Créer un dépôt manuel

Créez un dépôt manuel dans les cas suivants :

  • Vous avez reçu un paiement de client qui ne correspond pas à une facture existante, par exemple un paiement en espèces comptant.
  • Vous avez déjà effectué le dépôt, et vous enregistrez les détails a posteriori.

Lorsque vous créez un dépôt manuel, Intacct génère la facture correspondante. Les dépôts manuels sont automatiquement comptabilisés sur le Grand livre et les livres auxiliaires appropriés.

Les dépôts manuels peuvent être affichés et extournés, mais ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Si un paiement de client est associé à une facture, enregistrez le dépôt dans la page Recevoir les paiements (Comptes clients > Tous , puis sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Recevoir les paiements - Nouveau !). Vous devez disposer d’une facture pour recevoir les paiements d’un client.

Saisir les informations du dépôt

Abonnement Comptes clients
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions Dépôts rapides : Lister, Ajouter

  1. Accédez à Comptes clients > Tous > Paiements > Dépôts manuels, puis sélectionnez Créer.

    Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.

  2. Saisissez ou sélectionnez l’Identifiant client du client dont vous avez reçu le paiement.

    Les champs Facturation et Expédition sont automatiquement remplis à partir de la fiche client.

  3. Saisissez la date à laquelle vous avez effectué le dépôt à la banque ou acceptez la date actuelle par défaut.
  4. Spécifiez la banque où vous avez effectué le dépôt (ou celle dans laquelle vous avez l’intention de le faire).
  5. Saisissez le numéro de facture généré pour ce client.
  6. Dans le champ Identifiant du dépôt, saisissez les informations dont vous avez besoin pour mettre en corrélation cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt de la banque.
    • Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
    • Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
  7. Ajoutez une description facultative.
  8. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’une pièce justificative, sélectionnez une pièce jointe ou Ajouter dans la liste déroulante située en regard de Pièce jointe, puis chargez votre pièce jointe.

    En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

    Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

  1. Accédez à Comptes clients > Tous > Paiements > Dépôts manuels, puis sélectionnez Ajouter.

    Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.

  2. Saisissez ou sélectionnez l’Identifiant client du client dont vous avez reçu le paiement.

    Les champs Facturation et Expédition sont automatiquement remplis à partir de la fiche client.

  3. Saisissez la date à laquelle vous avez effectué le dépôt à la banque ou acceptez la date actuelle par défaut.
  4. Spécifiez la banque où vous avez effectué le dépôt (ou celle dans laquelle vous avez l’intention de le faire).
  5. Saisissez le numéro de facture généré pour ce client.
  6. Dans le champ Identifiant du dépôt, saisissez les informations dont vous avez besoin pour mettre en corrélation cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt de la banque.
    • Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
    • Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
  7. Ajoutez une description facultative.
  8. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’une pièce justificative, sélectionnez une pièce jointe ou Ajouter dans la liste déroulante située en regard de Pièce jointe, puis chargez votre pièce jointe.

    En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

    Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

Saisir les informations concernant l’élément

  1. (Facultatif) Sélectionnez les informations par défaut pour tous les éléments.

    Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

    Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du Grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est utilisée pour chaque élément.

    Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

    • Établissement
    • Service
    • Classe
    • Client
    • Article
    • Projet
    • Fournisseur
    • Collaborateur
    • Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
    • Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

    En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Branche d’activité. Renseignez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution et OEM.

    Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

    • Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
    • Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
    • Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
    • L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
    • Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

    Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

    Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

    Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

    N’oubliez pas de sélectionner Appliquer les valeurs par défaut pour enregistrer vos choix. Consultez la rubrique Configurer les éléments par défaut pour en savoir plus.

  2. Saisissez les éléments dans le dépôt manuel.

    Pour que le dépôt soit comptabilisé, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément. En fonction de votre société, vous devrez peut-être saisir d’autres informations, telles que le service ou le site. En outre, selon la configuration de votre société, vous pouvez afficher les détails des éléments pour saisir des informations supplémentaires.

    • Sélectionnez un compte ou un libellé de compte pour recevoir le montant.

    • Saisissez le montant de l’article.

      Ajoutez des éléments négatifs au compte pour les crédits ou les remises.

    • Saisissez un Mémo pour les éléments pour lesquels des informations de référence pourraient être nécessaires par la suite.

    • Sélectionnez les dimensions de service et de site pour affecter chaque élément à un service ou un site spécifique.

    • Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que le client, le collaborateur, la classe, le projet ou l’article et que vous souhaitez leur attribuer le montant, sélectionnez Afficher les détails. Sélectionnez la liste déroulante de dimension correspondante, puis la dimension spécifique souhaitée.

  3. Deux options s’offrent à vous lorsque vous avez terminé la saisie des informations du dépôt manuel :

    • Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer le dépôt et revenir à la liste des dépôts manuels.
    • Sélectionnez Enregistrer et créer pour enregistrer le dépôt et en ajouter un autre.