Exigences relatives à la définition de transaction des contrats

Vous avez besoin d’au moins une définition de transaction Ventes configurée pour être utilisée avec les contrats. Dans un environnement multi-entités, vous devez créer la définition de transaction au niveau général. Apprenez à créer un définition de transaction.

Paramètres de définition de transaction requis

La définition de transaction de facture contrat doit comporter les paramètres suivants :

Champ	Valeur requise
Type de modèle	Facture
Séquence de numérotation	Doit avoir une séquence de numérotation définie
Comptabilisation de transaction	Comptes clients
Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément	Vrai
Activer pour les contrats	True (ce champ n’apparaît pas sur une définition de transaction tant que vous ne vous abonnez pas à Contrats)
Modèle de document	Sélectionner un modèle de document imprimable Pour obtenir un coup de pouce dans la création de modèles de documents pour les factures contractuelles, consultez la section Exemples de facture contrat.
Créer une stratégie (dans l’onglet Sécurité)	Nouveau document ou convertir
Modifier la règle Supprimer la règle (dans l’onglet Sécurité)	Définissez les deux sur Tous pendant le développement. Vous pouvez modifier les deux paramètres de stratégie lorsque vous êtes sûr que la définition de transaction fonctionne.

Autres considérations relatives à la définition de transaction

Notez le comportement attendu suivant pour les définitions de transaction de facture contrat pour les éléments suivants :

• Configuration de la publication
• Subtotals
• Régularisations
• Facturation à l’utilisation
• Champs personnalisés

Configuration de la publication

Bien que vous deviez entrer au moins une paire de décalage dans le Mappage de compte AR de comptabilisation des transactions sur la définition de transaction, Intacct n’utilisera pas ces comptes pour les postes provenant des contrats lors de la comptabilisation de la facture.

Intacct utilise les comptes mappés sur le Configuration de la publication de l’onglet Configurer les contrats pour les postes de contrat.

Toutefois, les articles de ligne qui sont ajoutés manuellement à une facture contrat dans Ventes utiliseront le Mappage de compte AR de comptabilisation des transactions sur la définition de transaction. La meilleure pratique consiste à ne pas ajouter de postes à la facture contrat. Au lieu de cela, ajoutez une ligne de contrat au contrat pour les postes supplémentaires et générez une facture.

Comptabilisation du projet

• Si Activer les revenus différés pour les projets de temps et de matériaux est désactivé dans Configurer la gestion des revenus: les transactions facturables liées aux projets (Feuilles de temps, Dépenses des employés, Factures et Achats) utiliseront le mappage du compte du grand livre de la définition de transaction pour la facturation.
• Si Activer les revenus différés pour les projets de temps et de matériaux est allumé dans Configurer la gestion des revenus: les lignes de contrat de temps de projet utiliseront la fonction Configurer les contrats La configuration de comptabilisation pour les feuilles de temps et les lignes de contrat Matériaux du projet utilisera la configuration de comptabilisation de la définition de transaction pour toutes les autres transactions facturables.

Sous-totaux

• Vous n’avez pas besoin d’ajouter un sous-total de remise car les remises sont gérées dans le contrat.
• Vous pouvez ajouter d’autres sous-totaux, tels que les frais d’expédition ou de manutention, le cas échéant.
• Ensemble Répartition = false pour tous les sous-totaux.
• La logique de calcul de la taxe sur les contrats est la même que celle de la saisie de Ventes pour l’impôt de base, l’impôt anticipé et l’Avalara AvaTax.
• Les factures générées à partir de contrats utiliseront les comptes généraux spécifiés pour les lignes de sous-total pour lesquelles Est-ce que c’est fiscal est défini sur true dans la définition de transaction.
• La meilleure pratique consiste à ne pas attribuer un Compte de compensation GL à ce sous-total. Intacct utilisera le compte facturé AR comme compte de contrepartie.

Ajustements

Bien que techniquement, vous puissiez définir une facture contrat pour qu’elle puisse être convertie en transaction de régularisation, la transaction de régularisation ne seront pas Affecter les soldes du journal des contrats en tant que facture contrat ne le fait pas Utilisez le mappage de compte de définition de transaction.

Il est recommandé de créer une ligne de contrat négative sur le contrat pour gérer les ajustements. En savoir plus sur Crédit d’un contrat.

Facturation à l’utilisation

Si vous souhaitez que la facturation à l’utilisation qui utilise la tarification différenciée soit divisée en lignes distinctes sur une facture, définissez l’icône Fractionnement des niveaux en lignes de facture à true dans l’onglet Configurer les contrats page.

Champs personnalisés

Vous pouvez avoir un champ personnalisé sur le contrat qui s’affiche également sur la facture contrat.

• Il doit y avoir au moins deux instances du champ personnalisé : l’une sur le contrat et l’autre sur la définition de transaction de facture contrat.
  • Si vous souhaitez que le champ personnalisé figure dans l’en-tête de la facture, créez-le dans les objets de transaction Contrat et Ventes de commandes.
  • Si vous souhaitez que le champ personnalisé figure sur l’élément de facture, créez-le sur les objets de détail Ligne de contrat et Transaction Ventes de commandes.
• Le champ personnalisé du contrat et le champ personnalisé de la définition de transaction de facture contrat doivent avoir la même ID de champ. Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un champ nommé Période de service. L’ID de champ des deux champs personnalisés peut être CUSTOM_SERVICE_PERIOD.
• La meilleure pratique consiste à utiliser pour l’ID de champ une valeur qui n’est pas déjà utilisée par Intacct. Par exemple, supposons que le nom de votre société est Pacific Computers et que vous souhaitiez créer un champ personnalisé nommé Message. Il existe déjà un champ MESSAGE sur les définitions de transaction. Dans ce cas, utilisez PC_MESSAGE comme ID de champ sur le contrat et le définition de transaction facture contrat.

En savoir plus sur Création de champs personnalisés.