À propos des dépôts

La création d’un dépôt est l’étape suivante du flux de travail lorsque vous recevez des paiements sur un compte de fonds non déposés pour des factures et acomptes de comptes clients, et d’autres reçus créés dans Gestion de la trésorerie.

Le dépôt permet de s’assurer que vos livres reflètent le transfert de fonds depuis votre compte de fonds non déposés vers votre compte bancaire lorsque vous décidez de déplacer effectivement les paiements perçus et en attente vers votre banque.

Quelle est la différence entre dépôts, dépôts automatiques et dépôts manuels ?

Le type de dépôt que vous créez varie selon que vous enregistrez des paiements qui ont déjà des factures ou que vous enregistrez un seul paiement qui n’a aucune facture.

• Lorsque vous créez un dépôt dans l’application Gestion de la trésorerie ou Comptes clients, vous avez déjà appliqué des paiements aux factures en utilisant des fonds non déposés.

  Ce type de dépôt vous permet d’enregistrer les paiements de plusieurs clients dans un seul dépôt.

• Lorsque vous créez un dépôt manuel dans l’application Comptes clients, vous n’avez pas de facture. Vous enregistrez simplement la réception d’argent de la part d’un client (par exemple, une vente en espèces comptant).

  Intacct crée automatiquement la facture correspondante.

Dans Sage Intacct, les dépôts sont différents des dépôts automatiques et manuels.

Tableau décrivant chaque méthode de dépôt.

Méthode	Description
Dépôts	Lorsque vous recevez le paiement de factures, d’acomptes de CC ou d’autres reçus de gestion de la trésorerie sur un compte de fonds non déposés, l’étape suivante du flux de travail que vous devez effectuer est la création d’un dépôt. Ce type de dépôt vous permet d’enregistrer les paiements de plusieurs clients dans un seul dépôt. Lorsque vous déposez plusieurs paiements en un seul dépôt, vous ne voyez qu’une seule entrée pour le montant total du dépôt lorsque vous recevez votre relevé bancaire. La page Dépôt vous permet d’enregistrer chacun des paiements qui constituent le dépôt.
Dépôts automatiques	Lorsque vous recevez le paiement de factures, d’acomptes de CC ou d’autres reçus de gestion de la trésorerie directement sur un compte bancaire et non sur un compte de fonds non déposés, Intacct comptabilise automatiquement le dépôt dans le GL et dans les livres auxiliaires appropriés. Vous n’avez pas besoin de faire quoi que ce soit d’autre.
Dépôts manuels	Lorsque vous recevez un paiement et que vous n’avez pas de facture à laquelle appliquer le paiement (par exemple, une vente libre payée en espèces), vous pouvez créer un dépôt manuel. Intacct enregistre automatiquement le paiement et crée la facture correspondante en même temps.

Flux de travail pour les dépôts

Le schéma suivant illustre le flux de travail des dépôts et l’activité de comptabilisation dans le Grand livre et les livres auxiliaires. N’oubliez pas que vous n’ajoutez un dépôt qu’après avoir reçu des paiements dans un compte de fonds non déposés.

Lorsque vous recevez un paiement sur un compte de fonds non déposés, le montant du paiement est comptabilisé dans le Grand livre. Le compte approprié est crédité, en fonction de l’objet du paiement et de la façon dont vos comptes sont configurés, puis le compte de fonds non déposés est débité. Un compte approprié est crédité, en fonction de l’objet du paiement et de la façon dont vos comptes sont configurés, puis le compte de fonds non déposés est débité. Le paiement est ajouté à la liste des paiements que vous pouvez déposer sur la page Créer un bordereau de dépôt.

Tableau du compte type crédité pour différents types de paiement.

Type de paiement	Compte habituel qui est crédité
Facture	Compte de comptes clients
Acompte de CC	Compte de prépaiement du client
Autre reçu de gestion de la trésorerie	Compte de produits divers et autres revenus

Après avoir créé le dépôt, le montant du dépôt est comptabilisé dans le Grand livre. Le dépôt apparaît sur la liste Dépôts et dans le rapport Registre bancaire. Le compte bancaire est débité et le compte de fonds non déposés sur lequel la transaction était précédemment en attente est crédité. Les paiements que vous avez inclus dans le dépôt parmi la liste des paiements sur la page Créer un bordereau de dépôt sont supprimés. Ils ne sont plus disponibles pour être inclus dans d’autres bordereaux de dépôt.

Compte de fonds non déposés

Vous utilisez un compte de fonds non déposés pour mettre en attente les chèques et les paiements en espèces comptant que vous recouvrez pour un dépôt futur. Lorsque vous recouvrez des chèques et des paiements en espèces comptant, vous pouvez saisir ces paiements même si vous ne savez pas à quel moment vous allez effectuer le dépôt ou dans quelle banque vous allez le faire.

Par exemple, vous effectuez vos dépôts le vendredi. Vous recouvrez les paiements tout au long de la semaine et les enregistrez. Les paiements sont correctement comptabilisés sur le compte de fonds non déposés. Cependant, le dépôt ne figure pas réellement sur le compte bancaire tant que vous n’avez pas rempli la page Créer un bordereau de dépôt. À ce stade, les fonds sont transférés du compte de fonds non déposés vers le compte bancaire. Ainsi, si vous avez reçu un chèque d’un montant élevé, mais que vous ne savez pas encore où vous allez le déposer, vous pouvez l’enregistrer quand vous le recevez afin que le paiement apparaisse sur les livres et avoir ainsi la liberté de choisir la banque auprès de laquelle vous allez le déposer.

Lorsque vous sélectionnez un compte pour des fonds non déposés, vous ne pouvez pas sélectionner un compte du Grand livre qui est associé à un compte bancaire, même si cela peut paraître naturel. Au lieu de cela, vous devez spécifier un compte utilisable comme compte de transfert pour pouvoir les déposer ultérieurement. (Si vous veniez à choisir un compte bancaire, les fonds seraient déjà comptabilisés dans cette banque, même si vous ne les avez pas encore déposés. Cela irait à l’encontre de l’objectif général d’une fonctionnalité de fonds non déposés.) Généralement, vous créez un compte tel que 1500 Fonds non déposés. Cependant, vous pouvez avoir une structure plus granulaire avec plusieurs comptes de fonds non déposés.

Configuration pour les dépôts

Pour créer un dépôt, vous devez avoir effectué les tâches suivantes :

• Créé un compte de fonds non déposés sur lequel vous allez recevoir les paiements
• Créé un relevé des paiements dans Comptes clients si vous prévoyez de recevoir des paiements pour des acomptes de CC sur des fonds non déposés. Apprenez-en davantage sur la création d’un relevé des paiements.
• Reçu un paiement sur des fonds non déposés qui n’ont pas encore été déposés

Une fois les dépôts effectués, vous pouvez les afficher dans une liste. Pour afficher une liste, accédez à Comptes clients > Tous > Paiements > Dépôts ou Gestion de la trésorerie > Tous > Dépôts. Pour obtenir plus d’informations sur un dépôt spécifique, sélectionnez Afficher pour le dépôt.

Transactions en devise étrangère

Si la société utilise des devises de transaction étrangères, seules les transactions en devise de tenue de compte sont disponibles pour un relevé des fonds non déposés. Si vous recevez des paiements en devises étrangères, vous devez choisir un compte bancaire pour le relevé à la place.

Sociétés multi-entités

Dans les sociétés multi-entités partagées ayant plusieurs devises de tenue de compte, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité uniquement au niveau de l’entité où la transaction est enregistrée, dans la devise de tenue de compte de l’entité. L’élément de menu Dépôts n’est pas disponible pour les sociétés de niveau général.

Paiements uniques à plusieurs clients

Si vous recevez un paiement unique pour plusieurs clients au niveau général, vous devez déposer les fonds au niveau général. Le paiement ne sera pas visible au niveau de l’entité, même si tous les éléments payés sont codés pour une seule entité.

Les paiements de plusieurs clients reçus au niveau de l’entité peuvent être déposés au niveau général ou au niveau de l’entité.