Payer des factures fournisseurs

Sélectionnez des factures et créez des demandes de paiement sur la page Payer les factures fournisseurs. Ici, vous pouvez appliquer des crédits fournisseur, tels que des acomptes ou des régularisations. Une fois que vous avez créé une demande de paiement, vous devrez peut-être l’approuver avant de passer par le reste du flux de travail Comptes fournisseurs. Par exemple, vous devrez peut-être imprimer et confirmer un chèque ou bien générer un fichier de paiement ACH.

Pour regrouper les demandes de paiement par fournisseur, payez les factures fournisseurs au sein de l’entité dans laquelle elles ont été créées. Les demandes de paiement pour des factures de différentes entités ne peuvent pas être combinées en un seul chèque, que vous choisissiez ou non de fusionner des demandes de paiement ou que votre fournisseur soit configuré pour fusionner des demandes de paiement.

Pour effectuer un paiement ponctuel qui n’est pas associé à une facture fournisseur existante, Ajouter un paiement manuel : Effectuer un paiement ou imprimer un chèque sans facture fournisseur existante.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Payer les factures fournisseurs.
2. Appliquer un filtre pour charger des factures

   Sauf si votre société est configurée pour afficher toutes les factures fournisseurs prêtes à être payées, vous devez appliquer un filtre pour charger les factures fournisseurs à payer.

   1. Créez ou sélectionnez un filtre dans la Filtrer par Listes déroulantes ou filtrer par Échéance ou Gamme de fournisseurs.
      Sur la page Payer les factures fournisseurs au niveau de l’entité, la liste affiche uniquement les factures fournisseurs créées au niveau de l’entité. Pour inclure les factures créées au niveau général et marquées pour votre entité, créez un Filtre configuré qui inclut le Afficher les transactions de niveau général option.
   2. Pour limiter les crédits disponibles à ceux qui sont créés dans une plage de dates. Sélectionnez une date de début et une date de fin pour le Plage de dates du crédit filtre.
   3. Choisir Appliquer le filtre quand vous avez terminé.
   Après avoir appris les principes de base de Comment utiliser les filtres Pour charger les factures fournisseurs à payer, consultez ces éléments Conseils et astuces pour créer des filtres avancés.
3. Sélectionnez l’icône Mode de paiement.

   Par exemple, sélectionnez Enregistrer le transfert si vous payez par transfert électronique de fonds (EFT).

   Les options disponibles dans la liste déroulante Mode de paiement sont basées sur votre configuration. Si votre société a récemment ajouté un nouveau mode de paiement et que celui-ci ne figure pas dans la liste, contactez votre administrateur pour savoir quand la configuration est terminée.
4. Sélectionnez l’icône Devise de la facture à utiliser lors du paiement de la facture sélectionnée.

   Si vous choisissez votre devise de tenue de compte ici, Intacct sélectionne automatiquement Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer case à cocher. Si vous sélectionnez une devise étrangère, le système désactive cette case à cocher case à cocher.

5. Sélectionner une Type de taux de change comme Taux de change journalier Intacct (qui est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre) ou Taux publié par le WSJ.

   Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

6. Sélectionnez l’icône Mode de demande de paiement.

   Pour combiner les demandes de paiement par fournisseur, payez les factures fournisseurs au sein de l’entité dans laquelle elles ont été créées. Les demandes de paiement pour les factures de différentes entités peuvent être combinées en un seul paiement uniquement si la devise de tenue de compte est la même et que les paiements sont fusionnés au niveau général.

   Option Détails

   Descriptions des options de mode de demande de paiement et contact de paiement utilisé

   Option	Description	Contact bénéficiaire du paiement visible
   Utilisez les préférences du fournisseur	Crée une demande de paiement par fournisseur ou une demande de paiement par facture fournisseur, suivant si le Fusionner les demandes de paiement case à cocher est cochée dans la fiche fournisseur.	À partir de la fiche fournisseur
   Générer une demande par facture fournisseur	Créez une demande de paiement distincte pour chaque facture fournisseur. Cette option remplace toute préférence du fournisseur dans la fiche fournisseur. Les paiements que vous effectuez à l’aide du mode de paiement Chèque commun génèrent toujours une demande par co-bénéficiaire.	Depuis la facture fournisseur
   Fusionner les demandes en une par fournisseur	Crée une demande de paiement pour chaque fournisseur, contenant toutes les factures fournisseurs sélectionnées avec la même date de paiement, le même mode de paiement, la même banque et la même devise. Si l’option Fusionner les demandes de paiement n’est pas sélectionnée dans la fiche du fournisseur, cette option remplace cette préférence. En savoir plus sur Contacts bénéficiaires du paiement sur les demandes de paiement fusionnées.	À partir de la fiche fournisseur
   Fusionnez les demandes de paiement en une seule par contact de paiement fournisseur	Crée des demandes de paiement regroupées selon le contact bénéficiaire du paiement défini sur les factures fournisseurs sélectionnées. Par exemple, imaginez qu’un fournisseur présente Jane Johnson comme contact de paiement. Toutefois, sur la facture fournisseur, vous avez changé le contact de paiement sur John Smith. Ainsi, les factures fournisseurs avec le contact bénéficiaire du paiement Jane Johnson seront regroupées en une seule demande de paiement, et toutes les factures fournisseurs avec le contact bénéficiaire du paiement John Smith sélectionné seront regroupées en une demande de paiement séparée. Lorsque vous saisissez une facture fournisseur, le contact bénéficiaire du paiement par défaut provient de la version actuelle de la fiche fournisseur. Si vous mettez à jour le contact bénéficiaire du paiement du fournisseur entre la saisie de deux factures pour le même fournisseur et que vous laissez le contact bénéficiaire du paiement défini sur la valeur par défaut, les deux factures auront des contacts de paiement différents. Intacct crée deux demandes de paiement distinctes pour ces factures fournisseurs lorsque vous sélectionnez Fusionner les demandes de paiement en une seule par vendeur Contact paiement. En savoir plus sur Contacts bénéficiaires du paiement sur les demandes de paiement fusionnées.	Depuis la facture fournisseur

7. Sélectionnez l’icône Banque ou Carte de crédit à utiliser.

   Votre sélection dépend de ce que vous avez choisi pour le Mode de paiement.

8. Sélectionnez la date à laquelle effectuer le paiement dans la Définir la date de paiement sur champ.

   Il s’agit de la date qui apparaît sur le paiement et à laquelle il sera comptabilisé dans le Grand livre.

9. Sélectionnez le contact à utiliser pour envoyer des notifications dans la Envoyer des notifications de paiement depuis champ.

   Si les fournisseurs sont Activé pour les notifications de paiement, il recevra un e-mail d’un contact désigné.

10. Cochez la case en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez sélectionner pour le paiement ou utilisez l’option Sélectionner tout.
11. Appliquez manuellement ou automatiquement tout crédit fournisseur existant.
    L’application de crédits peut être délicate. Apprendre Comment appliquer un crédit fournisseur à une facture fournisseur.
12. Vérifiez ou ajustez le Montant à payer.

    Lorsque vous sélectionnez une facture fournisseur, le montant à payer est automatiquement renseigné avec le montant total dû.

    Si la facture fournisseur comporte plusieurs éléments, le montant à payer est distribué selon un mode en cascade. Le montant à payer est consommé du premier élément au suivant jusqu’à ce que tous les articles aient été payés. Remplacez la méthode en cascade et appliquez manuellement les paiements aux éléments en sélectionnant Détails de la ligne.

    Avez-vous besoin de Payer partiellement une facture fournisseur?

13. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Choisir Payer maintenant pour créer une demande de paiement.

    • Choisir Ajouter à la boîte d’envoi pour créer une demande de paiement provisoire pour plus tard.

      Si vous avez des paiements existants pour ce fournisseur dans la boîte d’envoi, Intacct peut vous demander si vous souhaitez fusionner les factures fournisseurs sélectionnées avec le paiement existant. Les paiements doivent avoir le même mode de paiement, la même date de paiement, la même banque et la même devise, et le mode de demande de paiement ne doit pas être Générer une demande par facture.

14. Si la fenêtre contextuelle Ajouter plus de détails s’affiche, mettez à jour la Mémo, Numéro de documentet Montant payé par la banque au besoin.

    Mémo et Numéro de document sont recommandés, mais ne sont pas obligatoires.

Étapes suivantes

Les paiements nécessitant une approbation sont prêts à être approuvés par les utilisateurs disposant des permissions appropriées sur la Approuver les paiements page.

Pour les paiements qui ont été approuvés ou qui n’ont pas besoin d’approbation, l’étape suivante est basée sur le mode de paiement :

• Les transferts (TEF et chèques manuels), les espèces, Vendor Payments powered by CSI et les paiements par carte de crédit sont immédiatement affichés.

• Les chèques, les paiements ACH et les paiements par fichiers bancaires, qui sont tous gérés dans Sage Intacct, nécessitent une action de votre part avant que le paiement ne soit comptabilisé.

Le tableau suivant indique les étapes à suivre pour les paiements gérés dans Sage Intacct :

Étapes pour modifier le statut du paiement en fonction du mode de paiement

Étape de flux de travail	Paiements par chèque ou par chèque commun	Paiement ACH	Paiement par fichier bancaire
Pour faire passer le statut du paiement de Approuvé à Livré	Imprimer le chèque à partir de la page Imprimer les chèques.	Générer le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie. Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme NACHA, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.	Générer et télécharger le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie.
Pour faire passer le statut du paiement de Livré à Terminé	Confirmez le chèque sur la page Imprimer les chèques.	Confirmez et comptabilisez le fichier ACH.	Téléchargez le fichier sur le portail de la banque et confirmez-le.

En savoir plus sur le flux de travail de demande de paiement.