Configurer les contrats

Utilisez cette page pour configurer les préférences de votre société pour l’application Contrats. Pour obtenir des instructions sur les autres tâches de configuration requises pour mettre en œuvre des contrats, voir également Configurer les contrats.

Configurer des contrats pour la première fois

Comme Contrats fonctionne main dans la main avec les applications Ventes et Gestion des revenus, vous devrez définir des options de configuration dans ces deux applications pour terminer votre première configuration de Contrats. Il est important que vous effectuiez les tâches de configuration dans l’ordre suivant pour vous assurer que toutes les données de configuration applicables sont capturées.

1. Créer les journaux des recettes et des dépenses
2. Créer les comptes du GL des contrats
3. Configurer le Grand livre et les ventes
4. S’abonner aux contrats
5. Configurer la gestion des revenus
6. Créer la définition de transaction de facture contrat
7. Remplissez la page Configurer les contrats
8. Étapes suivantes

Conditions préalables

Vous pouvez souscrire aux contrats si les deux conditions suivantes sont remplies :

• Méthode comptable du Grand livre de votre société = Comptabilité d’exercice. S’il n’est pas égal à la comptabilité d’exercice, consultez votre chargé de compte pour en savoir plus.
  
• Votre société utilise Périodes comptables standard. Les contrats ne prennent pas en charge les périodes comptables personnalisées.

1. Créer les journaux des recettes et des dépenses

Les combinaisons de configuration de journal valides sont les suivantes :

Journal 1	Journal 2
Livre défini par l’utilisateur	--
--	Livre défini par l’utilisateur
Comptabilité d’exercice	--
--	Comptabilité d’exercice
Livre défini par l’utilisateur 1	Livre défini par l’utilisateur 2

En fonction de la façon dont vous souhaitez suivre vos données de contrat, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si vous souhaitez utiliser un ensemble de journaux, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Si vous souhaitez utiliser des journaux définis par l’utilisateur, créez un livre défini par l’utilisateur, puis créez un journal de revenus et un journal de dépenses et affectez-les au livre défini par l’utilisateur.
  • Si vous souhaitez utiliser des journaux de comptabilité d’exercice, créez un journal des revenus et un journal des dépenses. Découvrez comment Créer un journal du grand livre.

• Si vous utilisez deux ensembles de journaux, créez deux livres définis par l’utilisateur, puis créez un journal des revenus et un journal des dépenses pour chaque livre défini par l’utilisateur.

Gardez à l’esprit les points suivants lorsque vous nommez vos journaux :

• Intacct appelle les journaux journal 1 et journal 2. Lors de la configuration des contrats et de la création de rapports personnalisés, les champs Journal 1 et Journal 2 s’affichent lors de la sélection de colonnes et d’autres données pertinentes.
• Dans l’interface utilisateur des contrats, les utilisateurs verront le symbole de journal applicable au lieu du journal 1 ou du journal 2. Si vous utilisez deux journaux, utilisez des symboles de journal significatifs pour aider vos utilisateurs à identifier les journaux appropriés dans l’application Contrats. Par exemple, si vous associez RRJ-606 au journal des revenus 1 et RRJ-INT au journal des revenus 2, la page Ligne de contrats affiche les éléments suivants :

  Revenu

  Statut RRJ-606 En cours Modèle RRJ-606 Daily_rate_auto Statut RRJ-INT En cours Modèle RRJ-INT Straight_line_auto Date de début 01/01/2020 Date de début 01/01/2020 Date de fin 12/31/2020 Date de fin 12/31/2020

2. Créer les comptes du GL des contrats

Créez au moins huit comptes du grand livre uniques à utiliser pour les revenus, comme indiqué dans le tableau suivant. Ces comptes du Grand livre sont exclusivement destinés aux contrats et ne doivent pas être utilisés avec d’autres applications. Si vous vous abonnez à la reconnaissance des dépenses des contrats, créez au moins trois nouveaux comptes de dépenses, comme indiqué dans le tableau suivant.

Si vous souhaitez séparer les revenus par groupe d’articles du grand livre, vous aurez besoin d’ensembles distincts de comptes de revenus et/ou de dépenses pour chaque groupe d’articles du grand livre, à l’exception des comptes clients facturés (vous pouvez utiliser le même compte de comptes clients facturés pour tous les groupes d’articles du grand livre). Cela signifie créer au moins sept comptes de revenus ou trois comptes de dépenses pour chaque groupe d’articles du grand livre que vous souhaitez suivre.

Meilleures pratiques : Nommez les comptes de la même manière que les noms de compte indiqués dans le tableau suivant. Si vous créez des comptes pour chaque groupe d’articles du grand livre, ajoutez le nom du groupe d’articles du grand livre au nom du compte, par exemple, CC non facturés - Abonnements, Revenus différés non facturés - Abonnements, etc.

Bien qu’Intacct recommande généralement de ne pas utiliser de comptes auxiliaires, vous pouvez choisir d’utiliser des comptes auxiliaires pour chaque groupe d’articles du Grand livre dans la configuration de vos contrats. Par exemple, si vous avez les Revenus différés non facturés comme compte principal, puis les Revenus différés non facturés - Abonnements comme sous-compte. Si vous choisissez d’utiliser des sous-comptes ici, vous n’avez pas besoin de configurer les comptes principaux comme comptes de comptabilisation dans Étape 4. S’abonner aux contrats. Dans ce scénario, configurez simplement les sous-comptes en tant que comptes de comptabilisation.

Nom du compte	Description	Type de compte	Solde normal
CC non facturés	Montant de la ligne de contrat qui n’a pas été facturé.	Bilan	Débit
CC facturés	Montant de la ligne de contrat qui a été facturé et non payé.	Bilan	Débit
Revenus différés non facturés	Montant du revenu différé qui n’a pas été reconnu ou facturé.	Bilan	Crédit
Revenus différés facturés	Montant des revenus différés qui a été facturé, mais non reconnu.	Bilan	Crédit
Revenus différés payés	Montant du revenu différé qui a été payé, mais non reconnu.	Bilan	Crédit
Revenus des ventes non facturés	Le montant du chiffre d’affaires qui n’a pas été facturé.	État des résultats	Crédit
Chiffre d’affaires facturé	Montant du chiffre d’affaires qui a été facturé.	État des résultats	Crédit
Revenus des ventes payées	Montant du chiffre d’affaires qui a été payé.	État des résultats	Crédit
Régularisation des dépenses	Montant total des dépenses. Cette comptabilité d’exercice est déduite du montant inscrit dans les comptes fournisseurs.	Bilan	Crédit
Dépenses différées	Montant de la dépense qui n’a pas été reconnu.	Bilan	Débit
Dépenses comptabilisées	Montant de la dépense qui a été reconnu.	État des résultats	Débit

Découvrez comment ajouter un compte du grand livre.

Voir Flux comptable de la reconnaissance de revenu et Flux comptable de la reconnaissance des dépenses pour savoir comment les contrats utilisent chaque compte.

3. Configurer le Grand livre et les ventes

L’application Contrats hérite de ses paramètres de dimensions, de multidevises et de décimales de Ventes, qui à son tour dérive ses paramètres de dimensions et de multidevises de la configuration du Grand livre. Vous pouvez également configurer le Grand livre pour inclure les livres définis par l’utilisateur Contrats par défaut dans les rapports.

Dimensions

Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser pour la création de rapports de contrats dans le Grand livre, puis de nouveau dans Commandes clients. Dans le Grand livre, vous devez activer au moins les dimensions Client et Article.

Pour sélectionner des dimensions à utiliser dans les contrats :

1. Atteindre Grand livre > Coup monté > Configuration.

2. Dans le Paramètres de dimension section, sélectionnez Activer en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Sauvegarder.

3. Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration.

4. Dans le Configuration des dimensions , cochez la case en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Sauvegarder.

Multidevise

Si vous souhaitez ajouter des contrats dans des devises autres que votre devise de tenue de compte, les devises étrangères doivent être activées dans vos configurations de Grand livre et de Ventes.

Pour activer les devises étrangères :

1. Atteindre Grand livre > Coup monté > Configuration.

2. Dans le Gestion multidevises section, sélectionnez Activer et sélectionnez Sauvegarder.

3. Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration.

4. Dans le Activer la fonctionnalité section, sélectionnez Devise et sélectionnez Sauvegarder.

Nombre de décimales par défaut

Étant donné que l’application Contrats autorise jusqu’à dix décimales pour les taux de prix, vous devez configurer Ventes de manière à autoriser dix décimales afin d’éviter les erreurs d’arrondi sur les factures générées à partir des contrats. Le Nombre de décimales par défaut Le paramètre de configuration s’applique à tous les articles qui n’ont pas de Précision du coût unitaire - Ventes Valeur définie. Si un article a un Précision du coût unitaire - Ventes valeur qui n’est pas égale à 10, l’élément doit être mis à jour pour définir cette option sur Aucune valeur ou sur 10. En savoir plus sur Mise à jour des articles.

Pour définir le nombre de décimales par défaut dans Commandes clients :

1. Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration.

2. Dans le Activer la fonctionnalité section sous Prix et remises, tapez 10 dans la Nombre de décimales par défaut et sélectionnez Sauvegarder.

(Facultatif) Spécifier les livres de rapports par défaut dans le GL

Sage Intacct peut inclure automatiquement les données du livre défini par l’utilisateur Contrats par défaut dans les rapports standard.

Pour spécifier des livres de rapports par défaut :

1. Atteindre Grand livre > Coup monté > Configuration.

2. Sous Méthode de comptabilité, sélectionnez Choisir sous Autres livres de rapport par défaut.
3. Déplacer le livre souhaité de Articles disponibles À Articles sélectionnés et sélectionnez Sauvegarder.

4. S’abonner aux contrats

Dans cette étape, vous activerez l’abonnement aux contrats. Cependant, vous ne pourrez pas encore remplir tous les champs nécessaires, car certains champs dépendent d’autres options de configuration d’Intacct et ne seront pas disponibles tant que ces options ne seront pas définies. Vous reviendrez au Configurer les contrats et remplissez le reste des champs lorsque vous arrivez à l’étape 7. Remplissez la page Configurer les contrats.

Pour vous abonner aux Contrats :

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Sur le Abonnements , sélectionnez Contrats, puis sélectionnez S’inscrire.
3. Dans le Revues , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner la section par défaut Journaux des revenus que vous avez créé dans une procédure précédente.
   Vous définirez les journaux de dépenses dans une étape ultérieure.
4. Si votre société est une société multidevises, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Type de taux de change. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat.
5. Indiquez si vous souhaitez prendre en charge Appelé (contrats avec dates de début et de fin), À feuilles persistantes (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux dans le Options de type de conditions champ.
6. Saisissez la adresse courriel qui recevra des notifications concernant la facturation automatique dans le E-mail de notification des règles de facturation planifiées champ.
7. Si vous souhaitez utiliser la facturation basée sur la quantité, sélectionnez l’icône Activer la facturation de l’utilisation case à cocher.
8. Si vous avez sélectionné Activer la facturation de l’utilisation et que vous avez sélectionné Permanent ou Les deux pour les options de type de durée, indiquez si vous souhaitez associer l’utilisation à la Période de facturation récurrente « En cours » ou le Période de facturation récurrente « clôturée » applicable. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails.
9. Dans le Séquence d’identifiant de contrat , utilisez la liste déroulante pour sélectionner une séquence de numérotation Utilisez cette option pour numéroter automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour saisir manuellement votre propre identifiant lors de la création d’un contrat.
10. Sélectionnez l’icône Configuration de la comptabilisation et saisissez la correspondance de compte de revenus applicable. Voir le Onglet Configuration de la comptabilisation dans Descriptions des champs pour plus d’informations.
11. Sélectionnez Enregistrer.

5. Configurer la gestion des revenus

Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance de revenu standard du contrat, à la reconnaissance de revenu avancée du contrat et à la reconnaissance des dépenses du contrat, vous devez définir les options applicables dans la Configurer la gestion des revenus page. Tant que vous n’aurez pas configuré la Gestion des revenus, vous ne pourrez pas définir d’autorisations pour les modèles de revenus ou de dépenses dans Contrats.

Pour configurer la gestion des revenus pour les contrats :

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Sur le Abonnements , sélectionnez Gestion des revenus, puis sélectionnez S’inscrire ou Configurer.

3. Sur le Configurer la gestion des revenus , effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance de revenu standard du contrat, sélectionnez Reconnaissance des revenus standard.
   • Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance avancée des revenus des contrats, sélectionnez Reconnaissance avancée des revenus (y compris les APM).
4. Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenu avancée, sélectionnez la méthode par défaut pour Gérer les revenus ouverts planifiés avant la date d’entrée en vigueur de l’APM. Les utilisateurs peuvent modifier ce paramètre lors de la création d’un schéma de ventilation APM.
5. Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenu avancée, sélectionnez le Date effective du prix à la juste valeur.
6. Si vous souhaitez utiliser la reconnaissance basée sur les événements, sélectionnez Reconnaissance basée sur les événements.

7. Si vous êtes également abonné à Projets et que vous souhaitez Estimer la considération des variableschoisir Activer des revenus différés pour les projets de temps et de matériaux.

   Du fait de la complexité d’intégrer cette fonctionnalité à l’application Contrats, l’activation de cette option est permanente.

8. Si vous souhaitez que l’option ne diffère pas les revenus pour certaines lignes de contrat, sélectionnez Activer la reconnaissance de revenu sur la facture.

   Après avoir créé au moins une ligne de contrat qui utilise cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas désactiver cette option de configuration.
9. Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance des dépenses du contrat, sélectionnez Comptabilisation des dépenses.

10. Sélectionnez Enregistrer.

6. Créer une définition de transaction de facture contrat

Créez au moins une définition de transaction de facture dans Ventes afin de l’utiliser pour générer des factures à partir de contrats. Dans un environnement multi-entités, vous devez créer la définition de transaction au niveau général.

Voir le Exigences de définition de transaction des contrats.

Découvrez comment créer une définition de transaction de Ventes.

7. Remplissez la page Configurer les contrats

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Configuration.

2. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Définition de transaction de facture. Les utilisateurs peuvent sélectionner une autre définition de transaction de facture lors de la génération des factures.

   Cette liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction de facture qui ont été activées pour Contrats et comptabilisées dans les CC. Si vous ne voyez pas la définition de transaction souhaitée, vérifiez que Activer pour les contrats est sélectionné et Comptabilisation de transaction = « Comptes clients » dans la définition de transaction.

3. Si vous vous abonnez à la reconnaissance des dépenses du contrat, procédez comme suit :

   • Spécifiez un journal de dépenses par défaut dans la Journal des dépenses 1 et éventuellement dans Journal des dépenses 2 champs.
   • Sélectionnez l’icône Configuration de la comptabilisation et complétez le Comptabilisation des dépenses table. Voir le Tableau de comptabilisation des dépenses dans la section Description des champs pour plus d’informations.

4. Sélectionnez Enregistrer.

8. Étapes suivantes

Une fois votre application Contrats configurée, procédez comme suit :

• Accordez-vous, ainsi qu’aux utilisateurs concernés, les permissions de contrat appropriées. En savoir plus sur Permissions des contrats.
• Configurez les modèles, les tarifs et les articles applicables. Voir Configurer l’application Contrats pour les tâches de configuration applicables à votre abonnement Contrats.
• Créer des rapports de contrats à l’aide de l’assistant de création de rapport personnalisé. En savoir plus sur Objets du rapport sur les contrats.

Modification de la configuration des contrats

Vous pouvez modifier les valeurs et les options de configuration selon vos besoins après avoir commencé à utiliser l’application Contrats. Les modifications apportées à la configuration de la comptabilisation des comptes n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation existante au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toute modification apportée ici affectera les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car elles utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).

Par exception, si vous activez l’option Activer les revenus différés pour les projets incluant de la main-d’œuvre et des matériaux sur la page Configurer la gestion des revenus, vous ne pouvez pas la désactiver. Elle restera activée en permanence. En savoir plus sur Revenu estimé en fonction du temps.

Passer de l’utilisation de deux journaux à un seul journal

Si vous avez utilisé des contrats avec deux journaux, mais que vous n’avez plus besoin du deuxième journal, vous pouvez désactiver le journal souhaité. Vous avez alors la possibilité d’afficher ou de masquer les données du journal désactivé.

Si vous affichez le journal désactivé, vous pouvez toujours le voir sur les lignes de contrat, dans l’onglet Journaux et partout où les informations du journal sont affichées. Vous pouvez traiter les lignes de contrat existantes pour le journal désactivé, mais vous ne pourrez pas ajouter d’informations pour le journal désactivé dans les nouvelles lignes de contrat. Lorsque vous ne souhaitez plus voir le journal désactivé, vous pouvez mettre à jour la configuration pour le masquer.

Notez le comportement attendu suivant pour la désactivation des journaux :

• Vous ne pouvez désactiver qu’un seul ensemble de journaux. Vous ne pouvez pas désactiver les deux.
• Les colonnes de journal désactivées seront toujours sélectionnables dans les rapports personnalisés.
• Les colonnes associées au journal désactivé ne pourront pas être ajoutées dans les modèles d’importation CSV de ligne de contrat ou de dépense.
• Les données du journal sont mises en cache sur la ligne de contrat lors de sa création. Intacct continuera à valider les données des lignes de contrat qui étaient en cours lorsque le deuxième journal a été désactivé. La meilleure pratique consiste à afficher le journal désactivé jusqu’à ce que toutes les lignes de contrat applicables soient terminées.

Pour désactiver un journal :

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Configuration.

2. Dans la section Journaux, effacez la Activer le journal Case à cocher du journal que vous ne souhaitez plus utiliser. Par exemple, si vous voulez désactiver le journal 2, effacez la case Activer le journal 2 case à cocher.

   La section se développe pour afficher une case à cocher Afficher le journal.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour afficher le journal jusqu’à ce que vous ayez terminé le traitement des données du journal, laissez la page Afficher le journal case cochée.
   • Pour masquer le journal lorsque vous ne souhaitez plus le voir, effacez la case Afficher le journal case à cocher.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Passer d’un journal à deux journaux

Si vous avez utilisé des contrats avec un journal et que vous souhaitez commencer à utiliser un journal supplémentaire pour des exigences de rapport parallèle, vous pouvez activer le deuxième journal.

Avant de terminer cette procédure, Créez le livre défini par l’utilisateur, le journal des revenus et le journal des dépenses applicables.

Pour activer un deuxième journal :

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Configuration.

2. Dans la section Journaux, sélectionnez l’icône Activer le journal case à cocher du journal que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si vous souhaitez commencer à utiliser le journal 2, sélectionnez l’icône Activer le journal 2 case à cocher.
3. Utilisez le Journal des revenus Liste déroulante pour sélectionner le journal des revenus.
4. Si vous êtes également abonné à la reconnaissance des dépenses de contrats, utilisez le Journal des dépenses Liste déroulante pour sélectionner le journal des dépenses.

5. Sélectionnez Enregistrer.

À propos de l’importation/de la création de contrats historiques

Lors de la mise en œuvre initiale des contrats, vous pouvez importer ou créer un contrat dont la date de fin est passée à des fins de données historiques. Par défaut, Intacct vous empêche de créer ou de mettre à jour des contrats avec des dates de fin passées afin que les contrats ne soient pas renouvelés prématurément. Voir Autoriser l’importation ou la création de contrats historiques pour des instructions détaillées.

Considérations relatives aux entités multiples

Les sociétés multi-entités peuvent être configurées pour autoriser la création de transactions de livre auxiliaire uniquement au niveau de l’entité et non au niveau général. Vous pouvez voir l’option Désactiver la configuration des transactions du livre auxiliaire de niveau général dans la Configurer plusieurs entités page. Cette option de configuration affecte la création du contrat comme suit :

• Si l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général est définie sur vrai pour votre société, les utilisateurs ne peuvent créer des contrats qu’au niveau de l’entité.
• Si l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général est définie sur faux pour votre société, les utilisateurs peuvent créer des contrats au niveau général et au niveau de l’entité.

Contrats existants Les sociétés qui ont des contrats en cours au niveau général et qui souhaitent définir l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général sur vrai doivent planifier avant d’activer cette option :

• Commencez à créer tous les contrats au niveau de l’entité et ne créez plus de contrats au niveau général.
• Désactivez les renouvellements pour les contrats de niveau général et créez manuellement les contrats de renouvellement au niveau de l’entité.
• Lorsque tous les contrats de niveau général ont été entièrement traités, définissez l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général sur vrai.

Une fois que vous avez défini l’option sur vrai, vous ne pouvez pas comptabiliser de revenus, générer des factures, comptabiliser des dépenses, etc. pour les contrats de niveau général. Cependant, l’option de configuration n’est pas permanente et vous pouvez la définir sur false si nécessaire pour permettre les événements de comptabilisation de contrat de niveau général.

Descriptions des champs

Onglet Configuration générale

Onglet Configuration de la comptabilisation

Onglet de configuration des politiques de facturation

Onglet Configuration générale

Journaux

Champ	Description
Activer le journal 1 Activer le journal 2	Vous avez besoin d’au moins un ensemble de journaux pour utiliser les contrats. Cochez la case en regard de l’ensemble de journaux que vous souhaitez utiliser. Journal 1 est sélectionné par défaut pour les nouveaux abonnements Contrats. Quand Activer le journal est sélectionné, vous pouvez sélectionner un journal de revenus et de dépenses à utiliser avec cet ensemble. Quand Activer le journal est effacé, le jeu de journaux est désactivé. Si vous utilisez des contrats et que vous souhaitez modifier le nombre de journaux que vous utilisez, découvrez comment Activer ou désactiver Un ensemble de journaux.
Journal des revenus 1 Journal des revenus 2 Journal des dépenses 1 Journal des dépenses 2	Vous ne pouvez sélectionner un journal que si l’attribut Activer le journal La case correspondant à l’ensemble de journaux applicable est cochée. Utilisez les listes déroulantes applicables pour sélectionner les journaux de recettes et de dépenses que vous souhaitez utiliser. Voir Combinaisons de journaux valides. La meilleure pratique consiste à utiliser des journaux définis par l’utilisateur au lieu de journaux de comptabilité d’exercice. Les journaux définis par l’utilisateur vous permettent d’isoler les données des contrats dans les rapports et de passer facilement d’une comptabilité à un livre unique à une comptabilité à deux livres si les besoins changent à l’avenir. En savoir plus sur Livres définis par l’utilisateur.
Afficher le journal 1 Afficher le journal 2	Ces champs ne s’appliquent que si vous avez utilisé des contrats avec deux ensembles de journaux et que vous souhaitez maintenant désactiver un ensemble. Le champ Afficher le journal s’affiche lorsque vous décochez la case Activer le journal applicable. Ce champ se comporte comme suit : Lorsque l’option Afficher le journal est sélectionnée : vous pouvez voir le journal sur les lignes de contrat, dans l’onglet Journaux et partout où les informations du journal sont affichées. Vous pouvez traiter les lignes de contrat existantes pour le journal désactivé, mais vous ne pourrez pas ajouter d’informations pour le journal désactivé dans les nouvelles lignes de contrat. Lorsque l’option Afficher le journal est effacée : le journal est masqué. Vous ne pourrez pas voir le journal sur les lignes de contrat, dans l’onglet Journaux, dans les importations CSV et aux autres endroits de l’interface utilisateur où le journal apparaît. Vous pourrez toujours sélectionner des colonnes de journal désactivées lors de la création de rapports personnalisés.

Devise

Champ	Description
Type de taux de change	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de taux de change à utiliser par défaut pour les contrats. Si vous ne souhaitez pas utiliser le taux de change journalier Intacct par défaut, sélectionnez une Type de taux de change personnalisé. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat.

Facturation

Champ	Description
Options de type de conditions	Vous pouvez choisir de prendre en charge uniquement Appelé Contrats (contrats avec dates de début et de fin) uniquement À feuilles persistantes les contrats (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux Types. Bien que vous puissiez choisir de prendre en charge les deux types de contrats, un contrat donné ne peut être qu’à durée déterminée ou permanent. Donc, si vous avez un modèle commercial hybride, vous pouvez avoir deux contrats ou plus par client pour couvrir tous les scénarios de durée. Lorsque vous sélectionnez l’un ou l’autre À feuilles persistantes ou Les deux, Intacct permet la prise en charge de plusieurs éléments d’infrastructure différents Contrats permanents dans votre société. Cela inclut Modèles permanents, pour lequel vous devez accorder les permissions d’utilisateur ou de rôle appropriées.
Définition de transaction de facture	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la définition de transaction de facture à utiliser par défaut pour les factures créées à partir de contrats. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». Les utilisateurs peuvent sélectionner différentes définitions de transaction de facture lors de la génération de factures à partir d’un contrat. Voir Exigences de définition de transaction des contrats pour plus d’informations.
Activer les politiques de factures planifiées	Ce champ n’apparaît que pour les sociétés qui ont souscrit à des contrats avant le 19 août 2022. Sélectionnez ce champ pour participer aux exécutions de factures planifiées. Lorsque ce champ est sélectionné, l’attribut Facturation automatique apparaît sur la Politique de facturation page. L’activation de cette option est permanente. Elle limite la génération de factures au niveau de création d’un contrat dans les sociétés multi-entités. Ainsi, si un contrat est créé au niveau général, il ne peut être facturé qu’au niveau général. S’il est créé au niveau de l’entité, il ne peut être facturé qu’au niveau de l’entité. Les sociétés qui souscrivent aux contrats après le 19 août 2022 sont automatiquement activées pour les politiques de factures planifiées. Ce champ n’apparaît pas sur la page Configurer les contrats.
E-mail de notification des règles de facturation planifiées	Spécifiez une adresse e-mail qui recevra les notifications concernant Exécutions de la politique de facturation et Exécution planifiée des factures résultats.
Activer la facturation de l’utilisation	Cochez cette case si vous souhaitez facturer en fonction de la quantité d’un article que le client a utilisé ou consommé au cours d’une période spécifique. La sélection de cette option permet à l’utilisateur de sélectionner Basée sur la quantité en tant que Méthode de facturation sur une ligne de contrat. En savoir plus sur usage.
Fractionner les niveaux en lignes de facture	Pour les articles dont le prix est fixé selon une tarification par échelons, Intacct effectuera les opérations suivantes : Si le prix d’un article est fixé avec une tarification par échelons = Échelon ou Volume, elle affiche la quantité d’utilisation et le taux de niveau applicable dans les champs Quantité et Prix, respectivement, de la facture, et affiche une ligne distincte pour toutes les unités incluses à un taux nul Si le prix d’un article est fixé selon une Tarification par échelons définie sur Palier, il fractionne également l’utilisation associée à chaque palier en une ligne distincte sur la facture Par exemple, imaginons que vous vendiez des widgets, Tarification par échelons = Étape et que vous ayez défini les niveaux suivants : Début de la quantité Taux du niveau 0 10 21 8 En janvier, le client a utilisé un total de 25 widgets, vous ajoutez donc un enregistrement d’utilisation avec une quantité de 25. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’impact de cette option sur la façon dont Intacct affiche les widgets sur la facture. Comportement par défaut lorsque cette option n’est pas activée : Écritures   ID de l’article Quantité Unité Pourcentage de remise Multiplicateur Note de calcul des prix Prix Prix détaillé 1 064-Widgets 1 Chaque -- 1,00 20*10 + 5*8 240.0000000000 240.00   Total             240.00 Comportement lorsque cette option est activée : Écritures   ID de l’article Quantité Unité Pourcentage de remise Multiplicateur Note de calcul des prix Prix Prix détaillé 1 064-Widgets 20 Chaque -- 1,00 Niveau 1 sur 2 10.0000000000 200,00 2 064-Widgets 5 Chaque -- 1,00 Niveau 2 sur 2 8.0000000000 40,00   Total 240.00 En savoir plus sur la tarification progressive dans Entrées de la liste des tarifs facturés.
Contrats permanents Assouplir les règles relatives aux dates de comptabilisation dans le grand livre	Ce paramètre permet d’éviter les échecs de renouvellement de contrat permanents causés par des périodes clôturées, des retards de planification ou des incohérences de dates. Lorsque cette option est activée, si la date de début d’une nouvelle ligne de contrat tombe dans une période clôturée pendant le renouvellement permanent, ce paramètre ajuste automatiquement la date de comptabilisation dans le grand livre. Intacct utilise la date la plus ancienne de la période ouverte comme date de comptabilisation dans le grand livre, ce qui élimine la nécessité d’une correction manuelle des données. Ce paramètre active également la fonctionnalité suivante pour les lignes de contrat permanentes : Le champ Date de comptabilisation dans le grand livre peut être modifié. Pour les sociétés multidevises, la date de taux de change correspondra à la date de comptabilisation dans le grand livre. Les planifications de facturation et de revenus commenceront à la date de comptabilisation dans le grand livre (similaire aux lignes de contrat à durée déterminée). Si la date de début d’une nouvelle ligne de contrat est antérieure à la date de mise en service et que l’entité est verrouillée, la date de comptabilisation dans le grand livre correspond soit à la date d’ouverture des livres de la société, soit à la date de mise en service, selon la première éventualité.
Lorsque la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation récurrente actuelle, ajoutez l’utilisation à :	Ce champ s’applique uniquement si Activer la facturation de l’utilisation = vrai et les options de type de conditions = Permanent ou les deux. Chaque ligne de contrat permanent présente plusieurs périodes de facturation fournisseur récurrente. La première période de facturation fournisseur récurrente est la période 1, la suivante est la période 2, et ainsi de suite. Pour gérer les périodes de facturation fournisseur récurrentes, Intacct crée une nouvelle ligne de contrat avec le même numéro de ligne de contrat pour chaque période de facturation fournisseur récurrente. Il ne peut y avoir qu’une seule instance « En cours » d’une ligne de contrat à la fois. Lorsqu’Intacct crée une nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante, il définit la ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente précédente sur « Clôturée ». La nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante est désormais « En cours ». Il est possible de charger à tout moment l’utilisation dans Intacct. Cette option de configuration indique à Intacct la période de facturation fournisseur récurrente à associer à l’enregistrement d’utilisation si la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation fournisseur récurrente en cours au moment de charger ou de créer l’enregistrement d’utilisation. Cette option de configuration affecte les aspects suivants : Le moment auquel vous pouvez facturer les enregistrements d’utilisation La période de facturation récurrente au cours de laquelle Intacct calcule la quantité d’utilisation pour la tarification progressive Données d’utilisation dans les rapports Exemple Supposons le scénario suivant pour comparer les deux options de configuration : La période de facturation récurrente de la ligne de contrat permanent est mensuelle et commence le premier jour de chaque mois. La période de facturation récurrente « En cours » va du 1er janvier au 31 janvier. La période de facturation récurrente précédente, du 1er décembre au 31 décembre, est « Clôturée ». La date d’aujourd’hui est le 1er janvier. Vous devez ajouter un enregistrement d’utilisation pour cette ligne de contrat avec une date d’utilisation du 23 décembre. Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « En cours », vous pouvez ouvrir la ligne de contrat et ajouter l’utilisation dans l’onglet Utilisation. Cela relie l’enregistrement d’utilisation daté du 23 décembre à la période de facturation récurrente de janvier. Voici le comportement attendu : Vous pouvez générer une facture pour la quantité d’utilisation du 23 décembre à l’aide d’un En date du à compter du 1er janvier, qui est la date de début de la période de facturation récurrente à laquelle il est associé. Intacct calcule la quantité d’utilisation du 23 décembre dans la période de facturation récurrente de janvier, que la période de facturation récurrente de décembre ait été facturée ou non. Dans les rapports, l’enregistrement d’utilisation du 23 décembre est associé à la période de facturation récurrente de janvier. Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « clôturée » applicable, vous ouvrez la ligne de contrat, sélectionnez l’icône Historique permanent , ouvrez la période de décembre et ajoutez l’utilisation via l’onglet Utilisation. Ce flux de travail nécessite que les utilisateurs soient en mesure de rechercher la période clôturée applicable afin d’ajouter l’enregistrement d’utilisation. Voici le comportement attendu : Vous pouvez générer une facture pour l’enregistrement d’utilisation du 23 décembre à l’aide d’un En date du à partir du 23 décembre. Si la période de facturation récurrente de décembre n’a pas été facturée, Intacct comptabilise la quantité d’utilisation du 23 décembre dans la période de facturation récurrente de décembre. Si la période de facturation récurrente de décembre a été facturée, Intacct calcule la quantité d’utilisation du 23 décembre dans la période de facturation récurrente de janvier. Dans les rapports, l’enregistrement d’utilisation du 23 décembre est associé à la période de facturation récurrente de décembre. En règle générale, les entreprises téléchargent les enregistrements d’utilisation sur Intacct une fois par mois et les utilisateurs ne créent des enregistrements d’utilisation manuellement que lorsqu’ils doivent corriger l’utilisation. De plus, la plupart des entreprises facturent l’utilisation à terme échu, il est donc très courant que l’utilisation datée d’une période de facturation récurrente précédente soit associée à la période de facturation récurrente suivante. L’option de configuration que vous choisissez dépend vraiment du délai de votre facture. En savoir plus sur Périodes de facturation récurrentes.
Calendriers de facturation Lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au GL est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne	La date de comptabilisation de la ligne de contrat dans le grand livre est la date à laquelle les comptes clients non facturés et les revenus de réservation non facturés de la ligne de contrat sont comptabilisés dans le grand livre. La « date de début du calendrier de facturation interne » correspond soit à la date de début du modèle de facturation, soit à la date de début de la ligne de contrat, moins toute période de facturation à l’avance, selon que la ligne de contrat utilise ou non un modèle de facturation. Choisissez l’une des options de configuration suivantes afin de déterminer le comportement du calendrier de facturation lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au grand livre est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne Ne modifiez pas le calendrier de facturation par défaut : Le calendrier de facturation commencera à la date de début du calendrier de facturation interne. Par exemple, si la date de comptabilisation au grand livre est le 05/01/2023 et que la date de début du calendrier de facturation interne est le 07/01/2023, le calendrier de facturation commencera le 07/01/2023. Pour les nouveaux abonnements, cette option est sélectionnée par défaut. Mettre à jour la première entrée du calendrier à comptabiliser à la date de comptabilisation au grand livre : La comptabilisation de la première entrée du calendrier de facturation est programmée pour la date de comptabilisation au grand livre. Chaque entrée ultérieure sera programmée conformément aux règles de génération du calendrier de facturation. Si la date de comptabilisation au grand livre est le 05/01/2023 et que la date de début du calendrier de facturation interne est le 07/01/2023, la comptabilisation de la première entrée est programmée pour le 05/01/2023. Ce paramètre de configuration n’affecte que les scénarios lorsque la date de comptabilisation dans le grand livre est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne. Elle n’a aucun effet si la date de comptabilisation dans le grand livre est postérieure à la date de début du calendrier de facturation interne et n’a aucun effet sur les calendriers de revenus. Ce paramètre de configuration contrôle tous les contrats de votre société. Si vous modifiez le paramètre de configuration, la modification prendra effet pour toutes les lignes de contrat nouvelles et modifiées. En savoir plus sur le Date de comptabilisation du GL sur les lignes de contrat.

Séquencement des documents

Champ

Description

Séquence d’identifiant de contrat

Les contrats doivent avoir un identifiant de contrat unique afin de prendre en charge les renouvellements automatiques de contrat. Utilisez la liste de sélection Numérotation de document pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour numéroter automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour numéroter les contrats manuellement. Lorsque les utilisateurs créent un contrat, ils voient -Nouveau- dans le champ ID de contrat. Cela signifie que l’ID de contrat sera renseigné par Intacct lors de l’enregistrement.

Renouvellements

Champ	Description
Renouvellements automatiques des contrats	Choisissez entre Sur (par défaut) ou De. Lorsque cette option est activée, les contrats se renouvellent automatiquement comme prévu. Par défaut, les entités héritent de ce paramètre de la niveau général, mais vous pouvez le remplacer à la niveau de l'entité pour un contrôle plus précis.
Période de rattrapage pour le renouvellement (jours)	Définit le nombre de jours après la date de déclenchement d’un contrat pouvant être renouvelé automatiquement. La valeur par défaut est de 7 jours et la valeur maximum est de 999 jours. Par défaut, les entités héritent de ce paramètre de la niveau général, mais vous pouvez le remplacer à la niveau de l'entité pour un contrôle plus précis.

Contrats historiques

Champ

Description

Autoriser l’importation ou la création de contrats avec des dates de fin passées

Cette option n’est généralement utilisée que lors de la mise en œuvre des contrats pour importer des données de contrats historiques à l’aide de Traiter les calendriers de contrat. Nous vous recommandons également de désactiver les renouvellements automatiques de contrat pendant ce processus afin d’éviter de déclencher des renouvellements sur les contrats historiques. Pour autoriser l’importation/la création de contrats avec des dates de fin passées : Sélectionnez l’icône Autoriser l’importation ou la création de contrats avec des dates de fin passées Case à cocher Dans la section Renouvellements, désactivez Renouvellements automatiques de contrat. Sélectionnez Enregistrer. Importez ou créez les contrats historiques souhaités à l’aide de Traiter les calendriers de contrat. Lorsque vous avez terminé de créer des contrats historiques, compensez le Autoriser l’importation ou la création de contrats avec des dates de fin passées case à cocher, activer Renouvellements automatiques de contrat, puis sélectionner Sauvegarder. Pour les contrats permanents uniquement : Si vous devez saisir une ligne de contrat avec une date de début dans une période de facturation récurrente clôturée, vous pouvez activer cette option, ajouter la ligne de contrat, puis désactiver cette option. En savoir plus sur Permettre l’importation ou la création de contrats historiques.

Onglet Configuration de la comptabilisation

Les modifications apportées à la configuration de la comptabilisation des comptes n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation existante au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toute modification apportée ici affectera les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car elles utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).

Pour plus d’informations sur la comptabilisation des factures contrats, voir 6. Créer une définition de transaction de facture contrat.

Tableau de comptabilisation des revenus

Utilisez ce tableau pour mapper les comptes sur lesquels les éléments de contrat doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable du contrat pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.

Champ	Description
Groupe d’articles du Grand livre Groupe de clients du GL	Le groupe GL d’articles et le groupe GL de client forment le groupe de critères pour le mappage des comptes. Par exemple, le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Matériel peuvent être mappés à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupe GL du client.
CC non facturés	Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui n’a pas encore été facturé.
CC facturés	Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui a été facturé mais non payé.
Revenu reporté non facturé	Compte sur lequel comptabiliser la valeur totale du contrat qui n’a pas encore été reconnue ou facturée.
Revenu reporté facturé	Compte sur lequel comptabiliser un montant de revenus différés pour lequel vous avez envoyé une facture, mais que le client n’a pas encore payé.
Revenu reporté payé	Compte sur lequel comptabiliser un montant de revenus différés pour lequel vous avez envoyé une facture et auquel la facture est appliquée un paiement.
Ventes non facturées	Compte sur lequel comptabiliser un montant de chiffre d’affaires qui n’a pas été facturé.
Ventes facturées	Compte sur lequel comptabiliser un montant de chiffre d’affaires qui a été facturé mais que le client n’a pas encore payé.
Ventes payées	Compte sur lequel comptabiliser un montant de revenu de ventes qui a été facturé et auquel un paiement est appliqué.

Tableau de comptabilisation des dépenses

Ce tableau n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré la page Configurer la gestion des revenus avec la Reconnaissance des dépenses standard sélectionnée. Voir Gestion des revenus.

Utilisez ce tableau pour mapper les comptes dans lesquels les éléments de dépenses doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable de la reconnaissance des dépenses - Contrats pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.

Champ	Description
Groupe d’articles du Grand livre Groupe de clients du GL	Le groupe GL d’articles et le groupe GL de client forment le groupe de critères pour le mappage des comptes. Par exemple, le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Matériel peuvent être mappés à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupe GL du client.
Dépenses différées	Compte sur lequel comptabiliser un montant de dépense qui a été engagé, mais pas encore consommé.
Dépenses comptabilisées	Compte sur lequel comptabiliser un montant de dépense lors de la reconnaissance de la dépense différée.
Régularisation des dépenses	Compte sur lequel la comptabilité d’exercice du passif est comptabilisée.

Onglet de configuration des politiques de facturation

Utilisez la Configuration des politiques de factures de la Configurer les contrats Page permettant de déterminer l’ordre de traitement de plusieurs politiques de factures planifiées. Si vous créez des politiques de facturation au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez également utiliser cet onglet pour affecter les politiques de facturation planifiées aux entités souhaitées.

Spécifier la liste des ordres de priorité de la règle de facturation

Champ	Description
Nom de l’entité	Cette colonne répertorie toutes les entités associées à votre société.
# politiques de facturation	Sélectionnez l’icône lien pour ouvrir la Ordre de priorité des règles de facturation pour l’entité correspondante.

Tableau des ordres de priorité des règles de facturation

Champ

Description

Politique de facturation

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une politique de facture à exécuter pour l’entité sélectionnée. Utilisez la liste déroulante de la ligne 1 pour sélectionner la politique de facture qu’Intacct doit traiter en premier. Par exemple, supposons que votre société ait deux politiques de facturation avec des critères de filtre différents qui incluent la même facture et s’exécutent à la même date. Quel traitement de facture doit prévaloir ? Intacct traite la politique de facture de la ligne 1 d’abord, puis de la ligne 2, etc. Vous pouvez également glisser-déposer les politiques de facturation dans l’ordre souhaité dans la Ordre de priorité des règles de facturation boîte de dialogue. Seules les politiques de factures planifiées apparaissent dans les listes déroulantes.

Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.