Recevoir un paiement pour plusieurs clients

Utilisez la fonctionnalité Paiements uniques pour plusieurs clients afin de gérer efficacement les scénarios dans lesquels un paiement unique doit être appliqué à plusieurs factures pour différents clients. Cette fonctionnalité est utile dans des exemples tels que les suivants :

• Un district scolaire soumet le paiement de factures qui appartiennent à différentes écoles au sein de ce district.
• Une compagnie d’assurance soumet un paiement unique pour plusieurs patients dans un établissement de soins.

À propos des paiements uniques pour plusieurs clients

Après avoir activé les paiements uniques pour plusieurs clients, vous verrez le champ Appliquer le paiement à sur la page Recevoir les paiements. Ce champ vous permet de choisir la méthode de sélection des factures et d’application du paiement. Vous disposez des trois options suivantes :

Option	Description
Factures d’un client	Sélectionnez un client, puis choisissez parmi ses factures ouvertes. Il s’agit de l’option par défaut qui n’inclut pas plusieurs clients.
Factures client parents et enfants	Sélectionnez le client parent, puis choisissez parmi ses factures ouvertes et celles de ses enfants. Le nom Imprimer en tant que du client parent est utilisé comme nom du payeur.
Factures de plusieurs clients	Saisissez le nom d’un payeur, puis sélectionnez les factures à payer parmi toutes les factures ouvertes.

Application de crédits aux paiements de plusieurs clients

Vous pouvez appliquer des crédits aux factures d’un même client. Cependant, vous ne pouvez pas appliquer les crédits d’un client aux factures d’un autre client, même s’ils ont une relation parent-enfant.

Dépôt de paiements pour plusieurs paiements clients

Lorsque vous recevez un paiement de plusieurs clients sur un compte de fonds non déposés, il est important de savoir si vous opérez au niveau général ou au niveau de l’entité. Si vous recevez le paiement au niveau général, vous devez déposer les fonds au niveau général. Le paiement ne sera pas visible au niveau de l’entité, même si tous les éléments payés sont codés pour une seule entité. Toutefois, les paiements de plusieurs clients reçus au niveau de l’entité peuvent être déposés au niveau général ou au niveau de l’entité.

Modifications apportées à la génération de rapports et au rapprochement

Lorsque vous activez les paiements pour plusieurs clients, des modifications surviennent dans la génération de rapports et dans le rapprochement des paiements des comptes clients pour prendre en compte la modification.

• Rapports du livre-journal des comptes clients et du registre des ventes : Sélectionnez l’option Afficher le nom du payeur lorsque vous exécutez les rapports du livre-journal des comptes clients et du registre des ventes pour inclure le nom du payeur sous forme de colonne dans le rapport.

• Rapport du registre des ventes : Sélectionnez Afficher les détails du paiement pour inclure l’identifiant de paiement dans une colonne du rapport.

• Rapprochement : Lors du rapprochement des transactions bancaires, le nom du payeur apparaît à la place du nom du client lorsque le paiement concerne plusieurs clients.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé basé sur l’identifiant de paiement pour voir à quelles factures un paiement a été appliqué.

Configurer les paiements uniques pour plusieurs clients

Avant de commencer : Si vous n’avez pas encore configuré de séquence de documents pour les paiements des comptes clients, créez une séquence de documents à cet effet.

1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

2. Dans Activer la fonctionnalité, sélectionnez Autoriser les paiements uniques pour plusieurs clients.
3. Dans Séquencement de documents, si aucune séquence de documents n’est sélectionnée pour Paiements, sélectionnez-en une maintenant.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Recevoir le paiement pour les clients dans une relation parent-enfant

1. Accédez à Comptes clients > Tous > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Recevoir des paiements - Nouveau !.

2. Sélectionnez Factures client parents et enfants dans Appliquer le paiement à.

3. Pour Client, sélectionnez le client parent.

   Un champ Nom du payeur est automatiquement ajouté et renseigné avec le nom Imprimer en tant que du client parent. Le nom du payeur n’est pas modifiable pour ce type de paiement.

4. Saisissez les informations de paiement, notamment Montant reçu, Devise et Mode de paiement.

5. Sélectionnez Afficher les factures.

   Intacct affiche une fenêtre contextuelle contenant une liste des factures ouvertes pour les clients parent et enfant.

   S’il n’y a qu’une seule facture ouverte pour tous les clients de cette relation parent-enfant, la facture est automatiquement sélectionnée pour vous. Sautez l’étape suivante.

6. Sélectionnez les factures incluses dans ce paiement.

   1. Filtrez des factures spécifiques en saisissant des valeurs en haut des colonnes ou en créant des ensembles de filtres.
   2. Sélectionnez des factures dans la liste, puis sélectionnez Ajouter et fermer.

7. Le montant du paiement est automatiquement renseigné si vous avez activé les suggestions de paiement.

   Si vous n’avez pas activé cette option, saisissez le montant du paiement pour chaque facture sélectionnée.

   Pour afficher les détails d’une facture

   Sélectionnez le montant en devise de transaction en fonction de la facture dont vous souhaitez afficher les détails.

   Pour régulariser le montant du paiement d’une facture

   Le champ Montant du paiement est modifiable. Vous pouvez régulariser le montant dans le champ Montant du paiement en sélectionnant le champ et en saisissant un nouveau montant.

   Pour appliquer le paiement à des éléments spécifiques d’une facture

   1. Recherchez la facture dont vous souhaitez appliquer le paiement par élément.

   2. Sélectionnez Détails de la ligne.

      La page Détails de la facture apparaît.

   3. Saisissez ou ajustez le montant du paiement selon vos besoins pour chaque élément de la facture.
   4. Sélectionnez Enregistrer.

8. Si les clients n’ont pas de crédits ou de remises à appliquer, sélectionnez Comptabiliser ou Brouillon.

   Autrement appliquez des crédits et des remises comme vous le faites lorsque vous recevez d’autres paiements.

Recevoir des paiements pour des clients qui ne sont pas liés

1. Accédez à Comptes clients > Tous > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Recevoir des paiements - Nouveau !.

2. Sélectionnez Factures de plusieurs clients dans Appliquer le paiement à.

   Le champ Client n’est plus sélectionnable, car la liste des factures ouvertes n’est pas filtrée avec cette option.

3. Saisissez les informations de paiement, notamment Montant reçu, Devise et Mode de paiement.

4. Saisissez le Nom du bénéficiaire pour le paiement.

   Ce champ sert uniquement à enregistrer le paiement.

5. Sélectionnez Afficher les factures.

   Intacct affiche une fenêtre contextuelle contenant une liste de toutes les factures ouvertes.

6. Sélectionnez les factures incluses dans ce paiement.

   1. Filtrez des factures spécifiques en saisissant des valeurs en haut des colonnes ou en créant des ensembles de filtres.
   2. Sélectionnez des factures dans la liste, puis sélectionnez Ajouter et fermer.

7. Le montant du paiement est automatiquement renseigné si vous avez activé les suggestions de paiement.

   Si vous n’avez pas activé cette option, saisissez le montant du paiement pour chaque facture sélectionnée.

   Pour afficher les détails d’une facture

   Sélectionnez le montant en devise de transaction en fonction de la facture dont vous souhaitez afficher les détails.

   Pour régulariser le montant du paiement d’une facture

   Le champ Montant du paiement est modifiable. Vous pouvez régulariser le montant dans le champ Montant du paiement en sélectionnant le champ et en saisissant un nouveau montant.

   Pour appliquer le paiement à des éléments spécifiques d’une facture

   1. Recherchez la facture dont vous souhaitez appliquer le paiement par élément.

   2. Sélectionnez Détails de la ligne.

      La page Détails de la facture apparaît.

   3. Saisissez ou ajustez le montant du paiement selon vos besoins pour chaque élément de la facture.
   4. Sélectionnez Enregistrer.

8. Si les clients n’ont pas de crédits ou de remises à appliquer, sélectionnez Comptabiliser ou Brouillon.

   Autrement appliquez des crédits et des remises comme vous le faites lorsque vous recevez d’autres paiements.