Ajouter une ligne de dépense provisoire - Contrats

Une dépense est un coût encouru pour obtenir ou exécuter un contrat avec un client. Les règles comptables ASC 606 exigent que vous amortissiez les dépenses d’acquisition du contrat sur la durée du contrat.

Vous pouvez enregistrer une dépense de contrat en tant que brouillon sans modifier le grand livre. Lorsque vos données sont prêtes, vous ou quelqu’un d’autre pouvez revenir à cette dépense et la comptabiliser.

Ajouter une dépense provisoire

Il vous suffit de renseigner le champ Article pour enregistrer une dépense en tant que brouillon. Toutefois, si vous ajoutez toutes les données de calendrier des dépenses requises pour une dépense provisoire, Intacct crée un calendrier des dépenses provisoire.

Par exemple, si vous saisissez le montant, le modèle de dépenses et les dates de début et de fin du modèle de dépenses, Intacct crée un calendrier de dépenses provisoire. Vous pouvez ensuite utiliser les informations du calendrier provisoire dans les rapports personnalisés basés sur l’objet Prévision du calendrier du contrat.

Notez le comportement attendu suivant concernant les dépenses :

  • Pour les contrats à durée déterminée, vous pouvez ajouter des dépenses au contrat et/ou à une ligne de contrat.
  • Pour les contrats permanents, vous pouvez uniquement ajouter des dépenses au contrat.
  • Pour les lignes de contrat de kit, vous pouvez ajouter des dépenses au contrat ou aux lignes de contrat des composants du kit. Vous ne pouvez pas ajouter une dépense à la ligne de contrat des articles de kit.

En règle générale, une dépense au niveau d’un contrat est un coût associé à l’obtention du contrat, tel que les commissions de vente. Une dépense au niveau de la ligne de contrat est un coût associé à l’élément de contrat, tel que les redevances de licence. Vous pouvez générer des rapports sur les deux types de dépenses au niveau du contrat.

Lorsque vous déterminez s’il faut ajouter une dépense au niveau du contrat ou de la ligne de contrat, tenez compte du fait que les dépenses de la ligne de contrat sont annulées si vous annulez une ligne de contrat. Les dépenses du contrat sont annulées si vous annulez le contrat. Si une dépense ne doit pas être annulée en cas d’annulation d’une ligne de contrat, saisissez la dépense au niveau du contrat.

Abonnement

Contrats
Disponibilité régionale

  • Australie

  • Canada

  • Afrique du Sud

  • Royaume-Uni

  • États-Unis
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions

Contrat : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier

Pour comptabiliser une ligne de dépense provisoire, vous avez également besoin du contrat : permission de comptabilisation.
Restrictions

Pour les contrats permanents : Vous pouvez uniquement ajouter des dépenses au contrat.

Pour les lignes de contrat portant sur des kits : Vous pouvez ajouter des dépenses au contrat ou aux lignes de contrat des composants du kit. Vous ne pouvez pas ajouter une dépense à la ligne de contrat des articles de kit.

Ajouter une dépense provisoire d’un contrat

  1. Atteindre Contrats > Tout > Contrats.
  2. Recherchez le contrat auquel vous souhaitez ajouter une ligne de dépense provisoire.
  3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
  4. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour ajouter une dépense au contrat, sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Lignes de dépense table.
    • Pour ajouter une dépense à une ligne de contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon Dans la ligne de ligne de contrat souhaitée, sélectionnez l’icône Dépense dans la Ligne de contrat , puis sélectionnez la boîte de dialogue Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Dépense table.

      Le Détails de la dépense La boîte de dialogue s’affiche.

  5. Utilisez la Article liste déroulante pour sélectionner l’élément de dépense souhaité.
  6. Remplissez les champs supplémentaires si vous le souhaitez.
  7. Choisir Brouillon.
  1. Ouvrez le contrat souhaité dans Éditer mode.
  2. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour ajouter une dépense au contrat, sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Lignes de dépense table.
    • Pour ajouter une dépense à une ligne de contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon Dans la ligne de ligne de contrat souhaitée, sélectionnez l’icône Dépense dans la Ligne de contrat , puis sélectionnez la boîte de dialogue Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Dépense table.

      Le Détails de la dépense La boîte de dialogue s’affiche.

  3. Utilisez la Article liste déroulante pour sélectionner l’élément de dépense souhaité.
  4. Remplissez les champs supplémentaires si vous le souhaitez.
  5. Choisir Brouillon.

Ajouter un brouillon de dépense à partir de la liste Lignes de dépenses

  1. Atteindre Contrats > Tout et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Lignes de dépenses.
  2. Utilisez la Contrat liste déroulante pour sélectionner le contrat souhaité.
  3. Si cette dépense est associée à une ligne de contrat, utilisez la Ligne de contrat Liste déroulante pour sélectionner le numéro de ligne de contrat souhaité. Sinon, laissez ce champ vide.
  4. Utilisez la Article liste déroulante pour sélectionner l’élément de dépense souhaité.
  5. Remplissez les champs supplémentaires si vous le souhaitez.
  6. Choisir Brouillon.

Comptabiliser un brouillon de dépense

La comptabilisation d’une dépense provisoire définit son statut sur « En cours » et crée des écritures de journal pour le montant de la dépense.

Vous ne voyez pas de bouton Comptabiliser ? Pour comptabiliser une dépense, vous devez disposer de la permission Contrat – Comptabiliser et Ajouter ou Modifier. De plus, le bouton Comptabiliser n’apparaît que lors de la création d’une dépense ou lorsque le statut de la dépense = Brouillon. Si la dépense est associée à une ligne de contrat, le statut de la ligne de contrat doit = En cours pour que la dépense soit comptabilisée.
La comptabilisation d’une dépense est définitive : vous ne pouvez pas la redéfinir à l’état de brouillon.

Comptabiliser une dépense provisoire à partir d’un contrat

  1. Atteindre Contrats > Tout > Contrats.
  2. Recherchez le contrat contenant la dépense provisoire que vous souhaitez comptabiliser.
  3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
  4. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour comptabiliser une dépense pour le contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon dans la ligne de la dépense que vous souhaitez modifier dans la Lignes de dépense table.
    • Pour comptabiliser une dépense pour une ligne de contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon Dans la ligne de ligne de contrat souhaitée, sélectionnez l’icône Dépense dans la Ligne de contrat fenêtre contextuelle, puis sélectionnez l’icône icône en forme de crayon dans la ligne de la dépense que vous souhaitez modifier dans la Dépense table.

      Le Détails de la dépense Une fenêtre contextuelle apparaît.

  5. Vérifiez que tous les champs obligatoires contiennent des données valides.
  6. Sélectionnez Comptabiliser.

    Le Comptabiliser les dépenses Une fenêtre contextuelle apparaît.

  7. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner les Date de comptabilisation dans le grand livre.

  8. Vous pouvez éventuellement saisir des commentaires dans la Publier une note champ.

    Vous pouvez voir ces commentaires dans la section Piste d’audit.

  9. Sélectionnez Comptabiliser.

    Intacct valide les valeurs des champs de dépenses.

    • En cas de problèmes de données, Intacct affiche les erreurs en haut de la page. Corrigez les données et essayez à nouveau de comptabiliser la dépense.

    • En l’absence de problèmes de données, Intacct définit la dépense sur En cours et crée des écritures de journal pour le montant de la dépense dans le grand livre.

  1. Ouvrez le contrat souhaité dans Éditer mode.

  2. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour comptabiliser une dépense pour le contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon dans la ligne de la dépense que vous souhaitez modifier dans la Lignes de dépense table.
    • Pour comptabiliser une dépense pour une ligne de contrat, sélectionnez l’icône icône en forme de crayon Dans la ligne de ligne de contrat souhaitée, sélectionnez l’icône Dépense dans la Ligne de contrat fenêtre contextuelle, puis sélectionnez l’icône icône en forme de crayon dans la ligne de la dépense que vous souhaitez modifier dans la Dépense table.

      Le Détails de la dépense Une fenêtre contextuelle apparaît.

  3. Vérifiez tous les éléments Champs obligatoires Contiennent des données valides.
  4. Sélectionnez Comptabiliser.

    Le Comptabiliser les dépenses Une fenêtre contextuelle apparaît.

  5. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner les Date de comptabilisation dans le grand livre.

  6. Vous pouvez éventuellement saisir des commentaires dans la Publier une note champ.

    Vous pouvez voir ces commentaires dans la section Piste d’audit.

  7. Sélectionnez Comptabiliser. Intacct valide les valeurs des champs de dépenses.
    • En cas de problèmes de données, Intacct affiche les erreurs en haut de la page. Corrigez les données et essayez à nouveau de comptabiliser la dépense.
    • En l’absence de problèmes de données, Intacct définit la dépense sur En cours et crée des écritures de journal pour le montant de la dépense dans le grand livre.

Comptabiliser un brouillon de dépense à partir de la liste Lignes de dépenses

  1. Atteindre Contrats > Tout > Lignes de dépense.
  2. Recherchez la ligne de dépense provisoire que vous souhaitez comptabiliser.
  3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
  4. Vérifiez que tous les champs obligatoires contiennent des données valides.
  5. Sélectionnez Comptabiliser.

    Le Comptabiliser les dépenses Une fenêtre contextuelle apparaît.

  6. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner les Date de comptabilisation dans le grand livre.

  7. Vous pouvez éventuellement saisir des commentaires dans la Publier une note champ.

    Vous pouvez voir ces commentaires dans la section Piste d’audit.

  8. Sélectionnez Comptabiliser.

    Intacct valide les valeurs des champs de dépenses.

    • En cas de problèmes de données, Intacct affiche les erreurs en haut de la page. Corrigez les données et essayez à nouveau de comptabiliser la dépense.

    • En l’absence de problèmes de données, Intacct définit la dépense sur En cours et crée des écritures de journal pour le montant de la dépense dans le grand livre.