Appliquer des pénalités : Comptes clients

Lorsque vous appliquez des frais de retard à une facture client, Intacct crée et comptabilise automatiquement une régularisation de compte client. Vous pouvez dès lors afficher, modifier ou imprimer la régularisation, ou l’envoyer par e-mail au client.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements > Pénalités.

2. Vous pouvez également définir des filtres pour limiter la sélection aux factures auxquelles vous souhaitez appliquer des pénalités.

   Définir les options de filtre

   1. Pour filtrer par une plage de clients, sélectionnez un client de départ et un client d’arrivée dans les listes déroulantes Du client et Au client. Les listes déroulantes affichent les clients triés par numéro d’identification.

   2. Pour définir des filtres supplémentaires afin de cibler des factures éligibles spécifiques, sélectionnez d’autres filtres dans la section Filtres supplémentaires .

      1. Dans la première colonne, dans la première liste déroulante, sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez filtrer. Choisissez entre Client, Identifiant client, Montant de la factureet Total dû.

      2. Dans la deuxième colonne, sélectionnez un opérateur pertinent, par exemple Égal à ou Contient.

      3. Dans la troisième colonne, saisissez la valeur appropriée.

      Sélectionnez les filtres dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient appliqués. Par exemple, si vous souhaitez filtrer par clients dont le nom contient d’abord le mot « Réseau », puis filtrer par total de la facture, dans la première ligne, sélectionnez Client dans la première liste déroulante et sélectionnez Contient dans la seconde, puis sélectionnez Total dû et Égal à dans la deuxième ligne.

3. Sélectionnez Afficher.

   Intacct affiche la page Sélectionner les factures pour appliquer les pénalités, qui répertorie les factures en retard qui répondent à vos critères de filtre.

   La barre d’en-tête indique le nombre de factures trouvées. Pour modifier les options de filtre et passer en revue la liste des factures, sélectionnez Filtrer.

4. Sélectionnez la case à cocher Pénaliser en regard des factures auxquelles vous souhaitez appliquer des pénalités.

5. Définissez les options de pénalité selon vos besoins.

   Définir les options de pénalité

   Ces paramètres s’appliquent à toutes les factures que vous sélectionnez pour appliquer des pénalités pour le moment.

   • Dans le champ Description du document de pénalité, saisissez une description pertinente, par exemple « Frais de retard », ou acceptez la valeur par défaut, qui est Pénalité.

     Lorsque vous appliquez des pénalités, Intacct crée une régularisation dans un document intitulé PÉNALITÉS. La description que vous saisissez ici est utilisée dans le résumé des PÉNALITÉS et, si elle est imprimée, dans la régularisation.

   • Dans la section Calculer les pénalités par, sélectionnez l’une des options suivantes :

     • Sélectionnez le montant de la facture pour calculer le montant du pénalité en fonction de l’ensemble de la facture montant.

       Si le montant d’une facture est nul, il n’apparaît pas comme disponible pour une pénalité. Parce que le montant est nul, la pénalité calculée est également nulle.

     • Sélectionnez Montant dû pour calculer le montant de la pénalité sur la base du montant restant dû si le client a partiellement réglé la facture.

     Par exemple, si vous avez une facture de 100 $ et que le client a payé 75 $, laissant un montant dû de 25 $, vous pouvez appliquer une pénalité à la totalité de la facture de 100 $ ou uniquement au montant dû de 25 $.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher la régularisation

Selon les conditions de paiement associées, Intacct crée un résumé de régularisation pour tenir compte de la pénalité.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements > Régularisations.

2. Recherchez la ligne comportant la régularisation appropriée.

   Les régularisations de pénalité sont facilement identifiables dans la liste, car elles portent le libellé PÉNALITÉS - <date/heure>. La date/heure correspond à la date et à l’heure auxquelles la pénalité a été appliquée, par exemple, PÉNALITÉS - 28/09/15 16:32:42.

3. Sélectionnez Modifier, Afficher ou Imprimer si nécessaire.

   Par exemple, si vous souhaitez envoyer une copie de la régularisation au client, sélectionnez Imprimer.

   Intacct crée un fichier PDF de la régularisation, que vous pouvez ensuite enregistrer et joindre à un e-mail.