Préparer votre fichier pour l’importation CSV

L’importation de données dans Sage Intacct à l’aide de la liste de contrôle de configuration Société est rapide et efficace, si vos fichiers CSV sont préparés correctement. Suivez ces étapes et les meilleures pratiques pour garantir un processus d’importation sans problème.

Processus d’importation CSV liste de contrôle

L’illustration suivante montre les étapes de téléchargement, de préparation et d’importation d’un fichier CSV.

Avant l’importation :

1. Téléchargez le dernier modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la Société.

   • Ne modifiez pas les noms des en-têtes dans le modèle.

     Lisez les descriptions d’en-tête pour les champs et la mise en forme obligatoires.

2. Ajoutez vos données sous la ligne d’en-tête.

   • Supprimez toutes les virgules des nombres et des champs de texte.

     Vérifiez les caractères spéciaux et l’encodage correct.

     Vérifiez les champs vides : ceux-ci peuvent écraser les données existantes.

3. Enregistrer en tant que fichier CSV UTF-8 (délimité par des virgules) et importer.

Importations simples ou complexes

Lors de l’importation de données complexes dans Intacct, réduisez au maximum la taille de l’importation.

Par exemple, si vous importez 30 colonnes de données, limitez le numéro de lignes dans le fichier CSV à 5 000 ou moins. Cela garantira que votre importation est correctement téléchargée. D’un autre côté, si vous n’importez que 4 colonnes de données, 10 000 lignes ou plus pourraient facilement être importées.

La complexité de vos données a un impact sur la capacité de Sage Intacct à importer vos données.

Ordre des importations CSV

Dans certains cas, les importations CSV doivent être effectuées dans un ordre spécifique en raison des dépendances au sein des données. Par exemple, si vous avez des transactions qui nécessitent des emplacements, mais que vous n’avez pas saisi ou importé les emplacements, l’importation de la transaction échoue.

Il est toujours préférable de suivre l’ordre des étapes tel qu’il est présenté dans la liste de contrôle de configuration de la Société lors de tout type d’importation. Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Par exemple, il se peut que vous n’utilisiez aucun territoire dans vos données comptables, et leur création est donc facultative.

À propos des modèles CSV

Il est utile de savoir certains éléments sur les modèles CSV et leur comportement avant d’ajouter vos données.

Supprimez toutes les virgules de votre fichier CSV

Intacct vous recommande de supprimer toutes les virgules de votre fichier CSV.

Un fichier CSV est un COMMA SÉparé Vales (aussi parfois appelé fichier délimité par des virgules fichier). S’il y a des virgules dans les données de votre fichier (par exemple, si vos nombres sont formatés comme suit : 10,000, ou si vous utilisez des virgules entre les mots d’un champ), vos données seront décalées d’une colonne car c’est ainsi que le fichier est censé fonctionner. Cela entraînera soit des erreurs dans les informations, soit l’échec de l’ensemble de l’importation.

Ordre des colonnes

Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes comme bon vous semble, tant que les informations dans la cellule d’en-tête ne changent pas.

Toutefois, certains modèles nécessitent l’importation d’informations dans un ordre spécifique, notamment les données de transaction. La meilleure pratique consiste à importer les informations de base, par exemple les comptes, les services ou l’établissement, avant de pouvoir importer des données de transaction. Si les informations justificatives n’existent pas, l’importation de la transaction échouera.

Ajouter des colonnes supplémentaires

Si vous devez conserver d’autres informations connexes dans votre modèle de document, vous pouvez ajouter vos propres colonnes pour ces informations.

Si vous ajoutez vos propres colonnes, utilisez un symbole # (signe dièse ou hashtag) avant le nom de tout colonne vous ajoutez. Par exemple, #BudgetNotes, ou #Infos sur le client. Si par hasard vous utilisez un nom déjà utilisé par Intacct, le # (signe dièse ou hashtag) garantira que les informations de vos colonnes ne sont pas importées accidentellement.

Vous pouvez également utiliser le # (signe dièse ou hashtag) pour vous écrire des notes dans votre modèle. Si vous placez le # (signe dièse ou hashtag) au début d’une ligne, toute la ligne d’informations est ignorée lors de l’importation. Vous pouvez créer des lignes de notes en commençant la ligne par # dans la première colonne.

Masquez les colonnes pour faciliter la saisie des données

Vous pouvez masquer les colonnes inutilisées dans Excel pour vous concentrer sur les champs dont vous avez besoin.

Les données doivent être conformes à la logique métier d’Intacct

Si le champ Identifiant de budget n’autorise que 20 caractères, toute valeur plus importante dans votre fichier CSV entraînera un échec de l’importation.

La façon dont les données sont formatées se trouve dans la Description de l’en-tête Ligne, sous la ligne d’en-tête.

Vous pouvez également voir une description champ par champ pour votre modèle spécifique dans cette aide. Aller à Importation CSV : Par application ou sujet, recherchez le modèle sur lequel vous souhaitez en savoir plus, puis sélectionnez le lien correspondant.

Les champs vides remplacent les données existantes

Une valeur vide dans une cellule est considérée comme la valeur souhaitée (vide) pour le champ référencé par l’en-tête de colonne de la fiche en cours d’importation.

Dans presque tous les cas, un champ vide dans un fichier CSV remplace les données existantes dans Intacct par des données vides.

Supposons que vous disposiez de la valeur existante 111, rue Elm comme l’adresse d’un client et vous importez un champ vierge. Si vous affichez la fiche de ce client et examinez le contenu de ce champ, vous verrez que la valeur initiale 111, rue Elm est maintenant vide.

Ce n’est toutefois pas vrai pour les deux modèles :

• Mettre à jour les transactions 1099 des fournisseurs
• Mettre à jour les soldes d’ouverture 1099 des fournisseurs

Si la valeur est vide dans certains champs, l’importation ne remplace pas la valeur existante. Pour supprimer la valeur existante dans ces quelques cas, entrez la valeur NULL. Ces cas sont clairement identifiés dans leurs descriptions d’en-tête.

Valeurs des champs calculés

Si vous avez utilisé une formule, conservez le résultat tant qu’il correspond au format décimal requis pour le champ Intacct.

Aide de la page de l’application Comptabilité

Dans la plupart des cas, les données que vous importez doivent correspondre aux champs et aux règles utilisés dans l’application Intacct. Cela signifie que vos données importées doivent suivre les mêmes règles et dépendances que l’application, à la fois dans votre fichier et avec les données Intacct existantes. Si vos données ne correspondent pas à ces exigences, l’importation peut échouer ou produire des erreurs.

Les débits et les crédits doivent être équilibrés

Lors de l’importation d’un fichier comprenant des débits et des crédits, vos débits et crédits doivent être équilibrés. Intacct adhère aux règles comptables acceptées, qui exigent que les débits et les crédits soient équilibrés.

De même, si vous exigez que les comptes soient équilibrés par établissement, lorsque vous importez des soldes établissement à l’aide d’un modèle CSV, les débits et crédits établissement doivent également être équilibrés.

Fiches en double

Si une fiche identique existe déjà dans Intacct, l’importation de cette fiche échoue généralement, car Intacct détecte l’existence de la fiche et n’autorise pas les doublons.

Les doublons ne sont pas autorisés dans les numéros de compte, les services, les établissements, les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Bien que vous puissiez avoir dupliquer transactions, le nom de résumé transaction doit être unique par application.

Numéros de ligne

Voir le Importation CSV : Exemples de numéros de ligne pour en savoir plus sur l’utilisation des numéros de ligne dans vos importations CSV.

Caractères spéciaux

UTF8 est pris en charge dans les fichiers importés, de sorte que les accents de caractère et les autres caractères spéciaux sont importés correctement.

Intacct vous recommande de supprimer les virgules de tous les nombres et de ne pas utiliser de virgules dans les champs de texte. Voir Supprimez toutes les virgules de votre fichier CSV pour plus d’informations.

Données CSV exportées à partir d’un logiciel autre qu’Excel

Lors de l’exportation de données à partir d’autres applications, l’autre logiciel peut utiliser une approche non standard des devis, ce qui peut entraîner des problèmes lors de l’importation dans Intacct.

Comme indiqué ci-dessus, Intacct recommande de supprimer toutes les virgules des champs de texte d’un fichier CSV. Cependant, il peut arriver que la suppression des virgules ne soit pas la solution idéale. Dans ce cas, les fichiers CSV autorisent les guillemets autour d’une valeur contenant une virgule, ce qu’Intacct accepte dans une importation. Par exemple :

Il peut également arriver que vous deviez inclure un guillemet dans une relevé avec une virgule. Dans ce cas, utilisez une deuxième série de guillemets, comme suit :

Étape 1. Télécharger un modèle

Téléchargez un nouveau modèle vierge à partir de la liste de contrôle de configuration de la société chaque fois que vous importez des informations dans Sage Intacct. Utiliser un modèle téléchargé est important car :

• les modèles de la liste de contrôle de configuration de la société sont automatiquement personnalisés en fonction de la configuration de votre société, y compris les dimensions et les champs personnalisés que vous avez créés ;
• Intacct peut mettre à jour les modèles à tout moment, en particulier lorsqu’une nouvelle version d’Intacct est publiée. Si Intacct met à jour un modèle, un modèle plus ancien peut ne pas fonctionner lors de l’importation.

Pour télécharger un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société :

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Importer des données.

   La liste de contrôle de configuration de la société s’ouvre. Vous accédez à une liste de domaines dont vous pouvez importer les informations dans Intacct.

2. Choisissez un type d’informations à charger, puis sélectionnez le lien Modèle associé à ces informations.

Étape 2. Ajouter des données

Après avoir téléchargé le modèle approprié, il est temps d’ajouter vos données.

Le tableau suivant représente une partie d’un fichier CSV standard pour l’importation de budgets. La ligne du haut est la ligne d’en-tête et la deuxième ligne contient des descriptions des types de données à saisir dans la colonne.

Ligne d’en-tête	DONOTIMPORT	BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID
Ligne de description de l’en-tête	# Les lignes commençant par un croisillon (#) sont ignorées lors de l’importation	Nom du champ : BUDGET_ID Nom du champ d’UI : ID de budget Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Oui Modifiable : Non	Nom du champ : ACCT_NO Nom du champ d’UI : Compte Type : Caractère Longueur : 4-6 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : N’importe lequel ; Doit être conforme aux spécifications du compte principal/secondaire dans Société configuration > : Informations sur la Société Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Oui Modifiable : Non	Nom du champ : DEPT_ID Nom du champ d’UI : Service Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Non Modifiable : Non	Nom du champ : LOCATION_ID Nom du champ d’UI : Établissement Type : Caractère Longueur : 20 Valeur par défaut : Aucune Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement Dépendances : Doit exister dans la société avant l’importation. Obligatoire : Non Modifiable : Non

Chaque modèle contient un ensemble d’en-têtes prédéfinis, tels que BUDGET_ID ou ACCT_NO. Vous saisissez vos données dans les cellules vides sous le en-tête et en-tête description lignes.

Ne modifiez pas les informations de la ligne d’en-tête.

Le tableau suivant est un exemple d’une partie du modèle après l’ajout des données. La ligne de description a été masquée pour cet exemple.

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	Fin de mois Avril 2021	Fin de mois Mai 2021	Fin de mois Juin 2021
Budget 1	5000	Admin	Sydney	3000	3000	3000
	6040	Admin	Sydney	15	15	15
	6120	Admin	Sydney	50	50	50
Budget 2	1200	Terrain	San Jose	6000	6000	6000
	1700	Terrain	San Jose	500	500	500
	2200	Terrain	San Jose	500	500	500

Pour ajouter vos données :

1. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé à partir de la liste de contrôle de configuration de la Société.
2. Saisissez vos informations. Utilisez les descriptions des en-têtes comme guide pour savoir comment saisir correctement les informations.
   • Ne modifiez pas les en-têtes.
     Les titres d’en-tête de la ligne d’en-tête sont en corrélation avec les champs de l’interface utilisateur. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur d’importation. Lorsque vous téléchargez un modèle depuis la liste de contrôle de configuration de la Société, celui-ci comprend les bons en-têtes.
   • Lisez les descriptions des en-têtes.
     Le description en-tête est la cellule située sous la ligne en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur non acceptée par la colonne entraînera la génération d’une erreur lors de votre importation.
   • Saisissez les informations requises.
     Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre importation échouera.
   • Utiliser uniquement les majuscules initiales
     Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple Vrai, et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.

3. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Lors de l’enregistrement à partir d’Excel, sélectionnez l’icône UTF-8 (délimité par des virgules) Type de fichier.

   Si votre fichier contient des caractères spéciaux, tels que des mots contenant des signes diacritiques, le seul format d’encodage pris en charge est UTF-8 (délimité par des virgules). L’enregistrement du fichier CSV dans d’autres formats d’encodage de fichier risque d’importer des caractères de manière incorrecte et de créer dupliquer fiches.

Le fichier portera l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistrée.

Étape 3. Importer votre fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Importer des données.

2. Recherchez le type d’informations que vous souhaitez importer, puis sélectionnez le lien Importer correspondant.

3. Dans la boîte de dialogue Importer les informations relatives à la société, définissez les paramètres suivants et sélectionnez Importer :

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importations CSV hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la boîte de dialogue Importer les informations de la société (dans laquelle vous avez importé votre fichier).

Automatiser les importations

Vous pouvez automatiser et planifier vos importations à l’aide d’une application tierce, telle que Workato. Contactez votre représentant de compte pour en savoir plus sur cette option.