Rapport Balance âgée client

Le rapport de la balance âgée client affiche une liste de clients qui vous doivent de l’argent et le nombre de jours qu’il leur a fallu pour vous payer ou le nombre de jours de retard de paiement. Utilisez ce rapport pour déterminer dans quelle mesure vous percevez vos comptes clients.

En supposant les périodes de vieillissement standard de 0 à 30, de 31 à 60, de 61 à 90 et de 91 à 120 jours, des colonnes s’affichent pour chacune de ces périodes d’ancienneté. Par exemple, si un client est en retard sur un paiement qui a maintenant 66 jours après la date d’échéance, vous verrez ce montant dans la colonne 61-90.

Vous pouvez créer des périodes d’ancienneté supplémentaires si les périodes standard ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise.

Si vous utilisez l’application Construction, votre retenue de garantie client apparaît dans ce rapport. Pour plus d’informations, consultez la section Afficher les détails de la retenue de garantie.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Les directeurs financiers qui ont besoin de repérer et de corriger les problèmes dans la gestion des créances.

For information on terms that may differ in your location, see Terminology across locales.

Générer un rapport

• Accédez à Comptes clients > Tous > Rapports > Balance âgée client.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.

2. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Afficher.

   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.

3. Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Pour personnaliser et exécuter ce rapport :

1. Sélectionnez les périodes d’âge pour le rapport.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

3. Effectuer la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

   Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour n’afficher que les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
   • Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Spécifier la devise de déclaration

Cette section permet de sélectionner une seule devise pour votre rapport.

Pour spécifier la devise à utiliser pour le rapport :

1. Dans la section Devise du rapport, sélectionnez Devise du rapport avec la flèche vers le bas, puis sélectionnez la devise à utiliser pour ce rapport (par exemple, CAD, EUR ou USD).

2. Sélectionnez le mode de conversion des devises :

   • Sélectionnez Devise de base pour convertir le montant de la devise de tenue de compte de chaque entité en une seule devise de rapport en utilisant le taux de change à la date de rapport
   • Sélectionnez Devise de transaction pour convertir le montant de la devise de transaction de chaque facture dans la devise de rapport à l’aide du taux de change à la date du rapport.

Section Période de référence	Remarques	Limites
Devise de rapport	Sélectionnez dans la liste déroulante.
Convertir le formulaire de devise	Votre sélection peut produire des montants de rapport différents en raison des différences de taux de change. La sélection par défaut consiste à convertir la devise de tenue de compte pour produire une vue consolidée du rapport de balance âgée.

Période

Vous pouvez ajuster la période, le type de client et d’autres détails pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Par exemple, vous pouvez répertorier les montants impayés par date d’échéance plutôt que par date de facture.

Pour spécifier la période du rapport :

Période	Remarques
Périodes de la balance âgée	Actuellement, la seule sélection est -0, 1-30, 31-60, 61-90, 91-.
Rapport au	Sélectionnez Aujourd’hui ou Sélectionner la date pour la date Rapport en date du (date à utiliser comme référence pour la période que vous sélectionnez). Si vous avez choisi Sélectionner la date, alors vous devez spécifier la date dans le champ Date d’utilisation (nouveau libellé de Date sélectionnée).
Sélectionner la date (Date sélectionnée sur l’ancien libellé)	Spécifiez la date à laquelle liste les montants impayés dus par les clients.
Basé sur	Définissez et affichez la date sur laquelle vous basez le rapport : date de facture, date d’échéance ou date de comptabilisation dans le grand livre. La date Basé sur s’affiche en tête du rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste de clients par nom ou type.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Filtres	Remarques	Limites
Sélection de clients	Plage : Cette option vous permet de définir le rapport pour qu’il affiche les résultats d’un client spécifique ou d’une plage de clients avec les listes déroulantes Du client et Au client. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport affichera des résultats pour tous les clients. Avec cette option, vous pouvez choisir de Inclure les clients enfants dans vos résultats de filtre. Utiliser les champs À partir de et À Toutes les paires de champs À partir de et À fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi restreinte que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet souhaité. Dans la liste déroulante À, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage. Dans la liste déroulante À, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Plusieurs clients : Cette option vous permet d’ajouter plusieurs clients et plages de clients à la liste de filtres afin de mieux cibler les résultats de votre rapport. Groupe de clients : Cette option vous permet de filtrer tous les clients d’un groupe de clients particulier.	L’option Inclure les clients enfants est disponible lors du filtrage par plage.
Type de client	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de client que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de clients.
Territoire	Vous permet de sélectionner un territoire spécifique si vous organisez vos ventes géographiquement. Vous pouvez également sélectionner des groupes prédéfinis de territoires en sélectionnant l’icône. Par exemple, vous pouvez sélectionner le groupe US TERR, qui comprend WEST et EAST. Le rapport comprendra les données pour ces territoires seulement. Vous pouvez cocher la case Rapports individuels si vous souhaitez imprimer les données de chaque service/établissement dans un rapport distinct. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.	Sélectionnez Traiter et stocker si vous sélectionnez l’option Rapport individuel.
Devise de transaction	Permet de spécifier la devise. Par défaut, cette option est désactivée, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour toutes les devises.
Types de taux de change	Permet de spécifier le taux de change à utiliser lors du calcul du montant. La valeur par défaut est taux de change journalier Intacct.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Pour filtrer le rapport par établissement, entrez le nom de la région, du pays, de l’état, du territoire, ou de la ville dans le champ Établissement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste. Saisissez ou sélectionnez un site si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.	Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, entrez le nom du service dans le champ Service ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service de votre choix.	S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement dispose de sa propre page de rapport.	En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les établissements sur des pages individuelles peuvent être exécutés uniquement hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’option Rapport individuel, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un établissement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains établissements, quel que soit l’établissement sélectionné dans la liste déroulante Établissement. Tous les établissements : afficher les transactions pour tous les établissements de l’établissement spécifié dans le champ Établissement. Cet établissement : afficher les transactions pour l’établissement de l’entité dans l’établissement spécifié dans la zone Établissement. Établissements enfants : affiche les transactions uniquement pour les zones subordonnées à l’établissement de votre entité.	Exemple : Supposons que votre établissement soit les États-Unis > Californie > Bay Area > San Francisco. Tous les établissements afficherait les transactions pour la Californie > Bay Area > Los Gatos. Cet établissement montrerait les transactions pour la Californie. Établissements enfants afficherait les transactions pour Bay Area et Los Gatos uniquement.

Mise en forme

Vous pouvez trier par identifiant client, nom, montant ou date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails sur une seule ligne par client, ou générer un rapport détaillé de toutes les factures adressées au client. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Champ	Description
Trier par	Sélectionnez la liste déroulante Trier par, puis sélectionnez la catégorie à trier. Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », tel que l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse. L’ordre de tri par défaut et le numéro d’options varient selon que vous souhaitez un rapport de résumé ou un rapport détaillé. L’ID client est l’ordre de tri par défaut.
Type de rapport	Sélectionnez le type de rapport que vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport résumé. Le type de rapport Résumé condense tous les détails du compte sur une seule ligne. Le type de rapport Détails affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les clients à solde nul	Sélectionnez Oui pour inclure les clients avec un solde nul, ou sélectionnez Non pour les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez l’une des options suivantes Portrait ou Paysage.
Dates à afficher	Choisissez d’inclure une colonne dans le rapport pour les dates de facture, les dates d’échéance ou les dates de comptabilisation dans le grand livre. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans le champ Sélectionnée. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche vers la gauche pour la déplacer dans la zone Disponible.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’à la version PDF de ce rapport.

Générer une version PDF

1. Ouvrez le rapport et sélectionnez Graphique.
2. Dans la page du graphique, sélectionnez Imprimer.

Pour ajouter un titre, un sous-titre et un pied de page au rapport :

1. Saisissez le titre dans la case Titre du rapport 1.
• Ce titre apparaît en grand format en haut de la page, directement sous le nom de votre société,
• Vous pouvez modifier n’importe quel nom par défaut fourni dans cette zone.
2. Saisissez le sous-titre dans la case Titre du rapport 2.
• Le sous-titre apparaît en plus petit format, directement sous le titre principal.
3. Saisissez le texte du pied de page dans la case Texte du pied de page. Le texte du pied de page apparaît en bas au milieu du rapport.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut sur l’âge du client se compose des colonnes suivantes :

En tête de colonne	Description
Basé sur :	Filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date de facture Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre
Identifiant client	L’identifiant associé à votre client
Nom de client	Le nom de votre client
N° de document	Le numéro de transaction, tel que le numéro de facture ou l’identifiant de paiement d’acompte. Pour un rapport détaillé seulement.
Date de comptabilisation dans le grand livre Date de facture Date d’échéance	Date de comptabilisation dans le grand livre : la date à laquelle la facture est effectivement validée dans le grand livre Date de facture : La date à laquelle la facture a été envoyée au fournisseur Date d’échéance : La date d’échéance de la facture Pour un rapport détaillé seulement.
Nombre de jours d’antériorité	Le nombre de jours calculé de la date d’effet à la date d’échéance. Pour un rapport détaillé seulement
Devise de transaction	La devise de transaction utilisée. Pour un rapport détaillé seulement.
Montant de la transaction	Le montant en devise de transaction Pour un rapport détaillé seulement.
-0	Le montant que le client vous doit pour les factures effectuées au cours du mois en cours.
1-30	Le montant que le client vous doit avec 1 à 30 jours de retard.
31-60	Le montant que le client vous doit avec 31 à 60 jours de retard.
61-90	Le montant que le client vous doit avec 61 à 90 jours de retard.
91-	Le montant que le client vous doit avec 91 jours de retard ou plus.
Total	Le montant total que le client doit. (Vous pouvez sélectionner ce nombre pour afficher des informations détaillées sur la facture envoyée au client.)

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

À quel moment les transactions sont-elles supprimées d’un rapport de balance âgée ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une transaction n’apparaît plus dans un rapport de balance âgée. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne voyez plus de transaction si :

• la date d’échéance de la balance âgée est atteinte pour la transaction (par exemple, un rapport de 0 à 30 jours consulté le 31e jour) ;
• la facture est payée ;
• un crédit ou un acompte est appliqué à la facture ;
• la facture est supprimée ou extournée ;