Configurer les comptes clients

Utilisez cette page pour configurer les préférences de votre société concernant l’application Comptes clients.

Pour cela, sélectionnez les journaux, les comptes du Grand livre et les fréquences des résumés par défaut utilisés par l’application Comptes clients. Vous pouvez également modifier divers paramètres qui affectent certains aspects du comportement de l’application.

Abonnement

Comptes clients
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise avec privilèges d’administrateur
Permissions

Administration

  • Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer

Pour afficher les différences de configuration pour les sociétés multi-entités, consultez la section Utilisation de comptes clients avec une société partagée multi-entités.

Configurer l’application Comptes clients

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

    Vous pouvez également accéder à Société > Tous > Plus > Abonnements, puis sélectionner Abonnements. Sélectionnez Comptes clients, puis Configurer.

  2. Sous Paramètres de comptabilité, sélectionnez les options par défaut pour les éléments suivants :

    • Les journaux par défaut pour enregistrer les transactions de factures, de régularisations et de réceptions de paiements
    • Les comptes de passifs du Grand livre pour les transactions de comptabilisation telles que les comptes clients
    • Les fréquences des relevés, c’est-à-dire la fréquence à laquelle Intacct comptabilise les factures, les régularisations, les dépôts manuels et les relevés des paiements sur le Grand livre.
    Option Description

    Journaux

    Journaux à utiliser pour enregistrer automatiquement les transactions des comptes clients suivantes.

    • Factures
    • Régularisations
    • Paiements
    • Remboursements client

    L’option permettant de sélectionner un journal de remboursements client s’affiche uniquement lorsque l’option Activer l’enregistrement des remboursements client est sélectionnée.

    Comptes du Grand livre

    Comptes du Grand livre à utiliser pour comptabiliser les transactions des comptes clients suivantes.

    • Comptes clients : compte standard pour les transactions de compensation.
    • Trop-perçu
    • Acomptes client : ceux-ci peuvent être modifiés en fonction des transactions.
    • Gains et pertes multidevises : dans la conversion de devises pour les sociétés multidevises

    Certaines organisations suivent les trop-perçus et les acomptes client dans un compte généralement associé à la gestion de trésorerie, par exemple un compte de dépôts. Si c’est le cas, assurez-vous de revoir la configuration de vos rapports pour vérifier que votre bilan est en lien avec la balance âgée client. Veillez à ce que les comptes du Grand livre utilisés pour représenter les comptes clients dans vos rapports de bilan incluent tous les comptes que vous avez sélectionnés ici, notamment ceux pour les trop-perçus et les acomptes.

    Retenue de garantie

    Activer la retenue de garantie des CC : activez cette fonctionnalité pour suspendre la retenue de garantie sur les factures.

    Compte débiteur de la retenue de garantie : compte du Grand livre pour suspendre la retenue de garantie dans les comptes clients.

    Séquence de documents de la facture de levée de retenue de garantie : séquence de documents de la facture de levée de retenue de garantie pour les identifiants à numérotation automatique.

    Compte de compensation de levée de retenue de garantie : compte de compensation de levée de retenue de garantie requis pour la retenue de garantie de facturation lors de la génération des factures du projet.

    Modèle de facture de levée de retenue de garantie : Sélectionnez un modèle de document imprimable pour les factures de levée de retenue de garantie de CC. Si aucun modèle de document imprimable n’est sélectionné pour les factures de levée de retenue de garantie, le document utilise le modèle sélectionné dans la section Mise en forme.

    Les factures autres que les factures de levée de retenue de garantie de CC continuent d’utiliser le modèle de document imprimable sélectionné dans la section Mise en forme.

    Calculer la taxe sur la retenue de garantie : Si vous êtes un client ayant installé la TVA ou la TPS, vous pouvez choisir l’une des options suivantes. Toutefois, si vous n’avez pas installé la TVA ou la TPS, la première option est sélectionnée par défaut et ne peut pas être modifiée. Les options suivantes sont disponibles :

    • Calculer la taxe sur la retenue de garantie (montant brut sur la ligne de facture) pour toutes les solutions de taxe : Lorsque vous détenez une retenue de garantie, la taxe est calculée sur le montant brut de la facture.

      Si vous créez dans Ventes une facture de 10 000 $ et détenez 1 000 $ de retenue de garantie, la taxe est calculée sur 10 000 $. Lorsque vous levez les 1 000 $ de retenue de garantie, la taxe n’est pas calculée lorsque la retenue est levée.

    • Calculer la taxe sur la levée de la retenue de garantie (retenue nette sur le montant de la ligne de facture) uniquement pour les transactions pour lesquelles la TVA/TPS est activée : Lorsque vous levez la retenue de garantie, la taxe est calculée sur le net de la facture.

      Si vous créez dans Ventes une facture de 10 000 $ et détenez 1 000 $ de retenue de garantie, la taxe est calculée sur 9 000 $. Lorsque vous levez les 1 000 $ de retenue, la taxe est calculée sur les 1 000 $.

    Découvrez comment configurer la retenue de garantie.

    Fréquence du résumé

    Fréquence à laquelle Intacct crée et traite des résumés automatiques de transactions.

    Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.

    Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, comptabiliser et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.

    Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.

    Voir Aperçu des résumés : Comptes clients pour plus d’informations.

    Factures

    Régularisations

    Fréquences de création et de traitement des factures :

    • Tous les jours : Intacct crée un résumé quotidien et la comptabilise dans le Grand livre pour chaque jour de transaction. Il est recommandé d’utiliser le résumé quotidien, car il vous permet de générer des informations d’une précision maximale.
    • Mensuellement : Intacct crée un résumé unique à la fin de chaque mois. Quelle que soit la date où a eu lieu une transaction au cours de cette période, elle sera comptabilisée comme datant du dernier jour de ce mois.

      Cette fréquence ne permet pas le niveau de précision élevé du résumé quotidien.

    • Un par facture, Un par régularisation de facture : Intacct crée et comptabilise un résumé pour chaque facture ou régularisation. Les résumés par transaction peuvent ralentir les performances du système. Cela est particulièrement vrai si vos transactions génèrent un grand nombre d’écritures de journal avec des combinaisons différentes de dimensions et de comptes du Grand livre.
    • Spécifié par l’utilisateur : Intacct utilise uniquement des résumés créés manuellement. Il continue à utiliser le résumé manuel jusqu’à ce que vous en sélectionniez ou en créiez un autre.

    Dépôts manuels

    Fréquence de création et de traitement des dépôts manuel, également appelés dépôts rapides :

    • Tous les jours : Intacct crée un résumé quotidien et la comptabilise dans le Grand livre pour chaque jour de transaction. Il est recommandé d’utiliser le résumé quotidien, car il vous permet de générer des informations d’une précision maximale.
    • Mensuellement : Intacct crée un résumé unique à la fin de chaque mois. Quelle que soit la date où a eu lieu une transaction au cours de cette période, elle sera comptabilisée comme datant du dernier jour de ce mois.

      Cette fréquence ne permet pas le niveau de précision élevé du résumé quotidien.

    • Un par dépôt rapide : Intacct crée et comptabilise un résumé pour chaque dépôt.
    • Spécifié par l’utilisateur : Intacct utilise uniquement des résumés créés manuellement. Il continue à utiliser le résumé manuel jusqu’à ce que vous en sélectionniez ou en créiez un autre.

    Paiements

    Fréquence de création et de traitement des paiements des clients :

    • Tous les jours : Intacct comptabilise le résumé quotidiennement.
    • Mensuellement : Intacct crée un résumé unique à la fin de chaque mois. Quelle que soit la date où a eu lieu une transaction au cours de cette période, elle sera comptabilisée comme datant du dernier jour de ce mois. Cette fréquence ne permet pas le niveau de précision élevé du résumé quotidien.
    • Un par paiement : Intacct crée et comptabilise un résumé pour chaque paiement.

    Pour autoriser la création de résumés distincts pour chaque mode de paiement pour les résumés quotidiens et mensuels, sélectionnez Par mode de paiement.

    Article ouvert ou solde à terme

    Option Description

    Type de compte client

    Définit les comptes de client sur Ouvrir l’article (le plus courant) ou Solde à terme.

    • Ouvrir l’article : Intacct applique les trop-perçus du client en fonction du solde total dû, et le trop-perçu s’affiche sous forme de crédit à appliquer manuellement.

    • Solde à terme : Intacct applique les trop-perçus du client en fonction de la facture ouverte la plus ancienne ou à la facture suivante ajoutée si aucune n’est ouverte. Pour les sociétés multi-entités et multidevises, lorsque vous ajoutez une nouvelle facture au niveau de l’entité après la création du trop-perçu, le crédit de trop-perçu est automatiquement appliqué à la nouvelle facture.
  3. Vous pouvez également sélectionner ou activer d’autres fonctionnalités, telles que les seuils d’avertissement dans les transactions de comptabilisation, les dimensions que vous souhaitez suivre et pour lesquelles vous souhaitez générer des rapports, les exigences relatives aux reçus de paiement, etc. Les tableaux suivants décrivent ces options plus en détail.

Seuils

Vous pouvez définir des seuils pour les événements afin que, si l’événement se produit, Intacct puisse répondre comme suit :

Option Description

Si les transactions sont comptabilisées dans une période ultérieure

Réponse d’Intacct si un utilisateur tente de définir une date future comme date de comptabilisation du Grand livre pour la facture.

  • Avertir : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
  • Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message demandant à l’utilisateur de sélectionner une date de la période en cours.
  • Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans alerte ni action de la part d’Intacct.

Ne rien faire est la valeur par défaut.

Les livres auxiliaires partagent les mêmes périodes de comptabilisation que le Grand livre.

Si la limite de crédit est dépassée

Réponse d’Intacct à une tentative de saisie d’une facture qui dépasse la limite de crédit d’un client.

  • Avertir : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
  • Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message indiquant le total dû pour le client et la limite de crédit définie. Il est impossible de créer la transaction lors de la saisie.
  • Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans alerte ni action de la part d’Intacct.

Avertir est la valeur par défaut.

Si le client est en attente

Réponse d’Intacct à une tentative de saisie d’une facture d’un client dont le statut est En suspens.

  • Avertir : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
  • Ne pas autoriser la création de transactions : Affiche un message indiquant que le client est actuellement en attente. Création de la transaction impossible.
  • Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans alerte ni action de la part d’Intacct.

Ne pas autoriser la création de transactions est le paramètre par défaut.

Activer la fonctionnalité

Option Description

Activer le remplacement du compte du Grand livre de CC dans les écritures de factures et de régularisations

Vous pouvez activer le remplacement du compte du Grand livre de CC par défaut pour :

  • Une facture ou une régularisation complète.

  • Un ou plusieurs éléments spécifiques dans une facture ou une régularisation.

  • Toutes les transactions impliquant un client spécifique.

Pour utiliser cette option, vous devez également identifier un ou plusieurs comptes du Grand livre comme étant des comptes de remplacement appropriés. Vous devez ensuite accorder aux utilisateurs sélectionnés les permissions nécessaires pour remplacer le compte du Grand livre par défaut dans les transactions de facture et de régularisation, ainsi que pour toute transaction de facture ou de régularisation impliquant des clients spécifiques.

Activer les libellés de comptes

Indique si des libellés de compte sont requis. Les libellés de comptes fournissent un accès restreint aux comptes du Grand livre et un moyen de leur attribuer un nom. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Associer un numéro de compte à un nom intuitif que les utilisateurs peuvent facilement reconnaître et sélectionner.
  • Catégoriser les différents produits, dépenses et services.
  • Limiter l’accès aux comptes du Grand livre dotés de libellés.
  • Créer des lignes de sous-total dans les factures, notamment pour la taxe de vente

Activer la ventilation des transactions dans l’écriture de factures

Autoriser les utilisateurs à ventiler des frais à différents comptes sur un seul élément d’une facture

Vous pouvez activer cette option ici uniquement si vous l’avez activée dans la configuration du Grand livre.

Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Appliquer les remises automatiquement.

Lorsque vous recevez un paiement d’une facture à laquelle une remise à terme est associée, Intacct applique automatiquement la remise disponible.

Laissez cette case décochée si vous souhaitez appliquer manuellement la remise.

Activer les remises personnalisées

Vous permet de remplacer le montant de la remise que vous appliquez à la facture. Après avoir activé cette option, deux colonnes supplémentaires apparaissent lorsque vous recevez le paiement d’une facture.

  • Remise appliquée : Affiche le total des remises appliquées à la remise jusqu’à présent, lors de l’acceptation de paiements précédents. Ce champ apparaît également lorsque vous affichez une facture.
  • Remise à appliquer : Champ modifiable indiquant la remise à appliquer lors de la réception du paiement en cours.

En savoir plus sur l’activation des remises personnalisées pour les paiements.

Appliquer les crédits automatiquement

Lorsque vous recevez un paiement pour un client disposant de crédits disponibles, Intacct applique automatiquement les crédits disponibles aux factures sélectionnées selon une logique de cascade. En savoir plus sur la logique de cascade utilisée dans le cadre de l’application des crédits.

Laissez cette case cochée si vous souhaitez appliquer manuellement les crédits disponibles.

Désactiver les suggestions de paiement automatique.

Dans l’ancienne page Recevoir les paiements

Lorsque vous sélectionnez cette option, Intacct peut uniquement utiliser le montant de paiement que vous saisissez pour renseigner les champs Montant reçu de la page Sélectionner les factures pour le paiement.

Par défaut, Intacct applique le paiement aux factures à compter de la facture la plus ancienne.

  • Si le montant du paiement est suffisant pour régler entièrement cette facture, Intacct remplit automatiquement le montant du paiement et applique le reste à la facture suivante, jusqu’à ce que le montant total du paiement soit utilisé.
  • S’il existe un montant résiduel dû au fait que le montant du paiement est supérieur au total des factures, Intacct affiche le montant du trop-perçu dans le champ Montant du trop-perçu.

Si vous remplacez généralement les montants proposés par Intacct et que vous ne souhaitez plus qu’Intacct suggère ces montants, cochez cette case pour désactiver cette fonctionnalité.

Dans la nouvelle page Recevoir les paiements

Non cochée : Les suggestions de paiement sont activées. Le montant du paiement est automatiquement renseigné pour les factures sélectionnées, dans l’ordre dans lequel vous les avez sélectionnées. Pour remplacer les suggestions de paiement, saisissez simplement les montants que vous souhaitez payer dans la colonne Paiement de chaque facture sélectionnée.

Cochée : Les suggestions de paiement sont désactivées. Saisissez le montant du paiement pour chaque facture sélectionnée avant de comptabiliser le paiement.

Activer la reclassification des factures et des régularisations

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier les informations de comptabilité sur les factures et les régularisations partiellement et entièrement payées.

Activer l’extourne des factures impayées

 

Cette option vous empêche de supprimer des factures impayées. Vous devez extourner les factures impayées, ce qui crée une piste d’audit.

La sélection de l’option Activer l’extourne des factures impayées modifie les pages suivantes :

  • Comptes clients : Factures : Supprimer remplacé par Extourner.
  • Permissions relatives aux factures : Supprimer n’est disponible qu’en lecture seule.

Activer la création, la modification et la suppression de factures en devises étrangères

 

Si votre société utilise plusieurs devises, vous pouvez utiliser plusieurs devises dans votre processus d’écriture des factures.

Même après avoir activé les transactions multidevises dans Configuration du Grand livre, vous devez activer l’option Multidevises dans chacune des applications concernées. Vous avez ainsi la possibilité de configurer votre société de manière à ce que les utilisateurs puissent effectuer des transactions multidevises dans l’application Comptes fournisseurs, mais pas dans l’application Comptes clients ou Ventes.

Les dates de paiement doivent être postérieures aux dates de facturation

Cette option applique une règle selon laquelle la date de paiement doit être identique ou postérieure à la date de facturation. Ce paramètre s’applique aux sociétés utilisant Livre de comptabilité d’exercice uniquement.

Cette option de configuration n’a aucun effet sur les factures générées à partir de l’application Contrats. Les factures contrat exigent que la date de paiement soit identique ou postérieure à la date de facturation. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Résoudre les problèmes liés aux paiements des factures contrat.

Désactiver la modification après l’impression ou l’envoi par e-mail des transactions comptabilisées

Elle empêche la modification des transactions comptabilisées après leur impression ou leur envoi par e-mail. Cette fonctionnalité s’applique uniquement une fois les factures imprimées en accédant à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures.

Pour couvrir tous les cas d’impression et d’envoi par e-mail pour vos factures et régularisations, cochez également la case Marquer comme imprimé lorsqu’une option d’impression ou d’envoi par e-mail est sélectionnée.

Cette option est obligatoire pour les sociétés sud-africaines.

Marquer comme imprimé lorsqu’une option d’impression ou d’envoi par e-mail est sélectionnée

Étend le statut Imprimé aux transactions comptabilisées qui sont imprimées à partir des éléments suivants :

  • Liste des factures
  • Registre des factures
  • Liste des régularisations
  • Registre des régularisations

Cette fonctionnalité n’a d’incidence que si vous cochez également la case Désactiver la modification après l’impression ou l’envoi par e-mail des transactions comptabilisées.

Cette option est obligatoire pour les sociétés sud-africaines.

Afficher les taxes et les sous-totaux sur les factures

 

Cette fonctionnalité permet à Intacct d’afficher les champs de taxe et de sous-totaux sur les factures.

Elle est disponible uniquement si vous avez activé les libellés de compte (dans la section Activer la fonctionnalité).

Cette option est désactivée pour les sociétés abonnées à l’application Taxes. Un total de la taxe de tous les éléments de la facture s’affiche dans la section Résumé des taxes. (Cette option est disponible uniquement si vous avez sélectionné Activer les libellés de compte.)

Utiliser des règles de Taxe avancée

Cette option active Taxe avancée pour la méthode de calcul de taxe. Vous pouvez créer des éléments de taxe, des barèmes et des correspondance de barème de taxes pour définir la correspondance de barème de taxes nécessaire au calcul des taxes. Intacct calcule automatiquement une taxe de vente en fonction de l’identité du client, de son emplacement et des articles qu’il achète.

Si vous avez activé Avalara AvaTax ou prévoyez d’utiliser Taxe simple, n’activez pas cette option. Taxe avancée n’est pas compatible avec l’utilisation de l’une de ces deux autres méthodes de calcul de taxe.

Cette fonctionnalité n’est disponible que si vous avez activé les libellés de compte (dans la section Activer la fonctionnalité) et avez activé les taxes et les sous-totaux dans la configuration.

Cette option est disponible uniquement si vous avez sélectionné Activer les libellés de compte.

Lorsque vous vous abonnez à l’application Taxes, les règles de taxe avancées sont activées automatiquement et ne peuvent pas être désactivées. Il est impossible de modifier cette case à cocher.

Veillez à désélectionner cette option si vous n’avez pas encore configuré l’application Taxes pour éviter des erreurs. Une fois l’abonnement Taxes activé, cette option est automatiquement activée. La case à cocher ne peut pas être cochée ou décochée.

En savoir plus sur la configuration des taxes.

Si vous êtes configuré pour plusieurs juridictions fiscales, l’option est ignorée pour les entités utilisant la solution Avalara AvaTax. La solution Avalara AvaTax ne dépend pas des éléments de taxe, des barèmes de taxe ni des mappages de taxe, comme c’est le cas avec les solutions de TVA, TPS ou de taxe avancée.

Vous devez activer cette option pour utiliser le remplacement de barème de taxes dans les transactions d’achats et de ventes pour l’application Construction.

Activer les écritures inter-entités automatisées

Dans les sociétés multi-entités et multidevises, cette fonctionnalité permet à Intacct de créer automatiquement une facture fournisseur sur les livres d’une entité lorsqu’une facture est automatiquement créée dans une seconde entité.

Lorsque vous activez cette fonctionnalité, vous disposez de deux options.

  • Facture fournisseur créée en tant que brouillon (obligatoire pour les sociétés assujetties à la TVA) : Enregistrez la facture fournisseur générée par le système en tant que brouillon. Il s’agit de l’option par défaut pour les sociétés abonnées à l’application Taxe. Vous pouvez donc ajouter une solution de taxe avant de comptabiliser la facture fournisseur.

  • Facture fournisseur comptabilisée directement : Comptabilise la facture fournisseur générée par le système directement dans le Grand livre. Cette option n’est pas disponible pour les sociétés qui utilisent l’application Taxes.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les sociétés multi-entités partagées et les sociétés de consolidations mondiales.

Activer les avis de relance

Sélectionnez cette option pour activer les avis de relance et gérer les recouvrements via l’application Comptes clients.

En savoir plus sur la configuration et l’utilisation des avis de relance.

Activer la modification des dates d’extourne

Sélectionnez cette option pour activer la modification des dates d’extourne du paiement à partir de la liste des paiements comptabilisés.

Autoriser les paiements uniques pour plusieurs clients

Cette option vous permet de recevoir un paiement unique et d’appliquer le paiement à des factures de différents clients. Lorsque vous sélectionnez cette option, la page Recevoir des paiements est mise à jour avec deux nouveaux champs : Appliquer le paiement à et Nom du payeur.

En savoir plus sur les paiements uniques pour plusieurs clients.

Activer l’enregistrement des remboursements client

Active les remboursements client, que vous pouvez utiliser pour enregistrer les remboursements que vous avez traités en dehors de Sage Intacct. Cette option nécessite une certaine configuration. En savoir plus sur l’activation des remboursements client.

Paramètres de contact

Option Description

Restreindre les contacts dans les transactions

Les options sont les suivantes :

  • Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction.

  • Restreindre aux contacts du client : Limite les contacts disponibles dans les listes déroulantes aux contacts associés à une fiche client. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la liste de contacts se charge plus rapidement, mais que vous souhaitez attribuer des contacts parents ou enfants qui ne sont pas associés au client sélectionné.

  • Restreindre aux contacts liés au client sélectionné : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au client sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.

Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire :

  • Seuls les contacts affectés aux fiches client dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes de transactions limitées.

  • Si vous modifiez une transaction qui a été créée avant l’ajout des restrictions, les nouvelles restrictions de contact sont appliquées lors de l’enregistrement des modifications.

Source d’informations de l’expéditeur par défaut

Cette option permet de définir les coordonnées de l’expéditeur par défaut lorsqu’un utilisateur envoie des factures ou des relevés par e-mail dans l’application Comptes clients.

  • Profil utilisateur : les informations relatives à l’expéditeur correspondent par défaut à celles de l’utilisateur qui envoie l’e-mail.

  • Profil personnalisé : les informations relatives à l’expéditeur sont définies par défaut sur les valeurs que vous avez définies ici plutôt que sur le profil utilisateur. Sélectionnez cette option pour afficher les champs suivants :

    • Adresse e-mail de l’expéditeur : adresse e-mail de l’expéditeur par défaut que vous souhaitez renseigner lorsqu’un utilisateur envoie des factures ou des relevés par e-mail.

    • Nom de l’expéditeur : nom de l’expéditeur par défaut que vous souhaitez renseigner.

    • Numéro de téléphone de l’expéditeur : numéro de téléphone de l’expéditeur par défaut.

Paramètres de l’écran

Option Description

Date de comptabilisation dans le grand livre

Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de l’écriture : Cette option permet aux utilisateurs de remplacer la date de comptabilisation des factures ou des régularisations lors de l’écriture de la transaction. Cette option vous permet d’utiliser deux dates, à savoir, une date de transaction réelle et une date de comptabilisation effective de la transaction dans le Grand livre.

La date de comptabilisation dans le grand livre est également disponible via la passerelle Sage IntacctXML. Si vous utilisez des dates de comptabilisation et de transaction différentes et que vous exportez automatiquement plusieurs transactions dans votre société, vous pouvez conserver ces dates lors de la saisie des données dans Intacct.

Remplir automatiquement avec la date de comptabilisation dans le grand livre : cette option permet à Intacct de remplir automatiquement la date de comptabilisation de la transaction en fonction de la date de comptabilisation dans le grand livre pour les factures et les régularisations. Cette option n’est disponible que lorsque l’option Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de l’écriture est définie sur Oui.

Si cette option est définie sur Non, la date de comptabilisation dans le grand livre est vide lors de la création de factures dans les applications Comptes clients, Ventes et Achats.

Afficher chaque ligne de note de facture ou de régularisation en tant que

Cette option permet de définir l’affichage de la zone de note sur l’élément de facture ou de régularisation :

  • Zone de texte à une ligne avec fenêtre contextuelle
  • Zone de texte à deux lignes
  • Zone de texte à trois lignes

Remplir automatiquement les informations du client

Cette option permet à Intacct d’utiliser les informations de la facture précédente pour accélérer l’écriture de données. Cette option est utile lors de la saisie de plusieurs factures provenant d’un même client.

Configuration des dimensions

Affichage des dimensions standard

Option Description

Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée

Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre.

Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création.

Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports.

  • Dimension Projet :

    Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension.

    Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports.

    Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes :

    • Ajouter des tâches à vos projets
    • Afficher un résumé du projet
    • Générer les factures du projet
    • Et plus encore

    Contactez votre chargé de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets

  • Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver.
  • Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations.

Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques.

Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Séquencement des documents

Vous pouvez saisir manuellement les identifiants de certains types de transaction et de fiche au fur et à mesure de leur création. Intacct peut également ajouter les identifiants pour vous en fonction d’un plan prédéfini.

Avec un plan d’ID prédéfini, votre société génère automatiquement de nouveaux ID ou numéros pour les transactions et les fiches associées. Par exemple, créez un plan de séquence de document pour les clients. La séquence de documents crée automatiquement un nouvel identifiant client, tel que « CLIENT-0100 », dont le numéro augmente chaque fois qu’un nouveau client est créé.

Cette section Séquence de documents vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Sélectionnez un plan d’identifiant prédéfini pour des transactions et des fiches spécifiques.
  • Définissez un avertissement sur les identifiants en double si la saisie manuelle est utilisée.
  • Exigez des identifiants sur certains types de transactions et de documents (CF et CC uniquement).

Accédez à Société > Configurer > Paramètres > Séquences de documents pour créer une nouvelle séquence de numérotation, puis sélectionnez-la comme option dans cette section.

Si vous ne sélectionnez pas de séquence de numérotation de document pour une transaction ou une fiche, les utilisateurs doivent saisir manuellement un identifiant ou un numéro lorsqu’ils créent de nouvelles transactions ou fiches.

En plus de faire gagner du temps aux utilisateurs, la numérotation automatique garantit que les utilisateurs ne peuvent pas utiliser un identifiant deux fois ou ignorer un numéro.

Détermine les transactions dans lesquelles un numéro d’identification (tel qu’un numéro de facture ou un numéro de régularisation) est requis lors de la saisie.

Vous pouvez exiger des numéros pour :

  • les factures, les régularisations et les factures récurrentes
  • Dépôts manuels : Nécessite un numéro de facture qu’Intacct utilise pour créer une facture correspondante
Option Description

Factures
Factures récurrentes
Régularisation de débit CC
Régularisation de crédit CC
Clients
Paiements
Acomptes
Remboursements clients

Définissez la séquence numérique pour les transactions de comptes clients nouvellement saisies. Dans certains cas, la séquence de documents n’est pas attribuée tant que vous n’avez pas comptabilisé la transaction.

  • factures (y compris factures récurrentes)

    Dans le cas des factures, l’utilisation de séquences de numérotation automatique est facultative, sauf lorsque vous vous abonnez à l’intégration de la taxe de vente Avalara et que vous l’activez dans l’application Comptes clients. Dans ce cas, vous devez utiliser des séquences de numérotation de facture, car le système Avalara ne peut pas résoudre les numéros en double.

  • régularisations de crédit ou débit
  • clients
  • paiements
  • acomptes client
  • Remboursements client

En cas de numéros en double

 
  • Avertir : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
  • Ne pas autoriser la création de transactions : cette option affiche un message indiquant que le numéro de transaction de ce client est un doublon. Création de la transaction impossible.
  • Ne rien faire : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans alerte ni action de la part d’Intacct.

Cette option s’applique aux factures et régularisations de ce client.

Demander les numéros

Détermine les transactions dans lesquelles un numéro d’identification (tel qu’un numéro de facture ou un numéro de régularisation) est requis lors de la saisie.

Vous pouvez exiger des numéros pour :

  • les factures, les régularisations et les factures récurrentes
  • Dépôts manuels : Nécessite un numéro de facture qu’Intacct utilise pour créer une facture correspondante

Activer le rapprochement de client

Ajoute l’attribut Rapport de rapprochement de client à votre liste de rapports de Comptes clients. Ce rapport indique le montant dû par un client et le mode de rapprochement des paiements et des crédits avec les factures. Le processus de mise en correspondance des transactions commence après l’activation du rapport.

Découvrez comment configurer le rapprochement.

Correspondance de séquence CC

Définit la séquence numérique qu’Intacct utilise lors de la mise en correspondance des transactions pour le rapprochement de client. Les séquences de correspondance doivent utiliser des séquences de documents alphabétiques.

Balance âgée

Option Description

Afficher les extournes en tant que transactions historiques

 

Cette option permet à Intacct d’inclure les extournes de transactions aux transactions standard lorsque vous exécutez des rapports de balance âgée.

Nous vous recommandons d’activer cette option pour vous assurer que votre rapport de balance âgée s’équilibre avec le Grand livre.

Périodes de balance âgée 1 à 3

Vous pouvez définir le nombre de colonnes et les plages de balance âgée de ces colonnes dans les rapports de balance âgée des transactions. Les valeurs sont comptées en jours. Sélectionnez Modifier pour afficher Modification rapide : Boîte de dialogue Périodes de balance âgée. Modifiez une période de balance âgée existante ou créez-en une nouvelle. Dans Plage minimum et Plage maximum, saisissez respectivement le nombre minimum et le nombre maximum de jours d’une période de balance âgée, puis sélectionnez Ajouter. Intacct affiche la nouvelle plage dans le tableau de périodes de balance âgée. Vous pouvez ajouter des plages dans toutes les colonnes de votre choix.

Pour créer une plage ouverte, laissez le champ Plage maximum vide.

Utilisez la poignée située à gauche d’une ligne du tableau pour modifier l’ordre d’affichage des lignes. Cela modifie également l’ordre d’affichage des colonnes dans le rapport de la balance âgée.

Mise en forme

Modèles de documents imprimables

Option Description

Relevé de facture

Cette option définit le modèle de document imprimable par défaut à utiliser pour les factures et les relevés. Vous pouvez choisir parmi les documents standard inclus dans votre abonnement à l’application ou sélectionner tout modèle de document imprimable que vous créez dans Intacct.

Les modèles de document font appel à des champs de fusion pour ajouter les informations relatives à votre société et votre client au document. Il est recommandé d’ajouter le logo de votre société directement aux modèles de documents imprimables pour une mise en forme correcte.

Les modèles de documents imprimables définis dans la fiche client ont préséance sur ce paramètre.

Modèles d’e-mail

Option Description
Relevé de facture

Cette option définit le modèle d’e-mail par défaut à utiliser pour les factures et les relevés.

La liste déroulante Facture contient uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Facture CC.

La liste déroulante Relevé contient uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Relevé CC.

Les modèles d’e-mail définis dans la fiche client ont préséance sur ce paramètre.

Adresse de versement : Intacct imprime les informations suivantes sur la section Versement des factures.

Option Description

Pays

Pays

Adresse ligne 1

Première ligne d’adresse

Adresse ligne 2

Deuxième ligne d’adresse

Adresse ligne 3

Troisième ligne d’adresse

Ville

Ville

État ou territoire

État ou territoire

Ce champ contient une liste d’États, de provinces ou de territoires en fonction du pays sélectionné ci-dessus.

CEDEX ou code postal

Code postal

Bordereau de versement

Option Description

Cartes de crédit

Cette option permet à Intacct d’insérer des champs sur la facture pour indiquer les informations de carte de crédit.

Débit ACH

Cette option permet à Intacct d’insérer des champs sur la facture pour indiquer les informations de débit ACH.

Paiements

Section Accepter les cartes de crédit suivantes

Option Description

Visa, MasterCard, Discover, American Express, Diners Club, Autre

Cette option permet d’ajouter les cartes de votre choix à la liste des modes de paiement des factures.

Si vous spécifiez Autre, une zone de texte est ajoutée afin que les utilisateurs puissent spécifier une autre carte que celles listées ici.

Adresse e-mail

Vous pouvez définir une adresse e-mail pour qu’Intacct envoie des notifications d’expiration de carte de crédit en ligne. Si une carte listée dans une facture récurrente expire avant qu’Intacct ne crée la facture planifiée suivante, Intacct envoie un e-mail indiquant que la carte doit être mise à jour ou remplacée. En cas de notifications multiples, séparez les adresses e-mail par une virgule.

Paramètres par défaut

Option Description

Mode de paiement

Mode de paiement standard défini par défaut sur la réception de paiements pour les factures. Cette liste contient tous les modes de paiement que vous avez activés.

Compte de paiement hors ligne

Cette option spécifie les fonds bancaires ou les fonds non déposés pour votre compte de dépôt de transaction.

Compte bancaire

Compte bancaire par défaut pour recevoir les paiements.

Crédits

Option Description

Appliquer automatiquement des crédits intégrés aux factures

Sélectionnez cette option pour appliquer automatiquement des crédits intégrés aux factures.

Par défaut, les nouvelles sociétés sont configurées pour appliquer automatiquement des crédits intégrés aux factures dans Comptes clients. Pratique, ce paramètre vous permet ce qui suit :

  • Maintenez des rapports de balance âgée et des rapprochements exacts en reflétant correctement les transactions pour lesquelles des crédits sont appliqués.
  • Gagnez du temps et réduisez les erreurs humaines en éliminant la nécessité de l’application manuelle des crédits.

Vous pouvez choisir de désactiver l’application automatique des crédits intégrés. Cependant, ce paramètre est fortement recommandé pour augmenter l’exactitude et l’efficacité.

N’activez pas cette fonction si vous utilisez des règles et des événements intelligents dans Comptes clients.

En savoir plus sur le fonctionnement de l’application automatique de crédits intégrés.