Services

Utilisez les services pour organiser les données et les flux de travail de votre société. Vous pouvez utiliser les services pour :

• Suivre les données financières par équipe ou fonction

• Filtrer les rapports et les tableaux de bord

• Transmettez les approbations (par exemple, les approbations d’achats) au bon responsable

Vous pouvez également créer une hiérarchie de services en fonction de la structure de votre organisation. La hiérarchie est établie en définissant les relations parent-enfant entre les services.

Avant de commencer

Tenez compte de quelques règles importantes avant de créer ou de gérer des services.

• L’identifiant de service est permanent. Vous ne pouvez pas la modifier après l’enregistrement.

• Vous ne pouvez pas supprimer un service s’il a été utilisé dans des transactions. Au lieu de cela, vous pouvez le marquer comme inactif afin qu’il n’apparaisse plus dans les listes.
  

  • Toutefois, si un service n’a pas été utilisé dans les transactions, vous pouvez le supprimer.

• Les services inactifs sont masqués par défaut. Les services inactifs n’apparaissent pas dans les listes, sauf si vous incluez des fiches inactives dans les rapports si nécessaire.

Pour afficher les services :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Services pour ajouter un nouveau service, ou sélectionnez Modifier ou Voir en regard d’un service existant.

Ajouter un service

Lors de la création d’un service, vous devez fournir un identifiant et un nom. L’identifiant identifie de manière unique le service et ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

Vous pouvez également ajouter plus de structure ou de comportement, selon vos besoins :

• Attribuez un parent pour hiérarchiser le service.

• Désignez un responsable pour prendre en charge le cycle d’approbation.

• Ajoutez un titre de service pour la génération de rapports (si cette option est activée).

Pour créer un service :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Créer pour créer un nouveau service.

3. Saisir un service ID (en anglais) et Nom.

   Une fois que vous avez créé un service, l’identifiant ne peut plus être modifié.

4. Vous pouvez également sélectionner un Parent service pour créer une hiérarchie.

5. Vous pouvez également sélectionner un service Responsable pour assurer le routage des approbations.
6. Si vous le souhaitez, modifiez le statut du service, selon les besoins.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Pour ajouter un service :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouveau service.

3. Saisir un service ID (en anglais) et Nom.

   Une fois que vous avez créé un service, l’identifiant ne peut plus être modifié.

4. Vous pouvez également sélectionner un Parent service pour créer une hiérarchie.

5. Vous pouvez également sélectionner un service Responsable pour assurer le routage des approbations.
6. Si vous le souhaitez, modifiez le statut du service, selon les besoins.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un service

Vous ne pouvez pas modifier l’identifiant d’un service.

Pour modifier un service :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

3. Ajoutez ou mettez à jour des informations et sélectionnez Enregistrer.

Pour modifier un service :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Modifier du service que vous souhaitez modifier.

3. Ajoutez ou mettez à jour des informations et sélectionnez Enregistrer.

Rendre un service inactif

Si vous n’utilisez plus un service, vous pouvez le désactiver. Cela permet de conserver les données historiques, mais de retirer le service de l’utilisation active.

Pour désactiver un service :

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

3. Dans le champ Statut, modifiez le statut sur Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Sur la page de la liste, recherchez le service, puis sélectionnez Modifier.

3. Dans le champ Statut, modifiez le statut sur Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les dimensions inactives dans les rapports et les listes :

• Records designated as Inactive do not appear in the list by default. To view these records, select Filters at the top of the list and select Remove next to the Status filter to remove it.

  Sélectionnez l’icône Inclure inactif Case à cocher en haut de la page du rapport ou de la liste.

  L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ?

  La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

  Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

  Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

Pour inclure les données des dimensions inactives dans les rapports financiers, vous pouvez utiliser des groupes de dimensions pour le filtrage.

Supprimer un service

Supprimez les fiches de service de la liste des services.

Vous pouvez supprimer un service s’il n’a pas été associé à une transaction ou une fiche.

Une fois qu’un service est utilisé dans une transaction, il ne peut pas être supprimé.

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Recherchez le service que vous souhaitez supprimer.

   Besoin d’aide pour trouver une valeur de dimension ?

   • Records designated as Inactive do not appear in the list by default. To view these records, select Filters at the top of the list and select Remove next to the Status filter to remove it.

3. Cochez la case au début de la ligne pour chaque service que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Selon vos préférences d’utilisateur, Sage Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Services.

2. Recherchez le service que vous souhaitez supprimer. Si vous ne le voyez pas, sélectionnez Inclure inactif pour afficher les services inactifs.

   L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

3. Sélectionnez l’icône Supprimer à la fin de la ligne pour chaque valeur de dimension à supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs :

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Informations sur le service :

Champ	Remarque
ID	Un identifiant unique pour le service. Les meilleures pratiques de création d’identifiants Un identifiant permet à votre société de suivre un type spécifique d’informations, telles que compte du grand livre, service ou établissement. Vous pouvez créer des identifiants en les ajoutant au fur et à mesure ou en configurant Intacct pour qu’ils soient automatiquement inclus à partir d’un schéma de numérotation prédéfini. Quelle que soit la méthode choisie, nous vous déconseillons d’utiliser des zéros non significatifs dans votre identifiant. Les identifiants avec des zéros non significatifs peuvent provoquer des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car celui-ci supprime les zéros non significatifs. Meilleures pratiques : utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant : par exemple, C0001 pour un identifiant client. Solution de contournement : Si vous devez utiliser des zéros de tête dans les identifiants, convertissez la colonne des numéros d’identifiant au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de le faire chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants. Une fois que vous avez saisi et enregistré un identifiant, vous ne pouvez plus le modifier.
Nom	Nom du service.
Parent	Identifiant du service parent. Définit une hiérarchie en l’associant à un autre service.
Responsable	Nom du responsable du service. Sélectionnez un responsable dans la liste Collaborateurs. Si aucun nom ne figure dans cette liste, ajoutez-les : Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > Collaborateurs. Si vous souhaitez que les responsables de service approuvent toutes les demandes d’achat de leurs collaborateurs, vous devez sélectionner un responsable. Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.
Titre de service	Texte facultatif utilisé dans les en-têtes de rapport lorsque cette option est activée. Disponible uniquement si Activer les titres de service et d’établissement est activé sur le Configurer le Grand livre page. En savoir plus Pour gagner du temps, vous pouvez exécuter un rapport financier préparatoire ou un autre rapport grand livre pour un groupe d’entités/emplacements ou de services et avoir Intacct automatiquement Fractionner le rapport en plusieurs rapports individuels. Dans ce cas, l’en-tête de rapport du « rapport individuel » affiche le nom du service, de l’entité ou de l’établissement, ainsi que tout texte de titre que vous saisissez ici, au lieu du nom de la société. Par exemple, un titre d’emplacement peut fournir des informations supplémentaires que vous pourriez vouloir afficher sur les rapports, telles que l’adresse et le nom du responsable. Bureau de San Jose 111, Post Street Dirigé par : Karla Grace Vous pouvez saisir jusqu’à 5 lignes, avec un maximum de 50 caractères par ligne.
Statut	Actif - par défaut Inactif Si vous n’utilisez plus le service et que vous ne souhaitez pas qu’il apparaisse dans les listes, sélectionnez Inactif. Les informations relatives au service sont conservées dans le système, mais elles ne s’afficheront dans aucune liste de services. Records designated as Inactive do not appear in the list by default. To view these records, select Filters at the top of the list and select Remove next to the Status filter to remove it. Pour afficher ces services inactifs ultérieurement, sélectionnez l’icône Inclure inactif case à cocher sur la liste. L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ? La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée. Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs. Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.