Préparer votre fichier pour l’importation CSV

L’importation de données à l’aide de la liste de contrôle de configuration de la société est un moyen rapide d’obtenir vos informations dans Sage Intacct. Cependant, la façon dont vous préparez vos fichiers CSV affecte directement le succès ou l’échec de l’importation de vos données.

Aperçu du processus

L’illustration suivante montre les étapes de téléchargement, de préparation et d’importation d’un fichier CSV.

La plupart des importations commencent par l’obtention du modèle le plus récent à partir du Importer des données liste. Lorsque vous obtenez vos modèles à partir du Importer des données list, vous obtenez des modèles qui ont été adaptés à votre entreprise spécifique, y compris des dimensions spécifiques.

Ensuite, vous ajoutez vos données, en utilisant le format correct, comme expliqué dans le modèle. Après avoir ajouté vos données, examinez-les en tenant compte de nos meilleures pratiques. Cela permet d’éliminer tout ce qui pourrait entraîner l’échec de votre importation.

Après avoir préparé vos données, vous êtes prêt à importer.

Télécharger un modèle

Téléchargez un nouveau modèle vierge à partir de la Liste de contrôle de configuration de la société chaque fois que vous importez des informations dans Sage Intacct. Utiliser un modèle téléchargé est important car :

• les modèles de la liste de contrôle de configuration de la société sont automatiquement personnalisés en fonction de la configuration de votre société, y compris les dimensions et les champs personnalisés que vous avez créés ;
• les modèles peuvent être mis à jour par Intacct à tout moment, en particulier lorsqu’une nouvelle version d’Intacct est publiée. Lorsque les modèles sont mis à jour, un modèle plus ancien peut ne pas fonctionner à l’importation.

Pour télécharger un modèle à partir de la Liste de contrôle de configuration de la société :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Importer des données.

   Le Liste de contrôle de configuration de la société Ouvre. Vous accédez à une liste de domaines dont vous pouvez importer les informations dans Intacct.

2. Choisissez un type d’informations à charger, puis sélectionnez l’icône Modèle Lien associé à ces informations.

Si vous ne voyez pas le modèle souhaité sur la Liste de contrôle de configuration de la sociétéAtteindre Télécharger un modèle d’importation CSV.

Ajouter des données

Après avoir téléchargé le modèle approprié, il est temps d’ajouter vos données.

Le tableau suivant représente une partie d’un fichier CSV standard pour l’importation de budgets. La ligne du haut est la ligne d’en-tête et la deuxième ligne contient des descriptions des types de données à saisir dans la colonne.

Ligne d’en-tête	DONOTIMPORT	BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID
Ligne de description de l’en-tête	# Les lignes commençant par un croisillon (#) sont ignorées lors de l’importation	Nom du champ : BUDGET_ID Nom du champ d’UI : ID de budget Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Oui Modifiable : Non	Nom du champ : ACCT_NO Nom du champ d’UI : Compte Type : Caractère Longueur : 4-6 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Quelconque; Doit être conforme aux spécifications du compte principal/compte auxiliaire dans la configuration du > de la société : Informations sur la société Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Oui Modifiable : Non	Nom du champ : DEPT_ID Nom du champ d’UI : Service Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Non Modifiable : Non	Nom du champ : LOCATION_ID Nom du champ d’UI : Établissement Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Non Modifiable : Non

Chaque modèle contient un ensemble d’en-têtes prédéfinis, tels que BUDGET_ID, ACCT_NO, et autres. Vous saisissez vos données dans les cellules vides sous les lignes d’en-tête et de description d’en-tête sans modifier les en-têtes.

Le tableau suivant est un exemple d’une partie du modèle après l’ajout des données. La ligne de description a été masquée pour cet exemple.

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	Fin de mois Avril 2021	Fin de mois Mai 2021	Fin de mois Juin 2021
Budget 1	5000	Admin	Sydney	3000	3000	3000
	6040	Admin	Sydney	15	15	15
	6120	Admin	Sydney	50	50	50
Budget 2	1200	Terrain	San José	6000	6000	6000
	1700	Terrain	San José	500	500	500
	2200	Terrain	San José	500	500	500

Pour ajouter vos données :

1. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé à partir de la liste de contrôle de configuration de la société.

2. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Lorsque vous enregistrez à partir d’Excel, sélectionnez l’icône UTF-8 (délimité par des virgules) Type de fichier.

   Si votre fichier contient des caractères spéciaux, tels que des mots contenant des signes diacritiques, le seul format de codage pris en charge est UTF-8 (délimité par des virgules). L’enregistrement du fichier CSV dans d’autres formats de codage de fichier peut entraîner une importation incorrecte des caractères et la création de fiches en double.
3. Saisissez vos informations. Utilisez les descriptions des en-têtes comme guide pour savoir comment saisir correctement les informations.
   • Ne changez pas les en-têtes.
     Les titres d’en-tête de la ligne d’en-tête sont en corrélation avec les champs de l’interface utilisateur. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur d’importation. Lorsque vous téléchargez un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société, celui-ci contient les bons en-têtes.
   • Lisez les descriptions des en-têtes.
     La description de l’en-tête est la cellule située sous la ligne d’en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur non acceptée par la colonne entraînera la génération d’une erreur lors de votre importation.
   • Saisissez les informations requises.
     Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre importation échouera.
   • Utiliser uniquement les majuscules initiales
     Pour les champs avec des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux), utilisez la majuscule initiale. Par exemple Vrainon VRAI ou vrai. Les identifiants nécessitent des correspondances exactes de casse, tandis que les écritures prédéfinies nécessitent une majuscule initiale.
4. Enregistrez le fichier après avoir saisi vos données.

Le fichier aura l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistrée.

Importations simples ou complexes

Lorsque vous importez des données complexes dans Intacct, réduisez la taille de l’importation.

Par exemple, si vous importez 30 colonnes de données, limitez le nombre de lignes dans le fichier CSV à 5 000 ou moins. Cela garantira que votre importation est correctement téléchargée. D’un autre côté, si vous n’importez que 4 colonnes de données, 10 000 lignes ou plus pourraient facilement être importées.

La complexité de vos données a un impact sur la capacité de Sage Intacct à importer vos données.

À propos des modèles CSV

Il y a certaines choses que vous devez savoir sur les modèles CSV et leur comportement avant d’ajouter vos données.

Supprimez toutes les virgules de votre fichier CSV

Intacct vous recommande de supprimer toutes les virgules de votre fichier CSV.

Un fichier CSV est un fichier Comma SÉparé Values (aussi parfois appelé fichier Délimité par des virgules fichier). S’il y a des virgules dans les données de votre fichier (par exemple, si vos nombres sont formatés comme ceci : 10,000, ou si vous utilisez des virgules entre les mots dans un champ), vos données seront décalées d’une colonne, car c’est ainsi que le fichier est censé fonctionner. Cela entraînera soit des erreurs dans les informations, soit l’échec de l’ensemble de l’importation.

Ordre des colonnes

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes comme bon vous semble, à condition que les informations dans la cellule d’en-tête ne changent pas.

Toutefois, certains modèles nécessitent que les informations soient importées dans un ordre spécifique, par exemple : Les données de transaction ne doivent pas être importées avant que les informations sur les transactions n’aient été importées. Les colonnes d’en-tête contenant des informations sur l’ensemble de l’importation doivent rester à gauche des colonnes de détails (colonnes contenant les détails d’un compte, d’une transaction, d’un fournisseur, etc.).

Intacct recommande de vérifier l’ordre des colonnes du modèle d’origine avant de déplacer les colonnes.

Ajouter des colonnes supplémentaires

Si vous devez conserver d’autres informations connexes dans votre document modèle, vous pouvez ajouter vos propres colonnes pour ces informations.

Si vous ajoutez vos propres colonnes, utilisez un symbole # (dièse ou hashtag) avant le nom de toute colonne que vous ajoutez. Par exemple #BudgetNotes ou #InfoClient. Si par hasard vous utilisez un nom déjà utilisé par Intacct, le # (dièse ou hashtag) vous permettra de vous assurer que les informations de vos colonnes ne sont pas importées par accident.

Vous pouvez également utiliser le # (signe dièse ou hashtag) pour vous écrire des notes dans votre modèle. Si vous placez le # (dièse ou hashtag) au début d’une ligne, toute la ligne d’informations est ignorée lors de l’importation. Vous pouvez créer des lignes de notes en commençant la ligne par # dans la première colonne.

Masquez les colonnes pour faciliter la saisie des données

Lorsque vous modifiez votre fichier dans Excel, vous pouvez masquer les colonnes que vous n’utiliserez pas pour la saisie de données.

Les données doivent être conformes à la logique métier d’Intacct

Par exemple, le champ ID de budget de la page Informations sur le budget permet de saisir un ID de 20 caractères. Il s’ensuit donc que le modèle d’importation de budget aurait la même limitation : si vous essayez d’importer un ID de budget de plus de 20 caractères dans votre fichier CSV, votre importation échoue.

La façon dont les données doivent être formatées se trouve dans la section Description de l’en-tête , sous la ligne d’en-tête.

Vous pouvez également voir une description champ par champ de votre modèle spécifique dans cette aide. Atteindre Importation CSV : Par application ou sujet, recherchez le modèle sur lequel vous souhaitez en savoir plus et sélectionnez le lien correspondant.

Les champs vides remplacent les données existantes

Une valeur vide dans une cellule est considérée comme la valeur souhaitée (vide) pour le champ référencé par l’en-tête de colonne de la fiche en cours d’importation.

Dans presque tous les cas, un champ vide remplace les données existantes dans Intacct et les rend également vides.

Supposons que vous disposiez de la valeur existante 111, rue Elm comme adresse d’un client et vous importez un blanc pour ce champ. Si vous accédez à l’interface utilisateur générale et examinez le contenu de ce champ, vous verrez que la valeur initiale 111, rue Elm est remplacé par rien et le champ est vide.

Ce n’est pas vrai, cependant, pour deux modèles :

• Mettre à jour les transactions 1099 des fournisseurs
• Mettre à jour les soldes d’ouverture 1099 des fournisseurs

Si la valeur est vide dans certains champs, l’importation ne remplace pas la valeur existante. Pour supprimer la valeur existante dans ces quelques cas, saisissez la valeur NULL. Ces cas sont clairement identifiés dans leurs descriptions d’en-tête.

Valeurs des champs calculés

Si vous avez utilisé une formule pour obtenir une valeur dans un champ, vous pouvez laisser le résultat en place tant que vous faites correspondre la valeur du champ Intacct pour les décimales.

Aide de la page Application de comptabilité

Dans la plupart des cas, il existe une correspondance exacte entre les pages d’application (et la logique métier avec laquelle elles se comportent) et les données que vous importez. Cela inclut les contraintes sur ces données et toute dépendance qui peut exister entre les données du fichier d’importation et d’autres données d’Intacct, ou d’autres données que vous importez également.

Après avoir ajouté toutes vos données, vous enregistrez la feuille de calcul Excel au format CSV.

Les débits et les crédits doivent être équilibrés

Lors de l’importation d’un fichier contenant des débits et des crédits, vos débits et crédits doivent être équilibrés. Intacct adhère aux règles comptables acceptées, qui exigent que les débits et les crédits soient équilibrés.

De même, si vous exigez que les comptes s’équilibrent par établissement, lorsque vous importez des soldes d’établissement à l’aide d’un modèle CSV, les débits et les crédits d’établissement doivent également être équilibrés.

Fiches en double

Si une fiche identique existe déjà dans Intacct, l’importation de cette fiche échoue généralement, car Intacct détecte l’existence de la fiche et n’autorise pas les doublons.

Les doublons ne sont pas autorisés dans les numéros de compte, les services, les emplacements, les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Bien que vous puissiez avoir des transactions en double, le nom du résumé des transactions doit être unique pour chaque application.

Numéros de ligne

Voir le Importation CSV : Exemples de numéros de ligne pour en savoir plus sur l’utilisation des numéros de ligne dans vos importations CSV.

Caractères spéciaux

UTF8 est pris en charge dans les fichiers importés, de sorte que les accents de caractère et les autres caractères spéciaux sont importés correctement.

Intacct vous recommande de supprimer les virgules de tous les nombres et de ne pas utiliser de virgules dans les champs de texte. Voir Supprimez toutes les virgules de votre fichier CSV pour plus d’informations.

Données CSV exportées à partir d’un logiciel autre qu’Excel

Lors de l’exportation de données à partir d’autres applications, l’autre logiciel peut utiliser une approche non standard des devis, ce qui peut entraîner des problèmes lors de l’importation dans Intacct.

Comme indiqué ci-dessus, Intacct recommande de supprimer toutes les virgules des champs de texte d’un fichier CSV. Cependant, il peut arriver que la suppression des virgules ne soit pas la solution idéale. Dans ce cas, les fichiers CSV autorisent les guillemets autour d’une valeur contenant une virgule, ce qu’Intacct accepte dans une importation. Par exemple :

Il peut également arriver que vous deviez inclure un guillemet à l’intérieur d’une instruction avec une virgule. Dans ce cas, vous utiliseriez une deuxième série de guillemets, comme suit :

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Importer un fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Importer des données.

2. Recherchez le type d’informations que vous souhaitez importer, puis sélectionnez le correspondant Importation lien.

3. Dans le Importer les informations de la société , définissez les paramètres suivants et sélectionnez Importation:

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importer hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la Importer les informations de la société (où vous avez importé votre fichier).

Résoudre les erreurs

Si des fiches contenaient des erreurs et que l’importation a échoué, vous êtes informé de celles-ci et de la manière de corriger le problème dans un e-mail. Pour en savoir plus sur la résolution des erreurs d’importation, consultez la rubrique Rechercher et corriger les erreurs d’importation CSV.

Ordre des importations CSV

Dans certains cas, les importations CSV doivent être effectuées dans un ordre spécifique en raison des dépendances au sein des données. Par exemple, si vous avez des transactions qui nécessitent des emplacements, mais que vous n’avez pas saisi ou importé les emplacements, l’importation de la transaction échoue.

Il est toujours préférable de suivre l’ordre des étapes tel qu’il est présenté dans la liste de contrôle de configuration de la société lors de tout type d’importation. Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Par exemple, il se peut que vous n’utilisiez aucun territoire dans vos données comptables, leur création est donc facultative.

Dans dans quelques cas, il y a des références circulaires. Par exemple, une fiche de collaborateur peut faire référence à un service et vice versa. Les problèmes qui résulteraient autrement de ces références circulaires ont été éliminés aux fins de l’importation en supprimant certains articles. Si vous devez absolument disposer de ces données, vous devez les saisir manuellement.

Automatiser les importations

Vous pouvez automatiser et planifier vos importations à l’aide d’une application tierce, telle que Workato. Contactez votre représentant de compte pour en savoir plus sur cette option.