Configurer des groupes de dimensions

La manière dont vous configurez les groupes de dimensions pour votre société dépend de votre activité et de la manière dont vous prévoyez d’utiliser ces groupes.

Par exemple, votre société fournit des services à partir de plusieurs emplacements. Vous pouvez configurer des groupes de dimensions qui vous aident à filtrer les rapports par établissement, client, collaborateur et même par projet.

Au sein de chaque type de groupe de dimension, vous pouvez définir plusieurs groupes à des fins différentes, tels que des groupes qui filtrent les clients par type, montant dû, pays ou une combinaison de critères.

Cette rubrique s’applique aux dimensions standard. Pour les dimensions définies par l’utilisateur, reportez-vous à la section Gérer les dimensions définies par l’utilisateur.
Abonnement

Société
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise

Responsable projet

Collaborateur (affichage)
Permissions Groupes de dimensions (variable selon l’application) : Liste, Afficher, Ajouter, Modifier

Il existe une liste de groupes de dimensions distincte pour chaque type de dimension standard, et les permissions contrôlent votre accès à ces dimensions.

Tous les groupes de dimensions se trouvent dans le menu Rapports. Pour les consulter, accédez à Rapports > Mise en place > Groupes de dimension.

Vous pouvez également trouver des groupes de dimensions spécifiques dans la section Configuration de leurs applications associées. Par exemple, pour trouver la liste des groupes de clients :

Aller à Comptes clients ou Ventes >Mise en place > Clients > Groupes.

Certains groupes de dimensions, tels que les clients, les fournisseurs et les articles, se trouvent dans plusieurs menus. Tous les groupes de dimensions sont disponibles à partir du Rapports > Mise en place menu.

Le tableau suivant répertorie les menus supplémentaires dans lesquels vous pouvez trouver des groupes de dimensions spécifiques. La disponibilité dépend des dimensions définies pour votre société et de vos propres permissions pour chaque application.

Menus de groupes de dimensions
Groupe de dimension Menus

Groupes de services

Société

Groupes d’établissement

Société

Groupes d’employés
  • Société
  • Dépenses

Groupes d’article
  • Ventes
  • Achats
  • Projets
  • Stock

Groupes de clients
  • Comptes clients
  • Ventes

Groupes de fournisseurs
  • Comptes fournisseurs
  • Achats

Groupes de projet
  • Projets
  • Ventes
  • Comptes clients

Groupes d’entrepôts

Contrôle d’inventaire

Groupes de contrats

Contrats

Groupes de classe

Société
Si aucun groupe de dimension particulier n’apparaît dans un menu, demandez à votre administrateur de vous accorder les permissions nécessaires pour le groupe de dimension. Il existe des permissions distinctes pour chaque application à partir desquelles vous pouvez accéder à la liste des groupes de dimensions.

Ajouter un groupe de dimension

  1. Aller à Rapports > Mise en place > Groupes de dimension et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la dimension pour laquelle vous ajoutez un groupe.

  2. Saisir un ID (en anglais) et Nom pour le groupe de dimension.

    Vous ne pouvez pas modifier les identifiants après avoir enregistré le groupe, mais vous pouvez modifier le nom ultérieurement.

  3. Vous pouvez également saisir une description qui vous rappellera ce que comprend ce groupe ou comment il est utilisé.

  4. À partir de la Type de groupe , sélectionnez le type de groupe que vous souhaitez créer.

    • Sélectionnez Tous les membres si vous souhaitez configurer des filtres qui sélectionnent automatiquement les membres du groupe dans un groupe de tous les membres de la dimension.

      Par exemple, vous pouvez créer un groupe Clients directs qui filtre les clients pour n’inclure que ceux dont le champ Type de client est défini sur Direct.

      Nous vous recommandons vivement de sélectionner ce type de groupe afin que de nouveaux membres soient ajoutés automatiquement en fonction de vos filtres.

    • Sélectionnez Membres spécifiques pour sélectionner manuellement les membres de la dimension. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour affiner davantage le groupe.

      Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans rapport données lorsque vous filtrez sur cette groupe de dimension.

      Si vous créez des rapports financiers qui affichent des dimensions dans des lignes ou des colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

  5. Si vous avez sélectionné Tous les membres dans le Type de groupe , spécifiez le mode de tri des membres du groupe lorsqu’ils sont affichés dans les rapports.

    La façon dont vous définissez le groupe détermine l’ordre d’affichage des membres.

    Options de tri pour les éléments de dimension
    Type de groupe Comment trier les membres

    Tous les membres

    Par défaut, les membres sont triés par ordre croissant en fonction de l’identifiant, mais vous pouvez modifier l’ordre de tri. Par exemple, vous pouvez trier un groupe de clients par ordre croissant en fonction du champ Nom.

    Pour définir l’ordre de tri, définissez la Ordre de tri à Croissant ou Décroissant puis sélectionnez le champ à utiliser pour le tri.

    Membres spécifiques

    Les membres seront affichés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste des membres.

    Découvrez comment Sélectionner et classer les membres.

  6. Sélectionnez l’icône Structure de dimension case à cocher pour créer automatiquement une structure de dimensions. Cela signifie que le groupe peut être utilisé sur les lignes ou les colonnes des rapports financiers.

    Vous pourrez ultérieurement retrouver vos structures de dimensions en accédant à Rapports > Mise en place > Dimensions ainsi que le nom de la dimension.

    Si vous ne créez pas de structure de dimension pour le groupe, vous ne pourrez utiliser le groupe que pour le filtrage.

  7. Ajoutez un filtrage au groupe.

      1. Sélectionnez le champ que vous voulez utiliser pour filtrer.

      2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

        Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

        Si vous ajoutez plusieurs filtres, Toutes (ET) est sélectionné dans le Conditions du filtre par défaut. Cela signifie que les membres sont inclus uniquement s’ils correspondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions du filtre champ.

    En savoir plus sur Définition des membres d’un groupe de dimension.

Déterminer ce qu’il y a dans le groupe

Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans rapport données lorsque vous filtrez sur cette groupe de dimension.

Si vous créez des rapports financiers qui affichent des dimensions dans des lignes ou des colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Modifiez l’ordre de tri selon vos besoins.
  3. Dans le Filtres Lister, filtrer pour tout Actif membres.
    1. Pour le Champ, sélectionnez Statut.
    2. Pour le Opérateur, sélectionnez égal à.
    3. Pour le Valeur, sélectionnez Actif.
  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Modifiez l’ordre de tri selon vos besoins.
  3. Utilisez la Filtres liste à filtrer sur des champs spécifiques (par exemple, le responsable de service).
Ne sélectionnez aucun membre spécifique. Si vous sélectionnez des membres spécifiques (tels que des sites ou des fournisseurs particuliers), les filtres ne s’appliquent qu’aux membres que vous avez sélectionnés.
  1. Sélectionnez Membres spécifiques comme type de groupe.
  2. Utilisez la Membres liste ajouter, supprimer ou réorganiser des membres.
  3. N’appliquez aucun filtre au groupe.
  1. Sélectionnez Membres spécifiques comme type de groupe.
  2. Utilisez la Membres liste ajouter, supprimer ou réorganiser des membres.
  3. Utilisez la Filtres liste de restreindre davantage les membres en fonction de champs spécifiques.
Les champs non numériques sont mis en correspondance par ordre alphabétique.
  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Définissez la valeur Ordre de tri à Croissant ou Décroissant et sélectionnez le champ à utiliser.
  3. Saisissez le numéro de correspondances dans le Nombre maximum de correspondances champ.
Si vous prévoyez d’afficher les meilleures ou les plus basses correspondances dans un rapport financier préparatoire, par exemple les principaux clients par revenu, n’utilisez pas cette option pour le groupe.

Sélectionner des membres de dimension spécifiques et définir leur ordre

Lorsque vous sélectionnez « Membres spécifiques » d’une dimension, vous choisissez les emplacements, services, clients, fournisseurs, collaborateurs, articles, projets ou classes individuels que vous souhaitez inclure. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de collaborateurs contenant certains collaborateurs.

  1. Définissez la valeur Type de groupe à Membres spécifiques.

  2. Utilisez la liste Membres pour sélectionner les membres à inclure. L’ordre de tri que vous sélectionnez sera utilisé dans tous les rapports qui affichent des dimensions dans des colonnes ou des lignes.

Si vous créez un groupe de dimension au niveau général, vous ne pouvez pas inclure des membres qui appartiennent à une entité. Essayez de créer le groupe de dimension à partir de l’entité elle-même.

Filtre avec valeurs de champ

Vous pouvez ajouter des filtres qui sélectionnent les membres de dimension en fonction de la valeur de certains champs. Par exemple, vous pouvez sélectionner des clients d’un certain type ou des fournisseurs dont la priorité de paiement est urgente.

  1. Sélectionnez le champ que vous voulez utiliser pour filtrer.

  2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

    Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

    Si vous ajoutez plusieurs filtres, Toutes (ET) est sélectionné dans le Conditions du filtre par défaut. Cela signifie que les membres sont inclus uniquement s’ils correspondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions du filtre champ.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’utilisation de chaque type de groupe de dimension.

Exemples de groupes de dimensions
Groupe de dimension Exemples

Groupes de services
  • Tous les services actifs
  • Services spécifiques
  • Par responsable
  • Où le responsable est l’utilisateur actuel
  • Par service parent

Groupes d’établissement
  • Tous les emplacements actifs
  • Lieux spécifiques
  • Par responsable
  • Où le responsable est l’utilisateur actuel
  • Avec le même établissement parent
  • Avec une devise de tenue de compte particulière

Groupes d’employés
  • Tous les collaborateurs actifs
  • Par type de gain (horaire ou salaire)
  • Par responsable
  • Où le responsable est l’utilisateur actuel
  • Avec des salaires supérieurs à un certain montant

Groupes d’article
  • Tous les articles actifs
  • Par ligne de produits
  • Par type d’article
  • Le plus cher ou le moins cher (correspondance en haut du bas sur le prix de l’article)
  • Par statut fiscal (taxable = vrai ou faux)

Groupes de clients
  • Tous les clients actifs
  • Par type de client
  • Par secteur d’activité du client
  • Total impayé supérieur dû
  • Avec une limite de crédit supérieure ou inférieure à un certain montant

Groupes de fournisseurs
  • Tous les fournisseurs actifs
  • Par type de fournisseur
  • Avec une priorité de paiement sur urgent
  • Total impayé supérieur dû

Groupes de projet
  • Tous les projets actifs
  • Par type de projet (par exemple, type de facturation = Temps et matériel)
  • Avec un montant de facturation budgétisé supérieur à un certain montant
  • Tous les projets facturables (le champ Client n’est pas vide) qui ne sont pas terminés (le pourcentage d’achèvement est inférieur à 100)
  • Par chef de projet
  • Lorsque le chef de projet est le utilisateur courant

Groupes de contrats
  • Avec le même contrat source
  • Créé dans une entité particulière
  • Avec un statut particulier
  • Avec une période de renouvellement particulière

Groupes d’entrepôts
  • Avec le même entrepôt parent
  • Avec le même établissement

Groupes de classe
  • Toutes les classes actives
  • Avec la même classe parente
  • Actifs ou inactifs
  • Par description

Filtrez les projets, les collaborateurs, les emplacements ou les services gérés par l’utilisateur actuel

Les groupes de dimensions peuvent automatiquement afficher aux responsables uniquement les informations qui les concernent. Par exemple, vous pouvez configurer un groupe de dimension de projet appelé « Mes projets », qui filtre dynamiquement les projets gérés par le utilisateur actuel. De même, les groupes peuvent être utilisés pour filtrer les collaborateurs, les services ou les établissements gérés par l’utilisateur actuel.

Le utilisateur actuel est l’utilisateur qui est actuellement connecté à Intacct.

Supposons que vous ayez plusieurs chefs de projet. Chaque chef de projet souhaite voir les rapports et les tableaux de bord filtrés pour ses projets uniquement.

  1. Créez un groupe de projets qui filtre les projets gérés par l’utilisateur actuel.

    • Groupe de projets nommé « Mes projets »
    • Sélectionnez Tous les membres
    • Sélectionnez Identifiant du responsable projet comme champ de filtre, puis définissez le Opérateur à Est l’utilisateur actuel

    Parce que Identifiant du responsable projet est connecté à un utilisateur Intacct, le groupe peut filtrer les projets dont le utilisateur actuel est le responsable.

  2. Utilisez le groupe de dimensions pour filtrer les rapports et les tableaux de bord.

Par exemple, vous pouvez créer un rapport financier préparatoire qui indique les revenus et les dépenses par projet. Ce rapport peut être préfiltré pour le groupe « Mes projets ». Vous pouvez également avertir l’utilisateur lorsque le rapport est exécuté afin qu’il puisse facilement basculer entre l’affichage de tous les projets ou seulement ses propres projets.

Lorsque vous définissez le filtre sur la utilisateur actuelle, vous limitez le utilisateur pour voir uniquement le groupe, tel que les projets, les collaborateurs ou les sites associés au utilisateur. Par exemple, le champ de filtre est « Chef de projet » et l’opérateur est « utilisateur en cours. " Lorsque le chef de projet exécute le rapport, il ne voit que ses propres projets.

Pour créer un groupe qui filtre les utilisateur en cours :

  1. Créez un nouveau groupe de types Projet, Collaborateur, Service ou Établissement.
  2. Définissez le groupe comme d’habitude, en lui donnant un nom que les utilisateurs reconnaîtront, tel que « Mes projets » ou « Mes collaborateurs ».

  3. Dans le Filtres , sélectionnez un champ connecté à un collaborateur qui est un utilisateur dans Intacct.

    • Pour les groupes de dimensions de projet, vous pouvez sélectionner les Identifiant du responsable projet champ.
    • Pour les groupes de dimensions Service, Emplacement ou Collaborateur, vous pouvez sélectionner les Responsable champ.

    Tous les champs de contact ne sont pas connectés à un utilisateur. Pour cette raison, le filtrage pour l’utilisateur actuel est limité au Identifiant du responsable projet et Responsable champs.

  4. Définissez la valeur Opérateur à Est l’utilisateur actuel.

Combiner plusieurs filtres

Si vous avez plusieurs filtres, le comportement par défaut consiste à ne faire correspondre que les membres qui répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier la façon dont cela fonctionne à l’aide de la commande Conditions du filtre menu déroulant.

Conditions du filtre
Condition du filtre Résultat

Tous (ET)

Inclure les membres qui correspondent à tous les critères (comportement par défaut).

N’importe lequel (OU)

Inclure les membres qui correspondent à des critères.

Expression

Utilise une expression que vous définissez pour appliquer les filtres.

Par exemple, l’expression suivante met en correspondance les membres qui répondent aux critères 1 et 2 ou au critère 3.

(1 ET 2) OU 3

Si vous souhaitez sélectionner « l’un des » éléments, par exemple des services dont le responsable est Jim, Sue ou Terri, créez plusieurs filtres et utilisez la commande Toutes (OU) Condition du filtre.

Créer un filtre de groupe pour les membres actifs et inactifs

Vous pouvez parfois vouloir inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimension qui filtre les deux types de membres de dimension.

  1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, services, emplacements ou territoires.

  2. Dans la section Filtres, créez deux filtres :

    • Statut égal à actif
    • Statut égal à inactif
  3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur Toutes (OU).
  4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.