Aperçu du traitement des calendriers de contrat

De nombreux clients Sage Intacct qui décident de mettre en œuvre des contrats souhaitent constituer leurs soldes de contrats antérieurs dans le système à des fins de génération de rapports, en particulier pour fournir les informations financières requises par l’ASC 606. Le Traiter les calendriers de contrat La fonction automatise la constitution de ces soldes en comptabilisant les écritures de planification de facturation, de revenus et de dépenses applicables pour les contrats historiques et en cours dans le livre auxiliaire des contrats. Vous pouvez ensuite générer un rapport sur les données du livre auxiliaire, les analyser, les examiner et, lorsque vous êtes satisfait des données, effectuer les premières écritures de solde de contrat dans le grand livre.

Fonctionnement du traitement des calendriers de contrat

Dans les environnements multi-entités, les responsables de la mise en œuvre traiteront les calendriers de contrat au niveau de l’entité. Voir Avant le traitement des calendriers de contrat pour plus de détails sur la marche à suivre avant d’exécuter ce processus. L’image suivante est un exemple simplifié de la façon dont vous pouvez traiter les calendriers de contrat à l’aide de l’approche rétrospective complète.

Le responsable de la mise en œuvre des contrats travaille avec le client Sage Intacct pour déterminer une date de mise en service, qui est la date à laquelle le client a l’intention de commencer à utiliser l’application Contrats pour les transactions en cours. Le responsable de la mise en œuvre définit la date de mise en service dans la Traiter la configuration des calendriers de contrat. Après avoir travaillé avec le client pour remplir tous les fichiers d’importation de contrat associés, le responsable de la mise en œuvre importe les données du contrat dans Sage Intacct. Pendant le processus d’importation, le système marque les écritures des calendriers de facturation, de revenus et de dépenses dont les dates de comptabilisation planifiées se produisent avant la date de mise en service comme « Historiques ».

Le responsable de la mise en œuvre configure toutes les données de contrat associées et exécute la fonction Traiter les calendriers de contrat aux dates applicables. Si le client utilise l’approche rétrospective modifiée, le responsable de la mise en œuvre configure les données et exécute le processus à la date de mise en service moins un. Si le client utilise l’approche rétrospective complète, le responsable de la mise en œuvre configure les données et exécute le processus pour chaque période de référence applicable, en commençant par la période la plus ancienne.

Le système traite les calendriers de contrat hors ligne. Une fois le processus exécuté, le système envoie un e-mail de notification à l’utilisateur concerné. L’e-mail indique le nombre de planifications traitées avec succès. Elle répertorie également les conditions d’erreur si un contrat n’a pas été traité avec succès. Le cas échéant, vous pouvez utiliser un Rapport de contrats personnalisés pour vous aider à résoudre les pannes.

Si un contrat est traité avec succès, le système déplace les montants historiques de facturation et de revenus non facturés vers les comptes payés et les montants historiques de comptabilité d’exercice des dépenses vers le compte reconnu via les transactions du livre auxiliaire qui utilisent les dates de comptabilisation planifiées. Pour les montants de facturation, le système génère une facture pour chaque contrat pour chaque période de facturation planifiée à l’aide d’une définition de transaction créée par le système. Vous ne pouvez pas convertir, modifier ou appliquer un paiement à ces factures, vous ne pouvez les utiliser qu’à des fins de reporting et de référence. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez supprimer ces types de factures pour restaurer les données du livre auxiliaire.

Une fois que le responsable de la mise en œuvre a terminé le traitement de tous les calendriers de contrat, il utilise les rapports du livre auxiliaire des contrats pour vérifier les données et travaille avec le client pour effectuer les écritures de solde du contrat d’ouverture dans le grand livre. Ensuite, le responsable de la mise en œuvre Verrouille le traitement des calendriers de contrat. Le verrouillage empêche les entrées du calendrier d’être marquées comme « Historiques ». Il permet également de créer des transactions de contrats actifs. Par exemple, si vous essayez de générer une facture planifiée à partir de la date de mise en service lorsque le traitement des calendriers de contrat est déverrouillé, un message d’erreur s’affiche. Lorsqu’elle est verrouillée, vous pouvez générer la facture.

 

ACP