Supprimer ou extourner un reçu d’achats

Il peut arriver que vous deviez modifier ou extourner les effets d’un reçu d’achats. Par exemple, vous avez peut-être eu une commande d’achat pour 1 000 widgets. Vous avez reçu les widgets et converti la commande d’achat en reçu. Cependant, lorsque vous avez ouvert la boîte, vous n’avez trouvé que 750 widgets. Vous souhaitez modifier le reçu pour refléter la quantité appropriée.

À propos de la suppression ou de l’annulation des effets d’un reçu d’Achats

Après la conversion d’une commande d’achat en reçu et avant que le reçu ne soit converti en facture fournisseur, vous pourriez découvrir que certaines marchandises n’ont pas été reçues. Pour corriger le reçu afin de refléter la bonne quantité de marchandises reçues, vous pouvez :

• Supprimer le reçu : Supprime le reçu du système, ce qui vous permet ensuite de reconvertir la commande d’achat en reçu, en spécifiant la quantité réellement reçue
• Modifiez le reçu pour en extourner les effets : Laisse le reçu dans le système avec la quantité réellement reçue, ce qui vous permet de suivre les modifications et de gérer une piste d’audit

Pour supprimer ou modifier le reçu, il doit se trouver dans une période fiscale ouverte.

Exigences de définition de transaction à supprimer ou à extourner

Que vous supprimiez un reçu ou que vous extourniez ses effets pour modifier un reçu afin de refléter la quantité réelle de marchandises reçues, le Définitions de transaction pour la commande d’achat et le reçu doivent avoir certains attributs.

Attributs de définition de transaction nécessaires pour les actions entreprises

Action	Attributs de définition de transaction nécessaires
Supprimer un reçu	Commande de l’acheteur définition de transaction : Aucune Définition de transaction de réception : Supprimer la politique = Supprimer ou Avant l’impression
Modifier un reçu pour extourner les effets	Commande de l’acheteur définition de transaction : Gestion de conversion partielle = Laisser la transaction ouverte ou Clôturer l’initial et créer une commande en souffrance Définition de transaction de réception : Modifier la politique = Modifier ou Avant l’impression

De plus, si vous ne recevez jamais la quantité de marchandises manquante, vous pouvez Créer un flux de travail d’achat de clôture. Ce flux de travail vous permet de fermer toute commande d’achat partiellement convertie ou en rupture de stock qui reste ouverte après la suppression du reçu ou sa modification en vue de l’extourner.

Supprimer un reçu

Si vous avez converti une commande d’achat en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la quantité totale sur la commande, vous pouvez supprimer le reçu et convertir la commande d’achat en reçu en précisant à nouveau la bonne quantité. La suppression d’un reçu restaure toutes les données pertinentes du système au statut dans lequel elles se trouvaient avant la création du reçu (cela inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les effets d’inventaire, etc., selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu).

La suppression du reçu le supprime du système et ne laisse pas de trace d’audit.

1. Ouvrez le Liste des reçus et recherchez le reçu à supprimer.
2. Sélectionnez l’icône Supprimer à côté du reçu, puis sélectionnez l’icône Supprimer bouton. Selon vos préférences d’utilisateur, vous devrez peut-être confirmer la suppression en sélectionnant Supprimer D’accord.

   En supprimant le reçu, la commande d’achat est rouverte et toutes les données pertinentes du système sont restaurées au statut dans lequel elles se trouvaient avant la création du reçu (cela inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les effets d’inventaire, etc., selon la configuration de la comptabilisation de la définition de transaction pour le reçu).

   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer un reçu et les solutions possibles, reportez-vous à la section Supprimer une transaction d’achat.)
3. Convertissez partiellement la commande d’achat rouverte en reçu, en saisissant la quantité réellement reçue.
4. Si l’attribut Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction pour la commande d’achat est défini sur Laisser la transaction ouverte ou Clôturer l’initial et créer une commande en souffrance, vous pouvez gérer la commande d’achat qui a été laissée partiellement ouverte :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans le liste commande d’achat applicable, recherchez le commande d’achat (ou le commande d’achat de commande en souffrance si le définition de transaction de la commande d’achat a été défini sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en reçu, en saisissant la quantité manquante à l’origine. Vous obtiendrez deux reçus totalisant la quantité de commande d’achat initiale.
   • En option : Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans le liste commande d’achat applicable, recherchez le commande d’achat (ou le commande d’achat de commande en souffrance si le définition de transaction de la commande d’achat a été défini sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus Configuration et utilisation d’un flux de travail de commande d’achat de clôture.
        
5. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous le facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.

Extourner les effets d’un reçu

Si vous avez converti une commande d’achat en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la totalité de la quantité indiquée sur la commande d’achat, vous pouvez modifier le reçu pour extourner les effets pour la quantité manquante.

1. Ouvrez le Liste des reçus, recherchez le reçu et sélectionnez Modifier.
   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas modifier un reçu et les solutions possibles, reportez-vous à la section Modifier une transaction d’achat.
2. Modifiez la Quantité à la quantité réelle que vous avez reçue, puis sélectionnez Publier. Sage Intacct effectue les actions suivantes en fonction des Gestion de conversion partielle Définition dans la définition de transaction pour la commande d’achat.

   Actions entreprises pour les options de gestion de conversion partielle

   Option de gestion de conversion partielle	Mesures prises
   Laisser la transaction ouverte	Modifie la quantité dans le reçu et restaure toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes du grand livre, comptes du livre auxiliaire, effets sur les stocks, etc.), selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu) Rouvre la commande d’achat pour repousser la quantité non reçue en modifiant le Qté convertie et réinitialise le statut de la commande d’achat sur Partiellement converti
   Fermer l’initial et créer une commande en attente	Modifie la quantité dans le reçu et restaure toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes du grand livre, comptes du livre auxiliaire, effets sur les stocks, etc.), selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu) Laisse la commande d’achat initiale au statut Converti Crée une commande d’achat en souffrance pour repousser la quantité non reçue et définit le statut de la commande d’achat en souffrance sur En attente

3. Gérez la commande d’achat, qui est maintenant ouverte, en effectuant l’une des actions suivantes :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans le liste commande d’achat applicable, recherchez le commande d’achat (ou le commande d’achat de commande en souffrance si le définition de transaction de la commande d’achat a été défini sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en reçu, en saisissant la quantité qui manquait à l’origine sur le reçu. Vous obtiendrez deux reçus totalisant la quantité de commande d’achat initiale.
   • En option : Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans le liste commande d’achat applicable, recherchez le commande d’achat (ou le commande d’achat de commande en souffrance si le définition de transaction de la commande d’achat a été défini sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus Configuration et utilisation d’un flux de travail de commande d’achat de clôture.
        
4. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous le facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.