Recevoir des paiements

Utilisez la page Recevoir les paiements pour effectuer les opérations suivantes :

• Recevoir et enregistrer les paiements d’un client.
• Appliquer des avoirs de vente, des acomptes et des trop-perçus.
• Appliquer des remises.

Intacct liste uniquement les factures sur lesquelles vous pouvez effectuer certaines actions. Les factures entièrement payées ne sont pas affichées ; Pour les voir, accédez à Comptes clients > Tout > Factures.

Recevoir un paiement

Utilisez la page Recevoir les paiements pour recevoir et enregistrer un paiement complet ou partiel effectué par un client sur des factures spécifiques. Si vous n’êtes pas prêt à comptabiliser le paiement, enregistrez-le en tant que brouillon. Vous pouvez Comptabilisez le paiement à partir de la page Paiements comptabilisés quand vous êtes prêt.

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Recevoir des paiements - Nouveau !.

2. Saisissez les informations de paiement, notamment le client, le montant reçuet le mode de paiement.

   Êtes-vous une société qui utilise plusieurs devises de tenue de compte et reçoit des paiements par crédit ? Accédez directement à une entité pour recevoir un paiement à l’aide de ce mode de paiement.

3. Sélectionnez Afficher les factures.

   • Le client a une facture ouverte : la facture apparaît dans la grille ci-dessous.

   • Le client a plusieurs factures ouvertes : Une liste des factures ouvertes du client s’affiche.

     1. Utiliser des jeux de filtres pour filtrer des factures spécifiques.
     2. Sélectionnez des factures dans la liste, puis sélectionnez Ajouter et fermer.

4. Le Montant du paiement Se remplit automatiquement si vous avez activé les suggestions de paiement.

   Si vous n’avez pas activé cette option, saisissez le montant du paiement pour chaque facture sélectionnée.

   Pour afficher les détails d’une facture

   Sélectionnez le montant en devise de transaction en fonction de la facture dont vous souhaitez afficher les détails.

   Pour régulariser le montant du paiement d’une facture

   Le champ Montant du paiement est modifiable. Vous pouvez ajuster le montant dans la Montant du paiement en sélectionnant ce champ et en saisissant un nouveau montant.

   Pour appliquer le paiement à des éléments spécifiques d’une facture

   1. Recherchez la facture dont vous souhaitez appliquer le paiement par élément.

   2. Choisir Détails de la ligne.

      La page Détails de la facture apparaît.

   3. Saisissez ou ajustez le Montant du paiement selon les besoins pour chaque élément de la facture.
   4. Sélectionnez Enregistrer.

5. Si le client n’a pas de crédits ou de remises à appliquer, sélectionnez Publier ou Brouillon.

   Les paiements comptabilisés sont immédiatement enregistrés, affectant ainsi votre solde de trésorerie et vos comptes clients en conséquence. Les factures payées en totalité ne figurent plus dans le rapport de balance âgée client.

   Les paiements se trouvent dans la liste des paiements comptabilisés. Si vous devez corriger un paiement comptabilisé, par exemple pour modifier le mode ou la date de paiement, extournez le paiement comptabilisé, puis recevez-le à nouveau avec les informations corrigées. En savoir plus sur l’extourne des paiements comptabilisés.

   Les brouillons de paiements ne sont pas encore comptabilisés et n’ont pas d’incidence sur les soldes du livre auxiliaire. Ces paiements s’affichent sur la page Paiements comptabilisés en tant que paiements provisoires. Vous pouvez sélectionner et comptabiliser un brouillon de paiement à partir de Paiements comptabilisés dès que vous êtes prêt.

   Les factures qui sont incluses dans les paiements provisoires sont à l’état Sélectionnée. Une fois que vous avez comptabilisé le paiement, Intacct met à jour l’état de la facture en le définissant sur Payée ou Partiellement payée.

Appliquer des crédits et des remises

Restriction: vous ne pouvez pas appliquer de trop-perçus en devise étrangère aux factures en devise de tenue de compte.

Après avoir appliqué des crédits et des remises, sélectionnez Publier ou Brouillon.

Résultat :

Les paiements comptabilisés sont immédiatement enregistrés, affectant ainsi votre solde de trésorerie et vos comptes clients en conséquence. Les factures payées en totalité ne figurent plus dans le rapport de balance âgée client.

Les brouillons de paiements ne sont pas encore comptabilisés et n’ont pas d’incidence sur les soldes du livre auxiliaire. Ces paiements s’affichent sur la page Paiements comptabilisés en tant que paiements provisoires. Vous pouvez sélectionner et comptabiliser un brouillon de paiement à partir de Paiements comptabilisés dès que vous êtes prêt.

Saisir les dimensions du trop-perçu

Si vous recevez un paiement supérieur à la somme totale de toutes les factures du client, saisissez le montant du paiement. Intacct effectue un suivi du paiement excédentaire en tant que trop-perçu, afin que vous puissiez appliquer ce dernier à de futures factures. Vous pouvez associer le trop-perçu à des dimensions spécifiques pour une utilisation ultérieure.

Si le client préfère obtenir un remboursement de l’argent excédentaire, Rembourser le trop-perçu.

Recevoir d’autres paiements

Le système propose trois façons supplémentaires de recevoir des paiements :

• Avance: Recevoir un paiement du client tel qu’un paiement anticipé ou une retenue de garantie, lorsque le client n’a pas encore de facture pour le paiement. Enregistrez le paiement en tant qu’acompte et appliquez-le ultérieurement à la facture correspondante.
• Dépôt manuel : Recevez le paiement d’un client sans l’appliquer à une facture spécifique. Au lieu de cela, il dépose le reçu directement sur un compte bancaire. Voir Créer un dépôt manuel pour plus de détails.
• Autres reçus : Recevez des paiements de clients qui ne possèdent pas de compte dans CC. Le système dépose le paiement sur un compte de fonds non déposés ou directement sur un compte bancaire. Voir Autres reçus pour plus de détails.

Descriptions des champs

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir une description de chaque champ de la page Sélectionner les factures pour le paiement :

Informations de paiement

Certains champs changent en fonction du mode de paiement sélectionné.

Par défaut pour les services sans règles spécifiques, descriptions des champs

Champ	Description
Type de compte	Sélectionnez le type de compte associé au mode de paiement : compte bancaire ou compte de fonds non déposés.
Compte	Le compte sur lequel vous souhaitez qu’Intacct dépose le paiement.
Pièce jointe	Vous pouvez stocker vos pièces justificatives en les téléchargeant vers votre société et en les joignant aux transactions. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Factures sélectionnées pour le paiement

Par défaut pour les services sans règles spécifiques, descriptions des champs

Champ	Description
Numéro de facture	Le numéro de la facture à laquelle vous appliquez le paiement.
Client	Le client qui a été facturé.
Montant impayé	Le montant impayé dû sur la facture après application des paiements, crédits et remises.

Crédits disponibles/Détails du crédit

Par défaut pour les services sans règles spécifiques, descriptions des champs

Champ	Description
N° de la transaction	Les informations saisies lors de la création du crédit. Choisir Afficher les détails ou le # de facture pour plus d’informations.
Type de crédit	Le type de crédit. Le crédit disponible peut provenir d’une régularisation, d’un trop-perçu ou d’un Crédit intégré d’une facture précédente.
Crédits à appliquer	Vous pouvez saisir un montant de crédit « forfaitaire » en dollars pour une facture. Tous les avoirs de vente, factures négatives et acomptes disponibles pour ce client sont ajoutés et affichés dans le champ Crédits disponibles pour vous permettre de déterminer le montant de cette somme forfaitaire. Vous pouvez utiliser le crédit indiqué dans le champ Crédits disponibles sur une seule facture ou le répartir sur plusieurs factures. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser plus que le crédit total disponible. (C’est-à-dire que vous ne pouvez pas saisir le même montant dans ce champ pour toutes les factures de ce client ni saisir des montants qui dépassent le crédit disponible.) Les acomptes sont appliqués avant toute régularisation de crédit ou tout trop-perçu antérieur. Pour utiliser tout ou partie des crédits et/ou des acomptes, saisissez un montant dans la Crédits à appliquer champ. Intacct applique les crédits dans l’ordre suivant : acomptes, trop-perçus, factures négatives et enfin régularisations. En d’autres termes, supposons que vous avez reçu un acompte de 1 000 $ et que vous avez également émis un avoir de vente de 500 $. Vous disposerez d’un crédit total disponible de 1 500 $. Imaginons que vous saisissez ensuite 1 200 $ dans le Crédits à appliquer champ. Intacct utilise tout d’abord l’acompte de 1 000 $ et ensuite 200 $ de l’avoir de vente, laissant 300 $ sur cet avoir de vente. Le montant du crédit que vous appliquez est automatiquement soustrait par Intacct lorsque vous sélectionnez Sauvegarder. Si une facture est entièrement payée par l’application du crédit, Intacct la supprime de la liste au moment de l’enregistrement. En outre, le montant des crédits/acomptes que vous avez appliqué à la première facture n’est plus disponible pour les autres factures. Par exemple, imaginons que vous disposiez de 132 $ de crédit pour ce client, mais que vous n’appliquez que 100 $. Intacct se souvient qu’il vous reste 32 $ que vous pouvez utiliser plus tard. Toutefois, si vous extournez la transaction qui en résulte, le montant des crédits/acomptes est ramené au montant initial entier.

Dimensions du trop-perçu

Par défaut pour les services sans règles spécifiques, descriptions des champs

Champ	Description
Service	Le cas échéant, vous pouvez attribuer tout trop-perçu à un service spécifique.
Projet	Le cas échéant, vous pouvez affecter tout montant trop-perçu à un projet spécifique.