Créditer un contrat
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Cette rubrique contient des exemples de certaines des différentes façons dont vous pouvez créditer un contrat. La principale différence réside dans le fait de savoir si vous pouvez utiliser une régularisation pour créer le crédit ou si vous devez ajouter une ligne de contrat négative au contrat afin d’obtenir une comptabilité correcte.
À propos du crédit d’un contrat
Une ligne de contrat négative représente un crédit pour le contrat spécifique, tandis qu’une régularisation représente un crédit pour le client spécifique. Dans les deux cas, le crédit peut réduire le montant qu’un client doit pour une facture en cours ou précédemment émise.
Dans Sage Intacct, lorsque vous souhaitez créditer une facture, vous créez généralement une régularisation de crédit dans CC ou Ventes, puis appliquez le crédit à une facture. Cependant, avec les factures contrats, une régularisation n’est pas toujours suffisante pour extourner complètement tous les comptes contrats applicables impliqués dans la facturation des contrats. Selon la situation, vous devrez peut-être ajouter une ligne de contrat négative au contrat applicable. Ensuite, passez en revue la ligne de contrat négative dans vos processus de facturation et de revenus, le cas échéant.
Quand utiliser une ligne de contrat négative
Vous pouvez résoudre de nombreux scénarios de crédit en ajoutant une ligne de contrat négative au contrat applicable. Utilisez une ligne de contrat négative lorsque vous devez :
- Faites une concession au client, par exemple lorsque le client n’est pas satisfait du service.
- Documentez une mise à niveau ou une rétrogradation d’un service existant (Supprimer).
- Configurez un crédit récurrent que vous souhaitez afficher sur plusieurs factures client.
- Afficher une ligne de remise sur une facture. Voir Appliquer une remise à une ligne de contrat pour plus de détails sur la remise.
- Mettre à zéro une facture que vous ne pouvez pas supprimer. Voir Extourner les effets d’une facture contrat.
Quand utiliser une régularisation
Vous pouvez choisir d’utiliser une régularisation lorsque vous devez :
- Rembourser un paiement
- Créditer un trop-perçu
- Ajustez les soldes de contrat lorsque vous annulez une ligne de contrat
- Ajuster les soldes des comptes de contrat une fois qu’un contrat a terminé sa durée
Utiliser une ligne de contrat négative
Il existe deux types de lignes de contrat négatives :
| Type de ligne | Description |
|---|---|
| Déréserver |
|
| remise/crédit |
|
Vous pouvez personnaliser les calendriers de facturation et/ou de revenus de la ligne de contrat négative afin de les synchroniser avec les autres calendriers de ligne de contrat du même contrat, le cas échéant.
Si vous souhaitez utiliser une ligne de contrat négative pour remettre à zéro une facture, reportez-vous à la section Extourner les effets d’une facture contrat.
En savoir plus sur lignes de contrat négatives.
| Abonnement |
Contrats |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
|
| Type d’utilisateur | Entreprise |
| Permissions | Contrat : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer |
Pour ajouter une ligne de contrat négative :
- Ouvrez le contrat applicable dans Éditer mode.
- Choisir Ajouter
Le Ligne de contrat Une fenêtre contextuelle apparaît.
- Utilisez la Article liste déroulante pour sélectionner l’article souhaité. Pour Supprimer les lignes de contrat, sélectionnez le même article que celui qui se trouve dans la ligne de contrat existante que vous rétrogradez ou mettez à niveau.
- Utilisez la Méthode de facturation Liste déroulante à sélectionner Prix fixe.
- Procédez de l’une des manières suivantes :
- Si vous utilisez le crédit pour réduire le montant d’une facture, saisissez un élément positif Quantité et un négatif Montant forfaitaire/fixe. Cela se traduira par un type de ligne de remise/crédit.
- Si vous utilisez le crédit pour réduire la quantité d’une autre ligne de contrat de vente pendant sa durée, saisissez une valeur négative Quantité et un Montant forfaitaire/fixe. Cela se traduira par un type de ligne de déréservation.
Les deux types de lignes entraînent des montants de facture négatifs. La seule différence est la façon dont ils sont traités dans un APM. Si la ligne de contrat ne participe pas à un APM, le type de ligne peut n’être utile qu’à des fins de rapport. Suivez les processus métier de votre société sur la façon de documenter les lignes de contrat à valeur négative dans différents scénarios comptables. En savoir plus sur lignes de contrat négatives.
- Saisissez les informations de facturation applicables dans la Facturation section. Vous pouvez choisir de configurer la facturation du crédit de plusieurs façons. Voir Exemples de lignes de contrat de crédit pour plus d’informations sur la configuration de la facturation pour les scénarios de crédit courants.
- Saisissez les informations du modèle de revenus applicable dans la Revenu section. Vous pouvez choisir de reconnaître le crédit de plusieurs façons. Voir Exemples de lignes de contrat de crédit pour plus d’informations sur la configuration des revenus pour les scénarios de crédit courants.
-
Choisir Publier pour enregistrer la ligne de contrat.
- Pour inclure le crédit dans une facture, sélectionnez la ligne de contrat négative et les autres lignes de contrat applicables lorsque vous générez une facture pour le contrat. Découvrez comment Générer des factures contrat.
- Pour reconnaître les revenus pour le crédit, sélectionnez l’entrée de planification de ligne de contrat négative lorsque vous comptabilisez les revenus du contrat. Découvrez comment Revenus post-contrat.
- Pour appliquer le crédit à la facture, utilisez la Recevoir des paiements page. Découvrez comment Recevoir des paiements. Si l’option Comptes clients est configurée avec l’option Appliquer automatiquement des crédits intégrés aux factures définie sur vrai, la ligne de contrat négative est automatiquement appliquée à la facture lors de la génération de la facture.
Exemples de lignes de contrat de crédit
Les exemples de crédit présentés ici sont similaires à la façon dont vous documenteriez une remise de contrat. Voir Appliquer une remise à une ligne de contrat pour plus d’exemples que vous pouvez utiliser pour les lignes de contrat de crédit.
Vous pouvez utiliser un type de remise/crédit ou de rectification dans l’un ou l’autre de ces exemples. Suivez le processus métier de votre société pour déterminer comment vous souhaitez documenter les lignes de contrat négatives.
Exemple - Crédit unique
Supposons que le vendeur ait renoncé aux frais d’installation uniques associés à un produit d’abonnement afin de réaliser la vente. Dans ce scénario, vous souhaitez que le crédit apparaisse sur une seule facture client et vous souhaitez reconnaître le crédit immédiatement. Pour ce faire, configurez le Facturation et Revenu Sections de la ligne de contrat de crédit, comme dans le tableau suivant :
| Champ | Ce qu’il faut saisir : |
|---|---|
| Dates de début et de fin de la ligne de contrat, date de comptabilisation dans le grand livre et dates de début et de fin du modèle de revenus | Date à laquelle vous souhaitez facturer le crédit. Par exemple, le 30 mars 20AA (où AA est l’année souhaitée). |
| Méthode de facturation | Tarif fixe |
| Fréquence des montants forfaitaires/fixes | Unique |
| Montant forfaitaire/fixe |
Le montant que vous souhaitez créditer exprimé sous forme de valeur négative. Par exemple, -50,00. |
| Modèles de revenus | Sélectionnez les modèles de revenus applicables pour les journaux applicables. |
Exemple - Un ou plusieurs mois gratuits
Supposons que vous ayez un client insatisfait qui menace d’annuler son abonnement pour l’eau en bouteille qui est actuellement de 19,00 par mois. Vous proposez de donner au client deux mois d’eau gratuite. Dans ce scénario, vous souhaitez que le crédit apparaisse dans les deux factures suivantes, mais vous souhaitez répartir la reconnaissance de crédit sur la durée de reconnaissance de la ligne de contrat restante. Pour ce faire, configurez les sections Facturation et Revenus de la ligne de contrat de crédit comme indiqué dans le tableau suivant :
| Champ | Ce qu’il faut saisir : |
|---|---|
| Date de début de la ligne de contrat et date de comptabilisation dans le grand livre | Date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit disponible pour la facturation. Par exemple, le 30 mars 20AA (où AA est l’année souhaitée). |
| Date de fin de la ligne de contrat | Dernière date à laquelle vous souhaitez que le crédit soit disponible pour la facturation. Par exemple, le 30 avril 20AA (où AA est l’année souhaitée). |
| Méthode de facturation | Tarif fixe |
| Fréquence des montants forfaitaires/fixes | Inclure à chaque facture ou Utiliser un modèle de facturation |
| Montant forfaitaire/fixe |
Procédez de l’une des manières suivantes :
|
|
Modèle de facturation Date de début Date de fin |
Applicable uniquement si Fréquence des montants forfaitaires/fixes = Utiliser le modèle de facturation. Sélectionnez un modèle de facturation adapté au nombre de périodes que vous souhaitez facturer. Dans cet exemple, nous choisirions un modèle de facturation avec seulement deux périodes mensuelles. Saisissez les dates de début et de fin du modèle de facturation applicable pour couvrir les mois de service gratuit. Dans cet exemple, la date de début = 30/03/20AA et la date de fin = 30/04/20AA. |
| Modèles de revenus | Sélectionnez les modèles de revenus applicables pour les journaux applicables. |
| Modèle de revenus Date de début | La même date que celle que vous avez saisie pour la date de début de la ligne de contrat et la date de comptabilisation dans le grand livre. Par exemple, le 30 mars 20AA (où AA est l’année souhaitée). |
| Modèle de revenus Date de fin | La même date que la date de fin du contrat. La date de fin du modèle de revenus peut s’étendre au-delà de la date de fin de la ligne de contrat. |
Lignes de contrat de crédit dans les APM
Si la ligne de contrat de crédit participe à un APM, reportez-vous à la section Lignes de contrat négatives pour obtenir des exemples de la façon dont le système traite les lignes de contrat de remise/crédit et de retrait des livres dans les APM.
Lignes de contrat de crédit et livre de bord numérique
Si la ligne de contrat de crédit concerne un article pour lequel le RMR est activé, la catégorie DBB définie dans le type de modification de la ligne de contrat sera réduite du montant applicable. Vous pouvez choisir les types de modification suivants pour la ligne de contrat de crédit : Nouveau RMR, RMR complémentaire ou mise à niveau du renouvellement. Apprendre comment la DBB logicielle suit le RMR.
Utiliser une régularisation
Vous pouvez choisir d’utiliser une régularisation si vous devez effectuer les opérations suivantes :
- Rembourser une facture contrat
- Traiter un trop-perçu
- Annuler une ligne de contrat
- Ajuster les soldes de contrat après la fin du contrat
Rembourser une facture contrat
La transaction de régularisation des ventes que vous utilisez pour cette procédure doit être configurée pour compenser les revenus de vente facturés ou payés, selon le cas. Consultez votre administrateur Intacct pour savoir quelle transaction de régularisation vous devez utiliser pour les factures contrat.
Pour rembourser une facture contrat :
- Dans Comptes clients, Extourner le paiement comptabilisé. Cela supprime le paiement de la facture contrat et définit les Statut du paiement pour ouvrir.
- Dans Ventes, Convertir la facture contrat en transaction de régularisation pour le montant du paiement.
- Dans Comptes clients, appliquez le crédit à la facture contrat à l’aide de l’icône Recevoir des paiements page.
- Dans Comptes fournisseurs, Configurer le client en tant que fournisseur occasionnel.
- Dans Comptes fournisseurs, Créer une facture fournisseur pour rembourser l’argent dû au client, faisant du fournisseur que vous avez créé le bénéficiaire.
- Payez la facture fournisseur conformément au processus métier de votre société.
Traiter un trop-perçu
- Dans Comptes clients, Créer une régularisation CC avec le type = Avoir de vente pour le montant du trop-perçu.
- Dans Comptes clients, appliquez le crédit à une facture contrat à l’aide de l’icône Recevoir des paiements page.
Ajustez les soldes de contrat lorsque vous annulez une ligne de contrat
En règle générale, vous n’aurez peut-être besoin de régulariser les soldes de contrat que si le montant facturé avant l’annulation n’est jamais payé. Dans ce scénario, vous pouvez demander à Intacct de créer automatiquement la régularisation lorsque vous annulez la ligne de contrat. En savoir plus sur Annulation d’une ligne de contrat.
Toutefois, si vous utilisez deux journaux et que les revenus différés facturés de la ligne de contrat sont différents dans le journal 1 et le journal 2, vous devez créer une régularisation manuelle des CC.
Ouvrez le contrat et sélectionnez l’icône Soldes des journaux onglet.
Pour créer une régularisation manuelle des CC pour une ligne de contrat annulée :
- Dans Contrats, Annuler la ligne de contrat applicable.
- Dans Comptes clients, Créer une régularisation CC avec Type de régularisation = Avoir de vente. L’avoir de vente doit débiter les revenus différés facturés et créditer les revenus de vente facturés.
Ajustez les soldes de contrat une fois que le contrat a terminé sa durée
Une fois qu’un contrat a atteint sa date de fin ou a été renouvelé avant la date de fin, vous ne pouvez plus y ajouter une ligne de contrat. Dans ce scénario, vous devez créer une régularisation pour créditer les soldes de compte applicables.
Pour créditer un contrat à l’expiration de sa durée :
- Dans Comptes clients, Créer une régularisation CC avec Type de régularisation = Avoir de vente. L’avoir de vente doit extourner les soldes des comptes de contrat applicables.
