Transfert d’immobilisations en bloc — Gestion des immobilisations

Vous pouvez utiliser le service d’importation pour transférer plusieurs actifs à la fois.

Transférer un actif pour le déplacer entre les services, les projets ou d’autres dimensions tout en conservant des enregistrements précis et une visibilité compensable sur les changements de propriétaire. Contrairement à la modification directe de l’actif, le transfert crée une écriture de journal dans le Grand livre pour fiche la modification.

Le transfert d’un actif permet d’effectuer les opérations suivantes :

• Met à jour les champs de ventilation et de dimension de l’actif.

• Crée des écritures de journal pour refléter les nouvelles dimensions de l’actif dans le Grand livre, à la date de transfert.

• Enregistre le transfert dans l’onglet Transferts de l’actif.

Après le transfert, toute nouvelle écriture de journal liée aux actifs utilisera les dimensions mises à jour. Les précédentes écritures de journal restent inchangées.

Avant de commencer

Vérifiez ce qui suit :

• Une compte du grand livre d’actif est attribuée à la actif.

• L'actif est actif et au statut Prêt pour révision ou En service.

• En cas de transfert entre entités, les deux entités utilisent la même devise de tenue de compte et l’actif a été créé au niveau général.

• L’actif n’a pas fait l’objet de cessions partielles après la date de transfert.

Étape 1 : Créez une vue de liste personnalisée

1. Aller à Gestion des immobilisations > Tous > des actifs.

2. Définissez le filtre sur le Statut Colonne à inclure Prêt pour vérification et En service.

3. En haut à droite de la page, sélectionnez Paramètres > Configurer les colonnes.

4. Sélectionnez les colonnes suivantes :

   • ID de l’actif

   • ID de ventilation

   • ID de classe

   • Identifiant de contrat

   • ID du type de coût

   • Identifiant client

   • ID de service

   • Identifiant de collaborateur

   • ID d’établissement

   • ID du projet

   • ID de tâche

   • Identifiant fournisseur

   • Entrepôt

   • ID de l’entité affiliée

   • Dimensions définies par l'utilisateur

   Vous pouvez inclure d’autres champs, mais ce sont les seuls nécessaires à cette tâche.

5. Sélectionnez Gérer la vue >Enregistrer sous.

6. Saisissez un nom pour la vue.

   Par exemple, « Transfert en masse ».

Étape 2. Exporter la vue de liste personnalisée

1. Aller à Gestion des immobilisations > Tous > des actifs.

2. Dans la liste déroulante des vues en haut à gauche, sélectionnez la vue que vous avez créée pour l’exportation.

3. Vous pouvez également filtrer la liste pour afficher uniquement les actifs que vous souhaitez mettre à jour.

4. En haut à droite de la page, sélectionnez Exporter >Exceller.

Étape 3 : Mettre à jour le fichier exporté

1. Ouvrez le fichier Excel que vous avez exporté.

2. Supprimez les lignes de tous les actifs que vous ne souhaitez pas mettre à jour.

3. Ajoutez une colonne pour Date de transfert et saisissez une date pour chaque actif.

   Exigences relatives aux dates de transfert

   La date de transfert doit répondre aux exigences suivantes :

   • Être égale ou postérieure à la date d’acquisition.

   • Être à la date de transfert la plus récente ou après cette date, le cas échéant.

   • Après la cession partielle la plus récente, le cas échéant.

   • Soyez dans une période ouverte.

   Si l’actif est en service, la date doit également répondre aux exigences suivantes :

   • Être égale ou postérieure à la date de mise en service.

   • Être postérieure à la date de comptabilisation réelle de la dernière écriture d’amortissement comptabilisée dans tous les plans (le cas échéant).

   • Être antérieur à la date de comptabilisation prévue de la prochaine écriture d’amortissement non comptabilisée dans tous les calendriers.

   Exemple de dates de transfert valides

   Dans le scénario suivant, les dates de transfert valides sont du 1er décembre au 30 décembre.

   Exemple de plan d’amortissement

   Période	Date de comptabilisation planifiée	Date de publication réelle	Statut
   1	31 août	--	Historiquement affiché
   2	30 septembre	--	Historiquement affiché
   3	31 octobre	31 octobre	Comptabilisé
   4	30 novembre	30 novembre	Comptabilisé
   5	31 décembre	--	Non comptabilisé

4. Modifiez la ventilation ou au moins une dimension sur chaque actif.

   • Si vous sélectionnez un établissement qui appartient à une autre entité, les deux entités doivent utiliser la même devise de tenue de compte.

   • Lors de l'importation d'actifs avec des dimensions définies par l'utilisateur, saisissez la clé de la section et non le nom de la section. Pour trouver la clé, accédez à Rapports > Configuration > dimensions, sélectionnez le liste section et recherchez la valeur dans le colonne ID.

   • À ce stade, vous ne pouvez pas supprimer les valeurs existantes pour rendre le champ vide, mais vous pouvez remplacer les valeurs par autre chose.

5. Enregistrez le fichier.

Étape 4 : Importer le fichier mis à jour

Si vous transférez un actif vers une autre entité, accédez au niveau général de votre société.

1. Aller à Gestion des immobilisations > Tous > des actifs.

2. Sélectionnez Importer.

3. Sélectionnez l’icône Mise à jour .

4. Chargez votre fichier.

5. Vérifiez que les champs sont correctement mappés.

   En savoir plus sur les champs de mappage.

6. Sélectionnez Terminé.

7. En cas d’erreurs, vérifiez et corrigez vos données.

   En savoir plus sur la correction des erreurs dans le service d’importation.

8. Sélectionnez Importer.