Suivi et facturation des subventions

En fonction des besoins de votre organisation, vous pouvez suivre les subventions de deux manières :

• Effectuez le suivi en utilisant uniquement la dimension du projet.

• Utilisez les fonctionnalités de facturation de projet incluses dans l’application Projets.

  En utilisant Projets, vous pouvez étendre le suivi pour inclure la génération et le statut des remboursements.

Si vous commencez le suivi des subventions en utilisant uniquement la dimension Projets, vous pouvez passer à la fonctionnalité étendue dans Projets en vous abonnant à l’application lorsque Vos besoins en matière de suivi des subventions augmentent.

Si vous ne parvenez pas à déterminer la méthode qui vous convient le mieux, contactez votre gestionnaire de compte pour discuter des besoins et des options de votre organisation.

Suivre les subventions avec la dimension uniquement

Vous pouvez suivre les subventions en utilisant uniquement la dimension du projet. Bien que cette méthode réponde aux exigences de base en matière de suivi des subventions et soit facile à utiliser, le processus de collecte de vos subventions et de décision de celles qui sont facturables est plus manuel et dépend de contrôles de processus métier appliqués en externe. De plus, il fournit une piste moins détaillée à des fins historiques.

Lorsque vous utilisez cette méthode de suivi, ajoutez la dimension Projet au niveau des lignes sur les transactions liées à votre subvention. Si vous souhaitez un remboursement, exécutez le rapport du grand livre et filtrez le rapport selon les éléments suivants :

• Le subvention Pour lesquels vous souhaitez obtenir des détails d’assistance

• Le Période pour lesquels vous souhaitez rassembler les montants

Ce rapport génère une liste des transactions remboursables pour la période spécifiée, qui fournit à la fois les détails de la sauvegarde et les montants nécessaires pour une demande de remboursement.

En savoir plus sur taille et comment ils peuvent être utilisés dans vos rapports à des fins de suivi.

Suivre les subventions avec l’application Projets

Contrairement à ce qui précède, vous pouvez automatiser le suivi de vos demandes de subvention et de remboursement en vous abonnant à l’application Projets, qui étend les fonctionnalités associées à la dimension Projet pour plus de précision et de contrôle du système. Plus important encore, avec cette méthode, vous pouvez déterminer quelles dépenses sont éligibles au remboursement (facturables) et maximiser votre remboursement en rassemblant dynamiquement tous les montants non facturés précédemment.

Avec cette méthode, configurez l’attribut Application Projets d’inclure toutes les transactions qui pourraient contenir des montants à rembourser dans le Facturable section. Les transactions possibles sont les suivantes :

• Factures fournisseurs
• Bons de commande
• Écritures de journal du grand livre
• Dépenses des collaborateurs
• Entrées de feuille de temps

Vous pouvez ensuite créer une valeur de dimension pour chaque subvention et affirmer qu’elle est éligible au remboursement ou à la facturation dans la Facturation de l’onglet Informations supplémentaires de la Fiche de projet et d’attribution. Ensuite, lorsque vous créez des transactions, vous pouvez inclure la Identifiant de projet et de subvention et sélectionnez l’icône Facturable Case à cocher sur chaque élément applicable pour marquer cet article pour la facturation afin d’indiquer que la dépense est éligible au remboursement.

En outre, lorsque vous devez rassembler les dépenses éligibles pour votre demande de remboursement ou votre facture, toutes les transactions que vous avez marquées comme facturables mais que vous n’avez pas encore facturées sont collectées dynamiquement.

En outre, avec un abonnement à l’application Projets, vous pouvez suivre tâches associés à la livraison du projet ou de la subvention et aux étapes pour Reconnaissance des revenus de subventions. L’application Projets offre également de nombreuses autres fonctionnalités qui vous permettent de suivre et de détailler vos subventions.

Dépenses de personnel

Vous pouvez également travailler en coordination avec l’application Temps pour faire valoir les heures facturables via feuilles de temps Si vous facturez le bailleur de fonds en utilisant les taux indiqués dans l’attribution de la subvention au contrat au lieu des montants réels de la masse salariale. Si vous utilisez les montants de paie réels pour les heures facturables, vous marquez généralement ces heures comme facturables dans le journal du grand livre où la paie est enregistrée.

Pourquoi utiliser l’application Projets ?

En général, les organisations envisagent d’utiliser l’application Projets complète lorsqu’elles ont un nombre important de subventions à gérer ou lorsque les subventions sont devenues une partie importante de leurs sources de revenus. Cependant, chaque organisation à but non lucratif peut avoir des exigences uniques, donc si vous n’êtes pas sûr, contactez votre gestionnaire de compte pour discuter plus en détail de vos besoins et des options.

En savoir plus sur à l’aide de l’application Projets.