Configurer la liste de contrôle de conformité – Contrats

Des examens périodiques peuvent aider à s’assurer que les obligations contractuelles sont exécutées comme prévu. Vous pouvez créer une liste de contrôle de tâches adaptée au processus d’examen des contrats de votre société, et cette liste apparaîtra dans chaque contrat. Lorsqu’une tâche est terminée, les utilisateurs peuvent saisir les détails d’achèvement dans le contrat, fournissant ainsi une piste d’audit.

À propos de la liste de contrôle de la conformité des contrats

Chaque instance Intacct peut disposer d’une liste de contrôle de conformité pour les contrats. Un administrateur crée généralement les tâches de la liste de contrôle et détermine l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste. Les tâches apparaîtront dans l’onglet Conformité de chaque contrat, comme dans l’exemple suivant :

Lorsqu’une tâche est terminée, un utilisateur disposant des autorisations appropriées peut approuver une tâche de liste de contrôle. L’utilisateur peut également indiquer qu’une tâche a été terminée par un autre collaborateur, qui n’est pas nécessairement un autre utilisateur Intacct. L’utilisateur peut ajouter des notes et une pièce jointe au contrat qui prennent en charge les tâches de conformité. Les utilisateurs peuvent également créer des rapports personnalisés contenant les données de la liste de contrôle pour faciliter le suivi de la conformité.

Ajouter une tâche à la liste de contrôle

Lorsque vous ajoutez une tâche à la liste de contrôle de conformité du contrat et que vous définissez le statut sur Actif, la tâche est immédiatement disponible dans chaque contrat.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Dans le Nom , entrez le nom de la tâche.

   Par exemple, « Examiner ». Ce champ est limité à 20 caractères.

3. Dans le Descriptif , saisissez une description explicite de la tâche.

   Par exemple, « Le gestionnaire a examiné le contrat ».

4. Si vous souhaitez que la tâche apparaisse à une certaine position dans la liste de contrôle, entrez la position numérique souhaitée dans le Numéro ordinal domaine.

   Par exemple, si vous souhaitez que la tâche apparaisse comme la troisième tâche de la liste de contrôle, tapez 3 dans ce champ.

5. Utilisez l’icône Statut liste déroulante pour indiquer si la tâche de la liste de contrôle est active ou inactive.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une tâche de liste de contrôle

Si vous apportez des modifications à la liste de contrôle de conformité des contrats, ces modifications affectent la liste de contrôle de chaque contrat.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Sélectionnez Modifier à côté de la tâche souhaitée.
3. Apportez les modifications, puis sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une tâche de la liste de contrôle

Vous pouvez supprimer une tâche de la liste de contrôle si elle n’a été approuvée dans aucun contrat. Cela supprime la tâche d’Intacct. Vous pouvez également désactiver une tâche (changer le statut en Inactif), ce qui empêche son affichage dans les contrats, mais conserve la tâche à des fins d’historique.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Sélectionnez Supprimer à côté de la tâche que vous souhaitez supprimer.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

Afficher une tâche dans la liste de contrôle

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   Besoin d’aide pour trouver une tâche ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

3. Sélectionnez le nom de la tâche.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Tâches de conformité des contrats.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   L’option Inclure les éléments inactifs n’apparaît pas sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

3. Sélectionnez Voir à côté de la tâche.

Descriptions des champs :

Descriptions des champs de conformité

Champ	Description
Nom	Nom de la tâche. Par exemple, « Examiner ». Ce champ est limité à 20 caractères.
Description	Une description pertinente de la tâche. Par exemple, « Le gestionnaire a examiné le contrat ».
Nombre ordinal	Numéro qui décrit la position numérique de la tâche dans la liste de contrôle. Par exemple, le quatrième article de la liste de contrôle aurait un numéro ordinal de 4.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette tâche de liste de contrôle, choisissez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer. Vous pouvez toujours afficher les tâches de liste de contrôle inactives en cochant la case Inclure inactif sur la page de liste Tâches de conformité du contrat.