Transférer des actifs en bloc : Gestion des immobilisations

Vous pouvez utiliser le service d’importation pour transférer plusieurs actifs à la fois.

Transférer un actif pour le déplacer entre les services, les projets ou d’autres dimensions tout en conservant des enregistrements précis et une visibilité compensée sur les changements de propriétaire. Contrairement à la modification directe de l’immobilisation, le transfert crée une écriture de journal dans le Grand livre pour fiche la modification.

Lorsque vous transférez un actif, Sage Intacct effectue les actions suivantes :

• Met à jour les champs de ventilation et de dimension de l’actif.

• Crée des écritures de journal pour refléter les nouvelles dimensions de l’actif dans le Grand livre, à compter de la date de transfert.

• Enregistre le transfert dans l’onglet Historique des transferts de l’actif.

Après le transfert, toutes les nouvelles écritures de journal liées aux actifs utiliseront les dimensions mises à jour. Les écritures de journal précédentes restent inchangées.

Avant de commencer

• Définir un journal pour les transferts d’actifs dans la configuration de l’application Gestion des immobilisations.

• Vérifiez qu’un compte du grand livre des actifs est attribué à l’actif. Si ce n’est pas le cas, Modifiez l’actif pour ajouter un compte.

• Si l’actif est cédé, Remettre l’actif en service.

Étape 1 : Créez une vue de liste personnalisée

1. Aller à Gestion des immobilisations > Tous > Actifs.

2. Définissez le filtre sur la État Colonne à inclure Prêt pour vérification et En service.

3. En haut à droite de la page, sélectionnez Paramètres > Configurer les colonnes.

4. Sélectionnez les colonnes suivantes :

   • ID de l’actif

   • ID de ventilation

   • ID de classe

   • Identifiant de contrat

   • ID du type de coût

   • Identifiant client

   • ID de service

   • Identifiant de collaborateur

   • ID d’établissement

   • ID du projet

   • ID de tâche

   • Identifiant fournisseur

   • Entrepôt

   • ID de l’entité affiliée

   Vous pouvez inclure d’autres champs, mais ce sont les seuls nécessaires à cette tâche.

5. Sélectionnez Gérer la vue >Enregistrer sous.

6. Saisissez un nom pour la vue.

   Par exemple, « Transfert en masse ».

Étape 2. Exporter la vue de liste personnalisée

1. Aller à Gestion des immobilisations > Tous > Actifs.

2. Dans la liste déroulante des vues en haut à gauche, sélectionnez la vue que vous avez créée pour l’exportation.

3. Vous pouvez également filtrer la liste pour afficher uniquement les actifs que vous souhaitez mettre à jour.

4. En haut à droite de la page, sélectionnez Exporter >Exceller.

Étape 3 : Mettre à jour le fichier exporté

1. Ouvrez le fichier Excel que vous avez exporté.

2. Supprimez les lignes de tous les actifs que vous ne souhaitez pas mettre à jour.

3. Ajoutez une colonne pour Date de transfert et saisissez une date pour chaque actif.

   Exigences relatives à la date de transfert

   La date de transfert doit répondre aux exigences suivantes :

   • Être égale ou postérieure à la date d’acquisition.

   • Être à la date de transfert la plus récente ou après cette date, le cas échéant.

   • Après la cession partielle la plus récente, le cas échéant.

   • Être dans une période ouverte.

   Si l’immobilisation est en service, la date doit également répondre aux exigences suivantes :

   • Être égale ou postérieure à la date de mise en service.

   • Être postérieure à la date de comptabilisation réelle de la dernière écriture d’amortissement comptabilisée dans tous les calendriers (le cas échéant).

   • Être antérieure à la date de comptabilisation prévue de la prochaine écriture d’amortissement non comptabilisée dans tous les calendriers.

   Exemple de dates de transfert valides

   Dans le scénario suivant, les dates de transfert valides sont du 1er décembre au 30 décembre.

   Exemple de plan d’amortissement

   Période	Date de comptabilisation planifiée	Date de publication réelle	Statut
   1	31 août	--	Historiquement affiché
   2	30 septembre	--	Historiquement affiché
   3	31 octobre	31 octobre	Comptabilisé
   4	30 novembre	30 novembre	Comptabilisé
   5	31 décembre	--	Non comptabilisé

4. Modifiez la ventilation ou au moins une dimension sur chaque actif.

   Si vous sélectionnez un établissement qui appartient à une autre entité, les deux entités doivent utiliser la même devise de tenue de compte.

   À ce stade, vous ne pouvez pas supprimer les valeurs existantes pour rendre le champ vide, mais vous pouvez les remplacer par autre chose.

5. Si vous souhaitez mettre à jour des dimensions définies par l’utilisateur, ajoutez-leur des colonnes et mettez-les également à jour.

6. Enregistrez le fichier.

Étape 4 : Importez le fichier mis à jour

Si vous transférez un actif vers une autre entité, accédez au niveau général de votre société.

1. Aller à Société >Mise en place >Importer des données.

2. Sélectionnez Nouveau service d’importation.

3. Recherchez la section Gestion des immobilisations.

4. En regard de Actifs, sélectionnezMise à jour.

5. Chargez votre fichier.

6. Vérifiez que les champs sont correctement mappés.

   En savoir plus sur les champs de mappage.

7. Sélectionnez Terminé.

8. En cas d’erreurs, vérifiez et corrigez vos données.

   En savoir plus sur la correction des erreurs dans le service d’importation.

9. Sélectionnez Importer.