Services

Bien que les départements soient facultatifs, ils sont utiles pour filtrer et catégoriser les données dans de nombreux domaines du système. Par exemple, vous pouvez générer des rapports financiers et des graphiques basés sur les départements. De plus, de nombreuses entreprises mettent en place des approbations (telles que des approbations d’achat) à acheminer vers le responsable du service.

Vous pouvez créer une hiérarchie de départements pour refléter l’organisation des départements au sein de votre société. La hiérarchie est établie en définissant les relations parent-enfant entre les départements. Par exemple, votre division de la côte ouest contient plusieurs groupes, dont l’ingénierie. Au sein de l’ingénierie, vous avez des départements pour l’ingénierie logicielle et l’ingénierie matérielle.

Pour trouver vos départements :

1. Aller à Rapports > Configuration > Les dimensions > Départements.

2. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Services pour ajouter un nouveau service, ou sélectionnez Modifier ou Voir en regard d’un service existant.

À propos de la liste des départements

Utilisez la liste Départements pour afficher une liste des départements de votre société. Vous pouvez trier et filtrer la liste des services pour n’afficher que le groupe de services souhaité.

Si vous avez de longues listes de services dans des fichiers de données externes, vous pouvez les charger au format CSV en sélectionnant Société > Mise en place > Importer des données. Vous trouverez plus d’informations sur le téléchargement de fichiers CSV dans Préparation des données de téléchargement des fichiers CSV et Ministères importateurs.

Ajouter ou modifier un service

Tout ce dont vous avez besoin pour créer un service est de lui attribuer un identifiant et un nom.

1. Entrer dans un service Pièce d’identité et Nom.

   Une fois que vous avez créé un service, l’ID ne peut pas être modifié.

2. Si le service appartient à une hiérarchie de départements, sélectionnez son Parent établissement.

3. Si vous le souhaitez, sélectionnez le service Gérant (utile pour acheminer les approbations d’achat).

Rendre un service inactif

Si vous n’utilisez plus une valeur de dimension associée à des transactions et enregistrements passés, vous pouvez désactiver cette valeur de dimension pour qu’elle ne figure plus dans les listes ou transactions futures.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez la valeur de dimension dans la liste.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Dans le champ Statut, modifiez le statut sur Inactif.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Sur la page liste, recherchez la valeur dimension, puis sélectionnez Modifier.

   La page relative aux informations de dimension s’affiche.

3. Dans le champ Statut, modifiez le statut sur Inactif.

Pour afficher les dimensions inactives dans les rapports et les listes :

• Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

  Sélectionnez l’icône Inclure inactif en haut de la page de rapport ou de liste.

  L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ?

  La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

  Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

  Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

Pour inclure les données des dimensions inactives dans les rapports financiers, vous pouvez utiliser des groupes de dimensions pour le filtrage.

Supprimer un service

Vous supprimez des enregistrements de service de la liste Départements.

Vous pouvez supprimer une valeur de dimension si elle n’a pas été associée à une transaction ou une fiche. Par exemple, si vous créez New York comme valeur pour Emplacement et l’utiliser dans un élément de transaction, vous ne pouvez plus supprimer New York de la liste des valeurs Établissement.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez les valeurs de dimension que vous souhaitez supprimer.

   Vous avez besoin d’aide pour trouver une valeur de dimension ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

3. Cochez la case au début de la ligne pour chaque valeur de dimension que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

En fonction de vos préférences d’utilisateur, Intacct peut vous demander de confirmer la suppression.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez les valeurs de dimension que vous souhaitez supprimer.

   L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

3. Sélectionnez l’icône Supprimer à la fin de la ligne pour chaque valeur de dimension à supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs :

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Renseignements sur le ministère :

Champ	Remarque
ID	Un code d’identification unique pour le service. Les meilleures pratiques de création d’identifiants Un identifiant permet à votre société de suivre un type spécifique d’informations, telles que le compte du grand livre, le service, l’emplacement, l’article, le projet, la classe, la transaction, le fournisseur et le client. Vous pouvez créer des identifiants en les ajoutant au fur et à mesure ou en configurant le système pour qu’il les ajoute automatiquement à partir d’un schéma de numérotation prédéfini. Quelle que soit la méthode choisie, nous vous déconseillons d’utiliser des zéros non significatifs dans votre identifiant. Les identifiants avec des zéros non significatifs peuvent provoquer des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car celui-ci supprime les zéros non significatifs. Meilleures pratiques : Utilisez un caractère comme préfixe de votre ID ; par exemple C0001 pour un identifiant client. Solution : Si vous devez utiliser des zéros de tête dans les identifiants, convertissez la colonne des numéros d’identifiant au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de le faire chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants. Une fois que vous avez saisi et enregistré un ID, vous ne pouvez plus le modifier.
Nom	Nom du service.
Parent	ID du service d’origine. Sélectionnez un service parent en sélectionnant la liste déroulante pour créer une hiérarchie de service. Exemple : La division des ventes est le service parent. Le groupe des ventes externes et le support des ventes sont chacun un service enfant de la division des ventes.
Responsable	Nom du responsable du service. Sélectionnez la liste déroulante pour sélectionner un responsable dans la liste Employés. Si aucun nom ne figure dans cette liste, vous devez les ajouter : Aller à Rapports > Configuration > Les dimensions > Employés. Si vous souhaitez que les responsables de service approuvent toutes les demandes d’achat de leurs collaborateurs, vous devez sélectionner un responsable. Sinon, vous pouvez laisser cette case vide.
Titre de service	Ne s’affiche que si Activer les titres de service et d’établissement est sélectionné sur la page Configurer la Grand livre. Pour gagner du temps, vous pouvez exécuter un rapport financier préparatoire ou un autre rapport de grand livre pour un groupe d’entités/emplacements ou de départements et avoir Intacct automatiquement Fractionner le rapport en plusieurs rapports individuels. Dans ce cas, l’en-tête de rapport du « rapport individuel » affiche le nom du service, de l’entité ou de l’établissement, ainsi que tout texte de titre que vous saisissez ici, au lieu du nom de la société. Par exemple, un titre d’emplacement peut fournir des informations supplémentaires que vous pourriez vouloir afficher sur les rapports, telles que l’adresse et le nom du responsable. Bureau de San Jose 111, Post Street Dirigé par : Karla Grace Vous pouvez saisir jusqu’à 5 lignes, avec un maximum de 50 caractères par ligne.
Statut	Options : Actif ou inactif. Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus le service et que vous ne souhaitez pas qu’il apparaisse dans les listes, sélectionnez Inactif. Les informations sur le service restent dans votre système, mais elles ne s’afficheront dans aucune liste de service. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer. Pour afficher ces départements inactifs ultérieurement, sélectionnez l’icône Inclure inactif dans la liste. L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ? La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée. Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs. Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.