Configurer la liste de contrôle de conformité — Contrats

Des examens périodiques peuvent aider à s’assurer que les obligations contractuelles sont remplies comme prévu. Vous pouvez créer une liste de contrôle des tâches adaptées au processus d’examen des contrats de votre société, et cette liste apparaîtra dans chaque contrat. Lorsqu’une tâche est terminée, les utilisateurs peuvent saisir les détails d’achèvement dans le contrat, fournissant ainsi une piste d’audit.

À propos de la liste de contrôle de mise en conformité du contrat

Chaque instance Intacct peut avoir une liste de contrôle de conformité pour les contrats. Un administrateur crée généralement les tâches de la liste de contrôle et détermine l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste. Les tâches apparaîtront dans l’onglet Conformité de chaque contrat, comme dans l’exemple suivant :

Lorsqu’une tâche est terminée, un utilisateur disposant des permissions appropriées peut approuver une tâche de la liste de contrôle. L’utilisateur peut également indiquer qu’une tâche a été effectuée par un autre collaborateur, et pas nécessairement par un autre utilisateur Intacct. L’utilisateur peut ajouter des notes et une pièce jointe au contrat qui soutiennent les tâches de conformité. Les utilisateurs peuvent également créer des rapports personnalisés contenant les données de la liste de contrôle pour faciliter le suivi de la conformité.

Ajouter une tâche à la liste de contrôle

Lorsque vous ajoutez une tâche à la liste de contrôle de mise en conformité du contrat et que vous définissez le statut sur Actif, la tâche est immédiatement disponible dans chaque contrat.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Dans le Nom , saisissez le nom de la tâche.

   Par exemple, « Révision ». Ce champ est limité à 20 caractères.

3. Dans le Description , saisissez une description significative de la tâche.

   Par exemple, « Contrat examiné par le responsable ».

4. Si vous souhaitez que la tâche apparaisse dans une certaine position de la liste de contrôle, saisissez la position numérique souhaitée dans la Nombre ordinal champ.

   Par exemple, si vous souhaitez que la tâche apparaisse comme la troisième tâche de la liste de contrôle, saisissez 3 dans ce champ.

5. Utilisez la Statut Liste déroulante indiquant si la tâche de liste de contrôle est active ou inactive.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une tâche de la liste de contrôle

Si vous apportez des modifications à la liste de contrôle de mise en conformité des contrats, ces modifications ont une incidence sur la liste de contrôle de tous les contrats.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Choisir Éditer à côté de la tâche souhaitée.
3. Apportez des modifications, puis sélectionnez Sauvegarder.

Supprimer une tâche de la liste de contrôle

Vous pouvez supprimer une tâche de la liste de contrôle si elle n’a été signée dans aucun contrat. Cette opération supprime la tâche d’Intacct. Vous pouvez également désactiver une tâche (définir son statut sur Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les contrats, mais conserve la tâche à des fins d’historique.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez supprimer.

3. Choisir Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Choisir Supprimer pour confirmer.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Choisir Supprimer en regard de la tâche que vous souhaitez supprimer.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Afficher une tâche dans la liste de contrôle

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   Besoin d’aide pour trouver une tâche ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Enlever en regard de l’icône Statut Filtrez pour l’enlever.

3. Sélectionnez le nom de la tâche.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   Ne voit pas Inclure inactif Sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, la Inclure inactif, Inclure l’usage unique, Inclure privéet Afficher la hiérarchie Les options ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste des rapports financiers ne fournira pas les Inclure inactif option.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Voir Vues personnalisées pour plus d’informations.

3. Choisir Vue à côté de la tâche.

Descriptions des champs

Descriptions des champs de conformité

Champ	Description
Nom	Nom de la tâche. Par exemple, « Révision ». Ce champ est limité à 20 caractères.
Description	Une description significative de la tâche. Par exemple, « Contrat examiné par le responsable ».
Nombre ordinal	Nombre qui décrit la position numérique de la tâche dans la liste de contrôle. Par exemple, le quatrième élément de la liste de contrôle aurait un numéro ordinal de 4.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette tâche de liste de contrôle, choisissez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Enlever en regard de l’icône Statut Filtrez pour l’enlever. Vous pouvez toujours afficher les tâches de liste de contrôle inactives en cochant la case Inclure inactifs dans la page de liste Tâches de conformité du contrat.