À propos des remboursements de frais

Un remboursement de frais est un groupe de transactions par carte de crédit que vous souhaitez rembourser. Lorsque vous créez un remboursement de frais, vous créez une facture de Comptes fournisseurs pour les frais totaux, que vous payez ensuite sur la page Payer des factures fournisseurs.

Les transactions par carte de crédit saisies dans Gestion de la trésorerie existent en tant que passif jusqu’à ce que vous créiez un remboursement de frais qui transfère le passif à l’application Comptes fournisseurs.

Après avoir saisi tous vos frais sur votre relevé, créez un remboursement de frais pour les transactions suivantes :

Pour les sociétés multi-entités à plusieurs devises de tenue de compte, créez les remboursements de frais suivants au niveau de l’entité. Le remboursement de frais est enregistré dans la devise de tenue de compte de l’entité.

Plusieurs factures sont créées si les transactions par carte de crédit diffèrent en termes de devise et de taux de change.

Les remboursements de frais ne sont pas pris en charge si le transfert a été créé avant l’entité. Si l’entité est plus récente que le transfert, créez un transfert pour les remboursements de frais.

Remboursements de frais d’un montant négatif

Les montants négatifs des transactions ou éléments de carte de crédit sont transmis comme crédits aux Comptes fournisseurs, où vous pouvez les appliquer comme bon vous semble. Consultez le tableau suivant pour obtenir une description des différents scénarios de création de remboursements de frais pour les montants négatifs suivants.

Transaction par carte de crédit Éléments Exemple

Transaction par carte de crédit négative

Vous pouvez sélectionner une transaction de carte de crédit négative et créer un remboursement, ce qui vous aide à compenser correctement un remboursement ou un crédit.

Vous recevez un remboursement ou un crédit de retour pour un (500,00 $) négatif. Vous pouvez maintenant créer un remboursement négative pour le (500,00 $), qui crée ensuite automatiquement une facture fournisseur côté CF pour un (500,00 $) négatif. Vous pouvez ensuite appliquer le crédit du côté CF, si besoin.

Paiement partiel d’une transaction multiligne négative

Vous avez une transaction de carte de crédit multiligne et chaque ligne contient un montant négatif, le remboursement partiel n’est pas disponible. Votre remboursement de frais doit inclure le montant complet de la transaction.

Un message d’erreur s’affiche si vous avez une transaction de carte de crédit qui comprend trois lignes négatives dont le total est (700 $) et que vous essayez de créer un remboursement de frais pour (300 $) négatif.

Remboursement partiel d’un crédit en ligne dans une transaction multiligne

Une validation est désormais en place pour empêcher le remboursement de l’élément négatif uniquement dans une transaction multiligne qui inclut également des montants positifs. Dans ce scénario, le montant total de la transaction de carte de crédit doit être remboursé.

Un message d’erreur s’affiche si vous avez une transaction de carte de crédit avec trois lignes, dont deux sont positives et l’une est un (500 $) négatif, et que vous essayez de créer un remboursement de frais pour le (500 $) uniquement.

Remboursement partiel d’une transaction positive et négative

Vous pouvez créer un remboursement partiel pour plusieurs transactions dont au moins une inclut un montant négatif. Mais le remboursement partiel ne peut être effectué que sur le montant positif.

Vous avez deux transactions de carte de crédit, l’une a trois éléments qui totalisent 3 500 $, et l’autre a un élément négatif pour (500 $). Dans ce scénario, vous pouvez effectuer un remboursement partiel sur la transaction 1, mais pas sur la transaction 2.

Transaction par carte de crédit Éléments

Distribution : 750 $

Montant de remboursement de frais par ligne
Transaction 1 :
  • Ligne 1 : 500 $
  • Ligne 2 : 1 000 $
  • Ligne 3 : 2 000 $
 (250 $)
Transaction 2 : (500 $) (500 $)

Transactions à montant nul

Vous pouvez compenser des transactions de carte de crédit égales à zéro.

Vous avez une transaction de carte de crédit qui a une charge positive de 1 000,00 $ pour les salaires, et une charge négative (1 000,00 $) pour la main-d’œuvre contractuelle. Vous créez un remboursement pour la transaction égale à zéro, qui crée ensuite automatiquement une facture fournisseur avec deux lignes égales à zéro du côté des comptes fournisseurs.

Frais pour plusieurs transactions égales à zéro

Vous pouvez sélectionner plusieurs transactions de carte de crédit égales à zéro et les combiner en un seul remboursement.

Vous avez deux transactions de carte de crédit distinctes, l’une pour 2 500,00 $ et l’autre pour (2 500,00 $) négatif. Vous sélectionnez les deux transactions et créez un remboursement égal à zéro. De même, la facture fournisseur créée automatiquement du côté des comptes fournisseurs est égale à zéro et comprend les lignes positives et négatives.