Descriptions des champs : achats transaction définitions

Nom du modèle

Nom de la définition de transaction. Ce nom apparaît dans l’interface utilisateur. Une fois que vous avez enregistré une définition de transaction, vous ne pouvez pas modifier le nom du modèle.

Description

Une description pertinente de la définition de transaction. La description apparaît dans la liste des définitions de transaction.

Type de modèle

Détermine si certains champs apparaissent sur la transaction (par exemple, Date d’expiration par rapport à Expédier Date).

Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Liste, Facture, Régularisation, Autre

Dans les autres zones de Sage Intacct où vous utilisez l' Type de modèle Inclure :

• Vous associez des modèles de document (utilisés pour la sortie imprimée) aux transactions en Type de modèle. En savoir plus sur Modèles de documents.
• Dans les intégrations Salesforce, l’intégration regroupe la liste associée d’objets Sage Intacct par définition de transaction Type de modèle.
• Dans les intégrations Avalara AvaTax, l’intégration utilise la définition de transaction Type de modèle pour déterminer si une transaction est positive ou négative.

Catégorie de flux de travail

associe la transaction à l’icône appropriée sur la page Aperçu et au groupe de menu de la transaction applicable dans le menu Achats. Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Expédition, Facture, Retour.

Catégorie de rapport

À utiliser avec Assistant de création de rapport personnalisé interactif ou Explorateur visuel interactif Abonnements uniquement.

Sélectionnez une catégorie de rapport qui reflète le mieux l’objectif de cette définition de transaction afin de pouvoir regrouper des documents similaires lors de la création de rapports. Cela vous permet de définir des filtres à l’aide d’une ou de plusieurs catégories de rapports, au lieu d’avoir à spécifier chaque nom de définition de transaction souhaité.

Supposons par exemple que votre société ait des définitions de transaction différentes pour Type de modèle = Commande pour les commandes d’achat régulières et pour les commandes d’achat globales. Vous pouvez spécifier l’attribut Catégorie de rapport des « Bons de commande » pour les commandes d’achat régulières et des « Bons de commande globaux ou contrats fournisseurs » pour les commandes d’achat globales.

Lors de la création d’un rapport sur l’objet de détail transaction de commande d’achat, ajoutez un filtre pour les objets associés > transactions de commande d’achat> Définition de transaction > catégorie de rapports. Dans cet exemple, vous pouvez choisir d’afficher uniquement les détails de la catégorie de rapport « Bons de commande ».

Si vous modifiez une définition de transaction pour attribuer une catégorie de rapport après l’utilisation de la définition de transaction, toutes les transactions créées à partir de cette définition de transaction seront mises à jour pour utiliser la catégorie de rapport sélectionnée.

Les catégories de rapports sont standardisées pour tous les locataires de Sage Intacct et ne peuvent pas être modifiées ni personnalisées. Suivez votre processus métier pour déterminer la catégorie de rapport à utiliser pour chaque définition de transaction.

Statut

• Actif : La définition de transaction est disponible.
• Inactif : La définition de transaction n’est pas disponible.

Le statut des définitions de transaction générées par le système ne peut pas être modifié.

Activer le flux de travail du document principal

Activez l’option de flux de travail du document principal pour :

• Identifiez le document principal pour chaque ligne de document créée via un flux de travail de conversion de document ou de commande de modification.
• Identifier le document principal créé à partir de cette définition de transaction d’Achats à l’avenir.
• Affichez les champs du document principal et du numéro de ligne sur les documents d’Achats suivants et sur la section Écritures de factures fournisseurs dans les Comptes fournisseurs (CF).

Ensuite, tous les documents ultérieurs créés à partir du document principal sont automatiquement liés à ce document principal.

Activer le flux de travail de l'application de paiement

Activez le flux de travail de l'application de paiement pour :

• Inclure cette définition de transaction comme document de flux de travail d'application de paiement (Application, Valorisation ou Facture).
• Suivez le document principal associé à ce document de flux de travail.
• Lier automatiquement les documents de flux de travail suivants à ce document et au document principal associé.

En savoir plus sur le flux de travail de l'application de paiement du sous-traitant.

Catégorie de document d'application

Détermine l'étape du flux de travail de l'application de paiement dans laquelle cette définition de transaction peut être utilisée.

Les options sont :

• Application

• Valorisation

• Facture

En savoir plus sur le flux de travail de l'application de paiement du sous-traitant.

Activer le flux de travail des ordres de modification

Activez cette option pour indiquer si le type de document de la définition de transaction est un Document source ou un Modifier le document.

Créez des définitions de transaction pour vos documents sources et des définitions de transaction distinctes pour chaque document de modification que vous comptez utiliser.

Vous pouvez activer gestion du changement sur un définition de transaction avec des documents de modification (transactions) existants, mais vous ne pouvez pas désactiver gestion du changement si un document source a des documents de modification (transactions) existants.

En savoir plus sur gestion du changement.

Séquence de numérotation

Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les transactions. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante.

Laissez ce champ vide pour numéro les transactions manuellement ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro de document source.

Conserver les numéros de séquence

Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps.

Hériter du numéro de document source

Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez la commande d’achat PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001.

Inventaire total, Maintenir et Ajouter ou soustraire

Utilisez les totaux d’inventaire dans les définitions de transaction pour vous aider à suivre le numéro d’articles que vous avez en stock et qui sont disponibles à la vente.

Spécifiez le total cumulé des stocks que vous souhaitez que la transaction affecte, s’il faut suivre la quantité, la valeur ou les deux, et si le montant augmente ou diminue lorsque la transaction est enregistrée.

Si vous définissez ce définition de transaction comme affectant la valeur ENSTOCK ou la quantité et la valeur, ajoutez au moins une paire de compte débit et crédit au Mappage de compte CMV Tableau sur le Comptabilisation configuration Onglet pour enregistrer la définition de transaction.

Meilleures pratiques : Configurez la commande d’achat pour affecter la quantité et la valeur ENSTOCK et gérez toute la comptabilisation du GL pour les CMV, les CF et les revenus de l’inventaire. Évitez que des définitions de transaction distinctes n’affectent la quantité ENSTOCK et la valeur ENSTOCK dans le même flux de travail.

En savoir plus sur Totaux d’inventaire.

Avertir l’utilisateur si la quantité d’articles disponibles est inférieure à 0

Alerte l’utilisateur si la quantité nécessaire est supérieure au total ENSTOCK dans l’entrepôt sélectionné. L’avertissement indique également les totaux EN COMMANDE et EN ATTENTE. L’avertissement s’affiche lorsque l’utilisateur quitte la Quantité dans la transaction.

Augmenter ou diminuer les stocks et les facturations

Indique si la transaction d’Achats est traitée comme une valeur positive ou négative au cours des Projets générer les factures processus.

Si vous créez une définition de transaction pour un retour, définissez ce champ sur Diminuer. Lorsqu’une transaction de retour est récupérée dans le processus de génération des factures des Projets, cela indique à Intacct de traiter la transaction comme une valeur négative. Laissez ce champ défini sur la valeur par défaut Augmenter dans la plupart des autres cas d’utilisation.

Ce champ s’applique si votre société est abonnée à Projets.

Méthode de sélection de l’entrepôt

Détermine comment les entrepôts sont présentés au utilisateur dans la liste déroulante entrepôt dans le transaction. Les options sont les suivantes :

• Trier par ID
• Trier par nom
• entrepôt avec inventaire disponible
• Utiliser l’entrepôt par défaut

Entrepôt par défaut

S’affiche uniquement si l’attribut Méthode de sélection de l’entrepôt est Utiliser l’entrepôt par défaut. Sélectionnez le entrepôt par défaut dans le menu déroulant. Un utilisateur Entrepôt par défaut La configuration de leurs préférences utilisateur remplace cette sélection.

Activer les sous-totaux

Vous permet de spécifier des sous-totaux standards, tels qu’une taxe ou une remise, pour cette transaction. Lorsque vous sélectionnez ce champ, un tableau s’affiche dans lequel vous devez ajouter au moins un sous-total.

Tableau des sous-totaux

Ce tableau apparaît lorsque Activer les sous-totaux est sélectionné.

Description

Saisissez une description textuelle du sous-total. Chaque description de sous-total doit être unique.

Type de sous-total

Les options sont les suivantes : Remise ou frais.

Appliqué à la ligne

Saisissez le numéro de ligne de sous-total auquel le sous-total s’appliquera. Intacct traite la ligne de sous-total initiale comme la ligne numéro 0. Le premier sous-total défini de la transaction modèle est la ligne n° 1, le deuxième sous-total défini est la ligne n° 2, etc.

Ce champ n’apparaît pas si Activer Taxe simple au niveau des lignes est sélectionné.

La valeur de Appliqué à la ligne est implicitement supposé être égal à 0. Les taxes, tous les autres frais et les remises sont calculés au niveau de la ligne.

Type de valeur

Les options sont les suivantes : Montant ou pourcentage.

Pour un sous-total de taxe, sélectionnez Pourcentage. Les sous-totaux fiscaux ne prennent en charge que les Pourcentage Type de valeur.

Valeur

Saisissez une valeur par défaut pour le sous-total.

• Si Type de valeur est Montant, saisissez le montant du sous-total. Par exemple, saisissez 250.
• Si Type de valeur est Pourcentage, saisissez un pourcentage sous forme de numéro entier. Par exemple, saisissez 10 pour 10 %.

Les utilisateurs peuvent remplacer la valeur de sous-total par défaut dans la transaction.

Débit ou crédit

Indiquez si le sous-total va débiter ou créditer le compte du grand livre et le compte de compensation du grand livre correspondants.

Compte du GL

Sélectionnez le compte du grand livre dans lequel le sous-total sera comptabilisé. Les transactions comptabilisées sur un compte du grand livre espèces/bancaire n’apparaissent pas lors du rapprochement.

Compte de contrepartie générale

Sélectionnez le compte du grand livre de compensation dans lequel le sous-total sera comptabilisé. Cette colonne s’applique uniquement si vous utilisez des flux de travail avancés.

Service

Facultatif. Sélectionnez un service par défaut pour le sous-total. Ce champ n’apparaît pas au niveau général.

Établissement

Facultatif. Sélectionnez un établissement par défaut pour le sous-total. Ce champ n’apparaît pas au niveau général.

Est fiscal

Marque le sous-total comme une taxe. Lorsque la transaction est comptabilisée, la taxe est comptabilisée séparément en fonction des éléments de la transaction.

Définissez cet indicateur sur « vrai » pour les lignes de sous-total non taxables si votre organisation utilise Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara AvaTax.

Sélectionnez pour Avalara

Sélectionnez ce champ si l’élément de sous-total s’élément s’applique à AvaTax.

Ce champ apparaît uniquement si votre société utilise l’intégration Avalara AvaTax.

Service et emplacement

Si les champs Service et/ou Établissement sont sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire :

• Les champs Service et/ou Établissement apparaissent sur la transaction et l’utilisateur peut sélectionner les valeurs applicables
• Si le définition de transaction a comptabilisation défini sur CF ou GL, Intacct ignore tout service et/ou établissement sélectionné dans la Onglet Configuration de la comptabilisation et présente des champs Service et/ou Établissement vides sur la transaction.

Si les champs Service et/ou Établissement ne sont pas sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire :

• Les champs Service et/ou Établissement n’apparaissent pas sur la transaction.
• Si le définition de transaction a comptabilisation défini sur CF ou Dans le Grand livre, le service et/ou l’établissement correspondent par défaut aux valeurs de service et/ou d’établissement sélectionnées pour le groupe d’articles du grand livre applicable dans le Onglet Configuration de la comptabilisation. Les valeurs apparaissent dans la transaction du livre auxiliaire ou l’écriture de journal applicable.

Ces champs n’apparaissent pas au niveau général dans une société multi-entités.

Masque la colonne de prix dans l’en-tête de page de la liste des transactions et chaque élément de la fiche de transaction, y compris les éléments de sous-total. Garantit que le prix n’est pas visible dans les transactions où il n’est pas pertinent ou dans lesquelles vous souhaitez masquer le prix d’un article de grande valeur.

Cette option ne peut pas être activée lorsque Remplacer le prix suggéré est sélectionné, ou lorsque la définition de transaction est configurée pour la tolérance de correspondance.

Publication des transactions

Sélectionnez l’une des options suivantes :

• Comptes fournisseurs: La transaction est comptabilisée dans le livre auxiliaire des CF. Intacct crée une facture fournisseur résumée dans les Comptes fournisseurs et affecte le Grand livre.
• Grand livre: La transaction est comptabilisée directement dans le Grand livre.

  Utilisez cette option lorsque vous souhaitez utiliser une transaction d’Achats (qui n’est pas une facture fournisseur) pour la comptabiliser sur un compte de comptabilité d’exercice ou d’exécution qui comptabilise la dépense en tant que comptabilité d’exercice et ne va pas directement dans les CF.

• Ne pas comptabiliser : Le processus de comptabilisation des transactions ne crée pas d’écriture du grand livre et ignore les entrées de correspondance dans l’un des Comptabilisation configuration tableaux.

Activer les allocations

Permet aux utilisateurs de répartir automatiquement le montant d’un élément d’Achats sur plusieurs dimensions. cette option ajoute un champ Ventilation et une table Répartitions de la ventilation aux détails de l’écriture d’élément.

Vous pouvez activer cette option uniquement si elle est également activée sur le Configuration du grand livre et le Configurer les Comptes fournisseurs page.

Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Peut être créé à partir de

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction à partir de laquelle convertir cette transaction.

Par exemple, si une certaine facture fournisseur est toujours créée à partir d’un commande d’achat, sélectionnez le commande d’achat de ce tableau dans le définition de transaction facture fournisseur applicable.

Si cette transaction modèle est la première étape de votre flux de travail, laissez ce tableau vide.

Sélectionnez Ajouter Pour ajouter des lignes à ce tableau afin de prendre en charge plusieurs définitions de transaction. Sélectionnez Supprimer (Corbeille) pour supprimer une ligne.

Gestion de conversion partielle

Indique comment Intacct traite les transactions qui n’ont été que partiellement accomplies. Les options sont les suivantes :

• Laisser la transaction ouverte : Lorsque l’utilisateur convertit la transaction en un autre type de transaction, Intacct laisse la transaction initiale ouverte jusqu’à ce que tous les éléments soient complétés.
• Clôturer la transaction : Lorsque vous convertissez cette transaction en un autre type de transaction, Intacct ferme cette transaction, que la transaction soit terminée ou non.

En savoir plus sur Conversion partielle de la transaction.

Liste de prix initiale

Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique le premier tarif qu’Intacct évalue lors de la détermination d’un prix de transaction recommandé. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif initial si vous le souhaitez. En savoir plus sur Comment les tarifs sont-ils évalués ?.

liste de prix spéciale

Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique une tarif spéciale (par exemple, un tarif avec remise ou une tarif saisonnière). Le tarif spécial est prioritaire sur le tarif initial. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif spécial si vous le souhaitez.

Modèles de documents imprimables :

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie imprimée (fichiers PDF). En savoir plus sur les modèles de documents imprimables. Nous vous recommandons vivement d’utiliser un modèle de document.

Texte facultatif par défaut

Si vous ne sélectionnez pas de Modèle de document, saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur chaque document imprimé à partir de cette transaction.

Groupe GL d’articles et entrepôt

Le Groupe d’articles du GL et Entrepôt Ensemble, ils forment le groupe de critères pour le mappage des comptes. Par exemple, le groupe GL de l’article Maintenance et l’Entrepôt 13 peuvent être mappés à un compte du grand livre général et à un compte de compensation, et le groupe GL de l’article Logiciel et l’Entrepôt 13 mappés à un compte du grand livre général et à un compte de compensation différents.

Débit ou crédit

Choisissez de débiter ou de créditer le compte.

Compte du GL

Utilisez la compte du grand livre Sélection liste pour sélectionner le compte applicable auquel cette transaction s’inscrit pour le groupe de critères mappé. Les transactions comptabilisées sur un compte de trésorerie/bancaire n’apparaissent pas lors du rapprochement.

Indique si le compte du grand livre correspondant est ou non un compte de compensation. Chaque Groupe d’articles du GL et Entrepôt L’ensemble de critères doit avoir un seul compte de compensation.

Service

Utilisez la Service liste de sélection pour sélectionner un service par défaut par rapport auquel l’élément sera enregistré. Si vous sélectionnez Service dans le Remplacements de l’utilisateur , l’utilisateur peut sélectionner un autre service dans la transaction.

Ce champ ne s’applique pas à l’entité de niveau général.

Établissement

Utilisez la Emplacement La sélection liste pour sélectionner une établissement par défaut par rapport à laquelle le élément sera enregistré. Si vous sélectionnez Emplacement dans le Remplacements de l’utilisateur , l’utilisateur peut sélectionner un autre établissement dans la transaction.

Ce champ ne s’applique pas à l’entité de niveau général.

Modifier la règle

Définit la permission de modification pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Aucune modification : L’utilisateur ne peut pas modifier cette transaction après sa création, sauf si elle est à l’état de brouillon au statut.
• Avant l’impression : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être modifiée.
• Brouillon uniquement : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit enregistrée. Une fois comptabilisée, la transaction ne peut plus être modifiée.
• Toutes les écritures : L’utilisateur peut modifier cette transaction selon ce que permettent les conditions de la transaction. Voir Modification d’une transaction d’achat pour les restrictions de modification.

Supprimer la règle

Définit la permission de suppression pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Aucune option de suppression : L’utilisateur ne peut pas supprimer cette transaction après sa création, sauf si la transaction est à l’état de brouillon de statut.
• Avant l’impression : L’utilisateur peut supprimer cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être supprimée.
• Toutes les écritures : L’utilisateur peut supprimer cette transaction selon ce que permet la condition de la transaction. Voir Suppression d’une transaction d’achat pour les restrictions de suppression.

Définit les permissions de création pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes :

• Nouveau document ou conversion : L’utilisateur peut créer cette transaction en tant que transaction autonome en sélectionnant Ajouter à partir d’une liste de transactions ou sur l’icône plus en regard de la définition de transaction dans le menu, ou en copiant une transaction existante, etc.) ou l’utilisateur peut créer cette transaction en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail.
• Convertir uniquement : L’utilisateur peut uniquement créer ce document en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail. Par exemple, l’utilisateur peut uniquement créer une facture fournisseur en convertissant une commande d’achat existante. Les documents peuvent toujours être créés au statut Brouillon au statut pour prendre en charge la création de transactions automatisées ou basées sur l’intégration.

Définit le contexte dans lequel les utilisateurs peuvent créer des transactions à partir de cette définition de transaction dans un environnement partagé multi-entités. Les options sont les suivantes :

• Niveau supérieur uniquement
• Niveau général ou entité
• Entité uniquement

Si vous utilisez un flux de travail avancé, lorsque vous sélectionnez « Niveau général ou entité » ou « Entité uniquement », un Paramètres d’entité L’onglet apparaît. Cet onglet vous permet de définir quelles entités peuvent créer des transactions et de définir des séquences de numérotation spécifiques à entité et/ou des modèles document si vous le souhaitez.

Ce champ n’apparaît que dans les définitions de transaction au niveau général d’un environnement multi-entités partagé.

Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques

Par défaut, tous les utilisateurs disposant des permissions d’application appropriées (Répertorier, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer des transactions) ont accès aux transactions qui utilisent cette définition de transaction. Cochez cette case si vous souhaitez autoriser ou refuser uniquement à certains utilisateurs ou groupes utilisateur l’accès à ce définition de transaction spécifique.

Utilisez les champs qui s’affichent pour ajouter les utilisateurs et les groupes de utilisateur concernés au tableau des droits d’accès, puis définissez leur accès, Autoriser ou Refuser. Tout utilisateur ou groupe d’utilisateurs auquel vous refusez l’accès ne pourra pas voir ce type de transaction dans les listes de transactions des Achats ou des Comptes fournisseurs. La transaction est toujours visible dans les rapports et les journaux de livraison d’e-mails s’ils disposent des permissions appropriées.

Pour configurer les droits d’accès d’un groupe d’utilisateurs ou d’un utilisateur :

1. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner Groupe ou Utilisateur. En fonction de votre sélection, le Groupe ou Utilisateur La liste devient disponible.
2. Sélectionnez le groupe ou l’utilisateur applicable dans la liste déroulante puis sélectionnez Ajouter. Le groupe ou l’utilisateur apparaît dans le tableau.
3. Dans le tableau, sélectionnez Autoriser ou Refuser Dans la liste de sélection en regard du groupe ou de l’utilisateur concerné.

Nom de l’entité

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une entité.

Séquence de numérotation

Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les transactions pour le entité correspondant. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante.

Laissez ce champ vide pour utiliser la séquence de numérotation définie dans la Généralités ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro de document source.

Conserver les numéros de séquence

Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps. Ce champ est grisé si vous n’avez pas sélectionné de Séquence de numérotation pour l’entité correspondante.

Hériter du numéro de document source

Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez la commande d’achat PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001.

Modèle de document

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie imprimée (PDF) de l’entité correspondante. Laissez ce champ vide pour utiliser le modèle de document défini dans la Généralités . En savoir plus sur l’imprimé Modèles de documents.