Configurer la délégation d’approbation des factures fournisseurs

Vous pouvez activer la délégation d’approbation des factures fournisseurs dans la configuration de Comptes fournisseurs et sélectionner des délégataires au niveau général.

Une fois que vous avez activé la délégation, les approbateurs peuvent déléguer des tâches d’approbation lorsqu’ils sont absents au bureau. Intacct achemine automatiquement les demandes d’approbation vers le délégataire que vous avez affecté dans la configuration.

Fonctionnement de la délégation

Lorsqu’un approbateur active la délégation dans ses préférences utilisateur, Intacct achemine les nouvelles demandes d’approbation vers le délégataire qui lui a été affecté. Les nouvelles demandes soumises après la fin de la période de délégation sont acheminées vers l’approbateur initial. Les demandes soumises pendant la période de délégation demeurent la responsabilité du délégataire.

En tant qu’administrateur, vous activez la délégation et affectez des délégataires dans Configuration des Comptes fournisseurs. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez est automatiquement affecté à tous les approbateurs. Vous pouvez choisir de remplacer l’affectation par défaut pour des approbateurs spécifiques, si nécessaire.

Lors de la sélection d’un délégataire, tenez compte des éléments suivants :

• Permissions : Un délégataire doit disposer de la permission Approuver les factures fournisseurs : permissions de liste.
• Restrictions : Un délégataire ne doit pas être soumis à davantage de restrictions que l’approbateur initial. Par exemple, si un délégataire est limité à l’entité E100 et qu’il est affecté à un approbateur avec restrictions E100 et E200, le délégataire ne peut pas examiner les demandes d’approbation entrantes pour E200. Vous devez soit étendre les restrictions du délégataire, soit sélectionner un autre délégataire.
• Approbateurs basés sur le fournisseur : Les groupes d’utilisateurs qui agissent en tant qu’approbateurs basés sur le fournisseur ne peuvent pas se voir attribuer de délégataires. Vous pouvez affecter des délégataires à des utilisateurs individuels qui agissent en tant qu’approbateurs basés sur le fournisseur.
• Approbateurs basés sur la valeur : La délégation n’est pas prise en charge pour les approbateurs basés sur la valeur. Ces approbateurs reçoivent un message d’avertissement lorsqu’ils activent la délégation et enregistrent leurs paramètres.

Si vous affectez un délégataire avec des permissions ou des restrictions qui entrent en conflit avec l’approbateur initial, l’approbateur reçoit un message d’avertissement lorsqu’il enregistre ses préférences après avoir activé la délégation. En tant qu’administrateur, vous devez corriger les conflits avant le début de la période de délégation, afin de veiller à l’intégrité du flux de travail.

Notification par e-mail pour les délégataires

Lorsque la délégation est activée, Intacct envoie les notifications suivantes pour chaque nouvelle demande d’approbation de facture fournisseur au délégataire :

• Notification du délégataire : elle informe le délégataire qu’il a été affecté en tant qu’approbateur pour le compte de l’approbateur initial.
• Notification de demande d’approbation : elle informe le délégataire qu’une transaction est en attente d’approbation et fournit les détails de la transaction.

Les notifications par e-mail ne sont envoyées aux délégataires que lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• Notifications par e-mail est activé dans la section Paramètres d’approbation de facture fournisseur de Configurer les comptes fournisseurs
• Dans les préférences utilisateur du délégataire, sous Notifications par e-mail et Demandes d’approbation, l’utilisateur a sélectionné Facture fournisseur

Configurer la délégation d’approbation des factures fournisseurs

1. Au niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
2. Sous Paramètres d’approbation de facture fournisseur, sélectionnez Activer la délégation.
3. Sous Gérer les délégataires, sélectionnez Gérer.
4. Sélectionner un Type de délégataire par défaut parmi Utilisateur ou Groupe d’utilisateurs.

   L’option que vous sélectionnez détermine vos choix dans le champ Délégataire par défaut.

5. Sélectionnez Délégataire par défaut dans la liste déroulante.

   Pour apparaître dans la liste, l’utilisateur ou tous les membres d’un groupe d’utilisateurs doivent disposer de la permission Approuver les factures fournisseurs : permissions de liste, au minimum. Intacct copie le nom du délégataire par défaut aux écritures d’approbateur individuelles dans le tableau suivant.

6. Examinez le délégataire affecté pour chaque approbateur du tableau et attribuez des délégataires individuels si nécessaire.

   Tenez compte du rôle de l’approbateur et de ses permissions lorsque vous évaluez s’il faut remplacer les paramètres du délégataire.

   Si le délégataire par défaut est le même que l’approbateur, vous devez sélectionner un autre délégataire.
7. Sélectionnez Enregistrer.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver la possibilité de déléguer l’approbation des factures fournisseurs

Lorsque vous désactivez la délégation d’approbation pour votre société, les événements suivants se produisent :

• Les soumissions de nouvelles approbations de factures fournisseurs sont envoyées aux approbateurs initiaux, même si l’approbateur est absent de son bureau.
• Toutes les factures fournisseurs qui étaient précédemment envoyées à un délégataire restent dans la file d’attente d’approbation du délégataire.
• L’option permettant de déléguer des approbations est supprimée de la page Mes préférences.

Intacct enregistre vos paramètres de délégation. Si vous décidez ultérieurement de réactiver la délégation d’approbation, vos paramètres de délégation seront restaurés.

1. Au niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
2. Sous Paramètres d’approbation de facture fournisseur, désélectionnez Activer la délégation.
3. Sélectionnez Enregistrer.