Affecter des modèles d’e-mail par défaut

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail pour contrôler le modèle que Sage Intacct utilise par défaut lorsque les utilisateurs envoient des transactions par e-mail. Les affectations peuvent être appliquées à différents niveaux, par exemple pour l’ensemble des Comptes clients, ou pour les enregistrements client ou fournisseur, ou les définitions de transaction. Le niveau que vous choisissez dépend de la précision souhaitée du comportement.

Une fois attribué, Intacct applique automatiquement le modèle d’e-mail approprié lorsque les utilisateurs envoient des e-mails. Les utilisateurs peuvent remplacer le modèle attribué au moment de l’envoi sans modifier les affectations enregistrées.

Fonctionnement des devoirs de modèle d’e-mail

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail à plusieurs niveaux. Lorsque plusieurs devoirs s’appliquent, les devoirs plus spécifiques remplacent les devoirs plus généraux.

Les modèles d’e-mail sont appliqués dans l’ordre suivant :

  1. Comptes clients par défaut

  2. Affectations de clients ou de fournisseurs

  3. Affectations de définition de transaction

  4. Dérogations ponctuelles lors de l’envoi d’e-mails

Cette hiérarchie d’attribution vous permet de définir des valeurs par défaut cohérentes tout en prenant en charge les exceptions pour des clients, des transactions ou des situations spécifiques.

Avant de commencer

Gardez à l’esprit les règles suivantes lors de l’attribution de modèles d’e-mails :

  • Vous ne pouvez attribuer qu’un seul modèle de facture Comptes clients et un seul modèle de relevé par client.

  • Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail uniquement aux définitions de transaction actives.

  • Les affectations au niveau du client ou de la transaction remplacent les valeurs par défaut de la Comptabilité clients.

  • Les autorisations appropriées sont requises dans l’application de la Société.

Attribuer des modèles d’e-mails de Comptes clients par défaut

Utilisez cette option pour définir des modèles d’e-mail par défaut à l’échelle de l’société pour les factures et les relevés.

Les utilisateurs professionnels disposant de privilèges d’administrateur peuvent attribuer des modèles d’e-mail par défaut dans la Comptabilité clients. Ces modèles sont utilisés, sauf si un modèle plus spécifique est attribué au niveau du client ou de la transaction.

Pour attribuer des modèles d’e-mail de Comptes clients par défaut :

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

    Ou allez à Société > Administrateur > Abonnements, sélectionnez Comptes clients, puis sélectionnez Configurer.

  2. Rendez-vous dans le Modèles d’e-mails et trouvez la section Mise en forme section.

  3. Sélectionnez l’icône Facture pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mails avec l’option Type de modèle AR apparaissent dans cette liste.

  4. Utilisez l’icône Déclaration liste déroulante pour sélectionner un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mails avec l’option Type de modèle de relevé AR apparaissent dans cette liste.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

    Ou allez à Société > Administrateur > Abonnements, sélectionnez Comptes clients, puis sélectionnez Configurer.

  2. Rendez-vous dans le Mise en forme > modèles d’e-mails Rubrique

  3. Dans le Facture , sélectionnez un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mails avec l’option Type de modèle AR apparaissent dans cette liste.

  4. Dans le Déclaration , sélectionnez un modèle d’e-mail.

    Seuls les modèles d’e-mails avec l’option Type de modèle de relevé AR apparaissent dans cette liste.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à un client ou à un fournisseur

Utilisez cette option lorsque des clients ou des fournisseurs spécifiques ont besoin d’une messagerie électronique différente de celle par défaut de votre société.

Les modèles d’e-mail attribués au niveau du client ou du fournisseur remplacent les valeurs par défaut de la Comptabilité clients.

Pour attribuer un modèle d’e-mail à un client ou à un fournisseur :

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.
  2. Trouvez le client ou le fournisseur auquel vous souhaitez attribuer un modèle d’e-mail

  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

  4. Rendez-vous dans le Informations complémentaires et recherchez l’icône Options de modèle d’e-mail section.
  5. Sélectionnez dans l’onglet Modèle d’e-mail colonne et sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité dans la liste déroulante.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

  7. Si vous le souhaitez (pour Commandes Ventes et Achats uniquement), sélectionnez dans la Définition de transaction colonne et sélectionnez une définition de transaction dans la liste déroulante pour attribuer le modèle d’e-mail à une définition de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour que le modèle d’e-mail soit défini par défaut pour toutes les définitions de transaction non spécifiées pour ce client ou fournisseur.

  8. Vous pouvez également sélectionner Ajouter à droite de la dernière ligne pour ajouter un autre modèle d’e-mail à la fiche. Sélectionnez Supprimer (Corbeille) pour supprimer un modèle d’e-mail.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  9. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Après vous Créer un modèle d’e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour les clients : Aller à Ventes ou Comptes clients > Tous > Clients.
    • Pour les fournisseurs : Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.

  2. Dans la liste, recherchez et modifiez le client ou le fournisseur.

  3. Sur le Informations complémentaires , faites défiler jusqu’à Options de modèle d’e-mail.

  4. Dans le Modèle d’e-mail colonne, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

  5. (Facultatif pour la saisie des Ventes et les Achats uniquement)

    Sélectionnez un Définition de la transaction pour limiter le modèle à un type de transaction spécifique.

    Laissez ce champ vide pour utiliser le modèle par défaut pour ce client ou fournisseur.

    Vous ne pouvez attribuer qu’un type de modèle de facture CC et un type de modèle de relevé CC à chaque client.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction

Utilisez cette option lorsqu’un type de transaction spécifique utilise toujours le même modèle d’e-mail.

Cette procédure s’applique aux transactions de Ventes et d’Achats.

Vous pouvez attribuer des modèles d’e-mail uniquement aux définitions de transaction actives.

Pour attribuer un modèle d’e-mail à une définition de transaction :

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Configuration > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents tab.

  2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez mettre à jour.

  3. Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser dans le champ Modèle d’e-mail.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Aller à Ventes > Configuration > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents tab.
    • Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Sélectionnez ensuite l’icône Configuration des documents tab.

  2. Dans le Modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Quand et pourquoi remplacer un modèle d’e-mail

Les remplacements vous permettent d’utiliser temporairement un autre modèle d’e-mail lors de l’envoi d’e-mails, sans modifier les attributions enregistrées. Par exemple, vous pouvez remplacer un modèle de facture standard par un message spécifique aux jours fériés pour une durée limitée.

Les remplacements s’appliquent uniquement aux e-mails envoyés à ce moment-là et n’affectent pas les attributions par défaut.

Remplacer un modèle d’e-mail pour un seul e-mail

Utilisez cette option lors de l’envoi d’une transaction individuelle.

  1. Aller à Comptes clients, Ventesou Achats > Tous et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez modifier.
  2. Recherchez la transaction pour laquelle vous souhaitez remplacer un e-mail individuel.
  3. Sélectionnez Plus d’actions > Imprimer ou envoyer par e-mail à la fin de la ligne.
  4. Dans Mode de livraison, sélectionnez l’icône Courriel case à cocher. Les champs d’e-mail s’affichent.
  5. Sélectionnez l’icône Modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  6. Sélectionnez OK.

  1. Allez à la page appropriée Comptes clients, Ventes, ou Achats liste des transactions.

  2. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail à côté de la transaction.

  3. Sélectionnez Courriel comme le Mode de livraison.
  4. Dans le Modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser.
  5. Remplissez les champs d’adresse e-mail restants et sélectionnez D’accord.

Remplacer un modèle d’e-mail pour plusieurs e-mails

Utilisez cette option lorsque vous envoyez plusieurs transactions par e-mail à la fois.

Comptes clients

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Modèle d’e-mail dans le champ Le format , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  3. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  4. Sélectionnez l’icône Courriel pour chaque facture ou relevé pour lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
  5. Remplissez le À, Cc, et Cci au besoin.
  6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Aller à Comptes clients > Tous > Factures > Imprimer ou envoyer par e-mail > Factures ou Déclarations.

  2. Dans le Le format , sélectionnez un modèle d’e-mail dans la section Modèle d’e-mail domaine.

    Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.

  3. Sélectionnez Afficher.

  4. Sélectionnez l’icône Courriel pour les transactions que vous souhaitez envoyer.

  5. Remplissez les champs du destinataire et sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec des pièces jointes de document (PDF) à l’aide du modèle d’e-mail que vous avez sélectionné.

Ventes ou Achats

  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimez ou envoyez des documents par e-mail.

  2. Trouvez l’icône Type de transaction et sélectionnez Sélectionnez
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail ci-dessous, sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser à la place du modèle d’e-mail attribué.
  4. Sélectionnez Afficher.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.
  5. Sélectionnez l’icône Courriel pour chaque client ou fournisseur à qui vous souhaitez envoyer un e-mail à l’aide du modèle d’e-mail de remplacement.
  6. Remplissez le À, Cc, et Cci au besoin.
  7. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

  1. Aller à Ventes ou Achats > Tous > En savoir plus > Imprimez ou envoyez des documents par e-mail.

  2. Dans Type de transaction, ajoutez le type de transaction que vous souhaitez envoyer.
  3. Dans le Remplacer le modèle d’e-mail , sélectionnez le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser
    Définissez d’autres options et filtres si nécessaire.
  4. Sélectionnez Voir.
    La liste de tous les types de transactions applicables s’affiche.

  5. Sélectionnez l’icône Courriel pour les transactions que vous souhaitez envoyer.

  6. Remplissez les champs du destinataire et sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Intacct envoie l’e-mail avec des pièces jointes de document (PDF) à l’aide du modèle d’e-mail que vous avez sélectionné.