Créer et gérer des modèles d’e-mails

Utilisez des modèles d’e-mails pour normaliser l’objet, le contenu du message, les destinataires et les pièces jointes des e-mails envoyés à partir de transactions. Vous pouvez réutiliser des modèles pour les clients et les transactions, et inclure des champs de fusion pour insérer automatiquement les détails de la transaction.

Quand utiliser des modèles d’e-mail :

• Utilisez des modèles d’e-mails lorsque vous envoyez régulièrement le même type de message, par exemple, des factures ou des relevés mensuels.

• Personnalisez le message à la livraison lorsque vous devez ajouter des notes pour un client ou une transaction spécifique.

• Créez plusieurs modèles uniquement lorsque la structure, le ton ou les destinataires sont différents.

Étape 1. Créer un modèle d’e-mail

Vous pouvez créer et personnaliser des modèles d’e-mail à l’aide de texte, de balisage HTML et de champs de fusion qui se remplissent automatiquement lorsqu’un e-mail est généré en fonction du modèle d’e-mail.

1. Aller à la Société > Configuration > Paramètres section.

2. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Modèles d’e-mails.

Étape 2 : Définir les paramètres de base du modèle

Entrez des informations de base sur le modèle.

• Nom (obligatoire)
  Entrez un nom unique qui vous permet d’identifier le modèle dans les listes de sélection.
  Exemple : Facture de vente mensuelle
• Descriptif (facultatif)
  Entrez des détails supplémentaires sur la façon et le moment d’utiliser le modèle.
• Type de modèle (obligatoire)
  Sélectionnez le type de transaction qui utilise ce modèle d’e-mail.
  Le type de modèle détermine les transactions et les champs de fusion disponibles.

Étape 3 : Configurer les options de modèle selon les besoins

Configurez des paramètres facultatifs qui contrôlent le comportement des e-mails générés à partir de ce modèle.

• Pièces jointes

  Sélectionnez l’une ou les deux options pour inclure des pièces jointes lors de l’envoi d’e-mails :

  • Incluez toutes les pièces jointes du document dans l’e-mail.

  • Incluez toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail.

• Afficher les dates dans le paramètre de préférence de l’utilisateur

  Sélectionnez cette option pour formater les champs de fusion de dates à l’aide des préférences de date personnelles de l’expéditeur.

  Si cette option n’est pas sélectionnée, les dates sont au format MM/JJ/AAAA.

• Statut

  Par défaut, le statut du modèle est Actif.

  Sélectionnez Inactif pour éviter que le modèle n’apparaisse dans les listes de sélection tout en le conservant à titre de référence.

Étape 4 : Définir les destinataires

Spécifiez qui reçoit les e-mails générés à partir de ce modèle.

• Entrez directement les adresses e-mail des destinataires qui sont toujours les mêmes (par exemple, une adresse de réponse fixe).

• Vous pouvez également insérer des champs de fusion de contacts pour renseigner dynamiquement les destinataires en fonction du client ou de la transaction.

Vous pouvez utiliser les champs de fusion dans les champs À, CC et Cci. Pour obtenir la liste des champs de fusion de modèle d’e-mail, consultez la section Fusionner les champs pour les modèles d’e-mail.

Lorsque l’e-mail est généré, Intacctreremplace les champs de fusion par les adresses e-mail appropriées.

Étape 5. Définissez le contenu de l’e-mail et enregistrez-le

Entrez le contenu que les destinataires verront. Vous pouvez utiliser du texte, du balisage HTML et des champs de fusion

• Sujet (obligatoire)

  Saisissez du texte et fusionnez les champs pour créer une ligne d’objet pertinente.

• Message (obligatoire)

  Saisissez votre message à l’aide de texte, de balisage HTML et de champs de fusion.

  Résoudre le problème de la touche Entrée qui ne forme pas de lignes distinctes dans votre message.

  Si la touche Entrée ne parvient pas à créer des lignes distinctes dans votre message :

  1. Aller à Société > Tous > Mes préférences.

  2. Dans le Personnaliser le comportement interactif section, désactiver Activer l’onglet sur la touche Entrée.

  Pour laisser cette préférence sélectionnée, vous pouvez créer des lignes distinctes dans votre modèle d’e-mail en ajoutant manuellement le balisage HTML <br> à la fin de chaque ligne.

• Inclure le logo (facultatif)

  Sélectionnez Inclure le logo pour ajouter le logo de votre société à l’e-mail.

  Sélectionnez ensuite la position verticale et horizontale du logo selon vos besoins.

  Pour afficher ou ajouter le fichier image du logo de votre société

  1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Société.

  2. Sur le Informations générales , faites défiler jusqu’à l’icône Logos et texte imprimés et consultez la section Dans les modèles d’e-mails domaine.

Lorsque vous êtes satisfait de votre e-mail, sélectionnez Enregistrer.

Après l’enregistrement, vous pouvez Attribuer le modèle à une définition de transaction ou de client.

Utiliser des outils de recherche pour générer des jetons de champ de fusion

Les outils de recherche du formulaire Nouveau modèle d’e-mail vous aident à générer des jetons de champ de fusion qu’Intacct remplace par des valeurs réelles lors de l’envoi de l’e-mail. Ces outils n’insèrent pas de données en direct dans le modèle pendant que vous le modifiez. Au lieu de cela, ils agissent comme des assistants de copier-coller qui génèrent la syntaxe de jeton correcte pour vous.

Le formulaire comprend trois outils de recherche, chacun conçu dans un but spécifique.

Bon à savoir

• Les outils de recherche génèrent uniquement des jetons de copier-coller ; Ils n’insèrent pas automatiquement des valeurs dans les champs.

• Collez toujours le jeton généré. Le format du jeton est important, alors ne tapez pas les jetons manuellement.

• Utilisez la recherche correcte pour chaque champ :

  • Recherche de champs pour les contacts: Fusionnez les jetons pour les champs À, Cc, Cci.

  • Recherche de champ pour les éléments de document et Recherche sur le terrain pour les éléments de la société Fusionnez les jetons pour les champs Objet et Message.

• Sélectionnez d’abord le type de modèle. Les options de recherche sont actualisées en fonction du type sélectionné.

• La modification du type de modèle ne met pas à jour les jetons existants. Les jetons précédemment collés peuvent devenir invalides.

• La validation de votre modèle d’e-mail s’effectue lorsque vous enregistrez. Des jetons non valides ou des jetons autres que des e-mails dans les champs de destinataire peuvent empêcher l’enregistrement.

Gérer les modèles d’e-mails

Utilisez l’icône Liste des modèles d’e-mails pour afficher les détails, effectuer des mises à jour ou supprimer des modèles d’e-mail qui ne sont plus nécessaires.

Afficher un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez afficher et sélectionnez Voir.

Modifier un modèle d’e-mail

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Dans la liste Modèles d’e-mail, recherchez le modèle que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier.
3. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour plus de détails, consultez le Description des champs.

Supprimer un modèle d’e-mail

Vous pouvez supprimer un modèle d’e-mail de la liste Modèles d’e-mail, mais vous ne pouvez pas récupérer un modèle une fois qu’il a été supprimé. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir à nouveau besoin du modèle, définissez son statut sur Inactif à la place.

Avant de supprimer un modèle d’e-mail

Vous ne pouvez pas supprimer ou désactiver un modèle d’e-mail s’il est actuellement attribué à une définition de transaction ou utilisé dans la configuration de la Comptes fournisseurs. Intacct n’autorise pas la suppression pour empêcher la rupture du comportement des e-mails pour les transactions qui reposent sur le modèle.

Pour supprimer le modèle, mettez d’abord à jour les définitions de transaction ou la configuration de la Comptes fournisseurs pour utiliser un autre modèle d’e-mail. Une fois que le modèle n’est plus attribué nulle part, vous pouvez le supprimer.

Pour supprimer un modèle d’e-mail :

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Recherchez le modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions  > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Modèles d’e-mails.

2. Cochez la case à côté du modèle d’e-mail que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs :

Champs dans la section d’informations générales

Champ	Descriptions
Nom	Utilisez un nom qui vous aide à identifier le modèle à partir d’une liste de sélection. Par exemple, Facture de vente mensuelle.
Description	Entrez les informations que vous souhaitez conserver avec cette fiche.
Type de modèle	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de transaction qui utilisera le modèle d’e-mail. Les options sont les suivantes : Facture Comptes clients : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir des Comptes clients. Relevé des comptes clients : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les relevés envoyés par e-mail à partir des Comptes clients. Contrat : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les renouvellements dans l’application Contrats. Ventes Transaction d’entrée : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir de Ventes (ce qui inclut les factures générées à partir de contrats ou de Projets). Achats Transaction : Le modèle d'e-mail sera utilisé pour les transactions Achats (qui incluent les commandes achat, les demandes d’achat, etc.). Demande de modification : Le modèle d’e-mail sera utilisé pour communiquer les demandes de modification du projet aux fournisseurs ou aux propriétaires de projet. Comptes fournisseurs Versement: le modèle d’e-mail sera utilisé pour créer les informations de remise du fichier bancaire.
Pièces jointes	Les deux options de pièce jointe augmentent la taille de l’e-mail, car l’e-mail, les pièces jointes et le PDF de la facture sont envoyés ensemble. Les e-mails volumineux peuvent dépasser les limites de taille et empêcher la livraison. Inclure toutes les pièces jointes dans l’e-mail Inclut les fichiers qui sont déjà joints directement à la transaction ou au document envoyé par e-mail. Si la fiche n’est pas accompagnée de pièces justificatives, cette option n’a aucun effet. Disponible pour la plupart des types de modèles d’e-mail. Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les pièces jointes actuelles et futures de la transaction sont toujours incluses chaque fois que ce modèle est utilisé. Inclure toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail Inclut les pièces jointes des enregistrements source liés à une facture de projet (tels que les feuilles de temps ou les enregistrements de dépenses). Les pièces jointes sont envoyées dans leur format de fichier initial. Cette option s’applique uniquement aux types de modèles de Ventes.
Afficher les dates dans le paramètre de préférences utilisateur	Par défaut, le format de date pour le champ de fusion de dates utilisé dans l’e-mail est MM/JJ/AAAA. Cochez la case pour utiliser le format de date défini dans les préférences personnelles de l’utilisateur qui envoie l’e-mail. Exemple Une organisation européenne envoie des factures à la fois à des clients européens et à des clients américains. Les clients européens préfèrent le format de date JJ/MM/AAAA. Les clients américains préfèrent le format de date MM/JJ/AAAA. La personne qui envoie les factures par e-mail peut avoir sa préférence de format de date définie sur JJ/MM/AAAA, mais elle peut utiliser un modèle d’e-mail pour envoyer des e-mails à l’aide de l’option de format de date préférée du client : La case à cocher n’apparaît que lorsque le type de modèle est : Transaction de ventes Transactions d’achats Comptes clients (factures, relevés et avis de relance)
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus le modèle d’e-mail et que vous souhaitez le supprimer des listes déroulantes, sélectionnez Inactif. Vous pouvez toujours afficher les modèles d’e-mails inactifs en sélectionnant l’icône Inclure Inactif dans la case Modèles d’e-mails liste.

Section Adresses

Champs de la section Adresses

Champ	Descriptions
Adresse e-mail de réponse	Entrez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le destinataire réponde. Cela correspond à la À partir de l’adresse e-mail que l’utilisateur voit dans le Imprimer ou envoyer par e-mail lorsqu’ils envoient un e-mail à partir d’une transaction.
Utiliser l’adresse e-mail de mon compte	Cochez la case pour utiliser l’adresse e-mail de votre compte comme Réponse à adresse e-mail.
Nom de la personne à qui répondre	Entrez le nom qui correspond à l’adresse e-mail de réponse lors de l’envoi de l’e-mail. Par exemple, si le nom de l’expéditeur est John Smith et que l’adresse e-mail de réponse est jsmith@company.com, les destinataires voient John Smith jsmith@company.com dans la ligne de l’expéditeur.
Recherche de champs pour les contacts	Utilisez cet outil pour rechercher des champs de contact. Vous pouvez ensuite copier et coller le jeton de champ de fusion dans les champs À, CC ou Cci. Lors de l’envoi de l’e-mail, ces jetons de fusion sont automatiquement remplacés par les adresses des clients associés.
À CC Cci	Les destinataires de l’e-mail. Vous pouvez saisir un ou plusieurs champs de fusion dans chaque champ. Intacct remplace automatiquement les champs de fusion dans le À, CC, et C.C. avec les adresses e-mail associées à vos clients et à votre société lors de la génération et de l’envoi de l’e-mail. Séparez les adresses e-mail multiples par des virgules.

Section Contenu du message

Champs de la section Contenu du message

Champ	Descriptions
Recherche de champs pour les éléments de document Recherche de champs pour les éléments de l’entreprise	Utilisez ces outils pour rechercher document et société éléments d’information. Vous pouvez ensuite copier et coller l’icône Champ de fusion jetons. Les jetons de champ de fusion sont remplacés par des valeurs de transaction dans l’objet ou le message de l’e-mail lors de l’envoi de l’e-mail.
Objet	Entrez une combinaison de champs de texte et de fusion pour créer une ligne d’objet informative. Ce champ est obligatoire. Voir Exemples de modèles d’e-mails.
Ajuster le ton	Ce champ n’est disponible que pour Fermer l’espace de travail et Analyse des écarts modèles. Sélectionnez une option pour que Copilot rende votre message plus formel ou informel. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc des modifications au message après avoir ajusté le ton.
Ajuster la longueur	Ce champ n’est disponible que pour Fermer l’espace de travail et Analyse des écarts modèles. Sélectionnez une option pour que Copilot allonge ou raccourcisse votre message. Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour. Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre. Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc les modifications nécessaires au message après avoir ajusté la longueur.
Message	Entrez une combinaison de texte, de champs de fusion et de balisage HTML comme vous le souhaitez pour créer et personnaliser votre message. Ce champ est obligatoire. Voir Exemples de modèles d’e-mails. Si vous travaillez sur un modèle pour Espace de travail de clôture ou Analyse des écarts, un message par défaut s’affiche dans cette zone, mais vous pouvez le modifier.
Inclure le logo	Cochez cette case pour inclure l’icône Fichier image du logo identifié sur la page Informations sur la Société dans le modèle d’e-mail.
Logo en position verticale	Indiquez si le logo apparaît en haut ou en bas de l’e-mail. Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez Inclure le logo.
Logo en position horizontale	Indiquez si le logo apparaît à gauche ou à droite de l’e-mail. Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez Inclure le logo.