Vue d’ensemble de l’Espace de travail de
L’espace de travail de clôture est un environnement centralisé pour la gestion du processus de clôture de la période. Conçue pour rationaliser les flux de travail, améliorer la visibilité et réduire les retards, cette fonctionnalité aide les équipes financières à exécuter leur clôture avec plus de confiance et d’efficacité.
La vidéo suivante offre une vue d’ensemble.
Listes de contrôle et tâches
Les listes de contrôle comprenant les tâches requises pour clôturer une période comptable sont au cœur de Close Workspace. Dans les environnements multi-entités, une affectation de tâche peut être créée pour chaque entité. Le propriétaire de la tâche peut ensuite affecter la tâche à une personne différente dans chaque entité.
Par exemple, Karla est propriétaire de la tâche Examiner les rapprochements bancaires. En plus d’être le propriétaire de la tâche, elle est la responsable de la tâche pour le niveau général. Le tableau suivant répertorie toutes les affectations de tâches pour la société.
| Entité | Responsable de la tâche |
|---|---|
| Central | Jodie |
| Est | Betty |
| Sud | Thomas |
| Niveau général | Karla |
Si vous travaillez sur des tâches liées à des périodes comptables clôturées, utilisez la liste de contrôle pour voir quelles tâches vous sont affectées. Vous pouvez également indiquer quand vos affectations de tâches sont en cours ou terminées.
Si vous gérez le processus de clôture, consultez la liste de contrôle pour obtenir une vue d’ensemble de la situation de votre organisation dans le processus de clôture. Avec les permissions appropriées, vous verrez le statut de toutes les tâches, ainsi que leurs dates de début et d’échéance. Vous pouvez voir en un coup d’œil quelles tâches sont sur la bonne voie, à risque ou en retard.
Pour plus d’informations sur les rôles dans l’espace de travail de clôture, voir À propos des rôles de l’espace de travail de clôture.
Dépendances des tâches
Si une affectation de tâche ne peut pas être démarrée tant qu’une autre n’est pas terminée, vous pouvez le spécifier dans l’affectation de tâche dépendante. La personne responsable de l’affectation de tâche dépendante peut recevoir une notification lorsque la tâche dont elle dépend est marquée comme terminée. Vous pouvez activer ce type de notification sur la page Configurer l’espace de travail de clôture.
Restrictions des entités
Dans un environnement multi-entités, une tâche peut être créée pour le niveau général uniquement ou divisée en affectations de tâches distinctes pour les différentes entités.
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Si un utilisateur est limité à une ou plusieurs entités, il ne peut voir que les affectations de tâches au sein de ses entités.
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Si une affectation d’un utilisateur dépend d’une affectation dans une entité différente, il ne verra cette autre affectation que s’il a accès à l’entité.
Exemple-
Karla a accès aux entités Est et Sud.
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Son affectation de tâche dans l’entité Est ne peut pas être terminée tant que Jodie n’a pas terminé son affectation de tâche dans l’entité Ouest.
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Mais Karla ne peut pas voir l’affectation de Jodie car Karla n’a pas accès à l’entité Ouest.
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Au niveau général, l’utilisateur peut voir toutes les dépendances et suivre la progression des entités.
Modèles
Les modèles de tâches et de listes de contrôle vous aident à gagner du temps et à maintenir un processus de clôture cohérent. Ils éliminent le besoin de créer une nouvelle liste de contrôle à partir de zéro chaque fois que vous clôturez une période.
Les modèles de tâches incluent les informations nécessaires pour calculer les dates cibles de début et de fin d’une tâche. Vous pouvez ajouter des pièces jointes accompagnées d’instructions pour vous aider dans la tâche, ainsi qu’un lien vers une page Intacct ou une autre ressource en ligne utilisée lors de l’exécution de la tâche.
Copilot est fourni avec plusieurs modèles de tâches générés par le système, mais vous pouvez en créer des personnalisés pour correspondre à tous vos processus.
Les modèles de liste de contrôle sont essentiellement un conteneur pour un ensemble de modèles de tâches. Utilisez ces modèles pour créer vos listes de contrôle de clôture de période.
Notifications
En fonction des notifications que vous activez dans Configurer l’espace de travail de clôture, Copilot génère des informations pour alerter les responsables de tâches de certaines situations, telles que les suivantes :
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L’échéance d’une tâche approche
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Une tâche est à risque
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Une tâche est en retard
Les notifications sont générées en fonction de la tâche, des dates cibles et d’autres informations. Les personnes affectées peuvent afficher ces informations dans le panneau Copilot, et vous pouvez configurer Copilot pour qu’il envoie également des notifications par e-mail.
Fermer le moniteur de progression
Le Fermer le moniteur de progression fournit une vue claire et complète de votre progression de clôture en transformant les données de l’Espace de travail de clôture en informations exploitables. Utilisez cette page pour suivre les statuts des tâches, les responsables et les dates d’échéance afin d’obtenir une visibilité en temps réel sur la progression de votre processus de clôture.
Disponibilité régionale
L’espace de travail de clôture est disponible dans les régions suivantes :
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Royaume-Uni
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États-Unis
