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Descriptions des champs : Configurer les achats

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir une description de chaque champ de la page Configurer les Achats.

Flux de travail

Le flux de travail que vous utilisez dans votre société utilise des définitions de transaction pour déterminer comment les transactions d’achat sont acheminées dans le système financier de votre société. Vous pouvez utiliser des flux de travail standards ou, si votre société a des besoins supplémentaires, vous pouvez utiliser des flux de travail avancés.

Découvrez comment Sélectionnez un flux de travail.

Options de flux de travail standard

Option	Description
Modifier le flux de travail	Passez à un flux de travail standard différent.
Sélectionnez Flux de travail des achats	Sélectionnez un flux de travail dans la liste. Lorsque vous sélectionnez un flux de travail, un diagramme illustre la progression du flux de travail et les transactions à chaque étape du processus.
Appliquer le flux de travail	Appliquez le flux de travail standard sélectionné à votre application Achats.

Options de flux de travail avancées

Option	Description
Exporter le flux de travail	Exportez vos transactions modèles, puis importez-les dans une autre société.
Flux de travail personnalisé	Recherchez et sélectionnez un flux de travail avec des définitions de transaction personnalisées.
Appliquer le flux de travail	Appliquez le flux de travail personnalisé sélectionné à votre application Achats.

Comptabilité

Cette section s’affiche si vous utilisez des flux de travail standard.

Option	Description
Comptes fournisseurs	Sélectionnez le compte de Comptes fournisseurs (CF) par défaut à utiliser pour le crédit des transactions d’achat (compte de compensation).
Non facturé payable	Sélectionnez le compte non facturé par défaut à utiliser dans les flux de travail non facturés.

Unité de mesure

Options d’unité de mesure
Option	Description
Groupe par défaut	Sélectionnez le groupe d’unités de mesure (UOM) à afficher par défaut dans les transactions. Un groupe d’unités de mesure est un groupe de mesures connexes. Par exemple, le groupe d’unités de mesure de Heure Sont compris : secondes, heures, jours, semaines et années. Cette option est disponible sur les pages de configuration Contrôle d’inventaire, Ventes et Achats et est un paramètre global. Si vous modifiez le Groupe par défaut Dans n’importe laquelle de ces configurations d’application, vous modifiez les paramètres de toutes les applications.
Activer les unités de mesure personnalisées	Sélectionnez cette option si vous devez créer vos propres unités de mesure, selon vos besoins. Cette option est disponible sur les pages de configuration du contrôle d’inventaire, des Ventes et des Achats et est un paramètre global. Si vous activez ou désactivez les unités de mesure personnalisées dans l’une de ces configurations d’application, vous modifiez le paramètre de toutes les applications. Une fois cette fonctionnalité activée, elle peut être désactivée uniquement si aucune unité de mesure personnalisée n’a été utilisée dans des transactions.
Activer la conversion de l’unité de mesure dans les rapports standard	Utilise le groupe d’unités de mesure de contrôle d’inventaire par défaut au lieu du groupe d’unités de mesure de base pour les valeurs en stock dans les rapports de contrôle d’inventaire standard suivants : Registre d’inventaire Statut de l’inventaire Activité de l’objet Inventaire physique En savoir plus sur Groupes d’unités de mesure.

Activer la fonctionnalité

Option	Description
Devises étrangères	Si votre société utilise plusieurs devises, cette option vous permet d’utiliser plusieurs devises dans vos transactions d’achat. Si vous sélectionnez cette option, vos pages de transaction incluent des champs permettant de suivre la devise de transaction, la devise de tenue de compte et le taux de change. Ce champ apparaît si l’option Multi-devise est activée dans le Grand livre (GL). Le fait de devoir activer la fonction multi-devises séparément dans chaque application applicable vous donne la possibilité de choisir les applications dans lesquelles les utilisateurs sont autorisés à saisir des transactions multi-devises. Par exemple, vous souhaitez des transactions multi-devises dans les applications Comptes fournisseurs et Achats, mais pas dans les Comptes clients.
Utiliser les restrictions de grand livre et de grand livre auxiliaire pour les dates de publication futures	Utilisez cette option pour hériter des seuils configurés pour le Grand livre et les Comptes fournisseurs afin de traiter les transactions ayant une date de comptabilisation dans le grand livre future. Les seuils possibles sont les suivants : Afficher l’avertissement Ne pas autoriser la création de transactions Ne rien faire Les seuils sont appliqués en fonction de l’endroit où la transaction est comptabilisée : Comptabilisations dans les comptes fournisseurs : La limite la plus restrictive entre le seuil GL et le seuil CF s’applique. Comptabilisations dans le grand livre : le seuil GL s’applique. Ne pas comptabiliser : aucun seuil ne s’applique. Une date de comptabilisation future est une date qui ne figure pas dans la période en cours. Le livre auxiliaire des CF partage la même période de comptabilisation que le Grand livre. L’option ne s’applique pas aux transactions récurrentes.
Activer le mode brouillon	Donne aux utilisateurs la possibilité d’enregistrer des transactions en tant que brouillon pour les terminer et les comptabiliser ultérieurement. Lorsque vous sélectionnez cette option, Intacct ajoute un Brouillon à gauche de la Publier sur les pages de transactions d’Achats.
Restreindre l’accès employé utilisateur à achat documents	Les utilisateurs collaborateurs ne peuvent créer que des transactions d’achat qui ont un Type de modèle de Citation. Cette option contrôle ce que les utilisateurs collaborateurs voient dans les listes de transaction d’achats autres que la liste Approuver les transactions d’achat : Lorsque l’option est activée, les utilisateurs collaborateurs ne peuvent afficher que les transactions d’achat qu’ils ont créées. Lorsque l’option est désactivée, les utilisateurs collaborateurs peuvent afficher toutes les transactions d’achat qui ont un Type de modèle de Citation. Cette option n’a aucun effet sur les transactions d’achat que les utilisateurs collaborateurs voient dans la liste Approuver les transactions d’achat (Achats > Tous les > Approuver des transactions). Dans la liste Approuver les transactions d’achat, un utilisateur collaborateur ne voit que les transactions d’achat en attente d’approbation et les transactions d’achat qu’il a déjà approuvées. Le Afficher les éléments soumis et Afficher tout des boutons de la liste Approuver les transactions d’achat basculent ce qui est affiché dans la liste. Exception : si un utilisateur employé devient l’approbateur sans restriction, il voit toutes les transactions d’achat en attente d’approbation ou qui ont déjà été approuvées par un approbateur. Cependant, le collaborateur ne peut pas explorer la transaction et recevra un message indiquant qu’il n’a pas les permissions nécessaires pour voir les informations de la transaction.
Afficher paiement statut	Ajoute un Détails de paiement accédez à l’onglet Transactions d’Achats pour voir si une transaction a été payée sans avoir à accéder aux Comptes fournisseurs. S’applique uniquement aux transactions comptabilisées dans les Comptes fournisseurs.
Activer le traitement avancé	Cette option vous permet d’utiliser la commande Traiter des transactions Page à : Convertir deux transactions ou plus en une seule transaction Convertir des éléments de différentes transactions en une seule transaction Traiter au moins deux transactions à la fois
Activer le contact de livraison au niveau de l’en-tête Livrer à Activer le contact de livraison au niveau de la ligne	Pour activer les contacts de livraison : Sélectionnez l’icône Activer le contact de livraison au niveau de l’en-tête case à cocher. Le Livrer à et Activer la livraison à contact au niveau des lignes Les champs apparaissent. Sélectionnez un contact de livraison dans le Livrer à de la liste déroulante. Il s’agit de l’adresse de contact de votre société où les envois sont reçus. Pour disposer de différents contacts de livraison pour les éléments d’une transaction d’achat, sélectionnez l’icône Activer le contact de livraison au niveau des lignes case à cocher. L’activation des contacts de livraison au niveau des lignes permet également d’activer les sous-totaux au niveau des lignes. Facultatif. Pour permettre aux utilisateurs de modifier le contact de livraison sur les transactions d’achat, sélectionnez l’icône Autoriser la modification case à cocher en regard du Livrer à Contact sur chaque contact applicable Achats définition de transaction. Avalara uniquement: Si Intacct ne trouve pas de contact de livraison pour un élément, il utilise la hiérarchie suivante pour trouver un contact à utiliser pour le taux de taxe au niveau de la ligne : Expédier en entrepôt à contact, si le article est un article d’inventaire, de kit ou de kit stockable Emplacement : Expédier à contact Achats transaction en-tête contact de livraison Meilleures pratiques: Si vous configurez l’application Achats avec Activer le contact de livraison au niveau des lignes Définies sur « vrai », vérifiez que toutes les adresses de tous les contacts d’expédition de l’entrepôt et de l’établissement ont des adresses valides.
Créer des transactions de publication supplémentaires dans la devise de transaction	Pour les organisations multi-devises, cette option permet de comptabiliser des écritures supplémentaires dans la devise de transaction et non dans la devise de tenue de compte. La comptabilisation dans le devise de transaction garantit que les écritures journal sont enregistrées de manière cohérente pour toutes les transactions comptabilisées, conformément aux règles relatives aux comptabilisation transaction multi-devise. La devise de transaction est convertie dans la devise de tenue de compte à l’aide du taux de change en vigueur au moment où les transactions sont comptabilisées. Meilleures pratiques : Sélectionnez cette option pour vous conformer aux règles de réalisation des gains et pertes de change.
Activer les tolérances de correspondance	Sélectionnez cette option pour surveiller la quantité et le prix pendant la conversion. Choisissez une définition de transaction que vous souhaitez valider, et Sage Intacct vérifie les écarts de quantité et de prix sur les transactions générées à partir ou vers la transaction sélectionnée. Lorsque cette option est activée, les tolérances de correspondance valident si la quantité et le prix unitaire sont compris dans la tolérance pour cent spécifiée. Intacct signale toutes les lignes de la transaction comme une exception, lorsque la quantité ou le prix unitaire, ou les deux, sont supérieurs ou inférieurs à la tolérance pour cent. Facultatif. Sélectionner une Tolérance de correspondance compte du grand livre. Si vous sélectionnez un compte, l’écart est comptabilisé sur ce compte. Si vous laissez le champ vide, l’écart est comptabilisé en fonction de la correspondance de compte dans la définition de transaction. Spécifiez les définitions de transaction que vous souhaitez valider et la tolérance en pourcentage pour cent pour la quantité et le prix unitaire. Lorsqu’une transaction source est convertie en définition de transaction, Intacct valide automatiquement chaque ligne de transaction. Une ligne est marquée comme une exception lorsque l’une des conditions suivantes ou les deux sont remplies : La quantité d’une ligne varie de la quantité de la transaction source d’une valeur supérieure au pourcentage pour cent de Pourcentage de tolérance de quantité pour cent– si en dessous ou au-dessus. Le prix unitaire d’une ligne varie du prix unitaire de la transaction source d’une valeur supérieure au pourcentage pour cent de Pourcentage de tolérance de prix pour cent– si en dessous ou au-dessus. Les utilisateurs qui disposent des permissions appropriées peuvent modifier les transactions avec des exceptions, soit pour corriger l’écart, soit pour accepter l’écart et autoriser la transaction à poursuivre le flux de travail de la transaction. En savoir plus sur Tolérances de correspondance et Comment configurer les tolérances de correspondance.
Utiliser les dimensions au niveau des lignes dans les sous-totaux au niveau général	Pour les transactions de niveau général dans un environnement multi-entités uniquement. Sélectionnez cette option pour que les valeurs de dimension sélectionnées pour les éléments soient utilisées comme valeurs de dimension dans les lignes des sous-totaux. Vous pouvez afficher les facture fournisseur correspondants pour voir les valeurs dimension des sous-totaux. Si Modifier les dimensions des sous-totaux au niveau général est également sélectionné, les valeurs de dimension des éléments remplacent toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour les lignes des sous-totaux. En savoir plus sur comment Sage Intacct détermine les dimensions des sous-totaux.
Modifier les dimensions de sous-total au niveau échelon supérieur	Pour les transactions de niveau général dans un environnement multi-entités uniquement. Sélectionnez cette option pour spécifier des valeurs de dimension dans les lignes de sous-total des transactions. Si Utiliser les dimensions au niveau des lignes dans les sous-totaux au niveau général est également sélectionné, les valeurs de dimension des éléments remplacent toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour les lignes des sous-totaux. En savoir plus sur comment Sage Intacct détermine les dimensions des sous-totaux.
Répartir les sous-totaux au niveau de l’entité	S’affiche uniquement au niveau de l’entité. Sélectionnez cette option pour répartir les dimensions sur les lignes de sous-total, y compris les distributions proportionnelles. Lorsque vous exécutez des rapports personnalisés pour les détails des sous-totaux, les informations de sous-total pour les transactions au niveau de l’entité sont incluses.
Convertir des transactions par prix	Vous permet de choisir le prix plutôt que la quantité (par défaut) comme option de conversion des éléments hors inventaire sur les commandes et les factures. En savoir plus sur Conversion de prix.
Autoriser le remplacement du type de conversion par défaut de l’article	Pour les articles hors inventaire, cette option permet aux utilisateurs de modifier le type de conversion par défaut en prix sur les commandes et les factures. Le type de conversion ne peut pas être modifié dans les modèles de transaction récurrentes. En savoir plus sur Conversion de prix.
Activer les conversions pour plusieurs documents sources	Vous permet de convertir plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats afin de pouvoir payer un fournisseur en un seul paiement. Découvrez comment Convertir plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.

Construction

Option	Description
Préremplir le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0 (Construction uniquement)	Choisissez cette option si vous souhaitez qu’un 0 (zéro) soit pré-rempli sur les lignes lors de la conversion d’un document, plutôt que de convertir le montant restant. Préremplir le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0. Inclure les lignes entièrement converties dans le nouveau document lors de la conversion. Activez l’annulation de la conversion pour les articles non inventoriés.

Option

Description

Préremplir le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0 (Construction uniquement)

Choisissez cette option si vous souhaitez qu’un 0 (zéro) soit pré-rempli sur les lignes lors de la conversion d’un document, plutôt que de convertir le montant restant.

Préremplir le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0.
Inclure les lignes entièrement converties dans le nouveau document lors de la conversion.
Activez l’annulation de la conversion pour les articles non inventoriés.

Contacts

Option	Description
Contacts dans les listes déroulantes des transactions	Les options sont les suivantes : Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction. Limiter aux contacts liés au client uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au client sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés. Limiter aux contacts liés au fournisseur uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au fournisseur sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés. Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire : Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de facturation ou d’expédition. Seuls les contacts affectés aux fiches client dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes. Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de paiement, de retour ou de livraison. Seuls les contacts affectés aux fiches fournisseurs dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Option

Description

Contacts dans les listes déroulantes des transactions

Les options sont les suivantes :

Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction.
Limiter aux contacts liés au client uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au client sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.
Limiter aux contacts liés au fournisseur uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au fournisseur sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.

Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire :

Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de facturation ou d’expédition.
Seuls les contacts affectés aux fiches client dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de paiement, de retour ou de livraison.
Seuls les contacts affectés aux fiches fournisseurs dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Taxe

Option	Description
Utiliser des règles de Taxe avancée	Cette option active Taxe avancée pour la méthode de calcul de taxe. Vous pouvez créer des éléments de taxe, des barèmes et des correspondance de barème de taxes pour définir la correspondance de barème de taxes nécessaire au calcul des taxes dans les transactions. Si vous avez activé Avalara AvaTax ou si vous prévoyez d’utiliser Simple Tax, n’activez pas cette option. Taxe avancée n’est compatible avec aucune de ces deux autres méthodes de calcul de taxe. Pour les sociétés abonnées à l’application Taxes : Lorsque vous vous abonnez à l’application Taxes, les règles de taxe avancées sont activées automatiquement et ne peuvent pas être désactivées. La case à cocher ne peut pas être modifiée. Veillez à désélectionner cette option si vous n’avez pas encore configuré l’application Taxes pour éviter des erreurs. Une fois l’abonnement Taxes activé, cette option est automatiquement activée. La case à cocher ne peut pas être cochée ou décochée. En savoir plus sur configuration des taxes. Si vous êtes configuré pour plusieurs juridictions fiscales, l’option est ignorée pour les entités utilisant la solution Avalara AvaTax. La solution Avalara AvaTax ne dépend pas des éléments de taxe, des barèmes de taxe ni des mappages de taxe, comme c’est le cas avec les solutions de TVA, TPS ou de taxe avancée. Vous devez activer cette option pour utiliser le remplacement de barème de taxes dans les transactions d’achats et de ventes pour l’application Construction.
Activer les modèles de sous-total	Dans un environnement à plusieurs entités, permet d’utiliser des modèles de sous-total pour renseigner les sous-totaux des transactions dans une définition de transaction au lieu de les définir en ligne. Vous pouvez utiliser des modèles de sous-total dans les définitions de transaction créées au niveau général. Ils sont particulièrement utiles pour configurer une définition de transaction utilisée dans différentes entités où différents calculs de sous-total doivent être appliqués pour les différentes entités. Une fois les modèles de sous-total activés, il est impossible de les désactiver. Cependant, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des modèles de sous-total. Vous pouvez saisir les détails du sous-total directement dans le tableau des sous-totaux de la définition de transaction sans faire référence à un modèle de sous-total.
Activer le remplacement de l’annexe fiscale lors de la saisie du document	Vous permet de remplacer le barème de taxe par défaut d’une transaction ayant des conséquences fiscales. Une configuration de solutions de taxe est requise pour la société. Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez Activer Remplacer la règle de taxe de document entité Si ce n’est pas déjà fait,

Option

Description

Utiliser des règles de Taxe avancée

Cette option active Taxe avancée pour la méthode de calcul de taxe. Vous pouvez créer des éléments de taxe, des barèmes et des correspondance de barème de taxes pour définir la correspondance de barème de taxes nécessaire au calcul des taxes dans les transactions.

Si vous avez activé Avalara AvaTax ou si vous prévoyez d’utiliser Simple Tax, n’activez pas cette option. Taxe avancée n’est compatible avec aucune de ces deux autres méthodes de calcul de taxe.

Activer les modèles de sous-total

Dans un environnement à plusieurs entités, permet d’utiliser des modèles de sous-total pour renseigner les sous-totaux des transactions dans une définition de transaction au lieu de les définir en ligne. Vous pouvez utiliser des modèles de sous-total dans les définitions de transaction créées au niveau général. Ils sont particulièrement utiles pour configurer une définition de transaction utilisée dans différentes entités où différents calculs de sous-total doivent être appliqués pour les différentes entités.

Une fois les modèles de sous-total activés, il est impossible de les désactiver. Cependant, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des modèles de sous-total. Vous pouvez saisir les détails du sous-total directement dans le tableau des sous-totaux de la définition de transaction sans faire référence à un modèle de sous-total.

Activer le remplacement de l’annexe fiscale lors de la saisie du document

Vous permet de remplacer le barème de taxe par défaut d’une transaction ayant des conséquences fiscales. Une configuration de solutions de taxe est requise pour la société.

Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez Activer Remplacer la règle de taxe de document entité Si ce n’est pas déjà fait,

Prix et remises

Option	Description
Barèmes de prix	Appliquez tout barème de prix associé à un fournisseur aux achats pour ce fournisseur.
Listes de prix des fournisseurs	permet d’attribuer des tarifs à des fournisseurs spécifiques. Si vous attribuez un tarif à un fournisseur, cette tarif remplace celle associée au définition de transaction pour le Achats transaction.
Remises fournisseur fixes	Appliquez le pourcentage de remise fixe ou globale d’un fournisseur aux achats pour ce fournisseur.
Décimales par défaut	Par défaut, Intacct affiche 2 décimales pour le prix unitaire et le coût dans les transactions. En fonction du niveau de précision requis, vous pouvez définir la valeur par défaut pour afficher jusqu’à 10 décimales. Remarques importantes sur l’arrondi décimal : Vous pouvez définir des décimales pour un article, et le paramètre de précision décimale au niveau de l’article remplace le paramètre par défaut au niveau de l’application. Apprenez à définir les paramètres d’un article Décimales pour le coût unitaire. Lors de l’enregistrement de transactions en tant que brouillon ou comptabilisation, Intacct arrondit les valeurs à 2 décimales pour le Grand livre et à 2 décimales pour les rapports. Si vous êtes abonné à Contrats, ce champ doit être défini sur 10.

Articles

Option	Description
Désactiver l’édition pendant la conversion	Sélectionnez cette option pour empêcher les utilisateurs d’apporter certaines modifications pendant le flux de travail, telles que la modification d’un élément pour augmenter la quantité ou l’ajout de nouveaux éléments. Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent toujours diminuer les quantités et supprimer des éléments. Par exemple, si vous créez une commande d’achat avec une quantité de 10, puis que vous la convertissez en facture fournisseur, vous ne pouvez pas augmenter la quantité à 12. Abonnements Construction: Si vous autorisez la modification pendant la conversion, l’ajout de lignes pendant la conversion de la transaction peut entraîner une mise à jour incorrecte de la transaction initiale des factures.
Dépôts Lignes de produits	Le Gérer Les boutons sont des raccourcis permettant d’ouvrir les listes correspondantes. Vous pouvez également ouvrir les listes des entrepôts et des lignes de produits dans l’onglet Configuration du menu Achats.

Option

Description

Désactiver l’édition pendant la conversion

Sélectionnez cette option pour empêcher les utilisateurs d’apporter certaines modifications pendant le flux de travail, telles que la modification d’un élément pour augmenter la quantité ou l’ajout de nouveaux éléments. Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent toujours diminuer les quantités et supprimer des éléments.

Par exemple, si vous créez une commande d’achat avec une quantité de 10, puis que vous la convertissez en facture fournisseur, vous ne pouvez pas augmenter la quantité à 12.

Abonnements Construction: Si vous autorisez la modification pendant la conversion, l’ajout de lignes pendant la conversion de la transaction peut entraîner une mise à jour incorrecte de la transaction initiale des factures.

Dépôts

Lignes de produits

Le Gérer Les boutons sont des raccourcis permettant d’ouvrir les listes correspondantes.

Vous pouvez également ouvrir les listes des entrepôts et des lignes de produits dans l’onglet Configuration du menu Achats.

Publication GL de l’écart de prix

Option	Description
Activer la comptabilisation automatique des écarts de prix Bon de commande – Écart de prix d’achat : Écart de prix facturé	Avec la méthode de coût standard, vous attribuez un coût standard prédéterminé à un article, puis suivez l’écart entre le coût standard et le coût réel. Sélectionnez cette option pour que l’écart entre le coût standard et le prix d’achat ou de facture réel soit automatiquement comptabilisé. Après l’activation, sélectionnez le compte du grand livre pour la comptabilisation de chaque type d’écart. La façon dont la définition de transaction augmente le stock ENSTOCK détermine le compte d’écarts du grand livre utilisé : Quantité uniquement : Le Écart de prix d’achat compte Valeur uniquement ou Quantité et valeur : Le Écart de prix de la facture compte Par exemple, si vous avez une bon de réception qui affecte la quantité et la valeur, les écarts sont comptabilisés dans le Écart de prix de la facture Compte. Vous pouvez utiliser le rapport sur les écarts de prix d’achat, qui répertorie les écarts entre la norme et le coût d’achat, pour décider si vous devez mettre à jour votre coût standard pour refléter la réalité. Si vous activez le flux de travail de document principal sur les définitions de transaction, vous ne pouvez pas activer cette fonctionnalité.

Option

Description

Activer la comptabilisation automatique des écarts de prix

Bon de commande – Écart de prix d’achat :

Écart de prix facturé

Avec la méthode de coût standard, vous attribuez un coût standard prédéterminé à un article, puis suivez l’écart entre le coût standard et le coût réel. Sélectionnez cette option pour que l’écart entre le coût standard et le prix d’achat ou de facture réel soit automatiquement comptabilisé.

Après l’activation, sélectionnez le compte du grand livre pour la comptabilisation de chaque type d’écart. La façon dont la définition de transaction augmente le stock ENSTOCK détermine le compte d’écarts du grand livre utilisé :

Quantité uniquement : Le Écart de prix d’achat compte
Valeur uniquement ou Quantité et valeur : Le Écart de prix de la facture compte

Par exemple, si vous avez une bon de réception qui affecte la quantité et la valeur, les écarts sont comptabilisés dans le Écart de prix de la facture Compte.

Vous pouvez utiliser le rapport sur les écarts de prix d’achat, qui répertorie les écarts entre la norme et le coût d’achat, pour décider si vous devez mettre à jour votre coût standard pour refléter la réalité.

Si vous activez le flux de travail de document principal sur les définitions de transaction, vous ne pouvez pas activer cette fonctionnalité.

Approbations

Option	Description
Activer l’approbation d’achat	Active le processus d’approbation, qui permet de définir des politiques d’approbation. Les politiques d’approbation déterminent quelles transactions d’achat nécessitent approbation et par qui. Lorsque vous activez les approbations, d’autres options d’approbation deviennent disponibles, telles que la génération de notifications par e-mail pour les approbateurs et l’activation de la délégation d’approbation. En savoir plus sur Configuration des approbations.
Exiger l’approbation du fournisseur	Lorsque cette option est sélectionnée, un fournisseur doit être présent sur la transaction avant d’être envoyé pour approbation. Une fois qu’un fournisseur est sélectionné pour la transaction, le fournisseur ne peut pas être modifié.
Exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée	Les options sont les suivantes : Aucune nouvelle approbation n’est nécessaire : Un nouveau cycle d’approbation n’est pas requis. Modifications du montant de la ligne uniquement : Un nouveau cycle d’approbation est requis si le montant d’un élément change. Toute modification des montant de ligne ou de sous-total : Un nouveau cycle d’approbation est requis si le montant d’un élément change, le montant d’une ligne de sous-total change, ou les deux. Cette configuration visant à déclencher un nouveau cycle d’approbation n’est pas prise en charge si votre société est configurée pour l’abonnement Gestion des dépenses.
Notifications par e-mail	Envoyez automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs de la chaîne d’approbation des achats.
Politiques d’approbation	Sélectionnez Gérer pour créer et gérer des politiques d’approbation.
Activer la délégation	Permet aux approbateurs de déléguer leur responsabilité d’approbation à des délégués désignés qui peuvent effectuer l’approbation en leur nom.
Gérer les délégataires	Apparaît lorsque Activer la délégation est sélectionné. Sélectionnez Gérer attribuer et gérer des approbateurs délégataires pour chacun de vos approbateurs.
Non restreint	Sélectionnez un super utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction. Meilleures pratiques : Désignez un utilisateur qui n’exerce aucune responsabilité d’approbation de niveau inférieur.

Paramètres avancés

Option	Description
Activez le processus avancé.	Lorsque vous configurez pour la première fois les applications Ventes et Achats, vous êtes invité à sélectionner un flux de travail standard. Si votre société a besoin d’une flexibilité supplémentaire, vous pouvez activer et créer des flux de travail avancés. Nous vous recommandons d’utiliser des flux de travail avancés. Les flux de travail avancés offrent aux sociétés une grande flexibilité pour le mappage des flux de travail de transaction aux besoins métiers. Cette flexibilité a un impact sur les niveaux et la valorisation des livre auxiliaire, du comptabilisation du grand livre et des stocks. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à demander à une personne compétente dans ce type de changement de processus métier d’effectuer les modifications avancées du flux de travail. Pour configurer des flux de travail avancés, sélectionnez d’abord Activer le flux de travail avancé dans Contrôle d’inventaire, Ventes ou Achats. Lorsque vous activez un flux de travail avancé dans une application, il est automatiquement activé pour les trois applications. L’activation des flux de travail avancés est irréversible. En savoir plus sur le Différence entre les flux de travail standards et avancés.

Option

Description

Activez le processus avancé.

Lorsque vous configurez pour la première fois les applications Ventes et Achats, vous êtes invité à sélectionner un flux de travail standard. Si votre société a besoin d’une flexibilité supplémentaire, vous pouvez activer et créer des flux de travail avancés.

Nous vous recommandons d’utiliser des flux de travail avancés. Les flux de travail avancés offrent aux sociétés une grande flexibilité pour le mappage des flux de travail de transaction aux besoins métiers. Cette flexibilité a un impact sur les niveaux et la valorisation des livre auxiliaire, du comptabilisation du grand livre et des stocks. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à demander à une personne compétente dans ce type de changement de processus métier d’effectuer les modifications avancées du flux de travail.

Pour configurer des flux de travail avancés, sélectionnez d’abord Activer le flux de travail avancé dans Contrôle d’inventaire, Ventes ou Achats. Lorsque vous activez un flux de travail avancé dans une application, il est automatiquement activé pour les trois applications.

L’activation des flux de travail avancés est irréversible.

En savoir plus sur le Différence entre les flux de travail standards et avancés.

1099s

Option	Description
Activer le remplacement de l’indicateur 1099	Par défaut, les éléments de transaction pour un fournisseur 1099 sont indiqués pour le traitement 1099. Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de désélectionner des éléments individuels, ce qui les exclut d’un formulaire 1099 pour un fournisseur 1099.
Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099	Par défaut, tous les éléments transaction d’un fournisseur sont associés à un formulaire et à une case 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies dans la fiche du fournisseur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une transaction.

Configuration des dimensions

Affichage des dimensions standard

Option	Description
Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée	Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre. Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création. Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports. Dimensions Projets : Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension. Le Dimension des projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports. Vous pouvez utiliser la dimension Classe pour baliser les transactions à des fins de suivi lié au projet. Toutefois, si vous passez à la application Projets à l’avenir, les transactions marquées à l’aide de la dimension Classe ne seront pas transférables vers le dimension Projet. Intacct ne recommande pas cette approche si vous avez besoin d’un suivi et de rapports complets du projet. Ces capacités nécessitent les abonnement Projets appropriées. A Abonnement à Projets Étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes : Ajouter des tâches à vos projets Afficher un résumé du projet Générer les factures du projet Et plus encore Contacter votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets. Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver. Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations. Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques. Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Option

Description

Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée

Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre.

Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création.

Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports.

Dimensions Projets :

Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets.

Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension.

Le Dimension des projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports.

Vous pouvez utiliser la dimension Classe pour baliser les transactions à des fins de suivi lié au projet. Toutefois, si vous passez à la application Projets à l’avenir, les transactions marquées à l’aide de la dimension Classe ne seront pas transférables vers le dimension Projet. Intacct ne recommande pas cette approche si vous avez besoin d’un suivi et de rapports complets du projet. Ces capacités nécessitent les abonnement Projets appropriées.

A Abonnement à Projets Étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes :
- Ajouter des tâches à vos projets
- Afficher un résumé du projet
- Générer les factures du projet
- Et plus encore
Contacter votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets.
Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver.
Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations.

Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques.

Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Configuration des documents

Utilisez l’onglet de configuration des documents pour fournir des informations supplémentaires sur vos définitions de transaction. Par défaut, le tableau inclut une ligne pour chaque définition de transaction existante dans votre société.

À l’aide du tableau, vous pouvez :

Flux de travail avancé uniquement. Sélectionner les définitions de transaction qui doivent être actives.
Pour les transactions qui sont comptabilisées dans le Grand livre, sélectionnez une fréquence de résumé.
Attribuez les journaux applicables (tels que Inventaire, Achats, etc.).
Définissez l’ordre d’affichage des définitions de transaction dans la section Transactions du menu :
1. Sélectionnez et maintenez le bouton de la souris sur l’élément de ligne de la document que vous souhaitez déplacer, faites glisser le document vers la établissement souhaitée et relâchez le bouton de la souris.
2. Répétez l’opération jusqu’à ce que tous les documents soient dans l’ordre souhaité.
3. Sélectionnez Enregistrer. Lors de l’actualisation, le menu Achats affichera le nouvel ordre du document.

Les transactions imprimées sont définies par défaut sur le modèle de document imprimable sélectionné dans la définition de transaction. En savoir plus sur les modèles de documents imprimables et comment les personnaliser.

Option	Description
Numéro de ligne	Numéro de la ligne dans le tableau.
Étiquette	Nom de la définition de transaction. Vous pouvez sélectionner le nom pour afficher et modifier les options du document, telles que la spécification d’une séquence de numérotation.
Actif ou inactif	S’affiche uniquement pour les flux de travail avancés. Une coche indique que la définition de transaction est active. Désélectionnez toute définition de transaction que vous souhaitez désactiver. Les utilisateurs peuvent uniquement créer ou convertir des définitions de transaction actives.
Fréquence du sommaire	Définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez comptabiliser les résumés de ce type de document. Si vous effectuez de nombreuses transactions quotidiennes, sélectionnez Quotidien; Sinon, sélectionnez Mensuel. Sélectionnez Chaque document Si vous ne souhaitez pas résumer plusieurs transactions et que vous souhaitez plutôt que chaque transaction soit traitée séparément, au fur et à mesure qu’elle est enregistrée.
publication journal supplémentaires	Pour les définitions de transaction configurées pour une comptabilisation supplémentaire dans le Grand livre. Sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez comptabiliser les écritures de journal du Grand livre supplémentaires. La comptabilisation d’écritures supplémentaires dans le grand livre est généralement utilisée lorsqu’une transaction précédente du flux de travail est comptabilisée dans le grand livre dans un livre défini par l’utilisateur.
Journal d’inventaire	Vous pouvez spécifier un journal d’inventaire pour les définitions de transaction d’achats qui affectent l’inventaire ENSTOCK.
Journal d’achat	Pour les définitions de transaction configurées pour être comptabilisées directement dans le GL, sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez comptabiliser les écritures de journal liées aux achats. Vous pouvez affecter un journal défini par l’utilisateur si la définition de transaction correspondante ne comporte pas de Activer la comptabilisation d’extourne Définissez sur « vrai ». En savoir plus À propos des livres définis par utilisateur pour Achats.
Modèle d’e-mail	Sélectionnez le modèle d’e-mail personnalisé que vous souhaitez utiliser comme modèle par défaut lorsqu’un utilisateur choisit d’envoyer un e-mail à partir de ce type de transaction. Modèles d’e-mail associés à un fournisseur La fiche remplacera ce paramètre de modèle d’e-mail pour les transactions pour ce fournisseur. En savoir plus sur les modèles d’e-mail.

Configuration de la gestion du changement

Cette section n’apparaît que pour les abonnements Construction.

Options de configuration de la gestion du changement
Option	Description
Ne pas valider l’origine des lignes avant de supprimer les documents de modification	Valider s’il existe une référence de ligne entre les documents d’ordre de modification. Une référence de ligne entre les ordres de modification détermine l’ordre dans lequel vous pouvez supprimer des ordres de modification. Désélectionner le Configuration de la gestion du changement option (par défaut) valide l’existence d’une référence de ligne entre les documents d’ordre de modification. Vous ne pouvez pas supprimer un document d’ordre de modification qui a créé une ligne dans un autre document tant qu’aucun autre document ne fait référence à cette ligne. Tout d’abord, vous devez supprimer les ordres de modification qui font référence à la ligne dans le document initial. Ensuite, lorsqu’il n’existe pas d’autres références de ligne entre les documents, vous pouvez supprimer l’ordre de modification initial. La sélection de cette option signifie que vous pouvez supprimer des documents d’ordre de modification dans n’importe quel ordre, sans vérifier l’existence de références de ligne entre les documents. En savoir plus sur gestion du changement.