Appliquer des pénalités : Comptes clients

Lorsque vous appliquez des frais de retard à une facture client, Intacct crée et comptabilise automatiquement une régularisation de compte client. Vous pouvez dès lors afficher, modifier, imprimer ou envoyer par e-mail la régularisation au client, selon vos besoins.

Sélectionner les factures pour appliquer les pénalités

1. Accédez à Comptes clients > Tous > Paiements > Pénalités.
2. Vous avez deux possibilités :
   • Pour afficher toutes les factures en retard en vue d’appliquer des pénalités, triées par date d’échéance, sélectionnez Afficher.
   • Pour réduire le nombre de factures affichées par Intacct, définissez les options de filtre nécessaires, puis sélectionnez Afficher.

     Pour en savoir plus sur la définition des options de filtre, consultez la rubrique Définir les options de filtre ci-dessous.

   Intacct affiche une liste des factures en retard. Vous pouvez faire défiler cette liste à l’aide de la barre de défilement située en regard de la liste.

   La barre d’en-tête indique le nombre de factures renvoyées en fonction des critères de filtre définis. Pour modifier les options de filtre et passer en revue la liste des factures, sélectionnez Filtrer.
3. Définissez les options de pénalité sur les valeurs appropriées.

   Ces paramètres s’appliquent à toutes les factures que vous sélectionnez pour appliquer des pénalités :

   1. Description du document de pénalités : Lorsque vous appliquez des pénalités, Intacct crée une régularisation dans un document intitulé PÉNALITÉS. Les documents de régularisation disposent d’un champ Description. Intacct utilise le texte que vous saisissez ici pour le champ Description dans la régularisation. La valeur par défaut est Pénalité, mais vous pouvez modifier cette description pour décrire la pénalité de plus près, par exemple Frais de retard. La description apparaît également sur la régularisation imprimée.
   2. Calculer les pénalités par : Indiquez si vous souhaitez calculer le montant de la pénalité en fonction du montant de la facture ou du montant dû.

      1. Sélectionnez Montant de la facture pour appliquer une pénalité à l’intégralité du montant de la facture.

         Si le montant d’une facture est nul, il n’apparaîtra pas comme disponible pour une pénalité. Parce que le montant est nul, la pénalité calculée serait également nulle.

      2. Sélectionnez Montant dû pour appliquer une pénalité uniquement au montant restant dû lorsque le client a partiellement payé la facture.

         Par exemple, supposons que vous disposiez d’une facture de 100 $ et que le client ait payé 75 $, laissant un montant dû de 25 $. Vous pouvez appliquer une pénalité à la totalité de la facture de 100 $ ou uniquement au montant dû de 25 $.

Définir les options de filtre

Les options de filtre vous permettent de limiter la sélection aux factures auxquelles vous souhaitez appliquer des pénalités. La liste filtrée résultante s’affiche sur la page Sélectionner les factures pour appliquer les pénalités, qui s’ouvre lorsque vous sélectionnez Afficher.

1. Vous pouvez filtrer plusieurs factures client en utilisant les champs Du client et Au client.

   Sélectionnez respectivement un client de début et un client de fin. La liste déroulante liste la plage de clients par numéro d’identifiant.

2. Définissez des filtres supplémentaires dans la section Filtres supplémentaires :
   • utilisez ces filtres pour cibler des factures éligibles spécifiques. Par exemple, vous pouvez renvoyer toutes les factures dont le montant total dû est supérieur à 1 000 $. Vous pouvez également filtrer cette liste en spécifiant un client avec des factures dont le montant dû est supérieur ou égal à 1 000 $.
   • Pour filtrer les factures en fonction du nom du client, de l’identifiant client, du montant de la facture ou du total dû : sélectionnez Client, Identifiant client, Montant de la facture ou Total dû dans les listes déroulantes respectives, dans l’ordre dans lequel vous souhaitez les filtrer et les trier.

     Pour chaque filtre supplémentaire, sélectionnez un opérateur tel que égal à ou supérieur à, puis saisissez la valeur à filtrer dans la zone de texte.

3. Utilisez l’option Format pour contrôler l’ordre de tri et le nombre de fiches filtrées par page.

   Par défaut, Intacct trie les factures fournisseurs par client. Pour effectuer un tri en fonction d’une autre option de la liste déroulante Trier par, sélectionnez-la.

4. Une fois le filtrage terminé, sélectionnez Afficher.

   La page Sélectionner les factures pour appliquer les pénalités s’affiche ; vous pouvez y définir les pénalités à appliquer.

5. Recherchez la facture à laquelle vous souhaitez appliquer des pénalités et cochez la case Pénaliser en regard de celle-ci.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Appliquer la pénalité et afficher la régularisation

Sur la page Sélectionner les factures pour appliquer les pénalités, sélectionnez une ou plusieurs factures client pour appliquer une pénalité, puis sélectionnez Enregistrer. Selon les conditions de paiement associées, Intacct crée un résumé de régularisation pour tenir compte de la pénalité. Vous pouvez dès lors afficher, modifier ou imprimer la régularisation selon vos besoins.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements > Régularisations.
2. Recherchez la ligne comportant la régularisation appropriée.
   Les régularisations de pénalité sont facilement identifiables dans la liste, car elles portent le libellé PÉNALITÉS - <date/heure>. La date/heure correspond à la date et à l’heure auxquelles la pénalité a été appliquée, par exemple, PÉNALITÉS - 28/09/15 16:32:42.
3. Sélectionnez Modifier, Afficher ou Imprimer si nécessaire.

   Par exemple, si vous souhaitez envoyer une copie de la régularisation au client, sélectionnez Imprimer.

   Intacct crée un fichier PDF de la régularisation, que vous pouvez ensuite enregistrer et joindre à un e-mail.