Descriptions des champs : Configurer le grand livre général

Si vous sélectionnez cette option :

• Les utilisateurs peuvent modifier la longueur des numéros de compte dans l’onglet Comptabilité du Informations sur la Société page.
• Vous pouvez donner aux utilisateurs la permissions de modifier les numéros de compte à l’aide de ces Permissions du Grand livre:
  • Numéros de comptes financiers
  • Numéros de comptes statistiques
• Les utilisateurs disposant des permissions ci-dessus peuvent Modifier les numéros de compte.

Sélectionnez cette option pour désigner ce compte comme compte de régularisation.

Pour vous conformer aux exigences régionales en matière de rapports, vous pouvez désormais configurer des comptes de régularisation. Un compte de régularisation est un compte qui peut être classé comme actif ou passif dans le bilan.

La classification du compte dépend du solde du compte au moment de l’exécution du rapport financier préparatoire. Si le solde du compte ne correspond pas à son solde normal, le compte peut être réaffecté.

N’activez pas cette fonctionnalité, sauf si vous en avez besoin pour vous conformer aux réglementations de conformité régionales.

Pour en savoir plus, consultez À propos des comptes de régularisation.

Sélectionnez la méthode comptable que vous utilisez pour les rapports. La méthode de comptabilité qui vous convient dépend de vos besoins en matière de rapports et d’autres facteurs.

Espèces Option uniquement pour les nouvelles sociétés. Sélection de Comptabilité d’exercice et de trésorerie affecte votre configuration et (dans une certaine mesure) l’utilisation de Sage Intacct.

• Comptabilité d’exercice uniquement
L’abonnement Construction autorise les sociétés utilisant la méthode de comptabilité d’exercice uniquement.
• Comptabilité d’exercice et de trésorerie

Sélection de Comptabilité d’exercice et de trésorerie Vous offre la possibilité de créer des rapports sur l’une ou l’autre des méthodes. Pour gagner du temps, sélectionnez la méthode comptable par défaut à utiliser pour la création de rapports, puis apportez les modifications nécessaires à chaque rapport.

En savoir plus sur Méthodes de comptabilité.

Visible uniquement lorsque la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice est sélectionnée. Pour Comptabilité d’exercice et de trésorerie. La première période de référence double complète est indiquée à titre informatif.

En savoir plus sur Périodes de rapport.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez créer des journaux de régularisation selon les PCGR (principes comptables généralement reconnus). En savoir plus sur Configuration des journaux PCGR et Rapports sur d’autres livres.

Pour ne plus utiliser les journaux de régularisation selon les PCGR, supprimez toutes les transactions de ceux-ci, puis compensez Activer les journaux de régularisation selon les PCGR.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez créer des journaux de régularisation fiscale. En savoir plus sur Configuration des journaux de taxe et Rapports sur d’autres livres.

Pour ne plus utiliser les journaux de régularisation d’impôt, supprimez toutes les transactions de ceux-ci, puis compensez Activer les journaux de régularisation d’impôt.

Utiliser une application fiscale tierce pour préparer les déclarations de revenus des clients ?

Pour exporter des données de solde comptable avec des codes de taxe vers votre application fiscale, sélectionnez Activer les codes de taxe. Lors d’une exportation, l’application fiscale mappe les codes de taxe que vous avez saisis et pré-remplit les formulaires fiscaux correspondants.

En cochant cette case, les options multidevises sont activées dans les autres applications et les options de l’entreprise pour la gestion des devises et des taux de change s’affichent dans le menu Configuration de l’entreprise.

Les autres applications qui prennent en charge le mode multidevise sont les suivantes :

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Gestion de la trésorerie

• Ventes

• Achats

• Dépenses

Sélectionnez le taux de change de la devise Pour l’utiliser, soit le Taux actuel, ou le taux de 1 jour avant.

Il s’agit d’un paramètre à l’échelle de la société que vous sélectionnez lors de la configuration de plusieurs devises.

• Taux actuel : Taux qu’Intacct obtient d’Oanda à UTC -3 et qui se propage dans Intacct environ une heure plus tard.
• 1 jour avant : L’option Intacct de 1 jour avant utilise le taux Oanda de 24 heures avant le taux de change journalier Intacct. Cette option est utile pour enregistrer des transactions dans un fuseau horaire éloigné de UTC -3. Dans ces régions, l’utilisation du taux actuel risque d’entraîner l’enregistrement des transactions pour la moitié de la journée avec le taux de change suivant au milieu d’une journée de travail. La meilleure pratique consiste à utiliser le taux du jour précédent si vos transactions interviennent entre UTC +6 et +14, ou entre UTC -9 à -12.

Créez ou sélectionnez un compte de dépenses à utiliser pour enregistrer les différences d’arrondi lors de la Importation d’écriture de journal. Ce compte d’arrondi permet de préserver l’équilibre des débits et des crédits, dans le cas où l’arrondi des montants de la devise de tenue de compte entraînerait une différence mineure entre les débits et les crédits (généralement, un centime).

Voici comment cela fonctionne :

1. Lors de l’importation des écritures de journal, les montants de transaction sont convertis dans la devise de base et arrondis conformément à ce type de devise.
2. Si le processus d’arrondi entraîne un déséquilibre entre les débits et les crédits, Intacct tente d’équilibrer automatiquement les éléments de débit et de crédit.
3. En cas de différence mineure (généralement, un centime) qu’il est impossible de répartir entre les éléments, cette différence est ajoutée en tant que débit ou crédit au compte d’arrondi.

Si une écriture d’arrondi est nécessaire, elle apparaît dans l’écriture de journal chargée dans la Entrées d’équilibrage automatique au bas de la page.

Sélectionnez le compte à utiliser pour enregistrer les gains et les pertes lors de l’exécution d’un rapport de réévaluation.

Réponse si un utilisateur tente de définir une date ultérieure comme date de comptabilisation du Grand livre.

• Autoriser et ne pas afficher d’avertissement : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans avertissement. Paramètre par défaut.
• Autoriser et afficher un avertissement : Affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
• Ne pas autoriser : Affiche un message demandant à l’utilisateur de sélectionner une date de la période en cours.

Pour créer des tables de ventilation de transaction par pourcentage ou valeur fixe, sélectionnez Activer la ventilation de transaction dans l’écriture de journal. Le grand livre général calcule et distribue automatiquement les valeurs aux services et aux emplacements.

Par exemple, dans une société qui répartit les coûts des primes d’assurance entre les bureaux de vente régionaux, vous pouvez sélectionner une ventilation de transaction lors du paiement de la facture fournisseur. Le montant de la facture fournisseur est ensuite automatiquement réparti entre les sites appropriés.

Dans les entreprises qui comprennent plusieurs entités, la ventilation est utile lorsqu’un bureau gère la comptabilité de plusieurs entités. L’entreprise peut automatiquement ventiler les factures fournisseurs sans calculer manuellement la part de chaque entité. Par exemple, une société de gestion immobilière pourrait automatiquement diviser le coût mensuel de l’entretien paysager proportionnellement à la superficie de chaque propriété.

Les entreprises abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Cette option n’est pas offerte pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Sélectionnez cette option pour activer la comptabilisation de données non financières dont le suivi est effectué avec des comptes statistiques dans les périodes fermées. Par exemple, si le coût de la main-d’œuvre est désactivé, vous pouvez l’utiliser avec Projets pour comptabiliser des heures de travail statistiques dans une période fermée.

Recommandé uniquement en cas d’obligation légale dans votre région.

À activer si votre exigence comptable régionale indique que chaque transaction comptable saisie dans les applications suivantes doit porter un numéro séquentiel unique au niveau de l’en-tête.

• Grand livre

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Gestion de la trésorerie

La séquence comptable permet de s’assurer que chaque lot comptabilisé dans le Grand livre se voit attribuer un numéro de séquence comptable en fonction de la séquence de numérotation définie, y compris par entité et par année.

Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez Activer la séquence comptable. Utilisez-le pour sélectionner les entités qui nécessitent une séquence comptable.

1. Sélectionnez l’icône Sélectionnez bouton.
2. Sélectionnez des entités dans le Articles disponibles liste en sélectionnant la flèche pour les déplacer vers la Articles sélectionnés liste.
3. Sélectionnez Terminé.

Si vous avez activé les séquences comptables, sélectionnez une option pour déterminer quand elles sont créées.

• Sélectionnez Lors de la création de la transaction pour créer la séquence comptable lors de la création initiale de la transaction.

• Sélectionnez À la transaction comptabilisée pour créer la séquence comptable lorsque la transaction est comptabilisée.

  Sélectionnez cette option si vous antidatez souvent des transactions afin d’assurer la cohérence avec la séquence comptable et la date de comptabilisation.

Cette option est disponible si Activer la séquence de comptabilité est sélectionné.

Sélectionnez cette option pour activer les rapprochements de compte du Grand livre.

Les rapprochements de comptes du Grand livre sont un processus de rapprochement comptable dans lequel vous mettez en correspondance des débits et des crédits à l’aide de codes de lettres uniques. Pour en savoir plus, consultez Lettrage.

Même s’ils sont activés ici, les rapprochements compte du grand livre ne sont disponibles que si le société d’exploitation au niveau général ou au entité est défini sur France.

Sélectionnez la séquence de documents à utiliser lors de la mise en correspondance des transactions.

La séquence sélectionnée ici est utilisée pour tout compte pour lequel les rapprochements de comptes du grand livre sont activés, mais aucune séquence de rapprochements de comptes du grand livre n’est attribuée sur la page Informations sur le compte. Si une séquence de rapprochements de compte du Grand livre est attribuée sur la page Informations sur le compte, elle est utilisée à la place de celle-ci.

Ce champ est disponible si Activer les rapprochements de compte du Grand livre est sélectionné.

Sélectionnez cette option pour activer le verrouillage des périodes de référence statutaires clôturées afin qu’elles ne puissent pas être rouvertes ni modifiées (même avec des ajustements).

Après avoir activé cette fonctionnalité, attribuez aux utilisateurs la permission de verrouiller les périodes clôturées. Voir Permissions du Grand livre.

Cette option n’est disponible que si votre société utilise des périodes comptables standard.

Pour mettre un rapport financier préparatoire à la disposition des utilisateurs sélectionnés au cas par cas, accédez au rapport et sélectionnez l’icône Permissions Tab.

Pour rendre tous les nouveaux rapports financiers privés, compensez Définir les permissions par défaut sur Public. Dans ce cas, l’identifiant utilisateur du créateur est défini comme propriétaire et la permission est refusée au groupe Tout le monde. À moins que le créateur du rapport n’accorde une permission, personne d’autre ne peut accéder au rapport.

Ce paramètre s’applique à l’ensemble de l’entreprise et s’applique donc à tous les utilisateurs. Il ne peut pas être défini au niveau des entités.

Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Titre est ajouté aux fiches Service, Emplacement et Entité, dans lequel vous pouvez saisir un texte d’en-tête supplémentaire. Par exemple, vous pouvez inclure le nom, l’adresse et le responsable du bureau pour chaque emplacement.

Pour modifier l’ordre d’affichage des dimensions, faites glisser et déposez les icônes dans la première colonne.

Affiche l’ordre d’affichage des sections.

Sections disponibles dans votre entreprise.

Pour afficher une dimension dans le Grand livre, sélectionnez Activer. Effectuez un suivi et créez un rapport pour chaque dimension que vous sélectionnez.

Une fois que vous avez activé une dimension, vous ne pouvez pas la désactiver si elle a été utilisée dans une transaction.

Pour utiliser les dimensions dans des applications individuelles, vous devez également activer les dimensions dans les applications spécifiques :

• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Contrats
• Contrôle d’inventaire
• Ventes
• Projets
• Achats
• Dépenses

Pour activer les dimensions pour d’autres applications :

1. Aller à Société > Administrateur > Abonnements.
2. Sélectionnez le nom de l’application, puis sélectionnez Configurer pour compléter les paramètres de dimension.

Pour empêcher les utilisateurs de saisir directement une écriture de journal ou une autre transaction non équilibrée pour la dimension sélectionnée dans le grand livre, sélectionnez Appliquer l’équilibrage.

Pour enregistrer une écriture de journal ou une transaction, vous devez sélectionner des valeurs de section identiques des deux côtés de la transaction. Par exemple, si vous sélectionnez Appliquer l’équilibrage Pour le service, le débit et le crédit d’une écriture de journal doivent être attribués au même service ou à aucun service.

Pour les entreprises qui comprennent plusieurs entités, l’option Appliquer l’équilibrage d’écriture de journal est automatiquement sélectionnée pour la section Emplacement.

Vous pouvez Appliquer l’équilibrage pour les dimensions définies par l’utilisateur dans la section Options avancées du Grand livre de la page de configuration.

Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que les sections s’affichent sur les pages de transaction. La sélection que vous effectuez ici affecte la façon dont les sections s’affichent dans les transactions avancées et récurrentes de comptes fournisseurs et comptes clients. Cependant, cela n’affecte pas la façon dont les dimensions s’affichent sur les pages du Grand livre.

Pour les transactions créées dans les livres auxiliaires et comptabilisées dans le Grand livre, vous pouvez faire en sorte que le Grand livre crée un équilibrage des écritures de journal par dimension. Par exemple, si vous créez une écriture de journal avec un débit et un crédit compensatoire pour le même projet et que vous définissez le débit et le crédit sur des sections différentes, le grand livre général se charge de créer deux écritures d’équilibrage.

Pour exiger que toutes les transactions d’un journal particulier soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez Activer les approbations d’écriture de journal. (Les transactions provenant d’un livre auxiliaire sont automatiquement comptabilisées dans un journal.)

Sélectionnez chaque journal nécessitant des approbations, puis choisissez la personne qui doit approuver les transactions pour chaque journal.

Pour les entreprises qui comprennent plusieurs entités, vous pouvez exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, au niveau de l’entité ou les deux :

• Transactions de niveau général : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, activez l’approbation des écritures de journal et désignez des approbateurs au niveau général. L’approbation des écritures de journal que vous avez configurée au niveau de l’entité sera ignorée.
• Transactions au niveau de l’entité : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau de l’entité, activez l’approbation des écritures de journal et désignez des approbateurs au niveau de l’entité. Autrement, Intacct vérifie si vous avez activé l’approbation et désigné des approbateurs au niveau général. Si vous activez l’approbation et désignez des approbateurs aux deux niveaux, Intacct utilise les affectations au niveau de l’entité.

Les approbations doivent être activées pour reclasser les écritures de journal approuvées.

Les autres champs de cette section s’affichent lorsque vous cochez cette case.

Pour qu’un remplaçant soit disponible afin d’approuver toute transaction, sélectionnez un Approbateur admin.

Sélectionnez une personne qui n’est pas l’un de vos approbateurs existants : il s’agit de quelqu’un qui peut intervenir si l’approbateur désigné pour un journal n’est pas disponible.

Pour ajouter quelqu’un à la liste de choix, donnez à un administrateur ou à un utilisateur d’entreprise permissions Approuver les écritures de journal dans le Grand livre application.

Un approbateur Admin est essentiellement un approbateur sans restriction. Ces utilisateurs peuvent approuver les écritures de journal soumises par n’importe qui. Les écritures de journal soumises par un approbateur administrateur sont considérées comme automatiquement approuvées.

Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de valider leurs propres transactions.

Pour exiger qu’un autre utilisateur examine les transactions d’un approbateur dans un journal, compensez L’émetteur peut approuver ses propres écritures. Sélectionnez ensuite une Approbateur suppléant pour le journal.

Lors de la réception d’une demande d’approbation, la demande est traitée comme suit :

• Si l’émetteur de la demande n’est pas autorisé à valider ses propres écritures :

  • Si l’approbateur soumet une transaction, un courriel est envoyé à l’approbateur remplaçant. Si l’approbateur est un groupe d’utilisateurs, l’approbateur remplaçant ne peut pas être membre de ce groupe.
  • Si une autre personne que l’approbateur (y compris l’approbateur remplaçant) soumet une transaction, un courriel est envoyé à l’approbateur.

• Si l’émetteur est autorisé à valider ses propres écritures :

  • Si l’approbateur soumet une transaction, celle-ci est automatiquement validée et aucun courriel n’est envoyé.
  • Si une autre personne que l’approbateur ou que l’approbateur remplaçant soumet une transaction, un courriel est envoyé à l’approbateur.
  • Si l’approbateur suppléant soumet une transaction, aucun e-mail n’est envoyé. Si d’autres approbations sont nécessaires, un e-mail est envoyé.

Permet aux approbateurs de déléguer leur responsabilité d’approbation à des délégataires affectés qui peuvent assurer l’approbation en leur nom.

Pour exiger que toutes les transactions d’un journal particulier soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez le champ et sélectionnez le journal.

Pour approuver automatiquement toutes les transactions d’un journal particulier (aucune approbation requise), laissez le journal hors de la liste.

Active l’Assistant valeurs aberrantes, qui modifie le flux de travail. Lorsqu’il est activé, les transactions identifiées sont renvoyées à l’émetteur en vue de leur réévaluation au lieu d’être identifiées et envoyées à l’approbateur.

Pour exiger que toutes les transactions du journal sélectionné soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez un approbateur. Les approbateurs peuvent être une personne ou un groupe d’utilisateurs.

Pour exiger une chaîne d’approbateurs pour le journal, sélectionnez la personne qui doit valider l’approbation en premier. Ensuite, sous l’écriture correspondant au premier approbateur, sélectionnez le même journal et l’approbateur suivant.

Pour demander le responsable de la personne qui a soumis la transaction, sélectionnez Approbation du responsable du collaborateur.

Pour ajouter quelqu’un à la liste de choix, donnez à un administrateur ou à un utilisateur d’entreprise permissions Approuver les écritures de journal dans le Grand livre.

Sélectionnez un journal qui utilise des approbations.

Indiquez à qui s’adressent les notifications lorsque des approbations sont nécessaires pour le journal sélectionné.

Chaque journal qui utilise les approbations est visible et peut définir ses propres paramètres. Il se peut que vous voyiez plus de journaux que dans la liste pour approbation. En effet, certains journaux listés sont soumis à des restrictions d’entité et la personnalisation de la détection des valeurs aberrantes a lieu au niveau général. Chaque devise est affichée (les journaux au niveau de l’entité peuvent utiliser différentes devises).

Sélectionnez la devise utilisée pour évaluer la transaction. La devise utilisée est extraite des paramètres Entreprise ou Entité.

Définissez le montant auquel une transaction déclenche une évaluation. Par exemple, si l’importance relative est définie à 50 dollars, les transactions inférieures à 50 dollars ne sont pas évaluées.

Qu’est-ce que l’importance?

L’importance signifie qu’un élément, le montant d’une écriture, est pertinent. Elle correspond au seuil à partir duquel des informations peuvent avoir une incidence sur la prise de décision.

Indique si toutes les sections sont sélectionnées. Si seules certaines sections sont sélectionnées, ce champ affiche le nombre de sections utilisées pour l’évaluation. Par défaut, toutes les sections activés dans l’entreprise sont sélectionnées.

Si vous devez suivre des normes de rapport différentes, au-delà des PCGR et de la fiscalité, cette option vous permet de :

• définir vos propres livres de rapports ;
• ajouter des écritures de journal aux livres;
• créer des rapports sur les livres définis par l’utilisateur selon les besoins, seuls ou avec d’autres livres.

En savoir plus À propos des livres définis par l’utilisateur.

Pour modifier l’ordre d’affichage des dimensions, faites glisser et déposez les icônes dans la première colonne.

Créez une ligne pour chaque dimension dont vous souhaitez suivre le comptage. Vous pouvez créer plusieurs lignes pour la même section afin de créer plusieurs règles pour cette section, et plusieurs sections.

Sélectionnez le compte auquel cette règle de section s’applique.

Le groupe de section actif détermine quels éléments sont inclus dans le comptage. Cela vous permet de limiter les sections à un groupe précis, comme des clients actifs, des services ou des emplacements précis.

La description de la comptabilisation est incluse lorsque le comptage mis à jour est comptabilisé dans le journal statistique. Par défaut, le grand livre général utilise le nom du groupe de section actif.

Ce paramètre s’applique aux entreprises qui ont plus d’une entité. Si une dimension est créée au niveau général, une entité de comptabilisation doit spécifier l’entité qui sera utilisée dans l’écriture de journal statistique de comptabilisation.

Permet d’ajouter une nouvelle section définie par l’utilisateur. La page Propriétés et attributs d’objet pour la création d’un nouvel objet s’affiche.

Nom de la section

Nom à utiliser lorsqu’il y a plusieurs éléments de section. Ajouté automatiquement lors de la création de la section. Il est cependant possible de le modifier, si nécessaire.

Pour empêcher les utilisateurs de saisir une écriture de journal ou une autre transaction non équilibrée pour la dimension sélectionnée, sélectionnez Appliquer l’équilibrage d’écriture de journal.

Par exemple :

• Vous sélectionnez Appliquer l’équilibrage d’écriture de journal pour une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité.

• Le débit et le crédit d’une écriture de journal doivent être attribués au même secteur d’activité.

Indique si la section a été déployée au sein de votre entreprise.

Permet de modifier une section définie par l’utilisateur existante. La page Propriétés et attributs d’objet pour la modification de la section s’affiche.

Nom de la dimension de base.

Si la relation entre les sections est définie pour remplir automatiquement une valeur pour la section associée, cette case est cochée.

La saisie automatique fonctionne avec des relations « vers un ». Elle est utilisée dans l’interface utilisateur uniquement, afin de rendre la saisie plus rapide.

Lorsque la fonction de saisie automatique est activée, les valeurs que vous définissez sont incluses lorsque vous saisissez la première valeur dans une ligne d’écriture de transaction ou dans la section de valeurs par défaut d’écriture de transaction. Cela signifie que la saisie automatique ne se produit qu’à partir d’une écriture directe.

La saisie de la première valeur de toute autre manière indique à Intacct de ne pas envoyer l’instruction de saisie automatique pour remplir les autres champs.

Pour les transactions avec plusieurs relations entre les sections et des valeurs concurrentes, vous pouvez définir la valeur qui prévaut. Pour définir la priorité des valeurs de dimension :

Dans le Ordre de priorité colonne Pour la dimension appropriée, saisissez la poignée en regard de la dimension dont la valeur aura priorité et faites-la glisser vers le haut.

Si la relation entre les sections permet de remplacer la valeur de la section associée, cette case est cochée.

Cette colonne s’affiche si vous utilisez des listes déroulantes filtrées activées. Ces sections ont plusieurs valeurs, qui peuvent être limitées à un ensemble plus réduit d’utilisation dans les transactions.

Si aucune valeur n’est définie pour une valeur de section, toutes les valeurs sont autorisées.