Descriptions des champs : achats transaction définitions

Nom du modèle

Nom de la définition de transaction. Ce nom apparaît dans l’interface utilisateur. Une fois que vous avez enregistré une définition de transaction, vous ne pouvez pas modifier son nom.

Description

Une description significative de la définition de transaction. La description apparaît dans la liste des définitions de transaction.

Type de modèle

Détermine si certains champs apparaissent sur la transaction (par exemple, Date d’expiration par rapport à Expédier Date).

Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Liste, Facture, Régularisation, Autre

Dans les autres zones de Sage Intacct où vous utilisez l' Type de modèle Inclure :

• Vous associez des modèles de document (utilisés pour la sortie imprimée) aux transactions en Type de modèle. En savoir plus sur Modèles de documents.
• Dans les intégrations Salesforce, l’intégration regroupe la liste associée d’objets Sage Intacct par définition de transaction Type de modèle.
• Dans les intégrations Avalara AvaTax, l’intégration utilise la définition de transaction Type de modèle pour déterminer si une transaction est positive ou négative.

Catégorie de flux de travail

associe la transaction à l’icône appropriée sur la page Aperçu et au groupe de menu de la transaction applicable dans le menu Achats. Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Expédition, Facture, Retour.

Catégorie de rapport

À utiliser avec Assistant de création de rapport personnalisé interactif ou Explorateur visuel interactif Abonnements uniquement.

Sélectionnez une catégorie de rapport qui reflète le mieux l’objectif de cette définition de transaction afin de pouvoir regrouper des documents similaires lors de la création de rapports. Cela vous permet de définir des filtres à l’aide d’une ou de plusieurs catégories de rapports, au lieu d’avoir à spécifier chaque nom de définition de transaction souhaité.

Supposons par exemple que votre société ait des définitions de transaction différentes pour Type de modèle = Commande pour les commandes d’achat régulières et pour les commandes d’achat globales. Vous pouvez spécifier l’attribut Catégorie de rapport des « Commandes d’achat » pour les commandes d’achat régulières et des « Bons de commande globaux ou Contrats fournisseurs » pour les commandes d’achat globales.

Lors de la création d’un rapport sur l’objet de détails transaction de commande d’achat, ajoutez un filtre pour les objets associés > les transactions de commande d’achat> Définition de transaction > Catégorie de rapport. Dans cet exemple, vous pouvez choisir d’afficher uniquement les détails de la catégorie de rapport « Bons de commande ».

Si vous modifiez une définition de transaction pour attribuer une catégorie de rapport après l’utilisation de la définition de transaction, toutes les transactions créées à partir de cette définition de transaction seront mises à jour pour utiliser la catégorie de rapport sélectionnée.

Les catégories de rapports sont standardisées pour tous les locataires de Sage Intacct et ne peuvent pas être modifiées ni personnalisées. Suivez votre processus métier pour déterminer la catégorie de rapport à utiliser pour chaque définition de transaction.

Statut

Options :

• Actif : La définition de transaction est disponible.
• Inactif : La définition de transaction n’est pas disponible.

Activer le flux de travail du document principal

Activez l’option de flux de travail du document principal pour :

• Identifiez le document principal pour chaque ligne de document créée via un flux de travail de conversion de document ou de modification de document.
• Identifiez le document principal créé à partir de cette définition de transaction d’Achats à l’avenir.
• Afficher les champs de document principal et de numéro de ligne sur les documents d’Achats suivants et dans la section Écritures de facture fournisseur des Comptes fournisseurs (CF).

Ensuite, tous les documents ultérieurs créés à partir du document principal sont automatiquement liés à ce document principal.

Activer le flux de travail des ordres de modification

L’activation de cette option vous permet d’indiquer si le type de document de la définition de transaction est un document source ou de modification.

Créez des définitions de transaction pour vos documents sources et des définitions de transaction distinctes pour chaque document de modification que vous comptez utiliser.

Vous pouvez activer gestion du changement sur un définition de transaction avec des documents de modification (transactions) existants, mais vous ne pouvez pas désactiver gestion du changement si un document source a déjà des documents de modification (transactions).

En savoir plus sur gestion du changement.

Séquence de numérotation

Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les transactions. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante.

Laissez ce champ vide pour numéro les transactions manuellement ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro de document source.

Conserver les numéros de séquence

Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps.

Hériter du numéro de document source

Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez la commande d’achat PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001.

Total de l’inventaire, Maintenir et Ajouter ou soustraire

Utilisez le tableau pour spécifier le total cumulé des stocks qui sera affecté par la transaction, s’il faut suivre la quantité, la valeur ou les deux, et si ce montant augmentera ou diminuera lorsque l’utilisateur enregistrera la transaction.

Si vous définissez cette définition de transaction pour affecter la valeur ENSTOCK ou la quantité et la valeur, ajoutez au moins une paire de comptes de débit et de crédit au Mappage de compte CMV Tableau sur le Comptabilisation configuration Onglet pour enregistrer la définition de transaction.

Meilleures pratiques : Configurez la commande d’achat pour affecter la quantité et la valeur ENSTOCK et gérer toute la comptabilisation du grand livre pour les CMV, les CF et les revenus de l’inventaire. Évitez que des définitions de transaction distinctes n’affectent la quantité et la valeur ENSTOCK dans le même flux de travail.

En savoir plus sur Totaux d’inventaire.

Avertir l’utilisateur si la quantité d’articles disponibles est inférieure à 0

Alerte l’utilisateur si la quantité nécessaire est supérieure au total ENSTOCK dans l’entrepôt sélectionné. L’avertissement indique également les totaux ENCOMMANDE et ENATTENTE. L’avertissement s’affiche lorsque l’utilisateur sort de la Quantité dans la transaction.

Augmenter ou diminuer les stocks et les facturations

Indique si la transaction d’Achats est traitée comme une valeur positive ou négative au cours des Projets générer les factures processus. Si vous créez une définition de transaction pour un retour, définissez ce champ sur Diminuer. Lorsqu’une transaction de retour est récupérée dans le processus de génération de la facture des Projets, cela indique à Intacct de traiter la transaction comme une valeur négative. Laissez ce champ défini sur la valeur par défaut Augmentation dans la plupart des autres cas d’utilisation.

Ce champ s’applique si votre société est abonnée à Projets.

Méthode de sélection de l’entrepôt

Détermine comment les entrepôts sont présentés au utilisateur dans la liste déroulante entrepôt liste dans le transaction. Les options sont les suivantes :

• Trier par ID
• Trier par nom
• entrepôt avec inventaire disponible
• Utiliser l’entrepôt par défaut

Entrepôt par défaut

S’affiche uniquement si l’attribut Méthode de sélection de l’entrepôt est Utiliser l’entrepôt par défaut. Sélectionnez le entrepôt par défaut dans le menu déroulant. Un utilisateur Entrepôt par défaut La définition de ses préférences utilisateur remplace cette sélection.

Publication des transactions

Sélectionnez l’une des options suivantes :

• Comptes fournisseurs : La transaction est comptabilisée dans le livre auxiliaire des CF. Intacct crée une facture fournisseur de résumé dans les Comptes fournisseurs et affecte le Grand livre.
• Grand livre : La transaction est comptabilisée directement dans le Grand livre.

  Par exemple, pour comptabilisation directement au GL est lorsque vous souhaitez utiliser un transaction d’achat (qui n’est pas un facture fournisseur) pour réserver dans un comptabilité d'exercice ou un compte d’encaissement qui comptabilise le dépense en tant que comptabilité d'exercice et ne va pas directement aux CF.

• Ne pas comptabiliser : Le processus de comptabiliser transaction ne créera pas d’écriture du grand livre et ignorera toutes les entrées de correspondance dans l’un des Comptabilisation configuration tableaux.

Activer les allocations

Permet aux utilisateurs de répartir automatiquement le montant d’un élément d’Achats sur plusieurs dimensions. Ajoute un champ Ventilation et une table Répartitions de la ventilation aux détails de l’écriture d’élément.

Vous pouvez activer cette option uniquement si elle est également activée sur la Configuration du grand livre et la Configurer les Comptes fournisseurs page.

Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Activer les sous-totaux

Vous permet de spécifier des sous-totaux standards, tels qu’une taxe ou une remise, pour cette transaction. Lorsque vous sélectionnez ce champ, un tableau s’affiche dans lequel vous devez ajouter au moins un sous-total.

Tableau des sous-totaux

Ce tableau s’affiche lorsque Activer les sous-totaux soit défini sur vrai.

Description

Saisissez une description textuelle du sous-total. Chaque description de sous-total doit être unique.

Type de sous-total

Les options sont les suivantes : Remise ou frais.

Appliqué à la ligne

Saisissez le numéro de ligne de sous-total auquel le sous-total s’appliquera. Intacct traite la ligne de sous-total initiale comme le numéro de ligne 0. Le premier sous-total défini de la transaction modèle est la ligne n° 1, le deuxième sous-total défini est la ligne n° 2, etc.

Ce champ n’apparaît pas si Activer Taxe simple au niveau des lignes est sélectionné.

La valeur de Appliqué à la ligne est implicitement supposé être égal à 0. Les taxes, tous les autres frais et remises sont calculés au niveau de la ligne.

Type de valeur

Les options sont les suivantes : Montant ou Pourcentage.

Valeur

Saisissez une valeur par défaut pour le sous-total.

• Si Type de valeur est Montant, saisissez le montant du sous-total. Par exemple, saisissez 250.
• Si Type de valeur est Pourcentage, saisissez un pourcentage sous forme de numéro entier. Par exemple, saisissez 10 pour 10 %.

Les utilisateurs peuvent remplacer la valeur de sous-total par défaut dans la transaction.

Débit ou crédit

Indiquez si le sous-total va débiter ou créditer le compte du grand livre et le compte de compensation du grand livre correspondants.

Compte du GL

Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel le sous-total sera comptabilisé. Les transactions comptabilisées sur un compte du grand livre espèces/bancaire n’apparaissent pas lors du rapprochement.

Compte de contrepartie générale

Sélectionnez le compte du Grand livre de compensation dans lequel le sous-total sera comptabilisé. Cette colonne s’applique uniquement si vous utilisez des flux de travail avancés.

Service

Facultatif. Sélectionnez un service par défaut pour le sous-total. Ce champ n’est pas disponible au niveau général.

Établissement

Facultatif. Sélectionnez un établissement par défaut pour le sous-total. Ce champ n’est pas disponible au niveau général.

Est fiscal

Marque le sous-total comme une taxe. Lorsque la transaction est comptabilisée, la taxe est comptabilisée séparément en fonction des éléments de la transaction.

Définissez cet indicateur sur « vrai » pour les lignes de sous-total non taxables si votre organisation utilise Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara AvaTax.

Sélectionnez pour Avalara

Sélectionnez ce champ si l’élément de sous-total s’applique à AvaTax.

Ce champ apparaît uniquement si votre société utilise l’intégration Avalara AvaTax.

Service et emplacement

Si les champs Service et/ou Établissement sont sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire :

• Les champs Service et/ou Établissement apparaîtront sur la transaction et l’utilisateur pourra sélectionner les valeurs applicables
• Si la comptabilisation de la définition de transaction est définie sur AP ou GL, Intacct ignore tout service et/ou établissement sélectionné dans la Onglet Configuration de la comptabilisation et présente des champs de service et/ou d’emplacement vides sur la transaction.

Si les champs Service et/ou Établissement ne sont pas sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire :

• Les champs Service et/ou Établissement n’apparaîtront pas sur la transaction.
• Si la comptabilisation de la définition de transaction est définie sur AP ou GL, le service et/ou l’établissement utiliseront par défaut les valeurs de service et/ou d’établissement sélectionnées pour le groupe GL d’articles applicable dans le Onglet Configuration de la comptabilisation. Les valeurs apparaîtront dans le transaction ou le écriture de journal livre auxiliaire applicable.

Ces champs n’apparaissent pas au niveau général dans une société multi-entités.

Masque la colonne de prix dans l’en-tête de page de la liste des transactions et chaque élément de la fiche de transaction, y compris les éléments de sous-total. Garantit que le prix n’est pas visible dans les transactions où il n’est pas pertinent ou dans lesquelles vous souhaitez masquer le prix d’un article de grande valeur.

Cette option ne peut pas être activée lorsque Remplacer le prix suggéré est sélectionné, ou lorsque la définition de transaction est configurée pour la tolérance de correspondance.

Peut être converti à partir de

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction à partir de laquelle convertir cette transaction.

Par exemple, si une certaine facture fournisseur est toujours créée à partir d’une commande d’achat, sélectionnez la commande d’achat dans ce tableau dans la définition de transaction de la facture fournisseur applicable.

Si cette transaction modèle est la première étape de votre flux de travail, laissez ce tableau vide.

Sélectionnez Ajouter ajouter des lignes à ce tableau pour prendre en charge plusieurs définitions de transaction. Sélectionnez l’icône Corbeille pour supprimer une ligne.

Gestion de conversion partielle

Indique comment le système traite les transactions qui n’ont été que partiellement accomplies. Les options sont les suivantes :

• Laisser la transaction ouverte : lorsque l’utilisateur convertit la transaction en un autre type de transaction, le système laisse la transaction d’origine ouverte jusqu’à ce que tous les éléments soient terminés.
• Clôturer l’initial et créer une commande en souffrance : Lorsque le utilisateur convertit ce transaction en un autre type de transaction et saisit une quantité de article inférieure à la quantité transaction initial, le système ferme le transaction initial et crée une nouvelle transaction pour le restant article quantité.
• Clôturer la transaction : Lorsque le utilisateur convertit cette transaction en un autre type de transaction, le système ferme cette transaction, que la transaction soit terminée ou non.

En savoir plus sur Conversion partielle de la transaction.

Liste de prix initiale

Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique le premier tarif que le système évaluera lors de la détermination d’un prix de transaction recommandé. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif initial si vous le souhaitez. En savoir plus sur comment les tarifs sont évalués.

liste de prix spéciale

Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique un tarif spécial (par exemple, un tarif avec remise ou un tarif saisonnier). Le tarif spécial est prioritaire sur le tarif initial. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif spécial si vous le souhaitez.

Modèles de documents imprimables :

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie imprimée (fichiers PDF). En savoir plus sur les modèles de document imprimables. Intacct vous recommande vivement d’utiliser un modèle de document.

Texte facultatif par défaut

Si vous ne sélectionnez pas de Modèle de document, saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur chaque document imprimé à partir de cette transaction.

Modifier la règle

Définit la permission de modification pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Aucune modification : L’utilisateur ne peut pas modifier cette transaction après sa création, sauf si elle est à l’état de brouillon au statut.
• Avant l’impression : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être modifiée.
• Brouillon uniquement : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit comptabilisée. Une fois comptabilisée, la transaction ne peut plus être modifiée.
• Toutes les écritures : L’utilisateur peut modifier cette transaction selon ce que permettent les conditions de la transaction. Voir Modification d’une transaction d’achat pour les restrictions de modification.

Supprimer la règle

Définit la permission de suppression pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Aucune suppression : L’utilisateur ne peut pas supprimer cette transaction après sa création, sauf si la transaction est à l’état de brouillon de statut.
• Avant l’impression : L’utilisateur peut supprimer cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être supprimée.
• Toutes les écritures : L’utilisateur peut supprimer cette transaction selon ce que permet la condition de la transaction. Voir Supprimer une transaction d’achat pour les restrictions de suppression.

Définit les permissions de création pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Nouveau document ou conversion : L’utilisateur peut créer cette transaction en tant que transaction autonome en sélectionnant Ajouter à partir d’une liste de transactions ou sur l’icône plus en regard de la définition de transaction dans le menu, ou en copiant une transaction existante, etc.) ou l’utilisateur peut créer cette transaction en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail.
• Convertir uniquement : L’utilisateur peut uniquement créer ce document en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail. Par exemple, l’utilisateur peut uniquement créer une facture fournisseur en convertissant une commande d’achat existante. Les documents peuvent toujours être créés en tant que brouillon statut pour prendre en charge la création de transaction automatisée ou basée sur l’intégration.

Définit le contexte dans lequel les utilisateurs peuvent créer des transactions à partir de cette définition de transaction dans un environnement partagé multi-entités. Les options sont les suivantes :

• Niveau supérieur uniquement
• Niveau général ou entité
• Entité uniquement

Si vous utilisez un flux de travail avancé, lorsque vous sélectionnez « Niveau général ou entité » ou « Entité uniquement », un Paramètres d’entité L’onglet apparaît. Cet onglet vous permet de définir quelles entités peuvent créer des transactions et de définir des séquences de numérotation spécifiques à entité et/ou des modèles document si vous le souhaitez.

Ce champ n’apparaît que dans les définitions de transaction au niveau général d’un environnement multi-entités partagé.

Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques

Par défaut, tous les utilisateurs disposant des permissions d’application appropriées (Répertorier, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer des transactions) ont accès aux transactions qui utilisent cette définition de transaction. Si vous souhaitez autoriser uniquement l’accès à certains utilisateurs ou groupes utilisateur ou si vous souhaitez refuser à certains utilisateurs ou groupes utilisateur l’accès à ce définition de transaction spécifique, définissez ce champ sur vrai.

Lorsque ce champ est défini sur vrai, vous pouvez utiliser les champs qui s’affichent pour ajouter les utilisateurs et les groupes de utilisateur concernés au tableau des droits d’accès. Tout utilisateur ou groupe d’utilisateurs auquel vous refusez l’accès ne pourra pas voir ce type de transaction dans les listes de transactions des Achats ou des Comptes fournisseurs. La transaction est toujours visible dans les rapports et les journaux de livraison d’e-mails s’ils disposent des permissions appropriées.

Le système évalue tous les paramètres permissions pour déterminer les permissions effectives. Par exemple, supposons que Jean Tremblay fait partie du groupe Analystes. Supposons que nous avons défini Autoriser l’accès pour le groupe Analystes et Refuser l’accès pour Jerry Garfield pour la définition de transaction de facture fournisseur NFP. Jerry Garfield n’aura pas accès aux factures de fournisseur à but non lucratif dans Achats ou Comptes fournisseurs.

Pour configurer les droits d’accès d’un groupe d'utilisateurs ou d’un utilisateur :

1. Utilisez la liste de sélection pour sélectionner Groupe ou Utilisateur. En fonction de votre sélection, le Groupe d’utilisateurs ou Utilisateur La liste devient disponible.
2. Sélectionnez le groupe d’utilisateurs ou l’utilisateur applicable dans la liste déroulante puis sélectionnez Ajouter. Le groupe ou l’utilisateur apparaît dans le tableau.
3. Dans le tableau, sélectionnez Autoriser ou Refuser dans la liste de sélection en regard du groupe d'utilisateurs ou du utilisateur applicable.

Nom de l’entité

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une entité.

Séquence de numérotation

Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les transactions pour les entité correspondants. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante.

Laissez ce champ vide pour utiliser la séquence de numérotation définie dans la Généralités ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro de document source.

Conserver les numéros de séquence

Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps. Ce champ est grisé si vous n’avez pas sélectionné de Séquence de numérotation pour l’entité correspondante.

Hériter du numéro de document source

Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez la commande d’achat PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001.

Modèle de document

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie imprimée (PDF) de l’entité correspondante. Laissez ce champ vide pour utiliser le modèle de document défini dans la Généralités Tab. En savoir plus sur l’imprimé Modèles de documents.