Valider les écritures de journal

Utilisez la page Approuver les écritures de journal pour examiner les transactions qui vous sont attribuées. Vous pouvez approuver ou refuser des transactions et ajouter des commentaires facultatifs pour expliquer vos décisions.

Si vous ne pouvez pas approuver des transactions, vous pouvez déléguer vos responsabilités d’approbation si Délégation de l’approbation est activé. Lorsque vous activez la délégation d’approbation en cas d’absence dans votre Préférences personnelles, les nouvelles demandes d’approbation sont envoyées à votre délégataire d’approbation.

Si les notifications sont activées, vous recevez une notification indiquant que des approbations sont en attente.

Si vous ne voyez pas d’approbation après avoir reçu une notification, vous faites peut-être partie d’un groupe désigné comme approbateur pour le journal donné. Si un autre membre du groupe a déjà approuvé l’écriture, elle n’apparaît plus dans la liste.

Abonnement	Grand livre
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel
Permissions	Approuver les écritures de journal
Conditions préalables	Les approbations sont activé et configuré

Examiner les détails et l’historique de la transaction

Atteindre Grand livre > Tout > Écritures de journal > Approuver les écritures de journal.

Pour afficher les transactions soumises à tous les approbateurs, sélectionnez Voir tout.
Pour afficher les transactions qui vous sont soumises, sélectionnez Afficher les éléments soumis.
Pour afficher les détails et l’historique d’une transaction, sélectionnez Vue.

Une écriture doit être soumise avant d’apparaître dans la liste d’approbation. Les écritures provisoires n’apparaissent pas dans la liste.

Si vous utilisez la détection des valeurs aberrantes dans le Grand livre

Lorsque vous utilisez la détection des valeurs aberrantes dans le Grand Livre, une colonne supplémentaire apparaît dans la liste des transactions : Outliers.

La détection des valeurs aberrantes dans le Grand Livre est un outil d’apprentissage automatique qui évalue les données de transaction et signale les transactions qui sortent de la norme historique de votre organisation.

La colonne Valeurs aberrantes indique le statut de la Détection des valeurs aberrantes :

Vide ( ) : La transaction n’a pas encore été évaluée, bien qu’elle ait été soumise. L’évaluation n’est pas immédiate après la soumission.
Un point d’exclamation (Outlier exclamation) : Au moins une entrée de ligne dans la transaction est une valeur aberrante.
Un tiret (Non-valeur aberrante tiret) : Aucune aberration n’a été détectée dans la transaction en fonction de vos données historiques et du modèle.

Pour plus d’informations sur la valeur aberrante, consultez le détail de l’article. Utilisez ces informations pour vous aider à déterminer l’action à entreprendre sur la transaction.

Approuver ou refuser des écritures

Pour agir sur une entrée :

Atteindre Grand livre > Tout > Écritures de journal > Approuver les écritures de journal.
Recherchez la transaction dans la liste.
Choisir Vue pour afficher les détails de la transaction.
Sélectionnez Approuver ou Refuser.
Vous pouvez également saisir un commentaire expliquant la raison de votre action.

Si vous refusez l’écriture, votre commentaire est inclus dans un e-mail envoyé à la personne qui l’a soumise.

Si vous approuvez l’écriture, votre commentaire n’est pas inclus dans l’e-mail, mais il est enregistré dans l’historique.
Sélectionnez de nouveau Approuver ou Refuser.

Pour agir sur plusieurs écritures en même temps :

Vous ne pouvez pas saisir de commentaire lorsque vous approuvez ou refusez des écritures à l’aide de cette méthode.

Atteindre Grand livre > Tout > Écritures de journal > Approuver les écritures de journal.
Cochez la case dans la première colonne en regard des écritures.
Sélectionnez l’icône Approuver ou Décliner bouton.

Si une écriture de journal comporte une extourne automatique, une seule approbation est requise. En effet, l’utilisateur comptabilise l’écriture de journal initiale et l’écriture de journal d’extourne en une seule action.

Une écriture de journal récurrente planifiée nécessite une approbation pour chaque récurrence de l’entrée planifiée, car une demande d’approbation est initiée pour chaque récurrence.

Approuver vos propres écritures

Dans Configurer le Grand livre, il existe une option permettant aux utilisateurs d’approuver leurs propres écritures. Ainsi, par exemple, si vous êtes l’approbateur du journal général et que vous soumettez une écriture à ce journal, celle-ci est automatiquement approuvée. Vous ne pouvez approuver vos propres écritures que si vous êtes un approbateur du journal correspondant.

Si Approbation du responsable du collaborateur est sélectionné dans la colonne Approbateur d’un journal, la L’émetteur peut approuver ses propres écritures est contournée. Dans ce cas, l’écriture est soumise pour approbation au responsable de l’émetteur.

Transactions partiellement approuvées

Si une écriture apparaît avec le statut Approbation partielle, cela signifie que votre société a défini une approbation par plusieurs approbateurs (une chaîne d’approbation) et qu’au moins un des approbateurs, mais pas tous, a approuvé l’écriture.

Pour terminer l’approbation ou le refus de l’écriture, contactez l’utilisateur dont l’approbation est requise pour prendre les mesures appropriées.