Configurer les contrats
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Cette page permet de configurer les préférences de votre société pour l’application Contrats. Pour obtenir des instructions sur les autres tâches de configuration requises pour implémenter Contracts, voir aussi Paramétrage des contrats.
| Abonnement |
Contrats |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions |
Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, S’abonner, Configurer, Supprimer |
Configurer les contrats pour la première fois
Étant donné que les contrats fonctionnent main dans la main avec les applications Ventes et Gestion des revenus, vous devrez définir des options de configuration dans ces deux applications pour terminer la configuration de vos premiers contrats. Il est important que vous effectuiez les tâches de configuration dans l’ordre suivant pour vous assurer que toutes les données de configuration applicables sont capturées.
- Créer les journaux des revenus et des dépenses
- Création des comptes GL Contrats
- Configuration du Grand livre et de la saisie des Ventes
- Souscrire à des contrats
- Configurer la gestion des revenus
- Créer la définition de transaction de facture contrat
- Remplissez la page Configurer les contrats
- Prochaines étapes
Conditions préalables
Vous pouvez souscrire à des contrats si les deux conditions suivantes sont remplies :
- Méthode comptable GL de votre société = Comptabilité d’exercice. S’il n’est pas égal à l’accumulation de revenus, consultez votre représentant de compte pour plus d’informations.
- Votre société utilise Périodes comptables standard. Contracts ne prend pas en charge les périodes comptables personnalisées.
1. Créer les journaux des revenus et des dépenses
Voici les combinaisons de configuration de journal valides :
| Journal 1 | Journal 2 |
|---|---|
| Livre défini par l’utilisateur | -- |
| -- | Livre défini par l’utilisateur |
| Comptabilité d’exercice | -- |
| -- | Comptabilité d’exercice |
| Livre défini par l’utilisateur 1 | Livre 2 défini par l’utilisateur |
Selon la façon dont vous souhaitez suivre vos données contractuelles, effectuez l’une des opérations suivantes :
-
Si vous souhaitez utiliser un seul ensemble de journaux, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez utiliser des journaux définis par l’utilisateur, créez un registre défini par l’utilisateur, puis créez un journal des revenus et un journal des dépenses et affectez-les au registre défini par l’utilisateur.
- Si vous souhaitez utiliser les journaux de comptabilité d’exercice, créez un journal des revenus et un journal des dépenses. Apprenez à créer un journal Grand livre.
-
Si vous utilisez deux ensembles de journaux, créez deux livres définis par utilisateur, puis créez un journal de revenus et un journal de dépense pour chaque livre défini par utilisateur.
Gardez à l’esprit ce qui suit lorsque vous nommez vos journaux :
- Intacct fait référence aux revues comme journal 1 et journal 2. Lors de la configuration des contrats et de la création de rapports personnalisés, les dimensions Journal 1 et Journal 2 s’affichent lors de la sélection de colonnes et d’autres données pertinentes.
- Dans l’interface utilisateur des contrats, les utilisateurs verront le symbole de journal applicable au lieu de journal 1 ou journal 2. Si vous utilisez deux journaux, utilisez des symboles de journal significatifs pour aider vos utilisateurs à identifier les journaux corrects dans l’application Contrats. Par exemple, si vous associez RRJ-606 au journal des revenus 1 et RRJ-INT au journal des revenus 2, la page de ligne Contrats affichera les éléments suivants :
Les journaux des revenus et des dépenses spécifiés dans votre configuration des contrats sont utilisés pour l’activité de comptabilisation automatique associée aux contrats. En règle générale, lorsque vous devez effectuer une régularisation, vous créez une nouvelle ligne de contrat pour fiche l’activité dans le contrat.
Cependant, il peut arriver qu’une écriture de journal manuelle soit nécessaire pour ajuster les soldes contractuels. Pour garder vos données propres et éviter toute confusion, créez un journal défini par l’utilisateur distinct à utiliser pour les ajustements manuels des contrats. Nommez-le « Contrats, ajustements manuels » ou similaire, et associez-le au même livre défini par l’utilisateur que vous avez utilisé pour les journaux des revenus et des dépenses.
2. Création des comptes GL Contrats
Créez au moins huit comptes GL uniques à utiliser pour les revenus, comme indiqué dans le tableau suivant. Ces comptes GL sont exclusivement destinés aux contrats et ne doivent pas être utilisés avec d’autres applications. Si vous vous abonnez à la reconnaissance des dépenses des contrats, créez au moins trois nouveaux comptes de dépenses, comme indiqué dans le tableau suivant.
Afin d’être conformes à l’ASC 606, les entreprises sont tenues de divulguer l’statut des contrats (ou la catégorie de contrat) comme ayant soit des revenus comptabilisés supérieurs aux liquidités collectées (actif contractuel), soit des revenus comptabilisés inférieurs aux liquidités collectées (passif contractuel). Contrats est conçu de manière à ce que vos états financiers puissent potentiellement séparer chaque élément de chaque contrat dans les différents comptes GL lorsque les revenus sont dans un statut particulier.
Les produits différés non facturés agissent comme un compte de contrepartie aux comptes clients non facturés dans la section des actifs du bilan, de sorte que les comptes non facturés n’ont aucun effet sur le bilan tant que le produit des ventes non facturé n’est pas comptabilisé. Cet événement réduit les revenus différés non facturés, de sorte que les comptes clients non facturés n’apparaissent dans le bilan que lorsque le chiffre d’affaires non facturé est validé. Cela indique correctement les comptes clients non facturés uniquement lorsque les revenus non facturés sont comptabilisés.
Lorsque le paiement est reçu avant la reconnaissance de revenu, il peut être nécessaire d’enregistrer les montants en tant que passif contractuel. Vous pouvez analyser le statut des comptes Revenus différés payés, Revenus des ventes payés et Revenus des ventes non facturés, et Les positions d’actif/passif nets des contrats non facturés s’affichent.
Les comptes AR facturés, Revenus différés facturés et Revenus des ventes facturés concernent les montants qui ne sont ni non facturés ni payés.
En savoir plus sur le Flux comptable des contrats.
Si vous souhaitez séparer le produit par groupe GL d’article, vous aurez besoin d’ensembles distincts de comptes de revenus et/ou de comptes de dépenses pour chaque groupe de GL d’articles, à l’exception des comptes clients facturés (vous pouvez utiliser le même compte de comptes clients facturés pour tous les groupes de comptes généraux d’articles). Cela signifie créer au moins sept comptes de revenus ou trois comptes de dépenses pour chaque groupe GL d’articles que vous souhaitez suivre.
Meilleures pratiques : Nommez les comptes de la même manière que les noms de compte indiqués dans le tableau suivant. Si vous créez des comptes pour chaque groupe GL d’article, ajoutez le nom du groupe GL article au nom du compte, par exemple, AR non facturé - Abonnements, Revenu différé non facturé - Abonnements, etc.
Bien qu’Intacct recommande généralement de ne pas utiliser de sous-comptes, vous pouvez choisir d’utiliser des sous-comptes pour chaque groupe GL d’article pour votre configuration de contrats. Par exemple, ayez Revenus différés non facturés comme compte principal, puis Revenus différés non facturés - Abonnements comme sous-compte. Si vous choisissez d’utiliser des sous-comptes ici, vous n’avez pas besoin de configurer les comptes principaux en tant que comptes de comptabilisation dans Étape 4. Souscrire à des contrats. Dans ce scénario, il suffit de configurer les sous-comptes en tant que comptes de comptabilisation.
| Nom du compte | Description | Type de compte | Solde normal |
|---|---|---|---|
| AR non facturé | Le montant de la ligne de contrat qui n’a pas été facturé. | Bilan | Débit |
| AR facturé | Le montant de la ligne de contrat qui a été facturé et qui n’a pas été payé. | Bilan | Débit |
| Revenus différés non facturés | Le montant des revenus différés qui n’a pas été reconnu ou facturé. | Bilan | Crédit |
| Produits différés facturés | Le montant des revenus différés qui a été facturé mais qui n’a pas été reconnu. | Bilan | Crédit |
| Revenus différés payés | Le montant des revenus différés qui a été payé mais qui n’a pas été reconnu. | Bilan | Crédit |
| Chiffre d’affaires non facturé | Le montant du chiffre d’affaires qui n’a pas été facturé. | Revenu relevé | Crédit |
| Chiffre d’affaires facturé | Le montant du chiffre d’affaires facturé. | Revenu relevé | Crédit |
| Chiffre d’affaires payant | Le montant du chiffre d’affaires qui a été payé. | Revenu relevé | Crédit |
| Régularisation des charges | Le montant total de la dépense. Cette comptabilité d’exercice est déduite du montant de la Comptabilité fournisseurs. | Bilan | Crédit |
| Charges reportées | Le montant de la dépense qui n’a pas été comptabilisé. | Bilan | Débit |
| Charge comptabilisée | Le montant de la dépense qui a été comptabilisé. | Revenu relevé | Débit |
Apprenez à ajouter un compte du grand livre.
Voir Flux comptable de comptabilisation des revenus et Flux comptable de comptabilisation des dépenses pour savoir comment Contracts utilise chaque compte.
3. Configuration du Grand livre et de la saisie des Ventes
L’application Contrats hérite de ses paramètres pour les dimensions, les devises multiples et les décimales de Ventes, qui à son tour dérive ses paramètres de dimension et de devises de la configuration Grand livre. Vous pouvez également configurer GL pour inclure les livres définis par l’utilisateur Contracts par défaut dans les rapports.
Dimensions
Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser pour les rapports sur les contrats dans le Grand livre, puis à nouveau dans Ventes. Dans Grand livre, vous devez activer au moins les dimensions Client et Article.
Pour sélectionner des dimensions à utiliser dans les contrats :
-
Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.
- Dans le Paramètres de dimension section, sélectionnez Activer en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Enregistrer.
-
Aller à Ventes > Configuration > Configuration.
- Dans le Configuration des dimensions , cochez la case en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Enregistrer.
Multi-devises
Si vous souhaitez ajouter des contrats dans des devises autres que votre devise de tenue de compte, la devise étrangère doit être activée dans vos configurations de GL et de Ventes de commandes.
Pour activer la devise étrangère :
-
Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.
- Dans le Gestion multi-devises section, sélectionnez Activer et sélectionnez Enregistrer.
-
Aller à Ventes > Configuration > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité section, sélectionnez Devises étrangères et sélectionnez Enregistrer.
Décimales par défaut
Comme les contrats permettent jusqu’à dix décimales pour les tarifs, Ventes doit être configuré pour autoriser dix décimales afin d’éviter les erreurs d’arrondi sur les factures générées à partir des contrats. L' Décimales par défaut configuration s’applique à tous les éléments qui n’ont pas de Décimales du coût unitaire - Ventes ensemble de valeurs. Si un article a un Décimales du coût unitaire - Ventes valeur qui n’est pas égale à 10, l’article doit être mis à jour pour définir cette option sur aucune valeur ou sur 10. En savoir plus sur Mise à jour des articles.
Pour définir le numéro de décimales par défaut dans Ventes :
-
Aller à Ventes > Configuration > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité section sous Prix et remises, tapez 10 dans le Décimales par défaut et sélectionnez Enregistrer.
(Facultatif) Spécifier les carnets de rapports par défaut dans GL
Sage Intacct peut inclure automatiquement les données du livre Contrats définis par l’utilisateur par défaut dans les rapports standard.
Pour spécifier des carnets de rapports par défaut :
-
Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.
- Sous Méthode comptable, sélectionnez Sélectionnez sous Autres livres signalant des défauts.
- Déplacer le livre souhaité à partir de Articles disponibles à Articles sélectionnés et sélectionnez Enregistrer.
4. Souscrire à des contrats
Dans cette étape, vous allez activer l’abonnement Contrats. Cependant, vous ne pourrez pas encore remplir tous les champs nécessaires, car certains champs dépendent d’autres options de configuration d’Intacct et ne seront pas disponibles tant que ces options ne seront pas définies. Vous reviendrez à la Configurer les contrats et remplissez le reste des champs lorsque vous arrivez à l’étape 7. Remplissez la page Configurer les contrats.
Pour souscrire à des Contrats :
-
Accédez à Société > Admin > Abonnements.
- Sur le Abonnements page, sélectionnez Contrats, puis sélectionnez S’abonner.
- Dans le Journaux utilisez les listes déroulantes pour sélectionner la section par défaut Journaux des revenus que vous avez créés dans une procédure précédente. Vous définirez les journaux des dépenses dans une étape ultérieure.
- Si votre société est une société multi-devises, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Type de taux de change. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat.
- Indiquez si vous souhaitez prendre en charge À durée déterminée (contrats avec dates de début et de fin), À feuilles persistantes (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux dans le Options du type de conditions champ.
- Entrez le Adresse e-mail qui recevra des notifications concernant la facturation automatique dans le E-mail de notification des politiques de facture programmée domaine.
- Si vous souhaitez utiliser la facturation basée sur la quantité, sélectionnez l’icône Activer la facturation à l’utilisation case à cocher.
- Si vous avez sélectionné Activer la facturation de l’utilisation et que vous avez sélectionné Permanent ou Les deux pour les options de type de durée, indiquez si vous souhaitez associer l’utilisation au Période de facturation récurrente « En cours » ou le Période de facturation récurrente « clôturée » applicable. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails.
- Dans le Séquence d’ID de contrat , utilisez le liste déroulant pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour saisir manuellement votre propre identifiant lors de la création d’un contrat.
- Sélectionnez l’icône Configuration de la publication et entrez le mappage de compte de revenus applicable. Voir le Onglet Configuration de la publication dans Descriptions des champs pour plus d’informations.
- Sélectionnez Enregistrer.
5. Configurer la gestion des revenus
Si vous souhaitez vous abonner à la comptabilisation des revenus standard du contrat, à la comptabilisation avancée des revenus du contrat et à la comptabilisation des dépenses contractuelles, vous devez définir les options applicables dans le Configurer la gestion des revenus page. Vous ne pourrez pas définir d’autorisations pour les modèles de revenus ou de dépenses dans les contrats tant que vous n’aurez pas configuré la gestion des revenus.
Pour configurer la gestion des revenus pour les contrats :
-
Accédez à Société > Admin > Abonnements.
- Sur le Abonnements page, sélectionnez Gestion des revenus, puis sélectionnez S’abonner ou Configurer.
-
Sur le Configurer la gestion des revenus , effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez vous abonner à la comptabilisation des revenus standard du contrat, sélectionnez Reconnaissance de revenus standard.
- Si vous souhaitez vous abonner à la comptabilisation avancée des revenus des contrats, sélectionnez Reconnaissance de revenu avancée (y compris MEA).
- Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenus avancée, sélectionnez la méthode par défaut pour gérer les revenus ouverts prévus avant la date d’entrée en vigueur de l’AEM. Les utilisateurs peuvent modifier ce paramètre lors de la création d’un schéma d’allocation MEA.
- Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenus avancée, sélectionnez l’icône Date d’entrée en vigueur du prix de la juste valeur.
- Si vous souhaitez utiliser la reconnaissance basée sur les événements, sélectionnez Reconnaissance basée sur les événements.
-
Si vous êtes également abonné à des Projets et que vous souhaitez estimer la contrepartie variable, sélectionnez Activer les revenus différés pour les projets de temps et de matériaux.
Du fait de la complexité d’intégrer cette fonctionnalité à l’application Contrats, l’activation de cette option est permanente. -
Si vous souhaitez avoir l’option de ne pas différer le revenu pour certaines lignes de contrat, sélectionnez Activer la reconnaissance de revenus sur la facture.
Après avoir créé au moins une ligne de contrat qui utilise cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas désactiver cette option de configuration. - Si vous souhaitez vous abonner à la comptabilisation des dépenses contractuelles, sélectionnez Comptabilisation des dépenses.
-
Sélectionnez Enregistrer.
6. Création d’une définition de transaction de facture contrat
Créez au moins une définition de transaction de facture dans Ventes de commande à utiliser pour générer des factures à partir de contrats. Dans un environnement multi-entités, vous devez créer la définition de transaction au niveau général.
Voir le Exigences relatives à la définition de transaction des contrats.
Apprenez à créer une définition de transaction Ventes.
7. Remplissez la page Configurer les contrats
-
Aller à Contrats > Configuration > Configuration.
-
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Définition de transaction de facture. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre définition de transaction facture lors de la génération de factures.
Cette liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction de facture qui ont été activées pour les contrats et comptabilisées dans les comptes clients. Si vous ne voyez pas la définition de transaction souhaitée, vérifiez que Activer pour les contrats est sélectionné et Comptabilisation des transactions = « Comptes clients » dans la définition de transaction.
-
Si vous vous abonnez à la reconnaissance des dépenses contractuelles, procédez comme suit :
- Spécifiez un journal des dépenses par défaut dans le Journal des dépenses 1 et éventuellement dans Journal des dépenses 2 champs.
- Sélectionnez l’icône Configuration de la publication et complétez le Comptabilisation des notes de frais table. Voir le Tableau de comptabilisation des dépenses dans la section Descriptions des champs pour plus d’informations.
-
Sélectionnez Enregistrer.
8. Étapes suivantes
Une fois votre application Contrats configurée, procédez comme suit :
- Accordez-vous et aux utilisateurs concernés les autorisations Contrats appropriées. En savoir plus sur Autorisations des contrats.
- Configurez les modèles, les listes de prix et les articles applicables. Voir Paramétrer l’application Contrats pour les tâches de configuration applicables à votre abonnement Contrats.
- Créez des rapports sur les contrats à l’aide de l’éditeur de rapports personnalisé. En savoir plus sur Objets de rapport Contrats.
Modification de la configuration des contrats
Vous pouvez modifier les valeurs et les options de configuration selon vos besoins après avoir commencé à utiliser l’application Contrats. Les modifications apportées à la configuration de comptabilisation du compte n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation qui existe au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toutes les modifications que vous apportez ici affecteront les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car elles utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).
L’exception est que si vous activez l’option Activer les revenus différés pour les projets de temps et de matériaux dans la page Configurer la gestion des revenus, vous ne pouvez pas la désactiver : elle restera activée en permanence. En savoir plus sur Estimation du chiffre d’affaires basé sur le temps.
Passer de l’utilisation de deux journaux à un seul journal
Si vous avez utilisé des contrats avec deux journaux, mais que vous n’avez plus besoin du deuxième journal, vous pouvez désactiver le journal souhaité. Vous avez ensuite la possibilité d’afficher ou de masquer les données du journal désactivé.
Si vous affichez le journal désactivé, vous pouvez toujours voir le journal sur les lignes de contrat, dans l’onglet Journaux et partout où les informations du journal sont affichées. Vous pouvez traiter des lignes de contrat existantes pour le journal désactivé, mais vous ne pourrez pas ajouter d’informations pour le journal désactivé dans les nouvelles lignes de contrat. Lorsque vous ne souhaitez plus voir le journal désactivé, vous pouvez mettre à jour la configuration pour le masquer.
Notez le comportement attendu suivant pour la désactivation des journaux :
- Vous ne pouvez désactiver qu’un seul ensemble de journaux. Vous ne pouvez pas désactiver les deux.
- Les colonnes de journal désactivées seront toujours sélectionnables dans les rapports personnalisés.
- Les colonnes associées au journal désactivé ne pourront pas être ajoutées pour ajouter des données dans les modèles d’importation CSV de ligne de contrat ou de dépense.
- Les données de journal sont mises en cache sur la ligne de contrat lors de sa création. Intacct continuera à valider les données des lignes de contrat qui étaient en cours lorsque le deuxième journal a été désactivé. La meilleure pratique consiste à afficher le journal désactivé jusqu’à ce que toutes les lignes de contrat applicables soient terminées.
Pour désactiver un journal :
-
Aller à Contrats > Configuration > Configuration.
-
Dans la section Journaux, compensez l’icône Activer le journal pour le journal que vous ne souhaitez plus utiliser. Par exemple, si vous souhaitez désactiver le journal 2, compensez l’icône Activer le journal 2 case à cocher.
La section se développe pour afficher la case à cocher Afficher le journal.
-
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Pour afficher le journal jusqu’à ce que vous ayez terminé le traitement des données du journal, laissez l’icône Afficher le journal case à cocher sélectionnée.
- Pour masquer le journal lorsque vous ne souhaitez plus voir le journal, compensez l’icône Afficher le journal case à cocher.
-
Sélectionnez Enregistrer.
Passer d’un seul journal à deux journaux
Si vous avez utilisé des contrats avec un journal et que vous souhaitez commencer à utiliser un journal supplémentaire pour les exigences de rapports parallèles, vous pouvez activer le deuxième journal.
Avant de terminer cette procédure, Créer le livre, le journal des recettes et le journal des dépenses définis par l’utilisateur applicables.
Pour activer un deuxième journal :
-
Aller à Contrats > Configuration > Configuration.
- Dans la section Journaux, sélectionnez l’icône Activer le journal pour le journal que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si vous souhaitez commencer à utiliser le journal 2, sélectionnez l’icône Activer le journal 2 case à cocher.
- Utilisez le Journal des recettes liste déroulante pour sélectionner le journal des revenus.
- Si vous êtes également abonné à la reconnaissance des dépenses des contrats, utilisez le Journal des dépenses liste déroulante pour sélectionner le journal des dépenses.
-
Sélectionnez Enregistrer.
À propos de l’importation/création de contrats historiques
Lors de la mise en œuvre initiale des contrats, vous souhaiterez peut-être importer ou créer un contrat dont la date de fin est antérieure à des fins de données historiques. Par défaut, Intacct vous empêche de créer ou de mettre à jour des contrats avec des dates de fin passées afin que les contrats ne soient pas renouvelés prématurément. Voir Autoriser l’importation ou la création de contrats historiques pour obtenir des instructions détaillées.
Considérations multi-entités
Les sociétés multi-entités peuvent être configurées pour autoriser uniquement la création de transactions de livre auxiliaire à partir du niveau de l’entité et non au niveau général. Vous pouvez voir l’option Désactiver la configuration des transactions du livre auxiliaire de niveau général dans le Configurer plusieurs entités page. Cette option de configuration affecte la création du contrat comme suit :
- Si l’option Désactiver les transactions de livre auxiliaire de niveau général de votre société est définie sur true, les utilisateurs ne peuvent créer des contrats qu’au niveau de l’entité.
- Si l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général de votre société est définie sur false, les utilisateurs peuvent créer des contrats au niveau général et au niveau de l’entité.
Les sociétés de contrats existants qui ont des contrats en cours au niveau général supérieur et qui souhaitent définir l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général sur true doivent planifier avant d’activer cette option :
- Commencez à créer tous les contrats au niveau de l’entité et ne créez plus de contrats au niveau général.
- Désactivez les renouvellements pour les contrats de niveau général et créez manuellement les contrats de renouvellement au niveau de l’entité.
- Lorsque tous les contrats de niveau général ont été entièrement traités, définissez l’option Désactiver les transactions de livre auxiliaire de niveau général sur true.
Une fois que vous avez défini l’option sur true, vous ne pouvez pas comptabiliser de revenus, générer des factures, comptabiliser des dépenses, etc., pour les contrats de niveau général. Toutefois, l’option de configuration n’est pas permanente et vous pouvez la définir sur false si nécessaire pour autoriser les événements de comptabilisation des contrats de niveau général.
Descriptions des champs :
Onglet Configuration de la publication
Onglet de configuration des stratégies de facturation
Onglet Configuration générale
Journaux
| Champ | Description |
|---|---|
|
Activer le journal 1 Activer le journal 2 |
Vous avez besoin d’au moins un ensemble de journaux pour utiliser Contracts. Cochez la case en regard de l’ensemble de journaux que vous souhaitez utiliser. Journal 1 est sélectionné par défaut pour les nouveaux abonnements Contrats. Quand Activer le journal est sélectionné, vous pouvez sélectionner un journal des revenus et des dépenses à utiliser avec cet ensemble. Quand Activer le journal est effacé, le jeu de journaux est désactivé. Si vous avez utilisé Contracts et que vous souhaitez modifier le numéro de revues que vous utilisez, découvrez comment Activer ou désactiver un ensemble de journaux. |
|
Journal des revenus 1 Journal des recettes 2 Journal des dépenses 1 Journal des dépenses 2 |
Vous ne pouvez sélectionner un journal que si le Activer le journal case à cocher de l’ensemble de journaux applicable est cochée. Utilisez les listes déroulantes applicables pour sélectionner les journaux des revenus et des dépenses que vous souhaitez utiliser. Voir Combinaisons de journaux valides. Il est recommandé d’utiliser des journaux définis par l’utilisateur au lieu de journaux de comptabilité d’exercice. Les journaux définis par l’utilisateur vous permettent d’isoler les données des contrats dans les rapports et de passer facilement d’une comptabilité à un seul livre à une comptabilité à deux livres si les besoins changent à l’avenir. En savoir plus sur Livres définis par l’utilisateur.
|
|
Afficher le journal 1 Afficher le journal 2 |
Ces champs ne s’appliquent que si vous avez utilisé des contrats avec deux ensembles de journaux et que vous souhaitez maintenant désactiver un ensemble. Le champ Afficher le journal s’affiche lorsque vous compensez la case à cocher Activer le journal applicable. Ce champ se comporte comme suit :
|
Devise
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de taux de change | Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de taux de change à utiliser par défaut pour les contrats. Si vous ne souhaitez pas utiliser le tarif journalier Intacct par défaut, sélectionnez un type de taux de change personnalisé. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat. |
Facturation
| Champ | Description | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Options de type de terme |
Vous pouvez choisir de ne prendre en charge que Terme contrats (contrats avec dates de début et de fin), uniquement À feuilles persistantes contrats (contrats sans date de fin précisée), ou Les deux types. Bien que vous puissiez choisir de prendre en charge les deux types de contrats, un contrat donné ne peut être qu’à terme ou permanent. Ainsi, si vous avez un modèle commercial hybride, vous pouvez avoir deux contrats ou plus par client pour couvrir tous les scénarios de durée.
Lorsque vous sélectionnez l’un ou l’autre des À feuilles persistantes ou Les deux, Intacct permet à plusieurs éléments d’infrastructure différents de prendre en charge Contrats évolutifs dans votre société. Cela comprend Modèles à feuilles persistantes, pour lequel vous devrez attribuer les autorisations d’utilisateur ou de rôle appropriées. |
||||||
| Définition de transaction de facture |
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la définition de transaction de facture à utiliser par défaut pour les factures créées à partir de contrats. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». Les utilisateurs peuvent sélectionner différentes définitions de transaction de facture lors de la génération de factures à partir d’un contrat. Voir Exigences relatives à la définition de transaction des contrats pour plus d’informations. |
||||||
| Activer les politiques de factures planifiées |
Ce champ n’apparaît que pour les entreprises qui ont souscrit à des Contrats avant le 19 août 2022. Sélectionnez ce champ pour accepter les exécutions de factures planifiées. Lorsque ce champ est sélectionné, le Facturation automatique apparaît sur la page Politique de facturation page. L’activation de cette option est permanente. Elle limite la génération de factures au niveau de création d’un contrat dans les sociétés multi-entités. Ainsi, si un contrat est créé au niveau général, il ne peut être facturé qu’au niveau général. S’il est créé au niveau de l’entité, il ne peut être facturé qu’au niveau de l’entité.
Les entreprises qui souscrivent à des contrats après le 19 août 2022 sont automatiquement activées pour les politiques de facture programmée. Ce champ n’apparaîtra pas sur la page Configurer les contrats. |
||||||
| E-mail de notification des règles de facturation planifiées | Spécifiez une adresse e-mail qui recevra des notifications concernant la politique de facture s’exécute et Exécution planifiée de la facture résultats. | ||||||
| Activer la facturation de l’utilisation |
Cochez cette case si vous souhaitez facturer fournisseur en fonction de la quantité d’un article que le client a utilisé ou consommé au cours d’une période spécifique. La sélection de cette option permet à l’utilisateur de sélectionner Basé sur la quantité comme le Mode de facturation sur une ligne de contrat. En savoir plus sur Utilisation. |
||||||
| Fractionnement des niveaux en lignes de facture |
Pour les articles dont le prix est fixé selon une tarification par échelons, Intacct effectuera les opérations suivantes :
Par exemple, supposons que vous vendiez des widgets, Tarification échelonnée = Étape, et que vous définissiez les niveaux suivants :
En janvier, le client a utilisé un total de 25 widgets, vous devez donc ajouter une fiche d’utilisation avec une quantité de 25. Voici des exemples de la façon dont cette option affecte la façon dont Intacct affiche les widgets sur la facture. Comportement par défaut lorsque cette option n’est pas activée : Comportement lorsque cette option est activée : En savoir plus sur la tarification différenciée dans Entrées de liste de tarifs de facturation. |
||||||
|
Assouplir les règles relatives aux dates de comptabilisation dans le grand livre |
Ce paramètre permet d’éviter les échecs de renouvellement de contrat permanents causés par des périodes clôturées, des retards de planification ou des incohérences de dates. Lorsque cette option est activée, si la date de début d’une nouvelle ligne de contrat tombe dans une période clôturée pendant le renouvellement permanent, ce paramètre ajuste automatiquement la date de comptabilisation dans le grand livre. Intacct utilise la date la plus ancienne de la période ouverte comme date de comptabilisation dans le grand livre, ce qui élimine la nécessité d’une correction manuelle des données. Ce paramètre active également la fonctionnalité suivante pour les lignes de contrat permanentes :
|
||||||
|
Lorsque la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation récurrente actuelle, ajoutez l’utilisation à : |
Ce champ ne s’applique que si les options Activer la facturation à l’utilisation = true et Term type options = Evergreen ou les deux. Chaque ligne de contrat permanent présente plusieurs périodes de facturation fournisseur récurrente. La première période de facturation fournisseur récurrente est la période 1, la suivante est la période 2, et ainsi de suite. Pour gérer les périodes de facturation fournisseur récurrentes, Intacct crée une nouvelle ligne de contrat avec le même numéro de ligne de contrat pour chaque période de facturation fournisseur récurrente. Il ne peut y avoir qu’une seule instance « En cours » d’une ligne de contrat à la fois. Lorsqu’Intacct crée une nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante, il définit la ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente précédente sur « Clôturée ». La nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante est désormais « En cours ». Il est possible de charger à tout moment l’utilisation dans Intacct. Cette option de configuration indique à Intacct la période de facturation fournisseur récurrente à associer à l’enregistrement d’utilisation si la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation fournisseur récurrente en cours au moment de charger ou de créer l’enregistrement d’utilisation. Cette option de configuration affecte les aspects suivants :
Exemple
Supposons le scénario suivant pour comparer les deux options de configuration :
Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « En cours », vous pouvez ouvrir la ligne de contrat et ajouter l’utilisation dans l’onglet Utilisation. Il établit un lien entre la fiche d’utilisation datée du 23 décembre et la période de facturation récurrente de janvier. Voici le comportement attendu :
Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « clôturée » applicable, vous ouvrez la ligne de contrat, sélectionnez l’icône Historique permanent , ouvrez la période de décembre et ajoutez l’utilisation via l’onglet Utilisation.
Ce flux de travail exige que les utilisateurs soient en mesure de trouver la période fermée applicable afin d’ajouter la fiche d’utilisation. Voici le comportement attendu :
En règle générale, les entreprises téléchargent les enregistrements d’utilisation sur Intacct une fois par mois et les utilisateurs ne créent des enregistrements d’utilisation que manuellement lorsqu’ils doivent corriger l’utilisation. De plus, la plupart des entreprises facture fournisseur des arriérés d’utilisation, il est donc très courant que l’utilisation datée d’une période de facturation récurrent précédente soit associée à la période de facturation récurrent suivante. L’option de configuration que vous choisissez dépend vraiment du calendrier de votre facture. En savoir plus sur périodes de facturation récurrentes. |
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Échéanciers de facturation Lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au GL est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne |
La date de comptabilisation GL de la ligne de contrat est la date à laquelle les AR non facturés et les DR non facturés (revenus de réservation) de la ligne de contrat sont validés dans le GL. La « date de début du calendrier de facturation interne » correspond soit à la date de début du modèle de facturation, soit à la date de début de la ligne de contrat, moins toute période de facturation à l’avance, selon que la ligne de contrat utilise ou non un modèle de facturation. Choisissez l’une des options de configuration suivantes afin de déterminer le comportement du calendrier de facturation lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au grand livre est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne
Ce paramètre de configuration n’affecte que les scénarios où la date de comptabilisation GL est antérieure à la date de début de l’échéancier de facturation interne. Elle n’a aucun effet si la date de comptabilisation GL est postérieure à la date de début de l’échéancier de facturation interne et n’a aucun effet sur les échéanciers de produits. Ce paramètre de configuration contrôle tous les contrats de votre société. Si vous modifiez le paramètre de configuration, la modification prendra effet pour toutes les lignes de contrat nouvelles et modifiées. En savoir plus sur le Date de comptabilisation GL sur les lignes de contrat. |
Séquencement des documents
| Champ | Description |
|---|---|
| Séquence d’ID de contrat |
Les contrats doivent avoir un ID de contrat unique afin de prendre en charge les renouvellements automatiques de contrat. Utilisez le liste de sélection Numérotation des documents pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour numéroter les contrats manuellement. Lorsque les utilisateurs créent un contrat, ils voient -Nouveau- dans le champ ID du contrat. Cela signifie que l’ID du contrat sera renseigné par Intacct lors de l’enregistrement. |
Renouvellements
| Champ | Description |
|---|---|
| Renouvellements automatiques des contrats |
Choisissez entre Sur (par défaut) ou À l’arrêt. Lorsque cette option est activée, les contrats se renouvellent automatiquement comme prévu. Par défaut, les entités héritent des paramètres du niveau général, mais vous pouvez les remplacer au niveau de l’entité pour un contrôle plus précis. |
| Période de rattrapage pour le renouvellement (jours) |
Définit le nombre de jours après la date de déclenchement d’un contrat pouvant être renouvelé automatiquement. La valeur par défaut est de 7 jours et la valeur maximum est de 999 jours. Par défaut, les entités héritent des paramètres du niveau général, mais vous pouvez les remplacer au niveau de l’entité pour un contrôle plus précis. |
Contrats historiques
| Champ | Description |
|---|---|
| Autoriser l’importation ou la création de contrats avec des dates de fin passées |
Cette option n’est généralement utilisée que lors de la mise en œuvre des contrats pour importer des données de contrats historiques à l’aide de Traiter les calendriers de contrat. Nous vous recommandons également de désactiver les renouvellements automatiques de contrat pendant ce processus afin d’éviter de déclencher des renouvellements sur les contrats historiques. Pour autoriser l’importation/la création de contrats avec des dates de fin passées :
Pour les contrats permanents uniquement : Si vous devez saisir une ligne de contrat avec une date de début dans une période de facturation récurrente clôturée, vous pouvez activer cette option, ajouter la ligne de contrat, puis désactiver cette option. En savoir plus sur permettre l’importation ou la création de contrats historiques. |
Onglet Configuration de la publication
Les modifications apportées à la configuration de comptabilisation du compte n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation qui existe au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toutes les modifications que vous apportez ici affecteront les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car elles utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).
Pour plus d’informations sur la comptabilisation des factures des contrats, voir 6. Création d’une définition de transaction de facture contrat.
Tableau de comptabilisation des produits
Utilisez ce tableau pour mapper les comptes dans lesquels les postes de contrat doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable du contrat pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.
Comptabilisation des revenus
| Groupe GL de l’article
|
Groupe de clients du GL | AR non facturé* | AR facturé* | DR non facturé* | DR facturé* | DR payé* | Ventes non facturées* | Ventes facturées* | Ventes payées* | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1100 | 1100 | 2600 | 2700 | 2800 | 4600 | 4700 | 4800 | ||||
| 2 | Abonnement | 1100-01 | 1100 | 2600-01 | 2700-01 | 2800-01 | 4600-01 | 4700-01 | 4800-01 | |||
| 3 | Divers | 1100-02 | 1100 | 2600-02 | 2700-02 | 2800-02 | 4600-02 | 4700-02 | 4800-02 | |||
| 4 | Maintenance | 1100-03 | 1100 | 2600-03 | 2700-03 | 2800-03 | 4600-03 | 4700-03 | 4800-03 | |||
| 5 | Assistance | 1100-04 | 1100 | 2600-04 | 2700-04 | 2800-04 | 4600-04 | 4700-04 | 4800-04 | |||
| Total |
| Champ | Description |
|---|---|
|
Groupe d’articles du Grand livre Groupe GL client |
Le groupe GL Article et le groupe GL Client forment ensemble les critères définis pour le mappage de compte. Par exemple, vous pouvez mapper le groupe GL de l’article de maintenance et le groupe GL du client matériel à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article de maintenance et le groupe GL du client logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupes GL clients. |
| AR non facturé |
Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui n’a pas encore été facturé. |
| AR facturé | Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui a été facturé mais non payé. |
| Revenu reporté non facturé |
Compte sur lequel comptabiliser la valeur totale du contrat qui n’a pas encore été reconnue ou facturée. |
| Revenu reporté facturé | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenu différé pour lequel vous avez envoyé une facture mais que le client n’a pas encore payé. |
| Revenu reporté payé | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenu différé pour lequel vous avez envoyé une facture et une facture à laquelle un paiement est appliqué. |
| Ventes non facturées | Compte sur lequel comptabiliser un montant de chiffre d’affaires qui n’a pas été facturé. |
| Ventes facturées | Compte sur lequel comptabiliser un montant de chiffre d’affaires qui a été facturé mais que le client n’a pas encore payé. |
| Ventes payées | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenu de ventes qui a été facturé et auquel un paiement a été appliqué. |
Tableau de comptabilisation des dépenses
Ce tableau n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré la page Configurer la gestion des revenus avec la reconnaissance des dépenses standard sélectionnée. Voir Gestion des revenus.
Utilisez cette table pour mapper les comptes dans lesquels les postes de dépenses doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable de la reconnaissance des dépenses - Contrats pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Groupe d’articles du Grand livre Groupe de clients du GL |
Le groupe GL Article et le groupe GL Client forment ensemble les critères définis pour le mappage de compte. Par exemple, vous pouvez mapper le groupe GL de l’article de maintenance et le groupe GL du client matériel à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article de maintenance et le groupe GL du client logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupes GL clients. |
| Dépenses différées | Compte dans lequel comptabiliser un montant de dépense qui a été engagé mais qui n’a pas encore été consommé. |
| Dépenses comptabilisées |
Compte sur lequel comptabiliser le montant d’une dépense lors de la comptabilisation de la dépense différée. |
| Régularisation des dépenses |
Compte sur lequel la comptabilité d’exercice du passif est imputée. |
Onglet de configuration des stratégies de facturation
Utilisez l’icône Configuration des stratégies de facturation de l’onglet Configurer les contrats pour déterminer l’ordre de traitement de plusieurs stratégies de facture planifiée. Si vous créez des stratégies de facture au niveau général d’une société multi-entités, vous utilisez également cet onglet pour attribuer les stratégies de facture programmées aux entités souhaitées.
Spécifier la liste d’ordre de priorité de la politique de facture
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l’entité | Cette colonne répertorie toutes les entités associées à votre société. |
| # Politiques de facturation | Sélectionnez l’icône lien pour ouvrir le Politique de facturation Ordre de priorité pour l’entité correspondante. |
Tableau de l’ordre de priorité de la politique de facturation
| Champ | Description |
|---|---|
| Politique de facturation |
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une politique de facture à exécuter pour l’entité sélectionnée. Utilisez la liste déroulante de la ligne 1 pour sélectionner la politique de facture que vous souhaitez qu’Intacct traite en premier. Par exemple, supposons que votre société dispose de deux politiques de facture avec des critères de filtrage différents qui incluent toutes deux la même facture et s’exécutent à la même date. Quel traitement de facture doit prévaloir ? Intacct traite d’abord la politique de facture de la ligne 1, puis de la ligne 2, et ainsi de suite. Vous pouvez également glisser-déposer les politiques de facture dans l’ordre souhaité dans le Politique de facturation Ordre de priorité boîte de dialogue. Seules les politiques de facture programmée apparaissent dans les listes déroulantes. |
Découvrez comment configurer la facturation planifiée.
