À propos de votre société après la mise à niveau vers une société multi-entités

Une fois que votre société a été mise à niveau vers une société multi-entités avec un niveau général, vous trouverez les mises à niveau suivantes des composants de votre société.

Compagnie

Par défaut, votre nouvelle société multi-entités est configurée pour travailler au niveau général. Cela rend l’expérience similaire à celle du travail dans une société à entité unique.

Vous pouvez modifier le paramètre pour que les utilisateurs travaillent au niveau de l’entité.

En savoir plus sur le travail au niveau général ou au niveau de l’entité.

Entité par défaut

Intacct affecte automatiquement un établissement et une entité par défaut lorsque vous travaillez dans une société multi-entités avec une seule entité. Par exemple, si E100 est votre seule entité, si vous créez une nouvelle facture fournisseur sans sélectionner d’emplacement, Intacct affecte automatiquement E100 à la transaction lors de l’enregistrement.

Entités supplémentaires

Certaines sociétés Intacct n’ont qu’une seule entité, qui représente une entité juridique. Par exemple, si votre société exerce ses activités dans une seule devise avec une entité fiscale, vous avez probablement défini une entité pour votre société Intacct.

Envisagez de définir plus d’entités si votre société a plusieurs entités juridiques ou effectue des transactions dans plusieurs devises et juridictions fiscales.

Le fait de disposer d’un niveau général vous permet d’ajouter des entités à votre société, ce qui vous offre une plus grande flexibilité pour répondre à vos besoins commerciaux croissants.

Une entreprise qui a commencé avec une seule entité et s’est développée par la suite pourrait être un bon candidat pour une autre entité.

L’ajout d’une nouvelle entité à votre société est simple. Cela peut entraîner des frais supplémentaires.

Contactez votre représentant Sage Intacct pour examiner les besoins de votre entreprise dans le contexte de l’ajout d’une entité. L’ajout d’une entité entraîne des coûts supplémentaires.

Utilisateurs

Tous les utilisateurs peuvent accéder au niveau général par défaut. Travailler principalement au niveau général est une bonne pratique pour de nombreuses applications, et c’est très similaire au travail dans une société à entité unique.

Les comptes bancaires existeront désormais au niveau général avec l’identifiant d’entité nouvellement créé attribué.

Comptes bancaires

Sage Intacct attribuera automatiquement le nouvel ID d’entité à tous les comptes courants et comptes d’épargne, pour lesquels l’établissement est désormais requis.

Les comptes bancaires existants résideront désormais au niveau général avec l’identifiant d’entité nouvellement créé attribué.

À l’avenir, il est recommandé d’ajouter de nouveaux comptes bancaires au niveau général.

Transactions

Toutes les transactions précédentes avec des emplacements sont cumulées vers la nouvelle entité définie. Les transactions précédentes sans établissement sont également affectées à la nouvelle entité. Si votre société n’utilisait pas d’emplacements auparavant, une nouvelle colonne d’emplacement apparaît dans les tables de fiches telles que les écritures de journal.

Lors de l’ajout d’une transaction, un champ d’établissement vide entraîne par défaut la transaction sur l’entité. Pour une nouvelle transaction, le champ Établissement n’est défini par défaut sur l’entité que lorsque vous disposez d’une seule entité dans votre société multi-entités.

Si vous ajoutez ultérieurement une autre entité à votre société, vous devrez spécifier une entité dans le champ Emplacement lors de la création d’une transaction. Une société possédant plusieurs entités n’a pas d’établissement par défaut et un champ d’établissement vide entraînera une erreur dans la transaction.

Toutes les transactions créées sans établissement avant la mise à niveau se verront attribuer un établissement à la nouvelle entité après la mise à niveau.

Payer les factures fournisseurs par entité

Le fait d’avoir une entité signifie que vous pouvez désormais utiliser des filtres multi-entités pour sélectionner des factures fournisseurs et les payer.

Avec votre société multi-entités récemment mise à niveau, vous pouvez filtrer les éléments suivants :

  • Factures de niveau général
  • Factures fournisseurs liées à une entité spécifiée
  • Entités disposant de suffisamment de ressources pour payer les factures en entier
  • Factures fournisseurs avec des éléments multi-entités, si vous ajoutez une autre entité

Rapports

Vous constaterez que les rapports fonctionnent sensiblement de la même manière dans votre société multi-entités mise à niveau que dans votre société à entité unique. La principale différence est que l’entité est incluse dans le rapport en tant qu’emplacement, à l’aide du champ Emplacement.

Si vous générez un rapport à partir du niveau général, vous pouvez :

  • Saisissez un emplacement pour le rapport. Le rapport s’exécutera sur cet établissement ou cette entité.
  • Laissez l’établissement vide. Le rapport s’exécutera pour toutes les entités.

Les rapports seront les mêmes qu’avant la mise à niveau si votre société a une seule devise.

Dimensions

L’entité nouvellement définie est ajoutée à la dimension d’emplacement. Toute transaction ou fiche nécessitant un emplacement peut désormais se voir attribuer le nom d’entité de cet emplacement. Les autres dimensions restent les mêmes.

Lieux

Les établissements d’une société multi-entités partagée nécessitent un identifiant parent, qui peut être un identifiant d’entité ou un autre identifiant d’établissement. Tous les établissements existants sans ID parent se voient automatiquement attribuer l’ID parent de votre entité nouvellement créée.

Continuez à utiliser la convention de dénomination cohérente que vous avez utilisée pour les identifiants d’emplacement. Une convention de dénomination cohérente vous permet de différencier les identifiants d’entité des identifiants d’établissement. Des identifiants d’établissement distincts facilitent le codage d’une transaction à un établissement ou l’attribution d’un identifiant parent à un établissement donné.

Importer des fichiers

Les modèles de fichiers d’importation comportent un champ pour les emplacements. Le fichier de modèle d’importation CSV comporte une colonne intitulée LOCATION_ID.

La colonne ressemble à ceci :

Field Name: LOCATION_ID

UI Field Name: Location

Type: Character

Length: 20

Default Value: None

Valid Values: Alphanumeric and underscore

Dependencies: Refers to a valid location

Required: No

Editable: Yes

Toutes les transactions créées sans établissement avant la mise à niveau se verront attribuer un établissement à la nouvelle entité après la mise à niveau.

Informations supplémentaires

En savoir plus sur :