Facturer avant la date de début d’un contrat

Cette rubrique explique comment créer automatiquement un calendrier de facturation qui commence avant le début d’une ligne de contrat.

Cette rubrique ne s’applique qu’aux contrats à durée déterminée. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

À propos de la facturation des acomptes

La fonction de facturation fournisseur à l’acompte crée automatiquement des plannings de facturation qui commencent avant le début d’une ligne de contrat, ce qui vous permet d’envoyer vos factures plus tôt. Par exemple, supposons que vous ayez une ligne de contrat pour une classe de formation prévue pour le 1er mars, mais que vous souhaitez facturer le client le 1er février.

Lorsque vous créez un contrat, vous définissez la numéro de jours ou de mois avant le début du contrat que vous souhaitez pour lancer le calendrier de facturation associé. Lorsque vous ajoutez une ligne de contrat à un contrat, le calendrier de facturation de la ligne de contrat commence automatiquement par défaut à la date de début de la ligne de contrat, moins la période d’acompte de la facture fournisseur.

La date de fin par défaut est définie sur la date de fin de la ligne de contrat, moins la période d’acompte de la facture fournisseur. Par exception, si un calendrier de facturation commence le dernier jour d’un mois (par exemple, le 28 février) et que la période d’acompte de la facture fournisseur est de mois, la première période de facturation est planifiée le dernier jour du mois applicable au lieu du même numéro de numéro (par exemple, le 31 janvier au lieu du 28 janvier).

Configurer un contrat à facturer fournisseur à l’avance sur acompte

Vous devez définir les paramètres de la facture fournisseur à l’acompte avant des revenus ou des dépenses ont été comptabilisés dans le contrat, des factures ont été générées ou des affectations d’accord de prestations multiples ont été définies. Après le premier événement de reconnaissance ou de facturation, les paramètres de facture fournisseur-en-acompte ne sont plus modifiables.

Notez les points suivants concernant l’utilisation de la facturation dans les acomptes :

• Aucune limite ne s’applique au numéro de jours ou de mois dans acompte que vous pouvez choisir de facture fournisseur.
• Les comptes clients non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») pour toutes les lignes de contrat auront une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation dans le grand livre de la ligne de contrat, quelle que soit la date de début réelle du calendrier de facturation.

• La date de début de l’acompte de la facture fournisseur ne peut pas intervenir dans une période clôturée. Par exemple, nous sommes aujourd’hui le 9 février et vous venez de fermer les livres de janvier. Vous avez un nouveau contrat qui commence le 9 mars. Vous voulez que la période d’acompte de la facture fournisseur soit de deux mois. Lorsque vous enregistrez le contrat, Intacct tente de créer un calendrier de facturation qui commence le 9 janvier, mais échoue à la fin de la période.

Vous pouvez définir des paramètres de facturation fournisseur en acompte lorsque vous créez un nouveau contrat ou modifier un contrat existant. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure des informations facture fournisseur en acompte.

1. Aller à Contrats > Tous > Contrats.
2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez configurer une facture fournisseur à l’acompte.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.
5. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système met à jour les calendriers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période d’acompte de la facture fournisseur sélectionnée.

6. Ajoutez des lignes de contrat si vous le souhaitez.

   L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence des montants forfaitaires/fixes L’option de la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de la facture fournisseur = « Jours ». Pour facture fournisseur plusieurs fois pendant la durée du contrat, définissez la ligne de contrat Fréquence des montants forfaitaires/fixes par « Utiliser le modèle de facturation ».

   Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat conformément à votre processus métier.

1. Aller à Contrats > Tous , sélectionnez Contrats, puis sélectionnez Modifier en regard des Contrats souhaités.
2. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.
3. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système met à jour les calendriers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période d’acompte de la facture fournisseur sélectionnée.

4. Ajoutez des lignes de contrat si vous le souhaitez.

   L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence des montants forfaitaires/fixes L’option de la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de la facture fournisseur = « Jours ». Pour facture fournisseur plusieurs fois pendant la durée du contrat, définissez la ligne de contrat Fréquence des montants forfaitaires/fixes par « Utiliser le modèle de facturation ».

   Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat conformément à votre processus métier.

Modifier les calendriers de facturation de la facture fournisseur à l’acompte

Vous pouvez modifier un calendrier de facturation facture fournisseur-in-acompte pour modifier la date de début de facturation, le cas échéant, à l’exception du fait que vous ne pouvez pas remplacer la date de début par une date antérieure à la date de début de facturation par défaut. Le calendrier de facturation doit commencer à la date de début de facturation par défaut ou après cette date, sauf dans des scénarios spécifiques où la date de comptabilisation du grand livre est une date différente. Voir Impact de la date de comptabilisation de la ligne de contrat sur les calendriers de facturation pour plus de détails.

Par exemple, si la date de début du calendrier de facturation par défaut et la date de comptabilisation dans le grand livre sont le 1er juillet, vous pouvez modifier le calendrier de facturation pour qu’il commence le 15 juillet, mais pas pour qu’il commence le 30 juin. Gardez à l’esprit que même si vous modifiez la date de début du calendrier de facturation, les comptes clients non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») pour la ligne de contrat auront toujours une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation du grand livre.

Pour modifier un calendrier de facturation, reportez-vous à la section Calendriers de facturation.

Spécifier les paramètres facture fournisseur-en-acompte pour les renouvellements de contrat

Vous pouvez définir des paramètres de facture fournisseur-en-acompte distincts spécifiquement pour les renouvellements de contrat. Toutes les lignes de contrat du contrat enfant issu du renouvellement commenceront par défaut leurs planifications de facturation à la date de début de la ligne de contrat enfant moins la période d’acompte de la facture fournisseur. Vous pouvez modifier le contrat enfant et modifier les paramètres d’acompte de la facture fournisseur (avant la facturation ou la reconnaissance de revenu) et/ou les dates de planification de facturation de la ligne de contrat, comme vous le souhaitez.

Si vous ajoutez une ligne de contrat au contrat d’acompte de facture fournisseur source après son renouvellement, la ligne de contrat sera automatiquement ajoutée au contrat enfant. Ce « lien » n’est applicable que lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat. Les modifications apportées aux lignes de contrat existantes dans le contrat source ne sont pas propagées au contrat enfant.

Vous pouvez définir des paramètres de facturation fournisseur à l’acompte de renouvellement lorsque vous créez un nouveau contrat ou modifier un contrat existant pour les ajouter. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure les informations d’acompte de la facture fournisseur de renouvellement.

1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez spécifier les paramètres d’acompte de la facture fournisseur.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’icône Renouvellements Tab.
5. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler cochez la case suivante : Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et Point final. En savoir plus sur Configuration du renouvellement d’un contrat.
6. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.

   Si la date de début de la facture fournisseur en acompte est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facture fournisseur en acompte.

7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

2. Sélectionnez Modifier en regard des contrats souhaités.
3. Sélectionnez l’icône Renouvellements Tab.
4. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler cochez la case suivante : Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et Point final. En savoir plus sur Configuration du renouvellement d’un contrat.
5. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.

   Si la date de début de la facture fournisseur en acompte est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facture fournisseur en acompte.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire lorsque toutes les lignes de contrat ne doivent pas être facturées fournisseur à l’avance sur l’acompte ?

Les paramètres de facturation à l’acompte affectent toutes les lignes de contrat d’un contrat. Elles affecteront également les renouvellements de contrat, car généralement un contrat de facturation fournisseur en acompte sera configuré pour être renouvelé avec les paramètres de facturation fournisseur en acompte spécifiés. Lorsque vous avez un contrat où toutes les lignes de contrat ne doivent pas facture fournisseur dans acompte, il existe plusieurs façons d’atteindre les calendriers de facturation souhaités pour les différentes lignes de contrat. Les options comprennent notamment :

• Lorsque vous configurez initialement le contrat, créez deux contrats : un contenant les lignes de contrat qui ne facture fournisseur dans acompte, et l’autre contenant les lignes de contrat qui ne facture fournisseur pas dans acompte. Cette solution fonctionne si aucune des lignes de contrat ne participe à des APM.
• Dans le contrat facture fournisseur-en-acompte parent et dans le contrat facture fournisseur-en-acompte enfant après le renouvellement, remplacez la date de comptabilisation du grand livre pour les lignes de contrat qui ne facture fournisseur pas dans acompte à la date ultérieure applicable. Vous pouvez le faire manuellement ou via l’API.
• Lorsque vous configurez initialement le contrat, ne spécifiez pas de paramètres de facture fournisseur en acompte. Au lieu de cela, modifiez la date de comptabilisation dans le grand livre pour les lignes de contrat qui doivent être facturées à l’avance à l’acompte de la date antérieure applicable. Vous devez également le faire après le renouvellement dans le contrat enfant si vous souhaitez que la ligne de contrat de renouvellement soit également facturée à l’avance à l’acompte.
• Si les lignes de contrat qui ne doivent pas facture fournisseur dans acompte peuvent utiliser des modèles de facturation, utilisez des modèles de facturation avec les valeurs de compensation applicables qui lanceront le calendrier de facturation, le cas échéant. Par exemple, si la période d’acompte de la facture fournisseur est d’un mois, la première entrée du modèle de facturation aura une valeur de compensation de 1. Pour utiliser cette solution, l’option Calendriers de facturation de la page Configurer les contrats doit être définie sur « Ne pas modifier le calendrier de facturation par défaut ».

Supprimer les paramètres de facture fournisseur-in-acompte d’un contrat

Supposons que votre contrat facture fournisseur acompte initial renouvelé, mais vous décidez par la suite de ne pas facture fournisseur le contrat enfant dans acompte. Si le contrat enfant n’a pas eu de revenus ou n’a pas dépense reconnu pour lui ou si des factures ont été générées pour lui, vous pouvez supprimer les paramètres de facture fournisseur-en-acompte. Si le contrat comporte une affectation d’accord de prestations multiples, vous devez compenser l’allocation APM avant de terminer cette procédure.

1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer l’acompte de la facture fournisseur.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

   Les deux champs devraient maintenant être vides.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système réinitialise les calendriers de facturation pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat.

1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer l’acompte de la facture fournisseur.
3. Ouvrez le contrat dans Modifier mode.
4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

   Les deux champs devraient maintenant être vides.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système réinitialise les calendriers de facturation pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat.

Définir les paramètres de facturation fournisseur à l’acompte par défaut pour un client

Si vous souhaitez que les paramètres de facture fournisseur-en-acompte soient toujours définis par défaut sur une période spécifique pour un client, vous pouvez définir les paramètres par défaut sur le fiche client. Lorsque vous créez un contrat pour le client, le système remplit automatiquement les paramètres facture fournisseur-en-acompte avec les paramètres client. Vous pouvez modifier ou supprimer les paramètres de facturation anticipée par défaut, le cas échéant, sur le contrat.

1. Aller à Contrats > Tous >Clients.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir les paramètres de facture fournisseur-en-acompte par défaut.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’icône Informations complémentaires Tab.
5. Dans le Facturer à l’acompte Section de les détails de facturation utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois.
6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Tous >Clients.

2. Sélectionnez Modifier à côté du Client souhaité.
3. Sélectionnez l’icône Informations complémentaires Tab.
4. Dans le Facturer à l’acompte Section de les détails de facturation utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois.
5. Sélectionnez Enregistrer.