Exigences de définition de transaction des contrats

Vous avez besoin d’au moins une définition de transaction de Ventes configurée pour être utilisée avec les contrats. Dans un environnement multi-entités, vous devez créer la définition de transaction au niveau général. Découvrez comment créer un Définition de transaction.

Paramètres de définition de transaction requis

La définition de transaction de facture contrat doit avoir les paramètres suivants :

Champ	Valeur requise
Type de modèle	Facture
Séquence de numérotation	Doit avoir une séquence de numérotation définie
Comptabilisation de transaction	Comptes clients
Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément	Vrai
Activer pour les contrats	Vrai (ce champ n’apparaît pas dans une définition de transaction tant que vous ne vous êtes pas abonné aux Contrats)
Modèle de document	Sélectionner un modèle de document imprimable Pour donner un coup de pouce à la création de modèles de documents pour les factures contrats, reportez-vous à la section Exemples de factures contrats.
Créer une règle (sous l’onglet Sécurité)	Nouveau document ou conversion
Modifier la règle Supprimer la règle (sur l’onglet Sécurité)	Définissez les deux sur Tous pendant le développement. Vous pouvez modifier les deux paramètres de politique lorsque vous êtes sûr que la définition de transaction fonctionne.

Autres considérations relatives aux définitions de transactions

Notez le comportement attendu suivant pour les définitions de transaction de facture contrat pour les éléments suivants :

• Configuration de la comptabilisation
• Sous-totaux
• Ajustements
• Facturation de l’utilisation
• Champs personnalisés

Configuration de la comptabilisation

Bien que vous deviez saisir au moins une paire de décalage dans le Comptabilisation des transactions Mappage de compte CC Tableau de la définition de transaction, Intacct n’utilisera pas ces comptes pour les éléments provenant des contrats lors de la comptabilisation de la facture.

Intacct utilise les comptes mappés sur le Configuration de la comptabilisation de la Configurer les contrats des éléments de contrat.

Toutefois, les éléments ajoutés manuellement à une facture contrat dans Ventes utiliseront la Comptabilisation des transactions Mappage de compte CC sur la définition de transaction. La meilleure pratique consiste à ne pas ajouter d’éléments à la facture contrat. Au lieu de cela, ajoutez une ligne de contrat au contrat pour les éléments supplémentaires et générez une facture.

Comptabilisation du projet

• Si Activer des revenus différés pour les projets de temps et de matériaux est désactivé dans Configurer la gestion des revenus: les transactions facturables liées aux projets (feuilles de temps, dépenses des collaborateurs, factures fournisseurs et transactions d’achats) utiliseront le mappage des comptes du grand livre de la définition de transaction pour la facturation.
• Si Activer des revenus différés pour les projets de temps et de matériaux est activé dans Configurer la gestion des revenus: les lignes de contrat de durée du projet utiliseront la commande Configurer les contrats La configuration de la comptabilisation pour les feuilles de temps et les lignes de contrat de matériel de projet utilisera la configuration de comptabilisation de la définition de transaction pour toutes les autres transactions facturables.

Sous-totaux

• Vous n’avez pas besoin d’ajouter un sous-total de remise car les remises sont gérées dans le contrat.
• Vous pouvez ajouter d’autres sous-totaux, tels que les frais d’expédition ou de manutention, le cas échéant.
• Poser Répartis = faux pour tous les sous-totaux.
• La logique de calcul de la taxe des contrats est la même que celle de Ventes pour Taxe de base, Taxe avancée et Avalara AvaTax.
• Les factures générées à partir de contrats utiliseront les comptes du grand livre spécifiés pour les lignes de sous-total pour lesquelles Est fiscal est défini sur vrai dans la définition de transaction.
• La meilleure pratique consiste à ne pas attribuer de Compte de compensation du GL à ce sous-total. Intacct utilisera le compte CC facturés comme compte de compensation.

Ajustements

Bien que techniquement, vous puissiez définir une facture contrat pour pouvoir être convertie en transaction de régularisation, la transaction de régularisation Ne le fera pas Affecter les soldes du journal du contrat en tant que facture contractuelle ne le fait pas Utilisez la correspondance des comptes de définition de transaction.

La meilleure pratique consiste à créer une ligne de contrat négative sur le contrat pour gérer les régularisations. En savoir plus sur Crédit d’un contrat.

Facturation de l’utilisation

Si vous souhaitez que la facturation d’utilisation qui utilise une tarification par échelons soit divisée en lignes distinctes sur une facture, définissez l’icône Fractionner les niveaux en lignes de facture sur true dans la section Configurer les contrats page.

Champs personnalisés

Vous pouvez avoir un champ personnalisé sur le contrat qui s’affiche également sur la facture du contrat.

• Il doit y avoir au moins deux instances du champ personnalisé : une sur le contrat et une sur la définition de transaction de facture contrat.
  • Si vous souhaitez ajouter le champ personnalisé dans l’en-tête de facture, créez-le dans les objets de transaction Contrat et Ventes.
  • Si vous souhaitez ajouter le champ personnalisé à l’élément de facture, créez-le dans les objets de détails de transaction Ligne de contrat et Commandes clients.
• Le champ personnalisé du contrat et le champ personnalisé de la définition de transaction de facture contrat doivent avoir la même ID de champ. Par exemple, imaginons que vous souhaitiez créer un champ nommé Période de service. L’ID de champ des deux champs personnalisés peut être CUSTOM_SERVICE_PERIOD.
• La meilleure pratique consiste à utiliser une valeur pour l’ID de champ qui n’est pas déjà utilisée par Intacct. Par exemple, supposons que le nom de votre société est Pacific Computers et que vous souhaitiez créer un champ personnalisé nommé Message. Il existe déjà un champ MESSAGE sur les définitions de transaction. Dans ce cas, utilisez PC_MESSAGE comme identifiant de champ sur le contrat et la définition de transaction de facture contrat.

En savoir plus sur Créer des champs personnalisés.