Utiliser l’analyse des écarts Copilot

L’analyse des écarts Copilot alerte les responsables du budget et les responsables financiers lorsque les dépenses réelles dépassent votre budget. Les notifications Copilot sont conçues pour tenir les responsables de budget informés, qu’il s’agisse d’une mise à jour opportune ou d’un examen à la demande. Vous pouvez explorer les informations des rapports pour connaître exactement l’évolution de votre budget, y compris des ventilations et des visualisations détaillées.

Exemple d’utilisation de l’analyse des écarts Copilot

Vous interagissez avec Copilot à l’aide des invites suggérées, qui sont des requêtes prédéfinies. Vous pouvez utiliser les invites suggérées disponibles dans n’importe quel ordre lorsque vous explorez les écarts budgétaires.

Voici un exemple d’exploration de l’analyse des écarts. Les noms d’invite suggérés et les données que vous voyez réellement dépendent de l’environnement de votre société et l’accès à vos données.

1. Sur n’importe quelle page de Sage Intacct, sélectionnez l’icône Copilot dans la barre de titre supérieure noire.

   Le panneau Copilot s’ouvre sur le côté droit de votre navigateur, au-dessus de la page Intacct actuelle.

   

2. Supposons que nous soyons aujourd’hui le 29 octobre, donc vous sélectionnez Afficher l’analyse des écarts du budget pour l’année en cours. Si la date du jour était le 1er novembre, vous pourriez choisir d’afficher l’analyse des écarts du budget pour l’année en cours au mois dernier.

   Le volet de conversation Copilot affiche la carte Analyse des écarts de budget pour l’année en cours, qui affiche une visualisation graphique et des détails de budget par rapport au réel pour les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Résultat net d’exploitation.

   

3. Sélectionnez Décrire l’écart.

   Copilot génère une description de l’écart en fonction de l’analyse des groupes de comptes et des comptes du Grand livre.

   

4. Comme vous constatez que le compte du Grand livre Dépenses 1 est le principal contributeur aux dépenses liées au dépassement du budget, faites défiler la page jusqu’à la visualisation et sélectionnez la Valeur des dépenses d’exploitation dans la colonne Chiffres réels de l’année en cours pour approfondir les recherches.

   Copilot ouvre le rapport Soldes de dimension filtré pour afficher les comptes du grand livre au sein du groupe de comptes Dépenses d’exploitation. À partir de là, vous pouvez accéder au Rapport du Grand livre pour voir des transactions spécifiques contribuant à l’écart ou explorer dans le Rapport budgétaire pour afficher la ventilation du budget.

   

5. Pour afficher tous les détails financiers, sélectionnez Voir le rapport financier préparatoire complet dans Copilot.

   Copilot ouvre le rapport financier spécifié dans la configuration de l’analyse des écarts. À partir de là, vous pouvez effectuer une recherche approfondie pour approfondir vos recherches, si vous le souhaitez.

   

Comprendre vos données d’analyse des écarts

Lors de l’examen des données d’analyse des écarts, vous devez prendre en compte les concepts suivants : la période spécifique analysée, le moment de la génération des informations et l’étendue de votre accès aux données.

Variations de calendrier et de présentation

Copilot peut afficher des données d’analyse des écarts dans les contextes suivants :

• Cumul annuel : Il s’agit de la période allant du début de l’année civile (1er janvier) à la date actuelle. Si l’exercice fiscal de votre société commence le 1er janvier, des suggestions d’invites s’afficheront pour exécuter l’analyse des écarts depuis le début de l’année.
• Cumul annuel fiscal : Il s’agit de la période allant du début de l’exercice fiscal de votre société à la date actuelle. Si l’exercice fiscal de votre société ne commence pas le 1er janvier, des suggestions d’invites s’affichent pour exécuter l’analyse des écarts pour l’exercice en cours.
• Différences de présentation des données budgétaires :
  • Rapports financiers préparatoires : Présentez des données budgétaires au prorata du nombre de jours du mois évalué.
  • Aperçus Copilot et rapport de soldes de dimension : Présentez le montant du budget pour l’ensemble de la période budgétaire : il n’est pas calculé au prorata.

Lorsque des aperçus sont générés

Un aperçu est une information, une suggestion, une notification ou un rapport qui, selon Copilot, peut être utile à un utilisateur. Copilot génère des aperçus comme suit :

• Aperçus prégénérés : Copilot génère ces informations via un processus nocturne qui s’exécute à la fréquence configurée, qui peut être quotidienne, hebdomadaire ou à la fin du mois. Le processus commence à minuit par rapport au fuseau horaire configuré de votre société. Lorsqu’un aperçu est généré, Copilot informe les utilisateurs concernés de l’existence d’un aperçu via un badge de notification dans Sage Intacct et éventuellement par e-mail.

  Par exemple, supposons que votre environnement soit configuré pour envoyer des notifications chaque semaine et que nous soyons aujourd’hui le jeudi 17 octobre. Vous recevez une notification d’informations, puis affichez les informations associées dans Copilot. L’horodatage de la carte d’informations indique que l’information a été créée après 00 h 00 le lundi 14 octobre.

• Aperçus en temps réel : Copilot génère ces aperçus lorsque vous sélectionnez une invite suggérée applicable. Par exemple, si vous sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures, Copilot génère ces informations lorsque vous sélectionnez l’invite. La date d’effet d’exécution peut dépendre de l’ouverture ou de la clôture des livres du Grand livre.

Portée de l’accès aux données

Les données que vous voyez dépendent de votre unité commerciale ou de l’affectation d’un utilisateur sans restriction, et également selon que vous accédez à Copilot depuis le niveau de l’entité ou le niveau général :

• Si vous êtes responsable du budget, les données d’une ou des unités commerciales auxquelles vous êtes affecté en tant que responsable s’affichent. Par exemple, imaginons que vous soyez affecté en tant que responsable du service A. Les données d’analyse des écarts s’affichent pour le service A.
• Si vous êtes affecté en tant qu’utilisateur sans restriction, les données de l’ensemble de l’organisation s’affichent.

Informations sur l’analyse des aperçus

Notez les points suivants concernant les informations sur l’analyse des aperçus :

• Les responsables d’unité commerciale verront les données applicables à chaque fiche de service, d’établissement ou d’entité affecté. Si un responsable est affecté à plusieurs fiches de dimension, une invite Afficher suivant s’affiche dans chaque carte d’aperçu. Utilisez l’invite Afficher suivant pour afficher la fiche d’informations pour chaque dimension applicable.
• Les utilisateurs non restreints verront les données de l’ensemble de l’organisation.
• Les données d’analyse peuvent également être relatives au fait que vous accédiez à Copilot depuis le niveau général ou au niveau de l’entité.

Le tableau suivant décrit les différentes informations sur l’analyse des aperçus.

Titre de l’aperçu	Exemple	Description	Affichage
Analyse des écarts de budget pour l’année ou l’exercice en cours		Affiche les montants réels et budgétaires actuels de l’année en cours ou de l’exercice en cours pour les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Résultat net d’exploitation configurés.	Procédez de l’une des manières suivantes : Pour afficher un rapport en temps réel, sélectionnez Afficher l’analyse des écarts de budget pour l’année en cours à partir d’une nouvelle conversation. Pour afficher un rapport prégénéré, sélectionnez le lien Voir plus dans la notification d’informations du rapport d’analyse des écarts de budget pour l’année en cours.
Analyse des écarts de budget pour l’année ou l’exercice en cours au mois dernier		Affiche les montants réels et budgétaires actuels de l’année en cours ou de l’exercice en cours pour les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Résultat net d’exploitation configurés au mois dernier, sur la base des éléments suivants : Si vos livres du Grand livre sont ouverts pour le dernier mois, ils affichent les valeurs actuelles de l’année en cours ou de l’exercice en cours à la date d’aujourd’hui. Si vos livres du Grand livre sont fermés au cours du dernier mois, il affiche les valeurs actuelles de l’année en cours ou de l’exercice en cours à la fin du dernier mois.	Sélectionnez Afficher l’analyse des écarts de budget au mois dernier dans une nouvelle conversation.
Analyse des écarts de périodes antérieures		Affiche la comparaison actuelle des données réelles depuis le début de l’année ou de l’exercice en cours avec les chiffres réels préalables depuis le début de l’année ou de l’exercice en cours pour les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Résultat net d’exploitation configurés.	Procédez de l’une des manières suivantes : Pour afficher un rapport en temps réel, sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures à partir de la carte d’aperçu de l’année ou de l’exercice en cours. Pour afficher un rapport prégénéré, sélectionnez le lien Voir plus dans la notification d’informations du rapport d’analyse des écarts de budget pour l’année en cours.
Analyse des écarts de périodes antérieures au mois dernier		Affiche l’année ou l’exercice actuel jusqu’au mois précédent avec chiffres réels par rapport à l’année ou l’exercice fiscal préalable jusqu’au mois précédent pour les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes, Dépenses d’exploitation et Résultat net d’exploitation configurés.	Sélectionnez Exécuter l’analyse des écarts de périodes antérieures à partir de la carte d’aperçu de l’année ou de l’exercice précédent.
Les services ou les établissements ont dépassé le budget		Si le processus de notification planifié révèle que le total du groupe de comptes Dépenses d’exploitation dépasse le total du budget, Copilot génère ces informations. Les responsables d’unité commerciale verront tous les détails des groupes de comptes pour les services ou les établissements applicables. Les utilisateurs non restreints ne verront que les totaux des dépenses d’exploitation pour chaque service ou établissement applicable.	Si cette notification d’aperçu a été générée, sélectionnez le lien Afficher plus de la notification d’aperçu
		Affiche une description générée par l’IA de l’analyse des écarts basée sur l’évaluation des groupes de comptes et des comptes du grand livre associés.	Sélectionnez Décrire l’écart à partir d’une carte d’aperçu.
Rapport financier préparatoire		Affiche le rapport financier préparatoire spécifié dans la Configuration de l’analyse des écarts Copilot. Utilisez ce rapport pour examiner les détails d’un écart signalé. Notez le comportement attendu suivant lors du lancement d’un rapport financier à partir de Copilot : Si le rapport financier est configuré avec des invites, vous devrez saisir les invites avant de consulter le rapport. Si vous choisissez d’analyser par service et également par établissement ou entité, Copilot lancera le rapport financier préparatoire d’établissement ou d’entité par défaut pour les utilisateurs non restreints (utilisateurs qui ont accès aux informations financières de l’ensemble de l’organisation).	Sélectionnez Voir le rapport financier préparatoire complet à partir d’une carte d’aperçu.
Rapport de soldes de dimension		À partir d’une carte d’aperçu, vous pouvez explorer le rapport des soldes de dimension pour chaque groupe de comptes applicable. Le rapport de soldes de dimension est filtré de manière à correspondre à la valeur sélectionnée. Par exemple, supposons que vous affichiez l’analyse des écarts de budget du service A pour l’année en cours. Si vous sélectionnez la valeur Réelle en regard du groupe de comptes de revenus, le rapport de soldes de dimension est filtré pour n’afficher que les comptes du grand livre de la hiérarchie des groupes de comptes de revenus marqués comme étant affectés au service A. À partir du rapport de soldes de dimension, vous pouvez ensuite explorer le rapport du Grand livre ou le rapport du budget pour trouver les valeurs applicables.	Sélectionner une valeur réelle dans une carte d’aperçu.