Résoudre les problèmes liés au chargement et à l’envoi par e-mail des factures fournisseurs

Intacct accepte les documents suivants :

• Fichiers au format PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
• Fichiers non chiffrés
• Fichiers de 20 Mo maximum
• Fichiers de moins de 200 pages

Cela peut se produire lorsque le fichier PDF a été créé avec une version non prise en charge (PDF 1.4 ou antérieure) ou présente un format de fichier non standard. Un fichier PDF non standard peut être un fichier PDF contenant du code JavaScript ou un fichier PDF contenant un fichier intégré.

Solution : Si la version PDF n’est pas prise en charge, convertissez le fichier dans une version plus récente. Si le fichier PDF utilise un format de fichier non standard, modifiez-le pour supprimer le code JavaScript ou le fichier intégré, enregistrez le fichier, puis chargez ou envoyez par e-mail la nouvelle version.

Vous pouvez également demander au fournisseur de vous envoyer un nouveau fichier PDF répondant aux exigences.

Pour confirmer rapidement que vous utilisez le bon format de fichier PDF est d’ouvrir le fichier dans le Bloc-notes, Notepad++, ou Text Editor. La première ligne d’un fichier PDF doit être un en-tête composé des 5 caractères %PDF- suivis d’un numéro de version. Si la ligne semble comporter plus de 5 caractères, y compris les caractères spéciaux au début de la ligne d’en-tête, cela invalide le fichier en tant que PDF par PDF standard.

Pour chaque lot de factures fournisseurs que vous chargez à l’aide du bouton Charger de la liste Factures fournisseurs, vous pouvez spécifier la manière dont vous souhaitez que les éléments soient générés dans les factures fournisseurs provisoires correspondant à ce lot.

Pour créer des factures fournisseurs détaillées, sélectionnez Tous les éléments et montants associés. Pour créer des factures fournisseurs résumées, sélectionnez Un élément unique qui résume le total.

Par défaut, Sage Intacct crée des factures fournisseurs accompagnées d’un élément unique qui résume le total.

Intacct remplit la dimension d’établissement d’une facture fournisseur à l’aide de prédictions de l’IA/ML. Il utilise l’établissement que vous sélectionnez dans la fenêtre contextuelle Charger les factures fournisseurs uniquement lorsqu’il l’IA/ML ne peut pas prédire l’établissement.

Par exemple, si la facture fournisseur que vous chargez est la première facture fournisseur de ce fournisseur, l’IA/ML n’a pas encore d’historique pour vous suggérer comment coder la transaction. Jusqu’à ce qu’elle apprenne de vos corrections, elle utilise l’établissement par défaut.

Les boutons Charger et Actualiser apparaissent sur la page Liste des factures fournisseurs lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• L’automatisation des CF est activée.
• Vous disposez de permissions Factures fournisseurs : Ajouter.

Si vous êtes un utilisateur limité à certains établissements, vous pouvez télécharger au niveau de l’entité uniquement.

Si votre société utilisait l’automatisation de la réception des factures fournisseurs et que ces boutons ont disparu, soumettez une demande d’assistance.

Lorsqu’une facture fournisseur chargée reste au statut En cours d’analyse plus de 2 heures, Sage Intacct affiche un lien Annuler en regard de la facture fournisseur, dans la liste des factures fournisseurs.

Vous pouvez autoriser Intacct à poursuivre l’analyse du fichier. Sinon, sélectionnez Annuler pour effectuer les opérations suivantes :

• Arrêtez l’analyse du document.
• Créez une transaction provisoire vide avec le document joint.

Après avoir annulé le traitement, vous pouvez saisir directement les détails de la transaction en utilisant le document joint comme référence.

Lorsque vous envoyez une facture fournisseur par e-mail à l’adresse e-mail de niveau général, Intacct utilise l’entité par défaut comme établissement pour les éléments. L’entité par défaut est la première entité dans votre liste d’entités.

Les modifications que vous comptabilisez sont renvoyées au modèle d’apprentissage automatique pour des prédictions futures plus précises.

Si vous recevez une notification indiquant que nous n’avons pas trouvé l’adresse e-mail de votre société, vérifiez vos configurations d’automatisation de la réception des factures fournisseurs pour vérifier que vous envoyez des e-mails à une adresse e-mail valide.

Si vous recevez une notification indiquant que plusieurs adresses e-mail ont été trouvées, assurez-vous qu’il n’y a qu’une seule adresse e-mail d’automatisation dans la ligne À.

Si vos adresses e-mail configurées se terminent par @ai.sage.com, les règles de transfert automatique sont prises en charge.

Si vos adresses e-mail se terminent par @sagemail.com, le transfert automatique n’est pas pris en charge. Vous pouvez transférer manuellement les e-mails de votre boîte aux lettres des comptes fournisseurs vers la boîte aux lettres d’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Les e-mails envoyés via la messagerie d’Apple ou d’iCloud ne sont pas pris en charge pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs. Cela est lié à la façon dont la messagerie de Mac intègre les pièces jointes directement dans l’e-mail.

Utilisez la version en ligne de votre e-mail ou une autre solution de messagerie pour envoyer des e-mails à votre boîte de réception d’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

L’adresse e-mail de niveau général utilise la première entité de votre liste d’entités comme établissement par défaut. Cet établissement, qui n’est pas modifiable, est appliqué à une facture fournisseur lorsque l’IA/ML ne peut pas prédire l’établissement, notamment les factures fournisseurs d’un nouveau fournisseur.

Vous pouvez modifier l’établissement d’une facture fournisseur provisoire avant de la soumettre ou de la comptabiliser.

Par défaut, les brouillons créés à partir de factures fournisseurs ont un élément unique qui résume le total. Vous pouvez modifier la configuration pour que les brouillons incluent le détail de l’élément. En savoir plus dans Configurer la quantité de détails à inclure dans les factures fournisseurs envoyées par e-mail.

Intacct lit les pièces jointes à partir de l’en-tête et non du corps de l’e-mail. Les e-mails envoyés au format Texte enrichi (format hérité) ajoutent des pièces jointes sous forme d’icônes au corps du message, au lieu de les ajouter à l’en-tête du message. Intacct ne peut pas lire ces pièces jointes.

Solution : Dans votre application de messagerie, effectuez l’une des modifications suivantes :

• Définissez le format par défaut du message sur HTML.
• Sélectionnez le format HTML du message individuel lors du transfert d’une facture fournisseur.

Lorsque vous recevez une notification de rebond indiquant que certaines pièces jointes ont été rejetées, déterminez quels documents n’ont pas généré de transaction automatisée. Corrigez les erreurs relevées dans l’e-mail, puis renvoyez ou chargez les documents de transaction manquants.

Si vous n’avez pas reçu de notification de rebond et qu’il vous manque des transactions envoyées par e-mail, soumettez une demande d’assistance pour résoudre les problèmes liés à vos paramètres de sécurité de la messagerie.

Lorsque vous supprimez une entité, la boîte aux lettres configurée est désactivée. Lorsque vous créez une nouvelle entité, Intacct configure une nouvelle adresse e-mail avec une adresse unique. Pour ce faire, Intacct ajoute _2 après l’ID d’entité.

Par exemple, imaginons que votre ID de société est examplecorp et que votre ID d’entité est E100. Intacct configure une boîte aux lettres pour cette entité avec l’adresse examplecorpe100@sagemail.com.

Lorsque vous supprimez l’entité NA, Intacct supprime examplecorpe100@sagemail.com. Lorsque vous créez une nouvelle entité et que vous lui donnez le même ID d’entité que NA, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres avec l’adresse examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si vous répétez ce processus, en supprimant l’entité et en créant une nouvelle avec le même ID d’entité, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres et incrémente le numéro, comme ceci : examplecorpe100_3@sagemail.com.

Lorsque vous désactivez une entité, Intacct ne supprime pas la boîte aux lettres associée. Si vous ou un fournisseur transférez des factures fournisseurs à la boîte aux lettres, le système crée des transactions provisoires, mais vous ne pouvez pas intervenir dessus tant que l’entité est inactive.

Avant de désactiver une entité, informez tous les fournisseurs qui transmettent régulièrement des factures fournisseurs à la boîte aux lettres que l’adresse électronique n’est plus surveillée.

Voir Désactiver ou supprimer une entité pour en savoir plus.