Configurer l’approbation pour le paiement des factures fournisseurs

Dans Comptes fournisseurs, vous pouvez configurer des approbations en fonction du montant du paiement. Le processus d’approbation est flexible, ce qui vous permet de décider quels montants doivent être approuvés, combien de niveaux d’approbation vous devez obtenir et qui est autorisé à approuver les paiements à chaque niveau.

Lorsqu’une facture fournisseur est sélectionnée pour être payée, les paiements peuvent être envoyés par un ou plusieurs niveaux d’approbation avant d’être émis. C’est à vous de choisir le processus d’approbation exact. Par exemple, vous pourriez souhaiter que tous les paiements supérieurs à 100 $ soient approuvés, avec des approbations supplémentaires requises pour les paiements supérieurs à 2 000 $ et 10 000 $.

Étape 1 : Définir votre processus d’approbation

Vous définissez votre processus d’approbation dans la configuration des comptes fournisseurs.

    Dans l’exemple suivant, trois niveaux d’approbation ont été définis. Tout utilisateur disposant de l’autorisation de niveau correspondant peut approuver les montants de paiement désignés. Par exemple, un utilisateur disposant des autorisations de niveau 2 peut approuver des paiements compris entre 2 000 $ et 9 999,99 $.

    Paramètres d’approbation des valeurs avec des montants minimums fixés à 100 pour le niveau 1, 2 000 pour le niveau 2 et 10 000 pour le niveau 3. Chaque niveau dispose d’un approbateur.

  1. Accédez à Comptes fournisseurs >Configurer > Configuration.
  2. Dans la section Paramètres d’approbation du paiement, définissez votre processus d’approbation.

    Remplissez cette section si vous souhaitez que les paiements soient approuvés avant d’être émis. Spécifiez le nombre de niveaux d’approbation que vous souhaitez, les montants qui doivent être approuvés et le nombre d’approbateurs requis.

    • Pour chaque niveau, le montant est le montant minimum que l’approbateur peut approuver. Le montant maximum que l’approbateur peut approuver est inférieur de 0,01 $ au montant du niveau d’approbation suivant.
    • Les paiements peuvent être approuvés par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Pour autoriser un utilisateur à approuver des achats, modifiez la permission de l’utilisateur pour l’application Comptes fournisseurs.
    • Les montants inférieurs au Niveau 1 sont approuvés automatiquement.

Étape 2 : Affecter des utilisateurs à chaque niveau d’approbation

Pour chaque niveau d’approbation de votre processus d’approbation, autorisez au moins un utilisateur à approuver des paiements pour ce niveau. Les utilisateurs administrateurs donnent l’autorisation d’approuver les paiements en modifiant les Autorisations des comptes fournisseurs et en donnant des autorisations pour Approuver les paiements pour la liste et le niveau d’approbation.

Dans l’exemple de l’étape 1 où le processus d’approbation comporte trois niveaux d’approbation, assurez-vous que les utilisateurs sont autorisés à approuver au niveau 1, 2 et 3.

Pour autoriser un utilisateur à approuver des paiements :

  1. Modifiez les permissions de l’utilisateur dans l’application Comptes fournisseurs.
    Si votre société utilise des permissions basées sur les rôles, ajoutez un rôle qui inclut le niveau d’approbation et attribuez-le à l’approbateur. Si votre société utilise des permissions basées sur l’utilisateur, modifiez les abonnements de l’utilisateur pour ajouter un niveau d’approbation. En savoir plus sur les modifications des permissions basées sur les utilisateurs et des permissions basées sur les rôles.
  2. Pour approuver les paiements dans les Autorisations des comptes fournisseurs, sélectionnez la liste et le niveau d’approbation. Un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs niveaux d’approbation.
  3. Informez les approbateurs qu’ils peuvent désormais activer les notifications d’approbation dans leurs préférences utilisateur.

Étape 3 : Déterminer la gestion des paiements manuels

Sélectionnez Ignorer la limite d’approbation de paiement manuel pour contourner le processus d’approbation des paiements manuels. Cette option est utile dans les sociétés où les permissions de paiement manuel sont déjà contrôlées de près.

Étape 4 : Sélectionner une personne à contacter pour les notifications du fournisseur

Cette option est applicable si vous avez recours à des e-mails de notification de paiement automatique pour avertir les fournisseurs qu’ils ont été payés.

Dans les e-mails de notification de paiement, vous pouvez contrôler les informations de contact utilisées afin d’envoyer l’e-mail. Les e-mails de notification de paiement sont envoyés à partir de la fiche de contact de cette personne et son nom « imprimer en tant que », son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont inclus en cas de questions sur le paiement.

Pour le contact de notification de paiement, vous pouvez choisir entre :

  • Utiliser les coordonnées de la personne qui sélectionne les factures fournisseurs à payer
  • Toujours utiliser les coordonnées de la même personne