Configurer l’approbation de factures de comptes fournisseurs

Configurez les approbations de factures fournisseurs sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Seules les factures fournisseurs et les factures fournisseurs récurrentes créées dans les comptes fournisseurs sont soumises à approbation. Les factures fournisseurs créées dans l’application Achats passent par les approbations d’achat.

Seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer les approbations de facture fournisseur, mais tout utilisateur autre que les utilisateurs du CRM peut obtenir les permissions nécessaires pour approuver les factures fournisseurs.

Permissions et autres exigences
Abonnement	Comptes fournisseurs Société
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise avec privilèges d’administrateur
Permissions	Abonnements aux applications : Liste, Afficher, Configurer

Étape 1 : Mettre à jour les permissions utilisateur pour l’approbation de factures fournisseurs

Les utilisateurs que vous souhaitez désigner comme approbateurs doivent être abonnés à l’application Comptes fournisseurs et avoir la permission d’Approuver les factures fournisseurs. Les types d’utilisateurs Professionnel et Collaborateur peuvent être des approbateurs. Cependant, seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer les approbations de factures fournisseurs.

Abonnement	Comptes fournisseurs Société
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions	Administration Utilisateurs : Lister, Modifier, Permissions

Attribuez Approuver des factures fournisseurs des comptes fournisseurs : liste des permissions pour permettre à l’utilisateur de voir la file d’attente d’approbation des factures fournisseurs.

Suivez la procédure correspondant à votre configuration : attribution de permissions à un rôle ou attribution de permissions à des utilisateurs spécifiques.
Si vous souhaitez inclure l’utilisateur dans une règle d’approbation de la valeur, attribuez un niveau d’approbation de facture fournisseur approprié à l’utilisateur.
Par exemple, si vous souhaitez qu’un utilisateur approuve des factures fournisseurs dont les montants sont compris dans le premier niveau d’approbation, définissez les permissions de l’utilisateur pour permettre les niveaux d’approbation de facture fournisseur sur : Niveau 1.

Étape 2 : Activer les approbations de factures fournisseurs dans les CF et définir les préférences

Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
Dans la section Paramètres d’approbation de la facture fournisseur, sélectionnez Activer l’approbation de facture fournisseur.

Les options de notification par e-mail et de gestion des politiques d’approbation s’affichent.

La case Activer l’approbation de facture fournisseur est-elle grisée ?

Étant donné que cette option affecte toutes les entités de votre société, vous devez être au niveau général pour activer ou désactiver les approbations.
Configurez les options suivantes, si vous le souhaitez :
- Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour activer la possibilité d’envoyer des notifications par e-mail. Cela permet aux utilisateurs de décider individuellement s’ils souhaitent ou non être informés de l’approbation des factures fournisseurs. Cette opération est effectuée sur la page Préférences de l’utilisateur.
- Non restreint. Sélectionnez un utilisateur qui peut remplacer le reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.

Étape 3 : Définir la politique d’approbation des factures fournisseurs

Votre politique d’approbation détermine quelles factures fournisseurs doivent être approuvées, quelles approbations sont requises, la séquence d’approbation et si l’une d’entre elles doit être basée sur le montant total de la facture fournisseur.

Que se passe-t-il si vous ajoutez à la fois le type de règle Approbation basée sur le fournisseur et le type de règle Approbation de la valeur – Service de la transaction à votre politique d’approbation ? Lorsque les deux groupes de règles sont inclus, un seul groupe de règles s’exécute pour une facture fournisseur donnée, selon que vous définissez ou non une approbation de facture fournisseur pour le fournisseur.

Si un approbateur de facture fournisseur a été attribué, la facture est envoyée via l’Approbation basée sur le fournisseur et l’Approbation du service est ignorée. Si aucun approbateur de facture fournisseur n’est attribué au fournisseur, la facture fournisseur est envoyée via l’Approbation du service et l’Approbation basée sur le fournisseur est ignorée. Lorsqu’un type de règle est ignoré, l’approbation est automatique.

Sur la page Configurer les comptes fournisseurs, sélectionnez Gérer pour les politiques d’approbation. La page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs apparaît.
Définissez vos Types de règles.
- Si vous sélectionnez Approbation basée sur le fournisseur, vous devrez configurer des approbateurs de facture fournisseur pour vos fournisseurs après avoir enregistré la politique d’approbation.
  
  Définissez l’approbateur de facture fournisseur d’un fournisseur dans l’onglet Informations supplémentaires de la fiche du fournisseur ou à l’aide de l’importation. Le champ Approbateur de facture fournisseur n’est disponible que lorsque le type de règle Approbation basée sur le fournisseur est présent dans la politique d’approbation.
- Si vous sélectionnez Approbation de la valeur, ajoutez une règle d’approbation de la valeur en sélectionnant Modifier dans la colonne Gérer la règle.
  
  Suivez ensuite les étapes pour Ajouter un type de règle d’approbation de la valeur (basée sur les permissions).
- Si vous sélectionnez Approbation de la valeur – Service de transaction, ajoutez un groupe de règles à appliquer à ce type de règle, où vous définissez les règles d’approbation de la valeur. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante de la colonne Groupe de règles.
  
  Ensuite, suivez les étapes pour Ajouter un type de règle Approbation de la valeur, Service de la transaction.
- Si vous sélectionnez Niveau d’utilisateur, sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez affecter en tant qu’approbateur dans la liste déroulante Utilisateur.
  
  Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :
  - L’utilisateur a un type d’utilisateur autre que CRM
  - L’utilisateur dispose des permissions Approuver les factures fournisseurs : Lister dans Comptes fournisseurs
  - L’utilisateur n’est pas limité à des entités, des services ou des territoires
Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un type de règle d’approbation de la valeur (basée sur les permissions)

Pour configurer le type de règle d’approbation de la valeur, configurez les montants d’approbation de niveau appropriés à l’aide d’une règle d’approbation de la valeur sur la page Règle d’approbation de la valeur. Sélectionnez le nombre de niveaux d’approbation et les montants pour chaque niveau.

Seuls les utilisateurs disposant de permissions des niveaux d’approbation des factures fournisseurs appropriés recevront des demandes d’approbation pour les factures fournisseurs dont le montant total se situe dans ce niveau. Par exemple, si vous êtes un approbateur de niveau 1, vous devez disposer des permissions de niveau 1 pour approuver les factures fournisseurs. Si vous êtes un approbateur de niveau 2, vous devez disposer des permissions de niveau 2 pour approuver les factures fournisseurs.

Sur la page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs sur laquelle vous avez spécifié Approbation de la valeur en tant que type de règle, sélectionnez Modifier dans la colonne Gérer la règle. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Ajoutez une description facultative.
Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
- Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les factures fournisseurs peuvent être approuvées par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation.
Sélectionnez Enregistrer.

À propos des règles d’approbation de la valeur et de l’exemple

Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés. Concernant les approbations de la valeur basées sur les services de transaction, certaines règles d’approbation de la valeur peuvent fonctionner pour la majorité de vos services, mais d’autres services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents.

En savoir plus sur les règles d’approbation de la valeur pour les approbations de factures fournisseurs.

Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

Niveau 1 : 500 $ – 1 000 $
Niveau 2 : 1 000,01 $ – 5 000 $
Niveau 3 : 5 000,01 $ – aucune limite maximale

Si le montant total de la facture fournisseur est :

2 500 $ : les demandes d’approbation seraient envoyées directement à tous les utilisateurs disposant de permissions de niveau 2. Tout utilisateur disposant des permissions de niveau 2 peut approuver.
10 000 $ : comme il n’y a pas de maximum pour le niveau 3, tout utilisateur avec des permissions d’approbation de niveau 3 recevra les demandes d’approbation.
400 $ : la facture sera automatiquement comptabilisée et ne nécessitera pas d’approbation car elle est inférieure au seuil défini pour le niveau 1.

Ajoutez un type de règle Approbation de la valeur, Service de la transaction

Si vous avez sélectionné le type de règle Approbation de la valeur – Service de la transaction, vous devez configurer un groupe de règles. Un groupe de règles vous permet de définir un ensemble de règles pour l’approbation de la valeur : Type de règle du Service de la transaction. Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles contient :

Règles d’approbation de la valeur par défaut : Les règles d’approbation de la valeur par défaut s’appliquent à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique. Par exemple, si votre société compte de nombreux services, il n’est peut-être pas souhaitable de configurer une règle pour chaque service. Configurez plutôt une règle par défaut qui sera utilisée dans tous les services.
Règles d’approbation des valeurs spécifiques à un service : Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur par défaut puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Utilisez des règles d’approbation de la valeur spécifiques au service pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles.

Les approbations du service de la transaction fonctionnent différemment des approbations basées sur les permissions. S’il existe plusieurs niveaux d’approbation, une facture fournisseur doit passer par chaque niveau d’approbation, jusqu’au niveau avec une Valeur à qui dépasse le montant de la facture fournisseur ou qui est ouverte.

Pour ajouter un groupe de règles et la règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règles spécifiques, procédez comme suit :

Sur la page Groupes de règles d’approbation de la valeur, saisissez un nom dans le champ Nom de groupe de règles.
Indiquez si la règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service ne disposant pas de sa propre règle d’approbation de la valeur.
- Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.

Après avoir enregistré la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

Sélectionnez l’icône Afficher en regard du nom du groupe de règles que vous venez d’ajouter.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
Sélectionnez Modifier.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur est actualisée.
Dans la section Règles spécifiques au service, sélectionnez Ajouter.
La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Sélectionnez un ID de service.
Ajoutez une description facultative.
Pour chaque approbateur que vous souhaitez ajouter, procédez comme suit :
- Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit avoir la permission de valider les factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs.
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.