Recevoir des factures électroniques

La facturation électronique crée des brouillons de transactions à partir des documents fournisseurs que vous envoyez à l’adresse e-mail fournie par Sage.

Vous pouvez traiter les factures électroniques ZUGFeRD en chargeant ou en envoyant la transaction par e-mail.

  • Pour charger une transaction :

    1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées.

    2. Sélectionnez Charger.
    3. Glissez-déposez la transaction ou naviguez jusqu’à la transaction et sélectionnez-la.

    4. Examinez et comptabilisez les brouillons de transactions.

      1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées.

      2. Dans le menu Afficher, sélectionnez Brouillons.

      3. Recherchez la transaction que vous souhaitez examiner et mettre à jour.

      4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

      5. Vérifiez les détails de la transaction et modifiez-les si nécessaire.
      6. Soumettez ou comptabilisez la transaction.

  • Pour envoyer une transaction par e-mail à l’adresse e-mail configurée avec votre abonnement à la facturation électronique :

    1. Assurez-vous d’envoyer les brouillons de transactions à l’adresse e-mail configurée lors de votre souscription à la facturation électronique.

      1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

      2. Sélectionnez Configurer à côté de Facturation électronique.

      3. Dans la section Configuration de la boîte aux lettres de service, recherchez l’adresse e-mail de l’entité et envoyez les brouillons de transactions à cette adresse.

    2. Examinez et comptabilisez les brouillons de transactions.

      1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées.

      2. Dans le menu Afficher, sélectionnez Brouillons.

      3. Recherchez la transaction que vous souhaitez examiner et mettre à jour.

      4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

      5. Vérifiez les détails de la transaction et modifiez-les si nécessaire.
      6. Soumettez ou comptabilisez la transaction.

Si vous êtes abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs, Intacct remplit des champs supplémentaires qui ne sont généralement pas disponibles dans les documents ZUGFeRD, tels que le compte du grand livre, l’établissement et le service.

Rechercher votre adresse e-mail configurée par Sage

Quand Automatisation des CFFacturation électronique est activé, les adresses e-mail Sage sont configurées pour vous permettre de les utiliser lors de l’envoi FacturesTransactions par e-mail. Une adresse e-mail unique vous est attribuée pour le niveau général, de même qu’une adresse e-mail pour chaque entité. Ces adresses ne sont pas modifiables.

Abonnement

Comptes fournisseurs

Facturation électronique

Automatisation des CF

Services Sage Cloud
Type d’utilisateur

Entreprise avec privilèges d’administrateur

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

    Si votre société est une société multi-entités, consultez la section Configuration à partir du niveau général pour afficher les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.

  2. Sous Paramètres d’automatisation de la facture fournisseur, sélectionnez Configurer en regard de Services de messagerie.

    La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre et affiche la liste des entités, leurs établissements par défaut et leurs boîtes aux lettres provisionnées. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité que vous souhaitez utiliser.

  3. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  4. Accédez à Facturation électronique et sélectionnez Configurer.

    La section Configuration de la boîte aux lettres du service répertorie les entités et leurs boîtes aux lettres provisionnées. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité que vous souhaitez utiliser.

Envoyer une transaction par e-mail pour la création automatique du brouillon

Abonnement

Comptes fournisseurs

Automatisation des CF

Facturation électronique

Services Sage Cloud
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Factures fournisseurs : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier

Transactions automatisées : Lister

  1. Transférez les e-mails du fournisseur contenant des pièces jointes de facture fournisseurtransaction à l’adresse e-mail configurée par Sage pour l’entité appropriée.

    Vous pouvez transférer des factures fournisseurs une par une ou transmettre un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs.

    Lors de l’adressage de l’e-mail, incluez une seule adresse e-mail dans le champ À : et laissez le champ CC : vide. Si vous incluez plus d’une adresse e-mail, Sage Intacct ne traitera pas la facture fournisseurtransaction.

    Tenez compte des limitations suivantes lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs en pièces jointes.

    • Chaque facture fournisseur doit être un fichier distinct.

    • Le nom de fichier de chaque facture fournisseur doit être unique dans le lot de factures fournisseurs.

    • L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

    • La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

    Si vous ou un autre utilisateur avez utilisé Automatisation des CFFacturation électronique Pour créer des brouillons pour cette entité, vous pouvez voir l’adresse e-mail qui vous a été attribuée dans la colonne « e-mail du destinataire » dans la Factures Transactions automatisées liste.

    Dans une vue standard, filtrez la colonne Source pour E-mail. Ce filtre montre les factures fournisseurstransactions créées à partir de factures fournisseurs transférées.

    Automatisation de la réception des factures fournisseurs - Facturation électronique Les adresses e-mail doivent respecter le format suivant.

    Niveau Format de l’e-mail Exemple

    Entité

     

    <company ID><entity ID>@ai.sage

     

    ID de la société : examplecorp

    ID de l’entité : E100

    Adresse e-mail de l’entité : examplecorpe100@ai.sage.com

    Niveau général

    <company ID>@ai.sage

    ID de la société : examplecorp

    Adresse e-mail de niveau général : examplecorp@ai.sage.com

    Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

    Intacct peut fournir une adresse e-mail différente dans l’une des circonstances suivantes :

    • Si l’identifiant de votre société + l’identifiant de l’entité correspondent à une adresse e-mail déjà utilisée

    • Si vous supprimez une entité, puis que vous la recréez à l’aide du même identifiant d’entité

    Dans ce cas, Intacct ajoute un trait de soulignement et un nombre incrémentiel (commençant par 2) à la fin du nom d’utilisateur.

  2. Pour afficher les brouillons créés à partir des factures fournisseurs envoyées par e-mail, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les factures fournisseurs par e-mail.

    Si la liste des factures fournisseurs est déjà ouverte, sélectionnez Actualiser pour la mettre à jour. Pour filtrer la liste des factures fournisseurs pour les brouillons, sélectionnez la vue standard Factures fournisseurs provisoires.

    Pour afficher les brouillons créés à partir des transactions envoyées par e-mail, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les transactions par e-mail.

    Si la liste des transactions automatisées est déjà ouverte, sélectionnez Actualiser pour mettre à jour la liste. Pour filtrer la liste des transactions automatisées pour les brouillons, sélectionnez la vue standard Brouillons.

    Contrairement aux factures fournisseurs téléchargées, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les factures fournisseurs envoyées par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vous ne voyez pas vos factures fournisseurs, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

    Contrairement aux transactions téléchargées, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les transactions envoyées par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vous ne voyez pas vos transactions, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

    Dans les vues standard, les colonnes suivantes fournissent des informations complémentaires sur les factures fournisseurstransactions générées automatiquement :

    • Source : Indique si la facture fournisseurtransaction a été créée à partir d’un chargement (via la liste des factures fournisseurstransactions automatisées) ou d’un e-mail. Si ce champ est vide, cela signifie que la facture fournisseurtransaction a été saisie directement dans Intacct, importée à l’aide d’un fichier CSV ou importée à l’aide d’une API.

    • Importer les exceptions : Vous avertit de tout problème rencontré sur le brouillon. Passez la souris sur ce champ pour plus d’informations.

    • E-mail du destinataire : Affiche l’adresse e-mail fournie par Sage à laquelle la facture fournisseurtransaction a été envoyée.

    • E-mail de l’expéditeur : Affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Étape suivante :  Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Étape suivante :  Examiner et comptabiliser les transactions entrantes à partir de la facturation électronique