Charger des factures fournisseurs pour un traitement automatisé

À partir de la liste Factures fournisseurs, vous pouvez charger des factures fournisseurs numérisées et des documents de facture fournisseur fournis par le fournisseur pour que l’automatisation des CF crée des factures fournisseurs provisoires pour vous. Charger les factures fournisseurs par lots pour gagner du temps.

Abonnement

Comptes fournisseurs

Automatisation des CF

Services Sage Cloud
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Factures fournisseurs : Liste, Afficher, Ajouter
  1. Dans l’entité dans laquelle vous souhaitez créer les factures fournisseurs, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

    Vous pouvez charger des factures fournisseurs au niveau de l’entité ou au niveau général.

  2. Sélectionnez Charger.

    La fenêtre contextuelle Charger les factures fournisseurs s’ouvre.

  3. Sélectionnez l’établissement par défaut à utiliser si l’IA/ML ne peut pas prédire l’établissement d’une facture fournisseur dans ce lot.

    En règle générale, l’IA/ML prédit l’emplacement pour vous. Toutefois, si vous chargez des factures fournisseurs d’un nouveau fournisseur sans historique, l’IA/ML utilise l’emplacement que vous sélectionnez ici. Une fois que l’IA/ML a appris vos modèles, elle prédit l’emplacement et ignore l’emplacement sélectionné lors du chargement.

    L’établissement est facultatif pour les sociétés à entité unique.
  4. Choisissez la façon dont vous souhaitez que les éléments soient générés pour les factures fournisseurs.

    Pour créer des factures fournisseurs détaillées, sélectionnez Tous les éléments et montants associés. Pour créer des factures fournisseurs résumées, sélectionnez Un élément unique qui résume le total.

  5. Glissez-déposez les fichiers dans la fenêtre contextuelle pour les charger ou sélectionnez Parcourir les fichiers pour les sélectionner.

    Vous pouvez gagner du temps en chargeant jusqu’à 30 factures fournisseurs à la fois.

    Intacct accepte les documents suivants :

    • Fichiers au format PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
    • Fichiers non chiffrés
    • Fichiers de 20 Mo maximum
    • Fichiers de moins de 200 pages

    Les fichiers PDF suivants ne sont pas pris en charge :

    • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
    • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
    Intacct ne peut pas traiter les fichiers protégés par mot de passe.
  6. Sélectionnez Créer des factures fournisseurs lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers.
  7. Sélectionnez Actualiser dans la liste Factures fournisseurs pour afficher le statut des factures fournisseurs chargées.

    Intacct crée une facture fournisseur pour chaque chargement de fichier, avec le fichier chargé joint.

    • Analyse : Le traitement du document par Intacct est toujours en cours. Vous pouvez afficher le document de facture fournisseur joint, mais les détails de la facture fournisseur ne sont pas encore renseignés.
    • Brouillon : Le traitement est terminé. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la facture fournisseur. Lorsque vous êtes prêt, envoyez ou comptabilisez la facture fournisseur.

    Le statut Analyse s’affiche pour les factures fournisseurs téléchargées en cours de traitement. Les factures soumises par e-mail apparaissent dans la liste des Factures fournisseurs lorsque le brouillon est terminé.

    Pour vérifier à nouveau le statut des factures fournisseurs en cours d’analyse, sélectionnez de nouveau Actualiser.

    Si vous ne voyez pas vos factures fournisseurs, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement. Pour les factures fournisseurs qui figurent dans la liste, mais conservent le statut En cours d’analyse pendant plus de 2 heures, découvrez comment annuler le traitement.

    Dans les vues standard, les colonnes suivantes fournissent des informations complémentaires sur les factures générées automatiquement :

    • Source : Indique si la facture fournisseur a été créée à partir d’un téléchargement (via la liste des factures fournisseurs) ou d’un e-mail. Si ce champ est vide, cela signifie que la facture fournisseur a été saisie directement dans Intacct, importée à l’aide d’un fichier CSV ou importée à l’aide d’une API.

    • Importer les exceptions : Vous avertit de tout problème rencontré sur le brouillon. Passez la souris sur ce champ pour plus d’informations.

    • E-mail du destinataire : Affiche l’adresse e-mail fournie par Sage à laquelle la facture fournisseur a été envoyée.

    • E-mail de l’expéditeur : Affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Étape suivante : Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs