Aperçu du processus du rapport de dépenses

Les collaborateurs créent et soumettent des rapports de dépenses, qui sont présentés à leurs responsables pour approbation. Une fois approuvés, les rapports de dépenses deviennent des candidats à la demande de remboursement que le service de comptabilité peut traiter en remboursements en attente, à partir desquels les chèques sont imprimés.

Flux de travail du processus de rapport de dépenses.

Les deux exceptions suivantes se produisent lorsque :

  • Un paiement d’acompte est émis avant que le collaborateur ne crée un rapport de dépenses. Dans ce cas, le service de comptabilité crée d’abord un paiement d’acompte et imprime un chèque. Par la suite, le collaborateur crée un dépense rapport. Le service comptable applique ensuite le paiement acompte au demande de paiement de ce dépense rapport.

  • Les collaborateurs envoient par e-mail leurs reçus de déplacement ou autres et utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour les aider à les coder. L’apprentissage automatique mémorise les modifications apportées aux fins du traitement des prochains reçus. Les collaborateurs peuvent utiliser ces reçus électroniques pour créer des rapports de dépenses.

Valider ou refuser les rapports de dépenses

Cette section est destinée au responsable du collaborateur.

  • Les responsables doivent configurer les utilisateurs pour approuver ou refuser les dépenses.

  • Si la notification par e-mail est activée, vous recevrez un e-mail vous informant qu’un rapport dépense est prêt pour examen.

  • Si la notification par e-mail est désactivée, vous devez examiner les rapports de dépenses prêts pour votre approbation.

  • Les collaborateurs peuvent modifier leurs propres rapports de dépenses non approuvées.

  • Les rapports de dépenses approuvés deviennent des candidats pour les demandes de remboursement.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les approbations des rapports de dépenses ou Valider ou refuser les rapports de dépenses.

Rembourser les dépenses

Le remboursement des dépenses est un processus en deux étapes :

  1. Créez des demandes de remboursement à partir des rapports de dépenses approuvés.

  2. Terminer le remboursement (sauf si un paiement d’acompte en espèces a déjà été effectué).

Si vous utilisez le processus d’approbation facultatif, les remboursements doivent être approuvés lorsqu’ils se situent dans la fourchette de montant requise.

Ensuite, sélectionnez les rapports de dépenses à payer et choisissez une méthode de remboursement :

  • Espèces: Enregistre les paiements manuels.

  • En ligne: Imprime et envoie un chèque via le centre d’impression en ligne.

  • Chèque: La méthode la plus courante et peut être imprimé localement dans le cadre d’un traitement des chèques.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser ou Imprimer dépense remboursement chèques.

Entretien

Le personnel comptable doit effectuer un certain nombre de tâches régulières.

  • Créer des rapports de dépenses pour d’autres personnes

    • Il peut être nécessaire que vous saisissiez un rapport de dépenses pour quelqu’un d’autre. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Créer des rapports de dépenses.

    • Par exemple, une personne a quitté la société et n’a plus accès à Intacct.

  • Modifier ou réaffecter partiellement les rapports de dépenses envoyés

    • Vous devrez peut-être modifier les erreurs dans les rapports de dépenses une fois qu’ils ont été soumis. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Réaffecter un rapport de dépenses.

  • Révision en attente

  • Exécuter des rapports