Importation CSV : Aperçu des définitions de champ
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L’utilisation de fichiers CSV pour importer des informations dans Sage Intacct facilite la saisie de lots volumineux de données. Lorsque vous importez un fichier, les informations doivent être saisies dans un format spécifique, et ce format peut varier en fonction du type d’importation que vous effectuez.
Les formats requis sont décrits dans la deuxième ligne du fichier de modèle CSV pour l’importation spécifique et dans la Définitions champ par champ de la rubrique d’aide pour l’importation spécifique. Pour obtenir la liste des applications Intacct associées à des importations, reportez-vous à la section Importation CSV : Par application ou sujet.
Informations sur les définitions de champs
La colonne du fichier CSV chargé doit commencer par le nom du champ tel qu’il apparaît dans la définition. En outre, le contenu des données doit être conforme aux spécifications énumérées pour ce nom de champ.
L’ordre des champs ou des colonnes de votre fichier CSV n’a pas d’importance ; Toutefois, l’en-tête de colonne doit contenir le nom du champ exactement tel qu’il apparaît dans les définitions de champ.
Certains téléchargements, tels que les écritures de journal du grand livre, ont des numéros de ligne. Le fonctionnement des numéros de ligne peut ne pas être évident pour vous au début. Pour obtenir un exemple illustratif, reportez-vous à la section Exemple de numéro de ligne.
Les exemples pour les explications suivantes sur les spécifications de champ sont généralement tirés de Plan comptable. Les spécifications apparaissent toujours dans le même ordre, c’est-à-dire comme suit.
| Nom du champ : | DONOTIMPORT | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| # |
Toute ligne commençant par # Est ignoré pendant l’importation. |
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| Nom du champ : |
Ce nom DOIT apparaître dans la ligne d’en-tête (première ligne) de la colonne du fichier CSV EXACTEMENT tel qu’il apparaît dans le tableau des définitions de champs. L’ordre de la colonne dans le fichier CSV n’a pas d’importance, à condition que vous ayez correctement inclus le nom du champ comme en-tête de la colonne. |
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| Nom du champ d’UI : |
Nom du champ dans l’interface utilisateur. Le nom du champ (ci-dessus) est formaté pour être utilisé dans la base de données Intacct. Le nom du champ d’interface utilisateur est le nom qui s’affiche lorsque vous utilisez l’interface utilisateur d’Intacct et est censé être plus facile à lire. Par exemple, le champ Nom MIN_ORDER_Q aurait le nom du champ de l’interface utilisateur Quantité minimum de commande. Ce champ est inclus pour vous assurer que vous saisissez des informations pour le champ prévu. |
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| Type : |
Il peut s’agir de caractères, d’un nombre ou d’une date. Personnage Quelconque Ansi 92 caractères de niveau d’entrée, à l’exception des caractères que vous ne pouvez pas saisir, tels que Échap, ou de tout caractère spécifiquement non autorisé. Si les caractères ne sont pas autorisés, le champ Type peut spécifier Alphanumérique et trait de soulignement. Cela signifie qu’aucun caractère autre qu’alphabétique, numérique ou un trait de soulignement n’est valide. Nombre Tout nombre positif ou négatif est autorisé, à condition qu’il se situe entre 0 et 99999999. Date Tous les formats de date suivants sont autorisés.
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| Longueur : |
La longueur peut être fixe, variable ou non applicable, selon le champ. Longueur variable. Généralement utilisé pour des éléments tels qu’un nom de compte, qui peut comporter de 0 à 80 caractères. Longueur fixe Un nombre spécifié de caractères. Par exemple, le champ NORMAL_BALANCE pour le chargement d’un plan comptable indique que vous devez comporter deux caractères, qui sont CR et DB pour le crédit ou le débit. |
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| Valeur par défaut : |
La valeur par défaut désignée pour le champ est répertoriée ici à titre d’information. Si vous n’indiquez pas de valeur valide (ligne suivante), la valeur par défaut du champ est utilisée lors du chargement. |
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| Valeurs valides : |
Chaque modèle d’importation fournit une liste de valeurs que le champ accepte lors du chargement. Il peut contenir la valeur par défaut et une autre ou une plage de valeurs que le champ acceptera. Le type de valeur valide dépend du type de données que vous chargez. |
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| Dépendances : |
Parfois, vous ne pouvez pas saisir d’informations sur le champ B tant que vous n’avez pas saisi d’informations sur le champ A. Le champ B dépend du champ A pour fonctionner correctement. Les dépendances découlent de la façon dont les données de votre société sont liées les unes aux autres. Par exemple, dans l’importation d’un plan comptable, la dépendance listée pour le champ CLOSETOACCT_NO indique « Doit accéder à un compte valide ». Cela signifie que votre société doit contenir un numéro de compte comme numéro de compte de clôture. Afin de remplir les conditions de cette dépendance, vous devez rechercher un numéro de compte de clôture valide dans l’application de comptabilité. Il peut y avoir de nombreux types de dépendances. La description de ce champ indique les dépendances requises, ou Aucune si aucune n’est requise. |
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| Obligatoire : |
Indique si le champ du modèle d’importation est requis pour l’importation. Lorsque le champ est obligatoire (Oui), vous devez saisir des informations pour le champ. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre importation peut comporter des erreurs ou échouer du tout. Lorsque le champ n’est pas obligatoire (Non), vous pouvez toujours saisir des informations pour le champ. Des dépendances peuvent également exister pour les champs obligatoires. Par exemple, dans le chargement d’un plan comptable, le champ CLOSETOACCT_NO peut dépendre des données du champ FERMETURE. Si cette dépendance existe pour ce champ, la description obligatoire inclura des instructions sur la marche à suivre, telles que : Si CLOSEABLE=C, vous devez inclure des données valides dans le champ CLOSETOACCT_NO. |
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| Modifiable : |
Indique si le champ est modifiable après son importation. Par exemple Champs d’ID ne sont pas modifiables. Parfois, le fait qu’un champ soit modifiable est conditionnel. Par exemple, dans Factures fournisseurs, le BILL_NO est modifiable si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée. |
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| Remarques : |
Parfois, du matériel explicatif est inclus dans cette zone facultative. |
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la Tableau de description champ par champ du plan comptable, qui montre comment les informations relatives à un champ sont présentées. De telles informations sont incluses dans chaque modèle d’importation.
| Nom du champ : | ACCT_NO |
|---|---|
| Nom du champ d’UI : | Compte principal et compte auxiliaire |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 24 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
Tout. Doit être conforme aux comptes principal/auxiliaire. |
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : | Oui |
| Modifiable : | Non |
Pour les champs avec des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux), utilisez la majuscule initiale. Par exemple Vrainon VRAI ou vrai. Les identifiants nécessitent des correspondances exactes de casse, tandis que les écritures prédéfinies nécessitent une majuscule initiale.
Définitions des champs de contact
Intacct utilise des préfixes pour distinguer les types de contacts qui peuvent être importés.
| Contact | Préfixe |
|---|---|
| Contact principal | Aucune |
| Contact paiement du fournisseur | P_ |
| Contact de retour du fournisseur | R_ |
| Contact de facturation du client | B_ |
| Contact d’expédition du client | S_ |
Pour plus d’informations sur les définitions de champ de contact, voir Importations CSV : Définitions des champs de contact.
Comment fonctionnent les champs vides ?
Dans la plupart des importations, si vous laissez un champ vide dans le fichier d’importation, l’écriture vide remplace toutes les informations existantes dans Intacct par des informations vierges lors du chargement.
Par exemple, supposons que la valeur existante 123456 dans un champ dans Intacct et que vous chargez un champ vide pour le même champ avec une importation CSV. Lorsque vous regardez ce champ dans Intacct, vous verrez la valeur initiale 123456 a été remplacée sans aucune information, et le champ est vide.
Deux importations ne fonctionnent pas de cette façon :
- le Mettre à jour Vendeur Transactions 1099 importation
- le Mettre à jour Vendeur Soldes d’ouverture 1099 importation.
Si un champ est laissé vide dans ces importations, la valeur existante dans Intacct est conservée dans Intacct. Afin de supprimer la valeur existante dans Intacct pour ces deux importations, saisissez la valeur NULL dans les champs sélectionnés. Examinez chaque modèle d’importation pour plus d’informations.
Télécharger des modèles standard
Pour télécharger des modèles standard pour les importations CSV, reportez-vous à la section Télécharger un modèle d’importation.
