Créer une définition de ventilation

Il s’agit du nom de la ventilation qui apparaît dans la liste des définitions de ventilation de compte. Intacct recommande d’examiner la Meilleures pratiques en matière de nom et d’ID avant de créer une définition de ventilation de compte.

Une fois que vous avez enregistré la définition de ventilation de compte, vous ne pouvez pas modifier cet ID. Si vous voulez la même définition de ventilation avec un ID différent, vous pouvez dupliquer la définition existante et l’enregistrer avec un nouvel ID. Une fois la nouvelle définition enregistrée, supprimez la définition de ventilation précédente si elle n’est plus nécessaire.

L’ID de ventilation est limité à 20 caractères.

Saisissez une brève description de la définition de ventilation de compte.

Sélectionnez un statut pour la définition de ventilation de compte.

• Actif : La définition de ventilation peut être générée.
• Inactif : La définition de ventilation ne peut pas être générée.

Utilisez ce champ pour joindre la documentation source associée.

Utilisez ce champ pour expliquer le raisonnement qui sous-tend la configuration de la définition de ventilation. Soyez précis dans votre explication de la raison pour laquelle la ventilation a été configurée de cette façon.

Il n’y a pas de limite de caractères dans ce champ.

• Activer Entre les entités, disponible uniquement lorsqu’une société a plusieurs entités.

• Nécessite un filtre d’entité.
• Génère des écritures à l’aide de la devise de base de l’entité source comme devise de transaction, sauf lorsque la source est un compte statistique.

L’entité source utilisée pour générer le journal interentités est basée sur l’entité/l’emplacement source indiqué(e) dans le compte source de la définition de ventilation. Par exemple, si vous avez saisi un emplacement comme entité/emplacement source, l’entité source interentités sera automatiquement extraite de la hiérarchie des entités/emplacements.

• Si la ventilation utilise la méthode « Solde du compte relatif financier » : assurez-vous qu’un filtre est appliqué à la base pour les entités de même devise.
• Si la ventilation utilise la méthode « Solde du compte relatif statistique » : il n’y a pas d’exigence en matière de filtre d’entité.

Pour effectuer des ventilations inter-entités, assurez-vous d’abord que Activer les transactions inter-entités est activé dans Gestion multi-entités.

• Incluez le type de taux de change.

Sélectionnez la source de votre ventilation.

Le groupe de comptes que vous sélectionnez détermine l’entité source. L’entité source est l’entité associée au groupe de comptes.

Seuls les comptes sélectionnés dans le groupe de comptes sont pris en compte par l’affectation. Si vous avez besoin d’ajouter des filtres de dimension aux comptes sélectionnés, ils doivent être définis de façon explicite dans le Filtres de dimensions ci-dessous.

Vous pouvez choisir un groupe de comptes, un groupe statistique ou un groupe de comptes de groupes. Les groupes de calcul ne sont pas pris en charge.

Pour ventiler un compte unique, créez un groupe de comptes qui n’a qu’un seul compte dans le groupe. Cela vous permettra de sélectionner un seul compte, c’est-à-dire un groupe qui ne comprend qu’un compte.

Si le groupe de comptes est un groupe statistique, les autres livres ne sont pas utilisés.

Cette valeur correspond au pourcentage du compte source à ventiler et sera appliquée au montant source lors du calcul.

Intacct prend en charge jusqu’à douze décimales dans ce champ et toute valeur positive jusqu’à 999.999999999999 %. Par exemple : 50,009%

Ce champ affiche la devise de base utilisée dans l’entité où la ventilation est traitée. Ce champ est en lecture seule.

Si vous préférez utiliser uniquement le Livre de rapports, laissez ce champ vide.

PCGR, impôt et Livres définis par l’utilisateur peuvent être sélectionnés. Vous pouvez sélectionner plusieurs livres à utiliser ici.

1. Sélectionnez Sélectionnez.
2. Sélectionnez d’autres livres à utiliser et sélectionnez la flèche pour déplacer le livre de la liste Articles disponibles à Articles sélectionnés.
3. Sélectionnez Terminé.

Utilisation du Livre de rapports et Tout autre livre vous permet de prendre en compte les ventilations précédentes dans les ventilations futures sans avoir à déplacer celles générées précédemment dans le Livre de rapports. Par exemple, vous pouvez enregistrer les ventilations dans un registre de ventilations spécifique de façon continue tout en tenant compte de l’impact sur les ventilations futures en utilisant la superposition de registres avec un livre de rapports de comptabilité d’exercice. Cela vous permet de gagner du temps lors du processus de ventilation.

Les autres livres ne sont pas utilisés pour les comptes statistiques.

Sélectionnez l’origine des montants.

• Livre de rapports principal et autres livres : Tous les autres livres sélectionnés et le livre de rapports sont utilisés pour le calcul de base.
• Autres livres uniquement : Seuls les autres livres sélectionnés sont utilisés pour le calcul de base.

La période du compte source est l’intervalle de temps par défaut pour la ventilation que vous allez générer. Lorsque vous générez la ventilation, la facture En date du Date Le champ recherche la période du compte source pour déterminer les dates réelles de l’activité source de ventilation.

Par exemple, supposons que vous ayez défini la période du compte source pour le mois précédent et que, lors de la génération de la ventilation, vous avez défini la valeur En date du Date au 1er septembre 2020. Dans ce cas, les calculs de ventilation seront basés sur l’activité du compte source en août 2020.

Toutes les périodes standard et personnalisées peuvent être sélectionnées, à l’exception de ce qui suit :

• Création à ce Date :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension Projet est définie sur Priorité d’affectation et la période de référence est activée.
• Création au mois en cours :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension Projet est définie sur Priorité d’affectation et la période de référence est activée.

Vous pouvez également générer des ventilations qui nécessitent des périodes plus courtes que celles fournies ici. Pour obtenir des exemples de cette procédure, consultez la section Ventilations avec des périodes plus courtes.

• Delta d’activité : Lorsque cette option est sélectionnée, le delta d’activité inclut une autre couche de validation pour la ventilation. Par exemple, vous créez une ventilation qui doit être exécutée plusieurs fois par période (la paie, par exemple). L’activation du delta d’activité indique à Intacct de valider que la configuration de votre compte est conçue pour effacer les montants sources à chaque génération de ventilation.

  Pour ce faire, procédez comme suit :

  • En vous assurant que les comptes sélectionnés pour votre compte source sont utilisés comme compte source de contrepassation.

  • Si un autre compte est utilisé pour la contrepassation, il est inclus dans le groupe de comptes du compte source afin de supprimer toute activité de ventilation précédente.

  Les écritures ventilées doivent être répercutées dans les livres sources afin d’évaluer correctement l’impact de la ventilation précédente.

• extourner automatique avant comptabiliser : Lorsque cette option est sélectionnée, Intacct vérifie une ventilation précédemment générée dans la même période source. Si une ventilation générée précédemment est trouvée, elle est d’abord contrepassée lors de la génération de la nouvelle ventilation.

  Cette contrepassation se produit à la même date de comptabilisation que la nouvelle ventilation. La contrepassation réinitialise le montant de la nouvelle ventilation afin de considérer les montants sources comme si la ventilation précédente n’avait pas eu lieu. Le résultat est une nouvelle ventilation plus précise qui utilise les informations de base les plus récentes afin de ventiler l’ensemble de la période. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Exemple d’extourne automatique avant de comptabiliser ci-dessous.

Vous ne pouvez pas modifier votre sélection de régularisation de définition de ventilation pour qu’elle soit automatiquement extournée avant la comptabilisation si vous avez déjà généré des ventilations avec cette définition. Vous devez effectuer cette sélection au début de la ventilation.

• Aucun : Lorsque cette option est sélectionnée, aucune action de régularisation n’est effectuée.

Les filtres des section fonctionnent de façon similaire aux filtres de rapport. Vous pouvez réduire l’étendue de la ventilation aux détails de section que vous souhaitez afficher.

Dans la section Traitement des sections, vous avez indiqué à Intacct comment vous souhaitez que des sections précises soient traitées pendant le calcul. Dans les filtres de section du compte source, vous demandez à Intacct de prendre en compte toutes les valeurs ou d’utiliser des valeurs précises lors de l’extraction dynamique des montants sources à ventiler.

Si vous souhaitez utiliser une dimension qui inclut ses fiches enfants, créez un groupe de dimensions et sélectionnez-le ici.

Par exemple, dans les sociétés multi-entités, si l’entité A contient les emplacements 1 et 2, lorsque vous sélectionnez l’entité A comme dimension ici, la ventilation de compte extrait uniquement le contenu de l’entité A. Elle n’extrait pas l’entité A et Emplacements 1 et 2. Si vous voulez à la fois l’entité A et les emplacements 1 et 2, créez un groupe de dimensions qui inclut les trois fiches.

La méthode de ventilation détermine la manière de distribuer le compte source dans l’écriture affectée.

• Dynamique - compte financier relatif
  La ventilation calcule le fractionnement pourcentage appliqué en analysant la proportion des dimensions ciblées par la ventilation dans le groupe de compte de base après l’application éventuelle de filtres de dimension de base.
• Dynamique - relative compte statistique
  Permet d’utiliser les proportions des montants compte statistique définis dans le compte statistique afin de calculer les pourcentages de ventilation.
  Comptes statistiques sont utilisés pour suivre les données non financières, telles que les heures de travail, le numéro des membres ou même la superficie. Le suivi des indicateurs clés dans ce type de compte vous permet de fractionner la ventilation en fonction des informations d’un compte statistique. Par exemple, vous pouvez faire le suivi des heures de travail dans un compte statistique. Vous pouvez ensuite créer une ventilation pour une dépense annexe en fonction des heures travaillées dont vous avez fait le suivi dans le compte statistique. Ensuite, demandez à la base de la ventilation d’utiliser les heures de travail par projet comme base pour le fractionnement de la ventilation.

Les dimensions définies sur Priorité de ventilation sont les seules dimensions prises en compte lors du calcul de la partie de base de la distribution de la ventilation. Lorsque la ventilation est générée, la sélection du compte relatif fournit une analyse du solde en examinant la période de base avec le En date du Date. Cette opération est similaire à l’exécution d’un rapport pour rechercher des montants. Les valeurs résultantes renvoient une ligne pour chaque combinaison de section unique trouvée. Les valeurs sont ensuite utilisées pour calculer les pourcentages fractionnés.

Sélectionnez le groupe de comptes qui servira de base pour le fractionnement de la ventilation.

Seuls les comptes sélectionnés dans le groupe de comptes sont pris en compte par l’affectation. Si vous avez besoin d’ajouter des filtres de dimension aux comptes sélectionnés, ils doivent être définis de façon explicite dans le Filtres de dimensions ci-dessous.

Vous pouvez choisir un groupe de comptes, un groupe statistique ou un groupe de comptes de groupes. Les groupes de calcul ne sont pas pris en charge.

Pour ventiler un compte unique, créez un groupe de comptes qui n’a qu’un seul compte dans le groupe. Cela vous permettra de sélectionner un seul compte, c’est-à-dire un groupe qui ne comprend qu’un compte.

Si le groupe de comptes est un groupe statistique, les autres livres ne sont pas utilisés.

Ce champ détermine comment les montants des comptes de base sont interprétés afin de calculer les montants pour le fractionnement de la ventilation. Sélectionnez l’une des options suivantes :

• Activité
• Solde de clôture

Pour les comptes de bilan, vous pouvez sélectionner Activité ou Soldes de clôture.

Exemples de solde de clôture :

• Pour la méthode de ventilation Compte financier relatif, vous pouvez effectuer des ventilations en fonction des soldes répercutés dans les parts de la propriété d’actifs comme les investissements.
• Pour la méthode de ventilation relative compte statistique, si l’effectif est configuré avec le type de rapport Solde cumulatif, vous pouvez désormais effectuer des ventilations à l’aide des données relatives aux effectifs du solde de clôture.

Si vous n’utilisez pas les consolidations globales, cette sélection est effectuée automatiquement pour vous, en fonction de la méthode comptable choisie lors de la configuration du grand livre. Votre livre de rapports sera soit Comptabilité d’exercice ou Espèces.

Si vous préférez utiliser uniquement le Livre de rapports, laissez ce champ vide.

PCGR, impôt et Livres définis par l’utilisateur peuvent être sélectionnés. Vous pouvez sélectionner plusieurs livres à utiliser ici.

1. Sélectionnez Sélectionnez.
2. Sélectionnez d’autres livres à utiliser et sélectionnez la flèche pour déplacer le livre de la liste Articles disponibles à Articles sélectionnés.
3. Sélectionnez Terminé.

Utilisation du Livre de rapports et Tout autre livre vous permet de prendre en compte les ventilations précédentes dans les ventilations futures sans avoir à déplacer celles générées précédemment dans le Livre de rapports. Par exemple, vous pouvez enregistrer les ventilations dans un registre de ventilations spécifique de façon continue tout en tenant compte de l’impact sur les ventilations futures en utilisant la superposition de registres avec un livre de rapports de comptabilité d’exercice. Cela vous permet de gagner du temps lors du processus de ventilation.

Les autres livres ne sont pas utilisés pour les comptes statistiques.

Sélectionnez l’origine des montants.

• Livre de rapports principal et autres livres : Tous les autres livres sélectionnés et le livre de rapports sont utilisés pour le calcul de base.
• Autres livres uniquement : Seuls les autres livres sélectionnés sont utilisés pour le calcul de base.

Vous pouvez utiliser la même période que celle du compte source ou sélectionner une autre période pour votre base. Ce champ détermine la période utilisée pour obtenir les informations de base. Tout comme l’exécution d’un rapport afin d’obtenir des informations, ce champ détermine les informations de base récupérées en utilisant le temps comme facteur déterminant.

Toutes les périodes standard et personnalisées peuvent être sélectionnées, à l’exception de ce qui suit :

• Création à ce Date :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension Projet est définie sur Priorité d’affectation et la période de référence est activée.
• Création au mois en cours :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension Projet est définie sur Priorité d’affectation et la période de référence est activée.

Lorsque cette option est sélectionnée, le solde régulier des comptes du groupe de comptes sélectionné est révisé et les soldes négatifs ne sont pas pris en compte dans le calcul de base.

Si cette option n’est pas sélectionnée, un solde négatif dans le groupe de comptes sélectionné peut entraîner des montants « retirés » plutôt que « donnés » lors de la ventilation.

Dans les filtres de section de base, vous demandez à Intacct de prendre en compte toutes les valeurs ou d’utiliser des valeurs précises afin d’extraire dynamiquement les montants de base à prendre en compte lors du calcul des fractionnements de base.

Les filtres des section fonctionnent de façon similaire aux filtres de rapport. Vous pouvez réduire l’étendue de la ventilation aux détails de section que vous souhaitez afficher.

Dans la section Traitement des dimensions ci-dessus, vous avez indiqué à Intacct comment vous souhaitez que des dimensions spécifiques soient gérées pendant l’étape de calcul de la ventilation. Lorsqu’une section est définie à Non pris en compte, cela signifie qu’elle ne fait pas partie des calculs du fractionnement de base. Toutefois, elle peut encore être utilisée pour restreindre la portée des montants de base utilisés pour calculer le fractionnement.

Par exemple :

• Vous définissez la section Service à Priorité ce ventilation et la section Projets à Non pris en compte dans le traitement des sections.

• Vous pouvez toujours utiliser la section Projet pour limiter la priorité des montants de base utilisés dans le calcul du fractionnement.

Par exemple, dans la base, vous pouvez filtrer le projet X afin de limiter la portée de la base uniquement aux services qui ont des transactions associées au projet X.

Si vous souhaitez utiliser une dimension qui inclut ses fiches enfants, créez un groupe de dimensions et sélectionnez-le ici.

Par exemple, dans les sociétés multi-entités, si l’entité A contient les emplacements 1 et 2, lorsque vous sélectionnez l’entité A comme dimension ici, la ventilation de compte extrait uniquement le contenu de l’entité A. Elle n’extrait pas l’entité A et Emplacements 1 et 2. Si vous voulez à la fois l’entité A et les emplacements 1 et 2, créez un groupe de dimensions qui inclut les trois fiches.

Si vous n’utilisez pas les consolidations globales, cette sélection est effectuée automatiquement pour vous, en fonction de la méthode comptable choisie lors de la configuration du grand livre. Votre livre de rapports sera soit Comptabilité d’exercice ou Espèces.

Sélectionnez le livre dans lequel l’écriture ventilée sera générée.

Le choix d’un autre livre détermine les options qui peuvent être sélectionnées dans ce champ.

Sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez que votre ventilation soit enregistrée lorsqu’elle est générée.

• Si le journal sélectionné n’a pas besoin d’être approuvé, la génération de ventilation comptabilise l’écriture.
• Si le journal sélectionné doit être approuvé, il est possible d’effectuer une vérification avant la comptabilisation. En raison de la taille des ventilations, il est souvent plus facile de vérifier les résultats en examinant l’impact sur un état financier plutôt que sur les transactions.

L’écriture de destination de ventilation utilise les valeurs de dimension calculées dans le fractionnement de base. Il s’agit d’une combinaison des montants de base avec les montants des dimensions définies sur Valeurs conservées imbriqué proportionnellement.

Dimensions traitées comme Non pris en compte ne contiendra pas de valeur dans l’écriture de destination de ventilation, sauf si un remplacement de dimension est utilisé pour fournir une valeur unique à toutes les lignes.

Il s’agit du compte cible pour l’écriture ventilée.

S’affiche uniquement pour les entreprises qui comprennent plusieurs entités et si la ventilation est interentités. Les informations relatives au taux de change sont obligatoires. Intacct utilise la date de comptabilisation dans le Grand livre général pour déterminer le taux de change approprié pour la transaction, à condition que la « date d’effet » soit antérieure ou égale à la date actuelle.

Bien que la même devise de transaction soit utilisée pour toutes les lignes de la transaction, les lignes peuvent avoir des devises de base différentes. La devise de base est définie par entité. La devise de base de l’entité source détermine la transaction.

(Destination de ventilation)

Utiliser le compte source

Cochez cette case pour utiliser les comptes individuels du groupe de comptes sélectionné dans la section source comme cible de la ventilation.

Cela vous permet de ventiler les soldes de compte entre les différentes dimensions tout en conservant le solde de compte initial.

Vous pouvez appliquer des valeurs de section à toutes les lignes de votre écriture de ventilation. Pour ce faire, ajoutez une section avec une valeur sélectionnée dans le tableau des Remplacements de section. Lorsque vous ajoutez une section ici, toutes les lignes de la partie contrepassée de l’écriture générée incluent la valeur de section que vous avez sélectionnée (comme une transaction par défaut).

Les remplacements de section peuvent être appliqués indépendamment à la cible (la partie ventilée de l’écriture) et à l’écriture du compte source de contrepassation.

Les remplacements peuvent être appliqués dans la cible à n’importe quelle section de la section Contrepassation, que ce soit dans le cadre de la Priorité de ventilation ou de l’option Préserver les valeurs. La valeur de remplacement peut être appliquée dans la cible si l’option Préserver les valeurs est utilisée. Cela permet d’appliquer une valeur spécifiée ciblée à une dimension de priorité d’affectation alors que l’extourne se continue de se produire à partir de la source.

Par exemple, si vous souhaitez que toutes les lignes de la partie extourne de l’écriture incluent l’emplacement QG et que vous définissez l’emplacement sur Non pris en compte dans la section de traitement de la dimension. vous devez ensuite saisir dans la cible le compte source de contrepassation de remplacement pour la section Emplacement et définir la valeur à QG. Une fois la ventilation générée, toutes les lignes de la partie contrepassation de l’écriture indiqueront QG comme emplacement.

Lorsque la facturation du projet est activée dans Configurer les projets pour le grand livre général et dans le journal que vous utilisez pour enregistrer la ventilation, vous pouvez désigner les lignes de l’écriture cible de ventilation comme facturables.

Lorsque la facturation du projet est activée dans la page de configuration des projets du grand livre général et dans le journal que vous utilisez pour enregistrer la ventilation, vous pouvez désigner les lignes de l’écriture cible de ventilation comme facturables.

Cela vous permet de facturer les montants ventilés, tels que les frais généraux, aux clients lorsque vous générez des factures.

L’écriture du compte source d’extourne utilise les valeurs de dimension initiales sur les soldes sources pour toutes les dimensions traitées avec Priorité d’affectation et Préserver les valeurs.

Dimensions traitées comme Non pris en compte ne contiendra pas de valeur dans l’écriture du compte source d’extourne, sauf si une modification de dimension est utilisée pour fournir une valeur unique à toutes les lignes.

(Extourne du compte source)

Utiliser le compte source

Lorsque cette option est cochée, le compte source d’extourne utilise les mêmes comptes que le groupe de comptes du compte source que vous avez sélectionné. Lorsque vous sélectionnez Utiliser le compte source, uniquement les comptes dont les dimensions sont définies sur Priorité d’affectation, Préserver les valeurs, ou les deux seront extournés. Dimensions définies dans la section Traitement des dimensions sur Non pris en compte sont ignorées par les calculs sources et de base, ainsi que par toutes les actions d’extourne qui ont lieu dans l’écriture cible.

Si cette option n’est pas cochée, vous pouvez sélectionner un compte source de contrepassation.

Il s’agit du compte source de contrepassation cible que vous souhaitez qu’Intacct utilise pour la partie de contrepassation de l’écriture cible.

Vous pouvez appliquer des valeurs de section à toutes les lignes de votre écriture de ventilation. Pour ce faire, ajoutez une section avec une valeur sélectionnée dans le tableau des Remplacements de section. Lorsque vous ajoutez une section ici, toutes les lignes de la partie contrepassée de l’écriture générée incluent la valeur de section que vous avez sélectionnée (comme une transaction par défaut).

Les remplacements de section peuvent être appliqués indépendamment à la cible (la partie ventilée de l’écriture) et à l’écriture du compte source de contrepassation.

Les remplacements peuvent être appliqués dans la cible à n’importe quelle section de la section Contrepassation, que ce soit dans le cadre de la Priorité de ventilation ou de l’option Préserver les valeurs. La valeur de remplacement peut être appliquée dans la cible si l’option Préserver les valeurs est utilisée. Cela permet d’appliquer une valeur spécifiée ciblée à une dimension de priorité d’affectation alors que l’extourne se continue de se produire à partir de la source.

Par exemple, si vous souhaitez que toutes les lignes de la partie extourne de l’écriture incluent l’emplacement QG et que vous définissez l’emplacement sur Non pris en compte dans la section de traitement de la dimension. vous devez ensuite saisir dans la cible le compte source de contrepassation de remplacement pour la section Emplacement et définir la valeur à QG. Une fois la ventilation générée, toutes les lignes de la partie contrepassation de l’écriture indiqueront QG comme emplacement.