À propos de la délégation de l’approbation des achats

Tout le monde a besoin de faire une pause. L’utilisation de la délégation de l’approbation permet de garantir l’avancement des transactions soumises pour approbation dans le processus d’approbation même en cas d’absence des approbateurs.

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à quelqu’un d’autre lorsqu’ils sont absents pour quelque raison que ce soit.

L’activation et la configuration de approbation délégation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour les approbations d’achats. Lorsqu’un approbateur est défini sur le statut absent dans ses préférences utilisateur, Sage Intacct transfère automatiquement les nouvelles demandes d’approbation à son délégataire Utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

Exemple : Dans votre organisation, les délégataires suivants ont été affectés aux approbateurs suivants :

Exemple d’approbateurs et de délégataires
Approbateur	Délégataire
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Groupe d’approbation A
Tom Hong	Lucy Martinez

Si l’approbation d’Emily Woo est nécessaire et qu’elle est absente, la demande d’approbation est transmise à Tom Hong.
Si Tom est absent, la demande d’approbation est transférée à Lucy Martinez.
Si Lucy Martinez est absente, la demande d’approbation est envoyée à Ken Nguyen.

Si un groupe d’utilisateurs est configuré comme délégataire d’approbation, tous les membres du groupe peuvent afficher la demande d’approbation. Toutefois, la configuration de la définition de transaction garantit que seuls les membres du groupe non restreint peuvent approuver ou refuser.

Points importants pour la configuration de la délégation

Lorsque vous configurez la délégation, tenez compte de la logique d’absence du bureau et d’acheminement.

Acheminement des approbations

Les nouvelles demandes d’approbation ne sont transférées à un délégataire que lorsque l’approbateur indique qu’il est absent pour les approbations dans ses préférences. Voir Définir l’approbation du délégataire.
Si un délégataire est également absent, la demande d’approbation est transférée au délégataire du délégataire. Sage Intacct ne tente de transférer une demande d’approbation que 3 fois. Au bout de trois fois, la demande d’approbation est redirigée vers l’approbateur initial.
Le délégataire utilisateur ou groupe d'utilisateurs assume la responsabilité de toute demande de approbation jusqu’à ce que le approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations d’achat ou jusqu’à ce que les dates de début et de fin spécifiées soient passées.
Les demandes d’approbation pour les approbations de la valeur basées sur les permissions (approbation de la valeur et approbation de la valeur : progressive) ne sont transférées qu’à un délégataire ayant la même valeur permissions le même niveau.
Les utilisateurs restreints peuvent être définis comme le délégataire par défaut. Cela permet à un délégataire restreint d’afficher les transactions susceptibles d’inclure des établissement ou des lignes service non restreintes. L’utilisateur restreint peut uniquement approuver ou refuser les transactions auxquelles il a un accès illimité à toutes les lignes.

Notification

Lors du transfert d’une demande d’approbation à un délégataire, l’approbateur ne voit plus la transaction sur la page Approuver la liste des transactions.

Les notifications par e-mail pour les demandes d’approbation redirigées sont envoyées aux délégataires si la notification par e-mail est activée à deux emplacements : la page Configurer les achats et la page Préférences personnelles du délégataire.

Les demandes d’approbation sont envoyées à chaque membre d’un groupe d’utilisateurs délégataire avec les notifications par e-mail activées dans leurs préférences.

Configuration

Le délégataire par défaut que vous sélectionnez est utilisé de deux manières :

Elle remplit le champ Utilisateur ou Groupe d’utilisateurs pour chaque approbateur dans le tableau Gérer les délégataires
Il est automatiquement attribué aux nouveaux approbateurs ajoutés ultérieurement

Lorsque vous configurez pour la première fois la délégation d’approbation, le délégataire par défaut est affecté à tous les approbateurs. Examinez le tableau et mettez à jour les délégataires si nécessaire pour vous assurer que chaque approbateur a le délégataire approprié. Si un approbateur utilise le délégataire par défaut, la mise à jour de la valeur par défaut met automatiquement à jour son délégataire.

Choisissez un délégataire disposant des mêmes accès à l’entité et des mêmes permissions d’approbation que l’approbateur. Dans de nombreux cas, il s’agit d’un collègue ou du responsable de l’approbateur.

Si vous modifiez le délégataire par défaut ultérieurement :

Les approbateurs qui utilisent encore la valeur par défaut héritent automatiquement du délégataire mis à jour
Les approbateurs auxquels des délégataires ont été affectés manuellement ne sont pas affectés

Seuls les utilisateurs ou les groupes de utilisateur ayant le même niveau de approbation Achats peuvent être sélectionnés comme délégataires

En savoir plus sur Délégation des approbation d’achat.