Affecter des modèles d’e-mail par défaut

Vous pouvez créer différents modèles d’e-mail à utiliser pour différents types de transactions, différents clients ou différents fournisseurs.

Attribuer des modèles d’e-mail de comptes clients par défaut

Les utilisateurs professionnels disposant de privilèges d’administrateur peuvent attribuer des modèles d’e-mail par défaut à utiliser pour les relevés et les factures. Les modèles d’e-mail au niveau du client remplacent ces valeurs par défaut.

  1. Atteindre Comptes clients > Coup monté > Configuration.

  2. Accédez à la section Modèles d’e-mail et recherchez la section Mise en forme.

  3. Sélectionnez le menu déroulant Facture pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Facture CC.

  4. Utilisez la liste déroulante Relevé pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Relevé CC.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Atteindre Comptes clients > Coup monté > Configuration.

  2. Faites défiler vers le bas jusqu’au Modèles d’e-mail de la section Formatage et utiliser la section Facture Liste déroulante pour sélectionner un modèle d’e-mail. Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Facture CC.

  3. Utilisez la Déclaration Liste déroulante pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Ce champ affiche uniquement les modèles d’e-mail avec le type de modèle = Relevé CC.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à un client ou un fournisseur

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail à une ou plusieurs définitions de transaction dans la fiche client ou fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez que toutes les transactions de la Facture1 utilisent le modèle d’e-mail mensuel pour votre client New York Pizza, affectez le modèle d’e-mail mensuel à la Facture1 dans la fiche client de New York Pizza. Chaque fois qu’un utilisateur choisit d’envoyer un e-mail à partir d’une transaction Facture1 pour New York Pizza, Intacct utilise automatiquement le modèle d’e-mail mensuel.

Les modèles d’e-mail affectés aux définitions de transaction dans la fiche client ou fournisseur remplacent les modèles d’e-mail affectés à la définition de transaction.

  1. Après toi Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Atteindre Ventes ou Comptes clients > Tout > Clientèle.
    • Pour les fournisseurs : Atteindre Achat > Tout > Fournisseurs.
  2. Recherchez le client ou le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer un modèle d’e-mail

  3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

  4. Accédez à la Informations supplémentaires et recherchez l’icône Options du modèle d’e-mail section.
  5. Sélectionnez dans la Modèle d’e-mail et sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité dans la liste déroulante.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

  7. Si vous le souhaitez (pour Commandes clients et Achats uniquement), sélectionnez dans la Définition de transaction et sélectionnez une définition de transaction dans la liste déroulante pour affecter le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour que le modèle d’e-mail soit le modèle par défaut pour toutes les transactions modèles non spécifiées pour ce client ou ce fournisseur.

  8. Vous pouvez également sélectionner Ajouter à droite de la dernière ligne pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche. Choisir Supprimer (Corbeille) Pour supprimer un modèle d’e-mail.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  9. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Après toi Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Atteindre Ventes ou Comptes clients > Tout > Clientèle.
    • Pour les fournisseurs : Atteindre Achat > Tout > Fournisseurs.
  2. Dans le Liste des clients ou des fournisseurs, recherchez et Éditer Le client ou fournisseur auquel vous souhaitez attribuer le modèle d’e-mail.
  3. Sur le Informations sur le client ou le fournisseur , accédez à la page Informations supplémentaires onglet.
  4. Faites défiler vers le bas jusqu’au Options du modèle d’e-mail , puis sélectionnez la section Modèle d’e-mail et sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité dans la liste déroulante.
  5. (Facultatif pour Ventes et Achats uniquement) Si vous souhaitez attribuer le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique, sélectionnez dans la Définition de transaction dans la ligne correspondante et sélectionnez la définition de transaction souhaitée dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que le modèle d’e-mail soit le modèle par défaut pour toutes les transactions modèles non spécifiées pour ce client ou ce fournisseur.

  6. Si vous le souhaitez, pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche, sélectionnez Ajouter à droite de la dernière ligne. Pour supprimer un modèle d’e-mail de la fiche, sélectionnez Supprimer (Corbeille) dans la ligne correspondante.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction

Cette procédure s’applique aux modèles d’e-mail pour les transactions de commandes clients ou d’achats.

Lorsque vous affectez un modèle d’e-mail à une définition de transaction, Intacct utilise automatiquement le modèle d’e-mail approprié lorsque vous envoyez un e-mail pour ce type de transaction. Par exemple, si vous affectez le modèle d’e-mail de rappel amical à Invoice1, chaque fois que vous sélectionnez une transaction Invoice1 à envoyer par e-mail, Intacct utilise le modèle d’e-mail de rappel amical pour générer l’e-mail.

Vous pouvez uniquement attribuer des modèles d’e-mail à des définitions de transaction actives.

Pour attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction :

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents onglet.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents onglet.

  2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez mettre à jour.

  3. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans le champ Modèle d’e-mail.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents onglet.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents onglet.

  2. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans la Modèle d’e-mail champ.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Remplacer le modèle d’e-mail attribué

Vous pouvez remplacer le modèle d’e-mail attribué lorsque vous imprimez des documents ou les envoyez par e-mail. Par exemple, si vous avez un modèle d’e-mail spécial pour les vacances que vous utilisez en décembre, appelé Facture de vacances. Lorsque vous envoyez leur facture mensuelle à vos clients par e-mail, vous pouvez remplacer le modèle de facture mensuelle habituel par votre modèle de facture de congés sans avoir à modifier le modèle d’e-mail standard que vous utilisez dans vos fiches clients ou définitions de transactions.

Vous pouvez remplacer un modèle d’e-mail attribué lors de l’envoi d’un ou de plusieurs e-mails.

Remplacer un compte e-mail individuel

  1.  
  2. Atteindre Comptes clients, Commandes clientsou Achat > Tout et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez modifier.
  3. Recherchez la transaction pour laquelle vous souhaitez remplacer un e-mail individuel.
  4. Choisir Plus d’actions > Imprimer ou envoyer par e-mail à la fin de la ligne.
  5. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Messagerie électronique case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  6. Sélectionnez l’icône Modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  7. Sélectionnez OK.

  1. Rendez-vous sur le site souhaité Comptes clients, Commandes clientsou Achat transactions, puis sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail en regard de la transaction souhaitée.

    La page Imprimer ou envoyer par e-mail s’affiche.

  2. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Messagerie électronique case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  3. Dans leModèle d’e-mail liste déroulante, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  4. Remplissez les autres champs d’e-mail si nécessaire, puis sélectionnez D’ACCORD. Intacct envoie l’e-mail à l’aide du modèle d’e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.

Remplacer plusieurs e-mails dans Comptes clients

  1. Atteindre Comptes clients > Tout > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail dans le Format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  3. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Messagerie électronique Case à cocher pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le À, Ccet Bcc le cas échéant.
  6. Choisir Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Atteindre Comptes clients > Tout > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail dans le Format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué. Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  3. Sélectionnez Afficher. La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Messagerie électronique Case à cocher pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le À, Ccet Bcc le cas échéant.
  6. Choisir Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec des pièces jointes (PDF) à l’aide du modèle d’e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.

Remplacer plusieurs e-mails dans Ventes ou Achats

  1. Atteindre Commandes clients ou Achat > Tout > Plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.
  2. Recherchez le Type de transaction et sélectionnez Choisir
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  4. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Messagerie électronique Case à cocher pour chaque client ou fournisseur auquel vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide du modèle d’e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le À, Ccet Bcc le cas échéant.
  7. Choisir Imprimer ou envoyer par e-mail.
  1. Atteindre Commandes clients ou Achat > Tout > Plus > Imprimer ou envoyer par e-mail les documents.
  2. Dans Type de transaction, ajoutez le type de transaction que vous souhaitez envoyer.
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué. Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  4. Sélectionnez Afficher. La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Messagerie électronique Case à cocher pour chaque client ou fournisseur auquel vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide du modèle d’e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le À, Ccet Bcc le cas échéant.
  7. Choisir Imprimer ou envoyer par e-mail. Intacct envoie l’e-mail avec des pièces jointes (PDF) en utilisant le modèle d’e-mail que vous avez sélectionné cette fois-ci.