Ajouter, modifier ou supprimer des résumés de dépenses

Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. Tant que vous ou le système n’avez pas créé de nouveau résumé, aucun élément n’apparaît sur cette page. Les résumés peuvent être ouverts, ce qui permet de soumettre, d’approuver et de payer les rapports de dépenses, ou de les clôturer.

Lors de la conception d’un processus de rapport de dépenses, l’administrateur système peut donner accès aux pages impliquées dans la gestion des rapports de dépenses, mais pas à l’ouverture ou à la fermeture des résumés.

À propos de la création de résumés de dépenses

Les résumés des dépenses sont créés de deux façons.

• Automatiquement, en configurant Dépenses.
• Manuellement, par des résumés spécifiques que vous créez et nommez pour gérer des situations particulières.

Résumés créés automatiquement : Normalement, dans le cadre des activités quotidiennes et parce que les collaborateurs (et autres) peuvent saisir les dépenses directement via Rapports Mes dépenses (ou via le système OpenAir.com), il doit toujours y avoir un résumé disponible pour contenir les rapports de dépenses saisis par les collaborateurs. Par conséquent, la fonction de création automatique de résumés crée automatiquement des résumés de dépenses afin qu’un résumé existe toujours pour les rapports de dépenses tels qu’ils sont saisis tout au long de la journée. Les résumés automatiques sont créés en fonction des intervalles choisis par l’administrateur des dépenses. Les rapports de dépenses reçus pendant cette période sont regroupés dans le résumé créé pour cet intervalle de temps. La fréquence de création automatique du résumé est définie sur la page Configurer les dépenses (> de la société Admin > Abonnements > dépenses > Configurer). 

Résumés créés manuellement : Un résumé manuel est utile lorsque l’administrateur des dépenses des collaborateurs a besoin d’un résumé spécial pour des dépenses spécifiques. Par exemple, vous avez un employé, John, qui est en train de déménager et qui a engagé un grand nombre de frais de déménagement. L’administrateur peut souhaiter que les frais de déménagement de John soient tous contenus dans un résumé appelé Frais de déménagement de John, quels que soient les jours où John saisit les dépenses.

Ajouter un résumé des dépenses

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Sélectionnez Créer.

3. Saisissez un Nom du résumé.

4. Sélectionnez ou saisissez une Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Sélectionnez Ajouter.

3. Saisissez un Nom du résumé.

4. Sélectionnez ou saisissez une Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un résumé des dépenses

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

   Si vous devez modifier la devise de tenue de compte d’un résumé, supprimez d’abord toutes les transactions de ce résumé.

    

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses et sélectionnez Éditer.

3. Effectuez vos modifications.

   Si vous devez modifier la devise de tenue de compte d’un résumé, supprimez d’abord toutes les transactions de ce résumé.

    

4. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un résumé des dépenses

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses que vous souhaitez supprimer.

3. Choisir Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Choisir Supprimer pour confirmer.

1. Atteindre Dépense > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses et sélectionnez Supprimer.

Description des champs

Descriptions des champs de la liste des résumés des dépenses

Champ	Description
Titre du résumé	Saisissez un titre pour le résumé. Vous pouvez modifier le titre ultérieurement pour les résumés créés manuellement et automatiquement.
Devise de tenue de compte du résumé	Lorsque vous créez un résumé manuellement au niveau général, vous devez sélectionner la flèche vers le bas et sélectionner une devise de tenue de compte que le système utilisera pour chaque transaction de ce résumé.
Date de comptabilisation dans le grand livre	La date du jour est automatiquement placée dans le champ de date ; cependant, vous pouvez saisir une date pour le résumé ou en choisir une à l’aide du bouton Calendrier.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Toutefois, si vous ne souhaitez pas que ce résumé apparaisse dans la liste, vous pouvez le définir sur Inactif. Vous pouvez afficher les résumés inactifs en sélectionnant l’icône Inclure inactif case à cocher. Vous ne pouvez désactiver les résumés de dépenses qu’une fois qu’une transaction dépendante est terminée.