Résoudre les problèmes liés au rapport de balance âgée client

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution : Vérifiez s’il manque des transactions par rapport à celles importées initialement. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

• Si des transactions sont manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
• Si les transactions n’ont pas disparu : Ajoutez une écriture de journal afin que le solde d’ouverture du grand livre corresponde au montant des opérations initialement importées.

Causes possibles :

• Si les paiements sont effectués avant la date de facturation et que le rapport de balance âgée est généré entre la date de paiement et la date de facturation, le montant du paiement n’apparaît pas dans le rapport de balance âgée.

  Exemple

  Par exemple, une transaction a pour date de facturation le 01/01/2022 et pour date de paiement le 31/12/2020. Or, si le rapport de balance âgée est généré le 31 décembre 2020, le montant du paiement n’apparaît pas dans ce rapport de balance âgée.

  Solution

  Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration et faites défiler jusqu’à Activer la fonctionnalité. Décochez la case Les dates de paiement doivent être postérieures aux dates de facturation. Exécutez à nouveau le rapport.

• Extournes effectuées au mauvais moment. Vérifiez vos extournes pour voir si la date de la transaction correspond à la date d’extourne. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été extournée à une mauvaise période.

  Solution

  Passez une écriture de journal pour annuler l’extourne de la mauvaise période. Ensuite, effectuez une autre écriture de journal pour ajouter l’extourne à la bonne période.

• Comptes clients mal configurés.

  Solution

  • Vérifiez que la configuration est correcte et corrigez-la si nécessaire. Sur la page Configurer Comptes clients, vérifiez les points suivants :

    • Corriger les périodes de balance âgée. Pour la première ligne de la plage de balance âgée, laissez le champ Plage minimale vide et définissez la Plage maximale sur 0.
    • Assurez-vous de cocher la case Afficher les extournes en tant qu’écritures historiques.

En général, cela signifie que vous exécutez le rapport de balance âgée au niveau de l’entité et que le client que vous avez sélectionné est limité au niveau général. Bien que vous puissiez consulter la balance âgée des clients au niveau général, vous ne pouvez pas accéder à leurs fiches d’informations à partir du niveau de l’entité.

Solution : Exécutez le rapport de balance âgée à partir du niveau général.

Si le client est limité au niveau général, leurs transactions apparaissent dans le rapport de balance âgée uniquement lorsqu’il n’est pas filtré par établissement.

Solution : Personnalisez le rapport pour compenser le filtre Établissement.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement dans le compte du grand livre des Comptes clients ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes clients.

Solution : effectuer manuellement le rapprochement et le suivi des écritures directes afin de s’assurer que le grand livre correspond au rapport de balance âgée.

Si les écritures ont été codées pour des comptes généraux erronés, modifiez-les pour corriger le codage.

Il se peut que certains comptes ne soient pas configurés pour remplacer les comptes du grand livre dans les CC ou qu’ils aient été configurés après la définition du remplacement.

Solution :  Configurez l’utilisation du remplacement des comptes du grand livre dans la configuration des CC et sélectionnez les bons comptes à remplacer. Les transactions créées après cette modification sont incluses dans le rapport de balance âgée.

Il s’agit d’un comportement normal lorsque la transaction remplit les critères de suppression :

• La date d’échéance de balance âgée pour la transaction est atteinte (par exemple, il s’agit du 31e jour sur un rapport de 0 à 30 jours)
• La facture est payée
• Un crédit ou un acompte est appliqué à la facture
• La facture est supprimée ou annulée

Solution : Réexécutez le rapport pour voir les dernières modifications.

Le rapport de balance âgée se base sur la date de comptabilisation dans le grand livre, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une divergence si un paiement a été reçu avant la date de facturation.

Solution : Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

• Effectuez des écritures de journal pour :

  1. Compensez le paiement.
  2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de la facture ou toute date ultérieure.

• Dans l’application CC :

  1. Extournez le paiement.
  2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture de paiement).

Exemple : Vous avez créé une facture le 1er décembre et indiqué par erreur que le paiement avait été effectué le 15 novembre. Lorsque vous passez une écriture de journal pour enregistrer le paiement ou que vous sélectionnez à nouveau la facture à régler, indiquez le 1er décembre ou toute autre date postérieure comme date de paiement.

Solution : Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et effectuez une écriture de journal pour équilibrer le compte de comptes clients.

Le type de taux de change peut renseigner les montants au taux de change journalier Intacct, ce qui entraîne une réévaluation du rapport en fonction du taux journalier.

Solution : Assurez-vous qu’aucun taux de change par défaut n’est sélectionné. (Le champ Taux de change est vide.)

Le champ Type de taux de change doit être défini manuellement pour afficher les informations des entités dont la devise de base est autre que celle que vous avez sélectionnée dans le champ Devise de référence.

Il se peut que vous exécutiez le rapport de balance âgée en fonction de la date de comptabilisation du grand livre et le rapport grand livre des CC en fonction de la date du document.

Solution : Exécutez le livre auxiliaire des CC et les rapports de balance âgée client basés sur la date de comptabilisation du grand livre pour lier les soldes au grand livre.

Solution : Les avances et les trop-payés peuvent être suivis dans des comptes du grand livre distinctement des autres comptes débiteurs. Pour de nombreuses entreprises, ces transactions sont suivies dans un compte du grand livre associé à la Gestion de la trésorerie, tel qu’un compte passif de dépôt. Selon la façon dont vos groupes de comptes et vos rapports financiers sont configurés, votre bilan peut différer de la balance âgée de vos comptes clients.

Si votre bilan ne correspond pas à la balance âgée des comptes clients :

1. Passez en revue les comptes du grand livre sélectionnés pour Acomptes clients et Trop-perçu dans votre Configuration des CC.
2. Passez en revue les groupes de comptes utilisés pour représenter les Comptes clients dans votre rapport de bilan.