Créditer un contrat
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Cette rubrique contient des exemples des différentes façons dont vous pouvez créditer un contrat. La principale différence réside dans le fait de savoir si vous pouvez utiliser une régularisation pour créer le crédit ou si vous devez ajouter une ligne de contrat négative au contrat afin d’obtenir une comptabilité correcte.
À propos du crédit d’un contrat
Une ligne de contrat négatif représente un crédit pour le contrat spécifique, tandis qu’un régularisation représente un crédit pour le client spécifique. Dans les deux cas, le crédit peut réduire le montant qu’un client doit pour une facture actuelle ou précédemment émise.
Dans Sage Intacct, lorsque vous souhaitez créditer une facture, vous créez généralement une régularisation de crédit dans AR ou Ventes, puis vous appliquez le crédit à une facture. Cependant, avec les factures contractuelles, une régularisation n’est pas toujours suffisante pour extourner complètement tous les comptes contractuels applicables impliqués dans la facturation contractuelle. Selon la situation, vous devrez peut-être ajouter une ligne de contrat négatif au contrat applicable. Ensuite, passez en revue la ligne de contrat négatif dans vos processus de facturation et de revenus, le cas échéant.
Quand utiliser une ligne de contrat négatif
Vous pouvez résoudre de nombreux scénarios de crédit en ajoutant une ligne de contrat négatif au contrat applicable. Utilisez une ligne de contrat négatif lorsque vous devez :
- Faire une concession au client, par exemple lorsque le client n’est pas satisfait du service.
- Documentez une mise à niveau ou une rétrogradation d’un service existant (Désabooker).
- Paramétrez un crédit récurrent que vous souhaitez afficher sur plusieurs factures client.
- Affichez une ligne de remise sur une facture. Voir Remise d’une ligne de contrat pour plus de détails sur la remise.
- Mettez à zéro une facture que vous ne pouvez pas supprimer. Voir Inverser les effets d’une facture contrat.
Quand utiliser un régularisation
Vous pouvez choisir d’utiliser une régularisation lorsque vous avez besoin de :
- Rembourser un paiement
- Créditer un trop-payé
- Ajuster les soldes de contrat lorsque vous annulez une ligne de contrat
- Ajuster les soldes des comptes de contrat après la fin de la durée d’un contrat
Utiliser une ligne de contrat négative
Il existe deux types de lignes de contrat négatif :
| Type de ligne | Description |
|---|---|
| Déréserver |
|
| remise/crédit |
|
Vous pouvez personnaliser les échéanciers de facturation et/ou de revenu de la ligne de contrat négatif afin de les synchroniser avec les autres échéanciers de lignes de contrat du même contrat, le cas échéant.
Si vous souhaitez utiliser une ligne de contrat négatif pour remettre à zéro une facture, reportez-vous à la section Inverser les effets d’une facture contrat.
En savoir plus sur Lignes de contrat négatives.
| Abonnement |
Contrats |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
|
| Type d’utilisateur | Entreprise |
| Permissions | Contrat : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer |
Pour ajouter une ligne de contrat négative :
- Ouvrez le contrat applicable dans Modifier mode.
- Sélectionnez Ajouter
L' Ligne de contrat Une fenêtre contextuelle apparaît.
- Utilisez l’icône Objet liste déroulante pour sélectionner l’article souhaité. Pour Supprimer les lignes de contrat, sélectionnez le même article que celui qui se trouve dans la ligne de contrat existante que vous rétrogradez ou mettez à niveau.
- Utilisez l’icône Mode de facturation liste déroulante à sélectionner Prix fixe.
- Procédez de l’une des manières suivantes :
- Si vous utilisez le crédit pour réduire le montant d’une facture, entrez un Quantité et un négatif Montant fixe/fixe. Cela se traduira par un type de ligne de remise/crédit.
- Si vous utilisez le crédit pour réduire la quantité d’une autre ligne de contrat de vente pendant sa durée, saisissez une valeur négative Quantité et un point positif Montant forfaitaire/fixe. Cela se traduira par un type de ligne de Debook.
Les deux types de lignes entraînent des montants de facture négatifs. La seule différence est la façon dont ils sont traités dans un MEA. Si la ligne de contrat ne participe pas à un MEA, le type de ligne peut n’être utile qu’à des fins de reporting. Suivez les processus commerciaux de votre société sur la façon dont vous devez documenter les lignes de contrat à valeur négative dans différents scénarios comptables. En savoir plus sur Lignes de contrat négatives.
- Entrez les informations de facturation applicables dans le Facturation section. Il existe plusieurs façons de configurer la facturation du crédit. Voir Exemples de lignes de contrat de crédit pour plus d’informations sur la configuration de la facturation pour les scénarios de crédit courants.
- Entrez les informations du modèle de revenu applicable dans le Chiffre d’affaires section. Il existe plusieurs façons de reconnaître le crédit. Voir Exemples de lignes de contrat de crédit pour plus d’informations sur la configuration des revenus pour les scénarios de crédit courants.
-
Sélectionnez Poste pour enregistrer la ligne de contrat.
- Pour inclure le crédit dans une facture, sélectionnez la ligne de contrat négatif et les autres lignes de contrat applicables lorsque vous générez une facture pour le contrat. Apprenez à Générer des factures contractuelles.
- Pour comptabiliser le produit pour le crédit, sélectionnez l’entrée échéancier de ligne de contrat négative lorsque vous comptabilisez le produit pour le contrat. Apprenez à Comptabiliser les revenus contractuels.
- Pour appliquer le crédit à la facture, utilisez le Recevoir des paiements page. Apprenez à Recevoir des paiements. Si Comptes clients est configuré avec l’option Appliquer automatiquement les crédits en ligne aux factures définie sur true, la ligne de contrat négatif est automatiquement appliquée à la facture lors de la génération de la facture.
Exemples de lignes de contrat de crédit
Les exemples de crédit ici sont similaires à la façon dont vous documenteriez une remise de contrat. Voir Remise d’une ligne de contrat pour plus d’exemples que vous pouvez utiliser pour les lignes de contrat de crédit.
Vous pouvez utiliser un type Remise/Crédit ou Débooker dans l’un ou l’autre de ces exemples. Suivez le processus d’affaires de votre société pour déterminer comment vous souhaitez documenter les lignes de contrat négatives.
Exemple - Crédit unique
Supposons que le vendeur ait renoncé aux frais d’installation uniques associés à un produit d’abonnement afin de réaliser la vente. Dans ce scénario, vous souhaitez que le crédit n’apparaisse que sur une seule facture client et que vous souhaitiez reconnaître le crédit immédiatement. Pour ce faire, configurez l’icône Facturation et Chiffre d’affaires sections pour la ligne de contrat de crédit comme dans le tableau suivant :
| Champ | Ce qu’il faut saisir : |
|---|---|
| Dates de début et de fin de la ligne de contrat, date de comptabilisation GL et dates de début et de fin du modèle de revenu | La date à laquelle vous souhaitez facture le crédit. Par exemple, le 30 mars 20YY (où YY est l’année souhaitée). |
| Méthode de facturation | Tarif fixe |
| Fréquence de montant fixe/fixe | Unique |
| Montant forfaitaire/fixe |
Le montant que vous souhaitez créditer est exprimé sous forme de valeur négative. Par exemple, -50,00. |
| Modèles de revenus | Sélectionnez les modèles de revenus applicables pour les journaux applicables. |
Exemple - Un ou plusieurs mois gratuits
Supposons que vous ayez un client insatisfait qui menace d’annuler son abonnement pour l’eau en bouteille qui est actuellement de 19,00 par mois. Vous proposez de donner au client deux mois d’eau gratuite. Dans ce scénario, vous souhaitez que le crédit apparaisse dans les deux factures suivantes, mais vous souhaitez répartir la reconnaissance de crédit sur la durée de reconnaissance de la ligne de contrat restante. Pour ce faire, paramétrez les sections Facturation et Revenu pour la ligne de contrat de crédit comme dans le tableau suivant :
| Champ | Ce qu’il faut saisir : |
|---|---|
| Date de début de la ligne de contrat et date de comptabilisation GL | La date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit disponible pour la facturation. Par exemple, le 30 mars 20YY (où YY est l’année souhaitée). |
| Ligne de contrat Date de fin | Dernière date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit disponible pour la facturation. Par exemple, le 30 avril 20YY (où YY est l’année souhaitée). |
| Méthode de facturation | Tarif fixe |
| Fréquence de montant fixe/fixe | Inclure avec chaque facture ou utiliser un modèle de facturation |
| Montant forfaitaire/fixe |
Procédez de l’une des manières suivantes :
|
|
Modèle de facturation Date de début Date de fin |
Applicable uniquement si Fréquence de montant fixe/fixe = Utiliser le modèle de facturation. Sélectionnez un modèle de facturation qui s’adaptera au numéro de périodes que vous souhaitez facturer. Dans cet exemple, nous choisirions un modèle de facturation avec seulement deux périodes mensuelles. Entrez les dates de début et de fin du modèle de facturation applicable pour couvrir les mois de service gratuit. Dans cet exemple, la date de début = 30/03/20YY et la Date de fin = 30/04/20YY. |
| Modèles de revenus | Sélectionnez les modèles de revenus applicables pour les journaux applicables. |
| Date de début du modèle de revenu | La même date que celle que vous avez saisie pour la date de début de la ligne de contrat et la date de comptabilisation GL. Par exemple, le 30 mars 20YY (où YY est l’année souhaitée). |
| Modèle de revenu Date de fin | La même date que la Date de fin du contrat. La Date de fin du modèle de revenu peut s’étendre au-delà de la ligne de contrat Date de fin. |
Lignes de contrat de crédit dans les AEM
Si la ligne de contrat de crédit participe à un AEM, reportez-vous à la section Lignes de contrat négatives pour obtenir des exemples de la façon dont le système traite les lignes de contrat Remise/Crédit et Décomptabilisation dans les MEA.
Lignes de contrat de crédit et Digital Board Book
Si la ligne de contrat de crédit se rapporte à un article pour lequel le MRR est activé, la catégorie DBB définie dans le type de modification de la ligne de contrat sera réduite du montant applicable. Vous pouvez choisir les types de modification suivants pour la ligne de contrat de crédit : Nouveau MRR, MRR supplémentaire ou mise à niveau de renouvellement. Apprendre comment le DBB logiciel suit le MRR.
Utiliser un régularisation
Vous pouvez choisir d’utiliser une régularisation si vous devez effectuer les opérations suivantes :
- Remboursement d’une facture contrat
- Traiter un trop-payé
- Annuler une ligne de contrat
- Ajuster les soldes du contrat après la fin du contrat
Remboursement d’une facture contrat
La transaction de régularisation Ventes que vous utilisez pour cette procédure doit être configurée pour compenser le chiffre d’affaires facturé ou payé, selon le cas. Contactez votre administrateur Intacct pour plus d’informations sur la transaction de régularisation que vous devez utiliser pour les factures contractuelles.
Pour le remboursement d’une facture contrat :
- Dans les Comptes clients, Extourner le paiement validé. Cela supprime le paiement du facture contrat et définit les facture contrat Statut des paiements pour ouvrir.
- Dans Ventes, Convertir la facture contrat en transaction de régularisation pour le montant du paiement.
- Dans Comptes clients, appliquez le crédit à la facture contrat à l’aide de l’icône Recevoir des paiements page.
- Dans Comptes fournisseurs, Configurer le client en tant que fournisseur à usage unique.
- Dans Comptes fournisseurs, Créer une facture fournisseur pour remboursement de l’argent dû au client, faisant du fournisseur que vous avez créé le bénéficiaire.
- Payez la facture fournisseur selon le processus commercial de votre société.
Traiter un trop-payé
- Dans les Comptes clients, créer une régularisation AR avec le type = Note de crédit pour le montant du trop-perçu.
- Dans Comptes clients, appliquez le crédit à une facture contrat à l’aide de l’icône Recevoir des paiements page.
Ajuster les soldes de contrat lorsque vous annulez une ligne de contrat
En règle générale, vous n’aurez peut-être besoin de régulariser les soldes du contrat que si le montant facturé avant l’annulation ne sera jamais payé. Dans ce scénario, vous pouvez demander à Intacct de créer automatiquement la régularisation lorsque vous annulez la ligne de contrat. En savoir plus sur Annulation d’une ligne de contrat.
Toutefois, si vous utilisez deux journaux et que le revenu différé facturé de la ligne de contrat est différent dans le journal 1 et le journal 2, vous devez créer un régularisation manuel des comptes clients.
Ouvrez le contrat et sélectionnez l’icône Soldes de journal tab.
Pour créer une régularisation AR manuelle pour une ligne de contrat annulée :
- Dans les contrats, Annuler la ligne de contrat applicable.
- Dans les Comptes clients, créer une régularisation AR avec Type de réglage = Note de crédit. L’avoir doit débiter les revenus différés facturés et créditer les revenus des ventes facturés.
Ajuster les soldes des contrats après la fin de la durée du contrat
Une fois qu’un contrat a atteint sa date de fin ou a été renouvelé avant la date de fin, vous ne pouvez pas y ajouter de ligne de contrat. Dans ce scénario, vous devez créer une régularisation pour créditer les soldes de compte applicables.
Pour créditer un contrat une fois qu’il a atteint la fin de sa durée :
- Dans les Comptes clients, créer une régularisation AR avec Type de réglage = Note de crédit. La note de crédit doit extourner les soldes des comptes contractuels applicables.
