À propos de la délégation de l’approbation des achats

Tout le monde a besoin de faire une pause. L’utilisation de la délégation de l’approbation permet de garantir l’avancement des transactions soumises pour approbation dans le processus d’approbation même en cas d’absence des approbateurs.

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à quelqu’un d’autre lorsqu’ils sont absents pour quelque raison que ce soit.

L’activation et la configuration de la délégation de approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour les approbations d’achats. L’activation et la configuration de la délégation de approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour écriture de journal approbations. Lorsqu’un approbateur est défini sur le statut absent dans ses préférences d’utilisateur, Sage Intacct transfère automatiquement les nouvelles demandes d’approbation à son délégataire Utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

Exemple : Supposons que dans votre organisation les délégués suivants ont été affectés aux approbateurs suivants :

Exemple d’approbateurs et de délégataires

Approbateur	Délégataire
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez Responsable des collaborateurs
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Groupe d’approbation A
Tom Hong	Lucy Martinez

1. Si l’approbation d’Emily Woo est nécessaire et qu’elle est absente, la demande d’approbation est transmise à Tom Hong.

2. Si Tom est absent, la demande d’approbation est transférée à Lucy Martinez.

3. Si Lucy Martinez est absente, la demande d’approbation est envoyée à Ken Nguyen.

Points importants pour la configuration de la délégation

Lorsque vous configurez la délégation, tenez compte de la logique d’absence du bureau et d’acheminement.

Acheminement des approbations

• Les nouvelles demandes d’approbation ne sont transférées à un délégataire que lorsque l’approbateur indique qu’il est absent pour les approbations dans ses préférences. Voir Définir l’approbation du délégataire.
• Si un délégataire est également absent, la demande d’approbation est transférée au délégataire du délégataire. Sage Intacct ne tente de transférer une demande d’approbation que 3 fois. Au bout de trois fois, la demande d’approbation est redirigée vers l’approbateur initial.
  
• Le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs délégataire assume la responsabilité de toute demande approbation jusqu’à ce que le approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations d’achat ou jusqu’à ce que les dates de début et de fin spécifiées soient passées.
• Les demandes d’approbation pour les approbations de la valeur basées sur les permissions (approbation de la valeur et approbation de la valeur : progressive) sont uniquement redirigées vers un délégataire ayant la même valeur permissions le même niveau.
• Les utilisateurs restreints peuvent être définis comme le délégataire par défaut. Cela permet à un délégataire restreint de voir des transactions qui peuvent inclure des lignes d’établissement ou de service non restreintes. L’utilisateur restreint peut uniquement approuver ou refuser les transactions auxquelles il a un accès illimité à toutes les lignes.

• Le délégué assume la responsabilité de toute demande d’approbation jusqu’à ce que l’approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations.

Notification

• Le délégataire reçoit des notifications par e-mail pour toute demande d’approbation transférée si la notification par e-mail est configurée sur la page Configurer le grand livre et si le délégataire a également activé les notifications par e-mail dans ses préférences.
• Lors du transfert d’une demande d’approbation à un délégataire, l’approbateur ne voit plus la transaction sur la page Approuver la liste des transactions.

• Les notifications par e-mail pour les demandes d’approbation redirigées sont envoyées aux délégataires si la notification par e-mail est activée à deux emplacements : la page Configurer les achats et la page Préférences personnelles du délégataire.

Configuration

• La sélection du délégataire par défaut est utilisée dans les situations suivantes :
  • Pour préremplir tous les champs de délégué lorsque vous configurez initialement la délégation d’approbation
  • En tant que délégataire pour les utilisateurs auxquels écriture de journal approbation permissions après la configuration de la délégation

    Par exemple, dans l’exemple ci-dessus, supposons que Tom Hong est le délégué par défaut. Si vous accordez la permission d’approbation à Jane Johnson, Tom Hong sera son délégué jusqu’à ce que vous modifiiez expressément son délégué.

    Le délégué par défaut peut être n’importe quel utilisateur disposant des permissions appropriées, à l’exception de l’utilisateur Gestionnaire de personnel. Le délégué par défaut peut uniquement approuver des transactions lorsqu’il agit en tant que délégué.