Fermer une commande d’achat

Vous pouvez fermer les commandes d’achat parce qu’elles ne seront pas exécutées. Il se peut qu’une commande d’achat ait expiré, ou que vous ayez partiellement converti une commande d’achat et que vous vous rendiez compte que vous n’utiliserez jamais la quantité restante des articles de la commande d’achat.

La meilleure pratique pour clôturer les commandes d’achat obsolètes consiste à créer et à utiliser un flux de travail dans lequel la commande d’achat peut être convertie en commande d’achat de clôture. Le flux de travail termine le traitement de la commande d’achat, laisse une piste d’audit et empêche sa réouverture et sa conversion.

1. Configurer un flux de travail de clôture de la commande d’achat

Le définition de transaction de commande d’achat de clôture doit être créé uniquement par conversion à partir du commande d’achat source et configuré pour extourner tout inventaire ou effet de comptabilisation du commande d’achat source.

1. Créez un définition de transaction de commande d’achat de clôture avec les paramètres suivants.

   Valeurs du champ de définition de transaction de la commande d’achat de clôture

   Champ	Valeur requise
   Nom du modèle	Spécifiez un nom qui permettra à vos utilisateurs de comprendre que cette commande d’achat est destinée à clôturer les commandes d’achat qui ne seront plus utilisées.
   Type de modèle	Commande
   Totaux d’inventaire	Si les totaux d’inventaire sont spécifiés sur la commande d’achat source, définissez ici l’effet total d’inventaire opposé. Par exemple, si la commande d’achat source augmente la quantité ENCOMMANDE, définissez cette définition de transaction pour soustraire la quantité ENCOMMANDE.
   Publication des transactions	Sélectionnez la même option de comptabilisation que la commande d’achat source.
   Conversion de transaction : Peut être créé à partir de	Sélectionnez la commande d’achat source ici.
   Configuration de la publication	Si la comptabilisation de la transaction de la commande de vente source est définie sur Grand livre ou sur Comptes fournisseurs, définissez ici le mappage de compte opposé. Par exemple, si la transaction source a été configurée pour débiter le compte X et créditer le compte Y, définissez cette définition de transaction sur créditer le compte X et débiter le compte Y.
   Configuration de sécurité : Créer une stratégie	Convertir uniquement

2. Définissez les autres paramètres de définition de transaction, le cas échéant, puis enregistrez la définition de transaction.
   Ne modifiez aucune autre définition de transaction pour permettre leur conversion à partir de la commande d’achat de clôture. La commande d’achat de clôture doit être le dernier document de son flux de travail pour que son statut puisse être défini sur Clôturé.
3. Si le commande d’achat de clôture affecte la quantité, la valeur ou les deux de l’inventaire, ou s’il est comptabilisé directement dans le grand livre, spécifiez les mêmes journaux que le commande d’achat source dans la Configuration du document de la page Configurer les Achats.

2. Utiliser une commande d’achat de clôture

1. Dans le liste commande d’achat applicable, sélectionnez Convertir en regard de la commande d’achat à clôturer.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche et affiche des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

2. Sélectionnez l’icône Clôturer la commande d’achat.

   La commande d’achat de clôture s’affiche et affiche toutes les données de la commande d’achat source.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour clôturer la totalité de la commande d’achat restante, ne modifiez aucune Quantité valeurs.
   • Pour fermer un ou plusieurs éléments tout en laissant certains éléments ouverts, définissez l’icône Quantité des éléments que vous souhaitez maintenir ouverts sur 0.
4. Facultatif. Si la commande d’achat de clôture affecte les quantités de stock, a une comptabilisation dans le grand livre ou les deux, demandez-vous si vous devez modifier la date de la transaction, qui sera la date de comptabilisation dans le grand livre.
5. Sélectionnez Publier.

   Le commande d’achat de clôture s’affiche liste et affiche la commande d’achat de clôture avec son statut comme Clôturée.