rapports dépense.

Formulaires 1099

Formulaires 1099
Champ	Description
Activer le remplacement du formulaire 1099 et de la case	Par défaut, tous les éléments de transaction d’un collaborateur sont associés à un formulaire et à une case 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies dans la fiche du collaborateur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une transaction.

Fréquence de publication sommaire

Les rapports de dépenses, les régularisations de dépenses et les remboursements sont automatiquement regroupés dans des résumés automatiques. La date de comptabilisation du résumé est la date utilisée par le Grand livre pour comptabiliser les transactions dans ce résumé. Pour cette raison, il est courant de sélectionner Quotidienne comme fréquence de résumé pour chaque type de transaction.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des résumés de dépenses.

Fréquence de publication sommaire
Champ	Description
Rapports de dépenses	Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les rapports de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuel Un par dépense Sélectionnez Un par dépense uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque dépense de collaborateur collaboratrice saisie.
Ajustements	Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les régularisations de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuel Un par régularisation Sélectionnez Un par régularisation des dépenses uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque régularisation de dépense saisie.
Remboursements	Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les remboursements de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuel

Affichage des section standard

Affichage des section standard
Champ	Description
Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée	Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre. Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création. Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports. Dimensions Projets : Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension. Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports. Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes : Ajouter des tâches à vos projets Afficher un résumé du projet Générer les factures du projet Et plus encore Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets. Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver. Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations. Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques. Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur. Dimension du client : Sélectionnez la dimension Client à afficher dans vos applications. Dimension du fournisseur : Sélectionnez la dimension Fournisseur à afficher dans vos applications. Dimension Collaborateur : Sélectionnez la dimension Collaborateur à afficher dans vos applications. Dimension de l’article : Sélectionnez la dimension Article à afficher dans vos applications. Dimension Classe : Sélectionnez la dimension Classe à afficher dans vos applications. Dimension de l’entrepôt : Sélectionnez la dimension Entrepôt à afficher dans vos applications. Cette dimension n’est disponible qu’avec un abonnement à Inventaire. Dimension du type de coût : Sélectionnez la dimension de Type de coût à afficher dans vos applications. Cette dimension est disponible uniquement avec un abonnement à Construction. Contacter votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à l’inventaire ou à la construction.

Numérotation automatique des séquences

Vous pouvez saisir manuellement les identifiants de certains types de transaction et de fiche au fur et à mesure de leur création. Intacct peut également ajouter les identifiants pour vous en fonction d’un plan prédéfini.

Avec un plan d’ID prédéfini, votre société génère automatiquement de nouveaux ID ou numéros pour les transactions et les fiches associées. Par exemple, créez un plan de séquence de document pour les collaborateurs. La séquence de documents crée automatiquement un nouvel identifiant de collaborateur, tel que « EMP-0100 », dont le numéro augmente chaque fois qu’un nouveau collaborateur est créé.

Cette section Séquence de documents vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

Sélectionnez un plan d’identifiant prédéfini pour des transactions et des fiches spécifiques.
Définissez un avertissement sur les identifiants en double si la saisie manuelle est utilisée.
Exigez des identifiants sur certains types de transactions et de documents (CF et CC uniquement).

Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquences de documents pour créer une nouvelle séquence de numérotation, puis sélectionnez-la comme option dans cette section.

Si vous ne sélectionnez pas de séquence de numérotation de document pour une transaction ou une fiche, les utilisateurs doivent saisir manuellement un identifiant ou un numéro lorsqu’ils créent de nouvelles transactions ou fiches.

En plus de faire gagner du temps aux utilisateurs, la numérotation automatique garantit que les utilisateurs ne peuvent pas utiliser un identifiant deux fois ou ignorer un numéro.

Numérotation automatique des séquences
Champ	Description
Rapport de dépenses	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouveaux rapports de dépenses.
crédit ajustement	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de crédit.
débit ajustement	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de débit.
Employés	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs ajoutent de nouvelles fiches de collaborateurs.
Numéros en double	Sélectionnez l’une des options suivantes : Afficher l’avertissement : Intacct affiche un avertissement en cas de doublons dans les rapports de dépenses ou les numéros de régularisation. Ne pas autoriser la création : Intacct ne crée pas de rapports de dépenses ou de numéros de régularisation dupliqués. Ne rien faire : Intacct ne fait rien s’il existe des rapports de dépenses ou des numéros de régularisation en double.

Multi-devises

Cette section apparaît uniquement pour les sociétés qui ont activé la gestion multidevises.

Multi-devises
Champ	Description
Activer les rapports devise dépense étrangers	Indiquez si les utilisateurs peuvent saisir des rapports de dépenses dans des devises autres que la devise de tenue de compte de la société.
Taux de change	Sélectionnez le type de taux de change. Par défaut, Intacct récupère le taux de change journalier auprès d’un fournisseur de taux de change et applique le taux en vigueur lors de la création du rapport de dépenses.
Exclure la conversion lorsque les devises de base et les devises passées correspondent	Sélectionnez cette option pour exclure la conversion des devises de tenue de compte et de dépenses correspondantes.

Paiements

Paiements
Champ	Description
Mode de paiement par défaut	Lorsque les utilisateurs remboursent des collaborateurs, ce mode de paiement est sélectionné par défaut. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours sélectionner un mode de paiement différent au cas par cas. Sélectionnez l’une des options suivantes : Chèque Espèces Enregistrer le transfert ACH ou fichier bancaire Le mode de paiement que vous sélectionnez ici s’applique à tous les utilisateurs de Dépenses.
Compte bancaire par défaut	Sélectionnez le compte bancaire par défaut utilisé pour rembourser les dépenses.
Contact pour les notifications	Sélectionnez l’une des options suivantes : Personne qui sélectionne les dépenses à rembourser : Sélectionnez cette option pour utiliser les informations de contact du utilisateur qui a sélectionné les dépenses pour remboursement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser. Le contact suivant : Sélectionnez un autre contact. Déterminez quelles informations de contact doivent être incluses dans les e-mails de notification de paiement, en cas de questions des collaborateurs. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou désactiver des collaborateurs.

Exigences relatives aux rapports de dépenses

Utilisez cette section pour sélectionner les informations que vous souhaitez exiger sur tous les rapports de dépenses. Si vous vous abonnez au application Projets, vous pouvez également sélectionner des champs à renseigner automatiquement pour les utilisateurs. Les champs, tels que établissement et service, sont dérivés du fiche du collaborateur ou du projet.

Exigences relatives aux rapports de dépenses
Champ	Description
Activer l’affectation pour répartir la saisie des dépenses	Permet aux transactions Sage Intacct de distribuer les dépenses ou les saisies des heures des collaborateurs. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses.
Numéro du rapport	Exigez un numéro de rapport pour chaque rapport de dépenses. Si vous sélectionnez une séquence de numérotation automatique pour les notes de frais, ce numéro est automatiquement généré pour les utilisateurs.
Raison de la dépense	Sélectionnez cette option pour que les utilisateurs soient tenus de saisir la raison de la dépense.
Payé à et payé	Sélectionnez cette option pour que les utilisateurs soient obligés de saisir des informations pour ces champs.
Date	Sélectionnez pour que les utilisateurs soient obligés de saisir une date.
L’employé d’abord, le projet ensuite Projet d’abord, puis collaborateur	Si vous vous abonnez également à Projets, vous pouvez sélectionner l’emplacement où votre société récupère les valeurs du Service, de l’Établissement et de la Classe dans les rapports de dépenses. Par exemple, un collaborateur saisit une dépense pour un projet spécifique. Vous pouvez affecter le dépense au établissement et au service du projet, même si le collaborateur fonctionne pour un établissement ou un service différent. Si vous choisissez Le collaborateur d’abord, votre société renseigne le service, l’établissement et la classe associés au collaborateur. Si l’un de ces éléments est vide, votre société obtient la valeur manquante du projet. Si vous choisissez Projet d’abord, votre société remplit le service, l’établissement et la classe associés au projet. Si l’une d’entre elles est vide, votre société obtient la valeur manquante auprès du collaborateur.

Paramètres de rapport approbation des dépenses

Si vous activez les approbations de dépenses, les rapports de dépenses envoyés doivent être approuvés avant de poursuivre le processus de remboursement. De nombreuses sociétés configurent dépense approbations en fonction du responsable du collaborateur. Le responsable doit d’abord approuver le rapport de dépenses avant qu’il ne soit disponible pour paiement sur la page Sélectionner pour rembourser. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les approbations des rapports de dépenses.

Paramètres de rapport approbation des dépenses

Paramètres de rapport approbation des dépenses
Champ	Description
Activer dépense rapport approbation	Active les approbations de dépenses. Lorsqu’un rapport de dépenses est soumis, il est soumis à approbation en fonction des options que vous sélectionnez dans la Approbateurs . Le processus d’approbation exact est configurable et peut inclure un ou plusieurs niveaux d’approbation par chef de service, responsable d’employé, chef de projet ou même un utilisateur spécifique. Vous pouvez également mettre en œuvre des approbations en fonction de la valeur.
Notification par e-mail	Informe les approbateurs appropriés par e-mail lorsque des rapports de dépenses sont soumis. Cela avertit également les collaborateurs lorsque les rapports de dépenses sont approuvés ou refusés.
Limiter l’approbation	Lorsque cette option est sélectionnée, les approbateurs peuvent afficher et approuver uniquement les éléments qu’ils sont habilités à approuver. Par exemple, supposons que vous mettiez en œuvre un niveau d’approbation basé sur le chef de projet. Les chefs de projet peuvent afficher et approuver uniquement les éléments associés à un projet qu’ils gèrent.
Niveau : Montant minimum Nombre minimum d’approbateurs	S’applique uniquement si vous sélectionnez Approbation de la valeur comme l’un de vos niveaux d’approbation dans la section Approbateurs (ci-dessous). Utilisez le tableau d’approbation de la valeur pour définir l’approbation des rapports de dépenses qui dépassent certains montants. Lorsque vous spécifiez les montants pour chaque niveau d’approbation, gardez ces conseils à l’esprit : Le montant que vous spécifiez pour chaque niveau est le Montant minimum que l’approbateur peut approuver. Le montant maximum étant de 0,01 $ sous le niveau d’approbation suivant. Si un rapport de dépenses est inférieur aux montants que vous avez saisis, l’approbation de la valeur est ignorée. Si l’approbation de la valeur est le seul type d’approbation que vous avez défini, le rapport de dépenses est automatiquement approuvé. Si vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche entre parenthèses dans l’en-tête Montant. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Configurer plusieurs entités. Exemple: Supposons que vous saisissiez les éléments suivants pour vos niveaux d’approbation : Niveau 1 : 1 000 $ (1 approbateur requis) Niveau 2 : 10 000 $ (2 approbateurs requis) Dans ce cas : Tout rapport de dépenses inférieur à 1 000 $ ne nécessite pas d’approbation de la valeur. Tout rapport de dépenses compris entre 1 000 $ et 9 999,99 $ nécessite l’approbation d’un utilisateur disposant d’une permission d’approbation de niveau 1. Toute dépense rapport égale ou supérieure à 10 000 $ doit être approbation par 2 utilisateurs de niveau 2 approbation permissions. Si un rapport de dépenses dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par tout utilisateur ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs la permission d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour désigner une personne permissions approuver dépense rapports en fonction de leur valeur, modifiez les permissions du utilisateur dans Dépenses. Attribuez à l’utilisateur des permissions d’approbation des dépenses et sélectionnez les niveaux qu’il peut approuver.
Illimité	Cet utilisateur peut remplacer le processus d’approbation établi et approuver tout rapport de dépenses qui a été soumis. Il est recommandé d’attribuer un approbateur sans restriction qui ne fait déjà partie d’aucun processus d’approbation établi. Si vous affectez un approbateur qui fait déjà partie d’un processus d’approbation établi, les décisions de cet approbateur remplaceront toujours celles prises par les autres approbateurs dans ce processus.
Premier Deuxième Troisième Quatrième Cinquième	Sélectionnez l’icône D’abord flèche déroulante, puis sélectionnez un utilisateur pour approuver d’abord une dépense soumise. Répétez ce processus pour tous les niveaux d’approbation supplémentaires que vous souhaitez ajouter (jusqu’à 5). Par exemple, vous pouvez configurer la première approbation en tant que responsable du collaborateur et la deuxième approbation en tant que responsable de service. Dès qu’une dépense est approuvée par un approbateur, Intacct informe l’approbateur suivant en ligne que la dépense est prête pour examen. Si vous sélectionnez Valeur approbation pour l’un des niveaux, vous devez définir les seuils de valeur et minimum numéro d’approbateurs dans la section « Soumission montant approbations ».

Paramètres d’approbation du remboursement des rapports de dépenses

Par défaut, les approbations des remboursements sont activées. Cependant, ils ne seront pas appliqués tant que vous n’aurez pas défini les niveaux et les montants d’approbation dans la section Niveaux d’approbation de la valeur.

Définissez au moins un niveau d’approbation minimum pour les remboursements des rapports de dépenses.

Paramètre de approbation remboursement rapport dépenses
Champ	Description
Activer dépense rapport remboursement approbation	Active les approbations des remboursements. Si vous n’activez pas les approbations de remboursement, tous les rapports de dépenses sélectionnés dans la Sélectionner pour rembourser La page sera payée sans approbation.
Niveau Montant minimum Nombre minimum d’approbateurs	Utilisez le tableau d’approbation du montant minimum pour définir les niveaux d’approbation et les montants des remboursements de dépenses. Les approbateurs de chaque niveau peuvent approuver les remboursements de dépenses qui ne dépassent pas certains montants, de la même manière que les approbations des rapports de dépenses sont définies. Les approbations des remboursements se comportent désormais comme d’autres processus d’approbation, tels que les approbations de rapports de dépenses. Cela signifie que le montant que vous spécifiez pour chaque niveau d’approbation est le Montant minimum que l’approbateur peut approuver, le montant maximum étant de 0,01 $ sous le niveau d’approbation suivant. Exemple: Supposons que vous saisissiez les éléments suivants pour vos niveaux d’approbation : Niveau 1 : 500 $ (1 approbateur requis) Niveau 2 : 1 000 $ (2 approbateurs requis) Dans ce cas : Tout remboursement jusqu’à 499,99 $ ne nécessite pas d’approbation de la valeur et est automatiquement remboursé. Tout remboursement compris entre 500 $ et 999,99 $ nécessite l’approbation d’un utilisateur disposant d’une permission d’approbation de niveau 1. Toute remboursement égale ou supérieure à 1 000 $ doit être approbation par 2 utilisateurs de niveau 2 approbation permissions. Si un remboursement dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par tout utilisateur ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs la permission d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour désigner une personne permissions d’approuver dépense remboursements, modifiez les permissions du utilisateur dans Dépenses. Attribuez des permissions d’approbation des remboursements à l’utilisateur et sélectionnez les niveaux qu’il peut approuver.

Heure intelligente

Heure intelligente
Champ	Description
Activer l’heure intelligente	Sage Intelligent Time (SIT) est un assistant temporel virtuel optimisé par l’intelligence artificielle (IA), qui ajoute l’automatisation à la saisie du temps. Il collecte intelligemment des activités via des sources de temps connectées telles que la messagerie courriel ou le calendrier d’un employé. Il suggère ensuite les activités à inclure dans les feuilles de temps ainsi que les informations relatives au client, au projet ou à la tâche qui y sont associés. L’activation d’Intelligent Time permet également aux collaborateurs de saisir et d’approuver leurs heures dans une application mobile. Après avoir activé Intelligent Time, les pages suivantes de Time sont mises à niveau pour utiliser Intelligent Time : Valider les feuilles de temps Mes feuilles de temps Feuilles de temps du personnel De plus, les nouvelles pages suivantes sont disponibles : Mes horloges de pointage Horloges de pointage du personnel Référentiel Sources horaires Configuration > Préférences en matière d’heures Si vous avez des feuilles de temps qui ont été créées avant l’activation d’Intelligent Time, vous pouvez les afficher dans le référentiel. Intelligent Time peut être désactivé à tout moment. En savoir plus sur l’activation d’Intelligent Time.

Restrictions d’utilisateur du projet

Restrictions d’utilisateur du projet
Champ	Description
Restrictions d’utilisateur par défaut	Par défaut, les utilisateurs peuvent saisir du temps et des dépenses pour n’importe quel projet. Sélectionnez cette option pour vous assurer que les utilisateurs peuvent saisir du temps et des dépenses uniquement pour les projets et les tâches qui leur sont affectés. Si vous vous abonnez au application Projets, cette option est en lecture seule. Pour modifier la sélection, configurez l’application Projets. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer des Projets.

Reçus électroniques entrants

Reçus électroniques entrants
Champ	Description
Activer la réception électronique entrante	Vous permet de capturer et d’importer des reçus électroniques dans les rapports de dépenses.
Activer les services de messagerie	Permet aux collaborateurs de transférer des reçus à une adresse e-mail désignée. L’adresse e-mail ne peut être associée à aucun autre contact.
Séquence des numéros de réception électronique	Sélectionnez une séquence de numéros à inclure dans les reçus électroniques. Cela garantit que tous les reçus électroniques ont un numéro distinct à des fins de suivi, d’audit et de conformité.