Configurer un flux de travail d’achat sur commande

Le processus d’achat sur commande vous permet de commander automatiquement des stocks pour traiter la commande de vente d’un client, ce qui vous permet d’économiser des coûts d’inventaire.

Les sections suivantes décrivent les étapes de configuration du flux de travail d’achat sur commande.

1. Créer ou identifier des définitions de transaction

Vous avez besoin d’au moins un Ventes et d’un définition de transaction Achats pour configurer la commande sur achat. Dans une autre étape, vous allez définir les relations entre les définitions de transactions afin que le système sache quelle transaction d’achat doit être créée à partir de quelle transaction de vente. Gardez à l’esprit les exigences suivantes lorsque vous identifiez vos définitions de Ventes et de Achats transaction pour la commande sur commande :

• Vous pouvez mapper plusieurs transactions de vente à la même transaction d’achat.
• Vous pouvez mapper une transaction de vente sur une seule transaction d’achat.
• Choisissez une transaction de vente par flux de travail pour être l’initiateur de l’achat sur commande. Par exemple, le flux de travail de vente A est : Commande de vente A --> facture de vente A. Dans ce scénario, n’associez pas la commande de vente A et la facture de vente A à une transaction d’achat, car vous pourriez vous retrouver avec deux transactions d’achat. N’associez qu’une seule transaction de vente d’un flux de travail donné à une transaction d’achat. Apprendre Comment afficher les flux de travail de définition de transaction.
• Pour les sociétés multi-entités partagées : Si vous configurez les relations de mappage définition de transaction au niveau général, vous ne pouvez mapper que les définitions de transaction créées au niveau général. Si vous configurez des relations de mappage au niveau de l’entité, vous ne pouvez mapper que les définitions de transaction qui ont été créées au niveau de l’entité.

Définition de transaction	Exigences
Ventes	Pour éviter un inventaire négatif, la meilleure pratique consiste à définir la définition de transaction de Ventes de manière à ce qu’elle n’affecte pas la quantité ou la valeur de l’inventaire (le tableau des totaux d’inventaire dans la Contrôle d’inventaire la section de la définition de transaction doit être vide). Apprendre comment créer une définition de transaction de Ventes.
Achats	Doit avoir un Séquence de numérotation Définis dans la Numérotation de transaction . Doit avoir Créer une règle Défini sur Nouveau document ou conversion. Doit disposer d’un tarif d’Achats défini comme suit : Initial tarif. Voir Étape 5. La mise à jour de la Achats tarif. Facultatif. Ne devrait pas avoir Modifier la politique Défini sur Aucune modification. S’il est défini sur Aucune modification, l’utilisateur ne sera pas autorisé à modifier la transaction d’achat une fois qu’elle sera créée par le système. Facultatif. Définissez un Terme CF par défaut à utiliser si un fournisseur sélectionné n’a pas de condition de paiement des CF définie. Apprendre Comment créer une définition de transaction d’achats.

2. Configurer les ventes

Vous effectuerez les opérations suivantes dans le Configurer les Ventes Page :

• Activer l’achat sur commande
• Définir les relations entre la définition de transaction de Ventes et les transactions d’Achats
• Activer la dimension fournisseur

Dans un environnement partagé à plusieurs entité, vous activez l’option Commande sur achat au niveau général. Vous pouvez ensuite mapper transaction définitions au niveau général, au niveau de l'entité ou aux deux.

1. Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.

2. Dans le Commande sur achat sous-section de la Activer la fonctionnalité Section, sélectionnez Activer l’achat sur commande.

   Une table de mappage apparaît.

3. Dans le Définition de transaction de vente colonne, utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction de vente que vous avez créée ou identifiée dans 1. Créer ou identifier des définitions de transaction.
4. Dans le Définition de transaction d’achats colonne, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la transaction d’achat qui sera créée à partir de la transaction de vente correspondante.
5. Laissez la Actif Case cochée pour activer la correspondance ou décochez la case pour la désactiver. Par exemple, vous pouvez laisser un mappage inactif pendant que vous terminez la configuration.
   Si vous créez au moins une transaction d’achat sur commande à partir d’une définition de transaction mise en correspondance, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer la relation mise en correspondance. Vous pouvez toutefois le désactiver. Voir Désactiver l’achat sur commande pour plus d’informations.
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque relation de définition de transaction souhaitée.
7. Dans le Configuration des dimensions , sélectionnez la Fournisseur puis sélectionnez Enregistrer.
   Si vous ne voyez pas le dimension fournisseur dans cette section, activez le dimension fournisseur dans le Grand livre puis essayez d’activer le dimension fournisseur dans Ventes.

   Pour activer la dimension fournisseur dans le Grand livre :

   1. Aller à Grand livre > Mise en place > Configuration.

   2. Dans le Paramètres de dimension Section, sélectionnez Activer à côté de Fournisseur puis sélectionnez Enregistrer.

3. Mettre à jour les articles

Chaque article que vous souhaitez acheter sur commande doit être mis à jour pour définir le Disponible pour achat sur commande option sur vrai. Une fois que l’application Ventes est configurée pour l’achat sur commande, la commande Disponible pour achat sur commande La case à cocher apparaît dans la Informations sur l’article Page des articles dont le type d’article est Inventaire ou Hors inventaire.

La procédure suivante suppose que les éléments existent dans votre système. Si les articles n’existent pas, Créez les articles avant de continuer.

1. Aller à Ventes > Tous > Objets.

2. Dans le Objets liste, recherchez le article et sélectionnez Modifier à côté.
3. Dans le Ventes de la section Informations sur l’article , sélectionnez Disponible pour achat sur commande et sélectionnez Enregistrer.
   Le Disponible pour achat sur commande La case à cocher apparaît uniquement pour Inventaire ou Hors inventaire Types d’articles.
4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque article applicable.

4. Mettre à jour les conditions de paiement des CF pour les fournisseurs

Le système utilise la commande Terme CF pour remplir le paiement Date d’échéance dans le transaction Achats, en comptant à rebours le numéro de jours applicable à partir des ventes Date de transaction. Chaque fournisseur pour lequel vous souhaitez pouvoir créer des transactions d’achat à partir d’une transaction de vente doit avoir une condition de paiement des CF par défaut qui lui est associée.

Si le système ne trouve pas de conditions de paiement des CF pour un fournisseur sélectionné, il utilise les conditions de paiement des CF par défaut de la définition de transaction d’achat applicable. Si la définition de transaction d’achat n’est pas associée à des conditions de paiement des CF par défaut, le système génère une erreur et le utilisateur ne peut pas enregistrer le transaction de vente qui est à l’origine de la transaction d’achat.

1. Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.

2. Dans le Fournisseurs liste, recherchez le fournisseur et sélectionnez Modifier à côté.
3. Dans le Informations sur le fournisseur , sélectionnez l’icône Informations de paiement , utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’onglet Durée, puis sélectionnez Enregistrer. Répétez les étapes 2-3 pour chaque fournisseur concerné.

5. Mettre à jour les tarifs d’Achats

Un article acheté sur commande doit avoir un prix défini dans un tarif d’achats pour que le système crée la commande d’achat à partir de la commande de vente avec des prix d’achat dont le montant n’est pas nul. Le tarif Achats doit être associé au définition de transaction d’achat sur commande Achats ou au fournisseur sélectionné. La meilleure pratique consiste à associer un tarif de Achats par défaut au définition de transaction d’achat sur commande Achats. Si le système trouve un tarif sur le fournisseur sélectionné, le tarif fournisseur est prioritaire sur le tarif par défaut.

1. Aller à Achats > Mise en place > Prix > Listes.

2. Sur le Tarifs d’Achats Sélection de page Détails en regard du tarif applicable.

3. Sélectionnez Ajouter.

4. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner Objet, puis remplissez le reste des champs, le cas échéant. Voir Entrées de la liste de tarif pour plus d’informations sur ces champs.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque article applicable.

Personnalisations optionnelles

Les personnalisations facultatives suivantes peuvent vous aider à simplifier votre flux de travail d’achat sur commande :

• Activez le dimension client dans Achats
• Personnaliser la mise en page du formulaire de transaction de vente
• Créer un modèle de document pour les définitions de transaction d’achat sur commande
• Créer un rapport personnalisé d’historique d’achat sur commande

Désactiver l’achat sur commande

Si vous activez l’option Commande sur achat et que vous l’utilisez pour au moins une transaction, vous ne pouvez pas la désactiver. Toutefois, vous pouvez désactiver les relations de mappage définition de transaction. Cette opération supprime la Commande sur achat afin que les utilisateurs ne puissent pas créer de transactions d’achat à partir de transactions de vente.

Vous ne pouvez pas non plus modifier ou supprimer une relation mise en correspondance si vous avez créé au moins une transaction d’achat sur commande à partir de la définition de transaction mise en correspondance. Pour modifier une relation mappée, désactivez la relation actuelle, puis ajoutez une nouvelle relation de définition de transaction à la table à l’aide de la définition de transaction applicable.

Désactiver les relations de mappage des définitions de transaction

1. Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.

2. Dans le Commande sur achat sous-section de la Activer la fonctionnalité , désélectionnez la Actif Case à cocher dans chaque ligne applicable du tableau de correspondance des définitions de définition de transaction d’achat sur commande.
3. Sélectionnez Enregistrer.