Suivre le statut des feuilles de temps

Si vous gérez des collaborateurs ou des projets, ou si vous souhaitez simplement connaître le statut de vos propres feuilles de temps, la page de demande de feuille de temps vous donne les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez filtrer la vue pour afficher uniquement les feuilles de temps comprises dans une plage de dates (limitée à 31 jours avant la Par le biais de date). Par défaut, l’attribut Grâce à Le champ contient la date du jour.

Les icônes visuelles indiquent les dates auxquelles les feuilles de temps des collaborateurs sont manquantes, saisies, soumises pour approbation et approuvées.

Vous pouvez filtrer pour afficher uniquement les collaborateurs qui vous intéressent, effectuer une recherche verticale pour obtenir plus d’informations et même envoyer des rappels par e-mail.

Aller à Heure > Tous > Feuilles de temps > Demande de feuille de temps.

Rechercher des feuilles de temps

Utilisez des filtres pour trouver des feuilles de temps en fonction de différents critères. Les filtres clés incluent ce qui suit :

• Vous pouvez filtrer la vue pour afficher uniquement les feuilles de temps comprises dans une plage de dates (limitée à 31 jours avant la Par le biais de date). Par défaut, l’attribut Grâce à Le champ contient la date du jour. Pour trouver des feuilles de temps pour une période spécifique, limitez la période à l’aide de la commande Afficher les feuilles de temps à partir de comme date de début.
• Responsable : Prédéfini sur votre propre nom, mais vous pouvez filtrer pour afficher n’importe quel responsable qui relève de vous. Si vous disposez des permissions d’afficher tout, vous pouvez laisser le champ Responsable vide pour filtrer tous les collaborateurs.
• Statut : Vous pouvez également filtrer par statut de feuille de temps, par exemple, en affichant les collaborateurs ayant au moins une feuille de temps manquante.
• Projet ou groupe de projets : Si vous (ou le responsable sélectionné) êtes un chef de projet, vous pouvez trouver les feuilles de temps saisies pour un projet ou un groupe de projets connexes.
• Dimension : Filtrez par dimension ou par groupe de dimensions pour trouver des feuilles de temps. Par exemple, vous pouvez rechercher des collaborateurs qui travaillent dans un certain groupe de services ou dans un certain établissement.
• Inclure la hiérarchie : Par défaut, les feuilles de temps sont affichées uniquement pour les subordonnés directs. Pour inclure tous les collaborateurs qui se trouvent en dessous de vous (ou du responsable sélectionné) dans la hiérarchie organisationnelle, sélectionnez Inclure la hiérarchie.

Pour consulter les feuilles de temps dans la liste

Le tableau des statuts de la feuille de temps affiche les lignes de tous les collaborateurs qui répondent aux critères de filtre, triés par responsable. Il existe une ligne distincte pour chaque collaborateur, indiquant la feuille de temps de l’collaborateur statut pour une période de 4 semaines.

Envoyer un e-mail aux collaborateurs et aux responsables

Lorsque vous envoyez un e-mail à des collaborateurs, vous pouvez vous mettre en copie ou mettre leur responsable en copie. Vous pouvez également mettre en copie invisible un autre collaborateur, par exemple son responsable de service.

Pour envoyer un e-mail aux collaborateurs :

1. Spécifiez les collaborateurs auxquels vous souhaitez envoyer un e-mail.
   • Pour envoyer un e-mail à des collaborateurs spécifiques, cochez les cases situées à gauche de leurs noms dans la Statut de la feuille de temps table.
   • Vous pouvez également envoyer un e-mail aux collaborateurs dont les feuilles de temps sont manquantes ou non envoyées à une certaine date. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui n’ont pas envoyé une ou plusieurs feuilles de temps pour des dates antérieures à la fin du mois précédent.
2. Saisissez le Objet et Le message de l’e-mail. Le champ Objet comporte un message par défaut que vous pouvez personnaliser en sélectionnant le champ et en saisissant un nouveau message.
   Cette page se souviendra du dernier objet et du dernier message que vous avez entré, et sera la page par défaut pour le prochain e-mail.
3. Indiquez si vous souhaitez qu’une copie de l’e-mail vous soit envoyée ou soit envoyée au responsable de chaque collaborateur. Les responsables ne sont mis en copie que sur les e-mails envoyés à leurs propres collaborateurs.
4. Sélectionnez Envoyer l’e-mail.

Statut de la feuille de temps

Voici quelques choses que vous pouvez faire avec le tableau des statuts de la feuille de temps :

• Utilisez les icônes visuelles pour afficher les dates pour lesquelles des feuilles de temps sont manquantes, saisies (mais non soumises), soumises pour approbation (mais non approuvées) ou approuvées.
  • Si une feuille de temps est marquée comme Soumis pour approbation, une ou plusieurs écritures de feuille de temps à cette date n’ont pas été approuvées ou ont été rejetées.
  • Si une feuille de temps est marquée comme Approuvé, cela signifie que toutes les écritures de feuille de temps pour la date ont été soumises et approuvées.
• Affichez les écritures marquées comme congés payés, vacances ou autres congés.
• Pour un collaborateur particulier, sélectionnez l’icône d’une date spécifique pour afficher les détails. Par exemple, certaines écritures ont-elles été rejetées ou sont-elles en attente d’approbation ?
  • Si une feuille de temps a été saisie, vous pouvez afficher les heures, le projet, la tâche et le statut spécifique pour toutes les saisies de feuille de temps à cette date.
  • Par exemple, vous pouvez sélectionner une date marquée comme Soumis pour approbation Affiche toutes les écritures de feuille de temps pour cette date. Cela affiche également celles (le cas échéant) qui ont été approuvées ou rejetées.
• Si vous utilisez Planification des ressources dans Projets, vous pouvez sélectionner l’icône de calendrier en regard du nom d’un collaborateur. Vous pouvez afficher une liste des tâches qui leur sont affectées par date.

Informations sur le statut de la feuille de temps

Icône de statut	Statut	Description
	Brouillon	Feuilles de temps remplies et enregistrées en tant que brouillon, mais pas encore envoyées (répertoriées le Heure> Tous > feuilles de temps > Mes feuilles de temps ou Feuilles de temps du personnel). Découvrez comment Enregistrer une feuille de temps en tant que brouillon.
	Manquant	Le collaborateur n’a pas soumis de feuille de temps pour cette date.
	Entré	Le collaborateur a enregistré une feuille de temps pour cette date, mais ne l’a pas soumise.
	Envoi pour approbation	Le collaborateur a soumis une feuille de temps pour cette date, mais une ou plusieurs écritures sont toujours en attente d’approbation ou ont été refusées. Sélectionnez l’icône de statut pour afficher les détails.
	Approuvé	Soumettre et approuver les saisies de feuille de temps. Les feuilles de temps partiellement approuvées ou partiellement refusées contiennent un mélange de saisies des heures approuvées et refusées. Le statut dépend de la dernière action effectuée par un approbateur. Vous pouvez approuver ou refuser une feuille de temps entière, ou seulement des parties de celle-ci (c’est-à-dire des jours individuels). Vous pouvez apporter les corrections suivantes aux feuilles de temps approuvées ou partiellement approuvées : Modifier la tâche (si disponible). Ajoutez des heures supplémentaires. Soustraire des heures. Conformément aux principes comptables standard, vous pouvez uniquement approuver les écritures de feuille de temps pour les transactions qui se produisent au cours de périodes ouvertes.
Vide	Week-end ou n/a	S’il n’y a pas d’icône pour une date, c’est soit : Un jour de week-end. Avant ou après les dates d’emploi de ce collaborateur, telles que déterminées par la Date de début et Date de fin dans la fiche du collaborateur. Les collaborateurs qui n’ont pas été employés pendant au moins une journée dans cette plage de dates n’apparaîtront pas dans le tableau.

Afficher le statut de la feuille de temps pour tous les collaborateurs

Les utilisateurs Entreprise et les utilisateurs Chef de projet peuvent se voir attribuer des permissions pour afficher le statut de la feuille de temps pour tous les collaborateurs. Il n’y a aucune restriction selon que vous êtes le responsable (direct ou indirect) des collaborateurs ou le chef de projet d’un projet particulier. Les utilisateurs affectés à ces permissions peuvent laisser le champ Responsable vide pour afficher les données de tous les collaborateurs, ou filtrer en fonction du responsable ou d’autres critères.