Ouvrir des livres

Utilisez la page Ouvrir des livres pour ouvrir les livres d’une période déjà clôturée. Par exemple, si vous avez clôturé les livres par inadvertance ou si vous devez absolument modifier les livres clôturés.

Vous pouvez ouvrir tous les livres ou uniquement les grands livres auxiliaires que vous souhaitez modifier. Par exemple, vous pouvez ouvrir les comptes fournisseurs si vous n’avez qu’une modification à faire d’un résumé de facture sans exposer les autres applications.

Généralement, l’accès à l’option Ouvrir des livres est strictement limité au chef comptable, au contrôleur ou au directeur financier. Vous ouvrez habituellement les livres uniquement pour réserver les écritures d’ajustement issues de votre audit annuel. Toutefois, si vous fermez vos livres sur une base mensuelle ou trimestrielle pour empêcher quiconque de comptabiliser des transactions à ces périodes, vous aurez peut-être besoin de rouvrir vos livres plus fréquemment.

Pour ouvrir des livres, rendez-vous sur Grand livre > Tous > Livres > Ouvrir.

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Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Grand livre : Ouvrir des livres
  1. Aller à Grand livre > Tous > Livres > Ouvrir.
  2. Dans le Au début de la période , sélectionnez une période à ouvrir.

    Si une période est verrouillée, vous ne pouvez pas l’ouvrir sans le déverrouiller.

  3. Sélectionnez les livres auxiliaires d’application à ouvrir. En sélectionnant des applications spécifiques, vous n’exposez pas d’autres applications à des modifications involontaires. Si vous ne sélectionnez aucune application, Intacct ouvre les livres, mais pas les livres auxiliaires. Si la transaction affecte un livre auxiliaire, assurez-vous d’ouvrir ce livre auxiliaire.
  4. Si vous êtes au niveau général d’une société partagée à plusieurs entités, l’icône Entité ou groupe d’entités domaine. Dans ce champ, vous pouvez spécifier les entités pour lesquelles vous souhaitez ouvrir des livres (spécifiez une seule entité, un groupe d’entités ou toutes les entités subordonnées).

    Une fois qu’une entité est ouverte, vous pouvez comptabiliser des transactions à partir du niveau général ou du niveau de l’entité. En d’autres termes, l’ouverture des livres au niveau général pour une entité spécifique ouvre les livres au sommet et au niveau de l’entité, mais uniquement pour l’entité que vous avez spécifiée.

    Par exemple, si vous ouvrez une période sans spécifier d’entité, Intacct ouvre les livres et le livre auxiliaire des Comptes fournisseurs pour toutes les entités. Sinon, si vous spécifiez une entité ou un groupe d’entités, Intacct ouvre les livres et le livre auxiliaire de la Comptabilité fournisseurs uniquement pour les entités spécifiées.

  5. Sélectionnez Ouvrir.

Pour comptabiliser des écritures de régularisation sur une période clôturée, utilisez le journal de régularisation (Grand livre > Tous > Entrée de journal > Réglage). Voir Ajustement des livres fermés : ajustement des écritures de journal pour plus de détails.

Pour restreindre l’accès aux livres ouverts à votre responsable comptable, contrôleur ou directeur financier, vous pouvez lui définir des permissions d’accès dans l’application de la société.

En ouvrant les livres pour une période fermée, vous pouvez accéder aux détails et comptabiliser des transactions à cette période fermée.

L’ouverture d’une seule période antérieure est la pratique la plus courante. Même si vous pouvez ouvrir plusieurs périodes si nécessaire, cette opération ne doit être effectuée qu’après avoir pris en compte les conséquences. Grâce aux périodes de réouverture et de modification, vos dossiers financiers peuvent désormais être modifiés et différer des relevés publiés précédemment.

Vous ne pouvez pas ouvrir ou clôturer un Grand livre ou un livre auxiliaire sans la période de référence qui convient. Si vous n’avez jamais clôturé de périodes, vous ne pouvez pas rouvrir une période.

Si la période de référence requise n’apparaît pas dans le menu déroulant, il se peut qu’elle n’existe pas et que vous deviez la créer. Intacct fournit des périodes de référence générales, mais vous devez créer des périodes de référence pour les périodes particulières, comme Janvier 2021, Exercice terminé 2020, Premier trimestre 2021. Vous devez également disposer des permissions qui conviennent pour créer une période de référence.

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Permissions Grand livre : Ouvrir des livres, Fermer des livres, Périodes de référence

  1. Aller à Grand livre > Configuration > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Périodes de rapport.

  2. Sur la page Informations sur la période de référence, saisissez les informations nécessaires.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Répétez cette opération pour toutes les autres périodes de référence nécessaires.

Une fois les périodes de référence créées, elles apparaissent dans le menu déroulant lors de l’ouverture ou de la fermeture du grand livre ou de l’un des livres auxiliaires.

Si vous devez déterminer quels sont les mois ou périodes clôturés, ouvrez la plage Fermer les livres. Comme la clôture d’une période ferme toutes les périodes précédentes, il ne peut y avoir de livres non fermés avant la dernière date de clôture. L' Fermer les livres de société de affiche la date de la dernière clôture des livres de la société.

Si votre entreprise l’a inclus, vous pouvez également utiliser le résumé des clôtures sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

Pour les sociétés à entités multiples, sélectionnez l’entité concernée pour afficher la dernière date de clôture.