Configurer l’analyse des écarts Copilot

Vous pouvez configurer l’analyse des écarts Copilot pour comparer vos données réelles à un budget existant dans Sage Intacct. Si vous disposez de plusieurs budgets, la meilleure pratique consiste à utiliser votre budget opérationnel qui inclut les données budgétaires approuvées.

Les exigences budgétaires sont les suivantes :

• Le budget doit être créé au niveau général.
• Le budget doit inclure toutes les entités que vous souhaitez suivre.
• Le budget ne peut pas être configuré comme un budget consolidé.
• Le budget doit inclure une ligne budgétaire pour chaque combinaison compte du Grand livre/budget de référence/dimension que vous souhaitez suivre. S’il n’y a pas de détail du budget correspondant, Copilot supposera que le montant du budget est nul.

Découvrez comment ajouter un budget.

L’analyse des écarts Copilot utilise les groupes de comptes suivants pour analyser les données d’écart :

• Bénéfice net d’exploitation
• Revenus
• Coût des ventes (le cas échéant)
• Dépenses d’exploitation

Les noms que vous souhaitez utiliser pour ces groupes de comptes peuvent différer. Les exigences relatives aux groupes de comptes sont les suivantes :

• Tous les comptes du grand livre des groupes de comptes que vous souhaitez utiliser doivent avoir Compte de résultats comme type de compte.
• Le groupe de comptes Résultat net d’exploitation doit contenir les mêmes comptes du Grand livre que ceux inclus dans les groupes de comptes Revenus, Coût des ventes et Dépenses d’exploitation.

Découvrez comment afficher les Comptes du grand livre et les Groupes de comptes.

Déterminez le rapport financier préparatoire que vous souhaitez exécuter pour chaque analyse dimensionnelle. Par exemple, si vous souhaitez effectuer une analyse par service uniquement, utilisez un rapport financier dont les lignes sont structurées par service.

Le rapport financier préparatoire doit inclure les éléments suivants pour s’aligner sur les données présentées dans les informations Copilot :

• Valeurs réelles pour le cumul annuel en cours (cumul annuel) ou le cumul annuel fiscal en cours (FYTD)
• Budget pour l’année en cours ou l’exercice en cours
• Valeurs réelles pour l’année en cours précédente ou l’exercice en cours précédent

Si votre société a été créée à l’aide de l’un des modèles de démarrage rapide, vous pouvez installer l’un des rapports d’analyse des écarts à partir de la bibliothèque de démarrage rapide. Pour plus d’informations, consultez la section À propos du rapport d’analyse des écarts.

Les utilisateurs pourront lancer le rapport financier directement à partir de Copilot pour examiner les détails d’un écart signalé. Notez le comportement attendu suivant lors du lancement d’un rapport financier à partir de Copilot :

• Si le rapport financier est configuré avec des invites, vous devrez saisir les invites avant de consulter le rapport.
• Si vous choisissez d’analyser par service et également par établissement ou entité, Copilot lancera le rapport financier préparatoire d’établissement ou d’entité par défaut pour les utilisateurs non restreints (utilisateurs qui ont accès aux informations financières de l’ensemble de l’organisation).

Copilot envoie des notifications d’analyse des écarts aux personnes suivantes :

• Les gestionnaires du budget identifiés comme responsables du service, de l’entité ou de l’établissement lorsque les dépenses réelles d’exploitation dépassent le budget de l’unité commerciale concernée.
• Les responsables financiers identifiés comme utilisateurs sans restriction. Un utilisateur sans restriction est une personne qui aura accès aux informations budgétaires et réelles de l’ensemble de l’organisation, comme un contrôleur ou un directeur financier. Votre environnement peut inclure un utilisateur sans restriction ou un groupe d’utilisateurs sans restriction.

Pour pouvoir recevoir des notifications d’analyse des écarts Copilot, un responsable de dimension ou un utilisateur sans restriction doit disposer des éléments suivants :

• Une fiche de collaborateur (responsable des dimensions uniquement). La fiche du collaborateur doit être associée à la fiche de l’utilisateur applicable.
• Une fiche d’utilisateur avec un type d’utilisateur Entreprise ou Collaborateur.

Découvrez comment ajouter des collaborateurs et des utilisateurs.

Un responsable doit être spécifié sur chaque fiche de dimension pour que le propriétaire du budget approprié puisse recevoir des notifications au niveau de la dimension. Selon les dimensions que vous utilisez pour l’analyse des écarts, vous devrez affecter des responsables à des services, des sites ou des entités en fonction de la façon dont votre organisation gère le budget.

1. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Accédez à Rapports > Configurer > Dimensions et sélectionnez Services.
   • Accédez à Rapports > Configurer > Dimensions et sélectionnez Établissements.
   • Accédez à Société > Configurer > Configuration et sélectionnez Entités.
2. Dans la liste des dimensions applicables, sélectionnez Modifier en regard de la dimension souhaitée.
3. Utilisez la liste déroulante Responsable pour sélectionner le responsable souhaité.

   Si vous ne voyez pas le responsable souhaité dans la liste déroulante, assurez-vous qu’il y a une fiche collaborateur pour le responsable.

4. Enregistrez la fiche.

Lorsque vous configurez l’analyse des écarts Copilot, vous pouvez spécifier un utilisateur individuel sans restriction ou un groupe d’utilisateurs sans restriction auxquels Copilot enverra des notifications. Les utilisateurs non restreints auront accès à toutes les informations budgétaires et réelles de votre organisation. Suivez vos processus métier internes pour déterminer qui doit avoir accès à ces données.

Un utilisateur limité à certains services ou à certains établissements ne peut pas être membre de ce groupe d’utilisateurs sans restriction.

Découvrez comment créer un groupe d’utilisateurs.

Les administrateurs de Sage Intacct peuvent s’abonner à l’analyse des écarts Copilot.

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements et sélectionnez le bouton bascule pour vous abonner à l’Automatisation de la clôture Sage Copilot.
2. Sélectionnez Configurer.
3. Sélectionnez Activer l’analyse des écarts.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Après vous être abonné à l’analyse des écarts Copilot, complétez les options de configuration disponibles dans l’application Budgets.

1. Accédez à Budgets > Configurer > Configuration et sélectionnez Analyse des écarts Copilot.

   La page Configurer l’analyse des écarts Copilot s’affiche.

2. Utilisez la liste déroulante Budget pour sélectionner le budget applicable.
3. Si la méthode comptable de votre société est la comptabilité de trésorerie et d’exercice, utilisez la liste déroulante Livre de rapports pour sélectionner le livre de rapports Trésorerie ou Comptabilité d’exercice. Sinon, ce champ est défini par défaut sur Comptabilité d’exercice ou Espèces, selon le cas.
4. Si vous souhaitez inclure d’autres livres de rapports dans l’analyse des écarts, sélectionnez les Autres livres.
5. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Si vous n’avez pas sélectionné d’autres livres, ou si vous avez sélectionné d’autres livres et que vous souhaitez analyser des données à la fois des livres de rapports principaux et des autres livres sélectionnés, cochez la case Combiner le livre de rapports avec d’autres livres.
   • Si vous avez sélectionné d’autres livres et que vous souhaitez analyser les données en utilisant uniquement les autres livres, ne cochez pas la case. Ce n’est pas courant.
6. Dans la section Informations sur le budget Groupes de comptes, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les groupes de comptes Bénéfice net d’exploitation, Revenus, Coût des ventes et Dépenses d’exploitation que vous avez identifiés précédemment.
7. Dans la section Analyser par, effectuez l’une des opérations suivantes ou les deux :
   • Si vous souhaitez analyser les données budgétaires par établissement ou entité, cochez la case Établissement ou entité, puis sélectionnez Rapport financier préparatoire d’établissement ou d’entité.
   • Si vous souhaitez analyser les données budgétaires par service, cochez la case Service, puis sélectionnez Rapport financier préparatoire du service.

   Si vous disposez déjà d’un rapport financier indiquant les écarts budgétaires par établissement, entité ou service, sélectionnez ce rapport dans la liste déroulante applicable.

   Si vous n’avez pas encore de rapport et que votre société a été créée à l’aide d’un modèle de démarrage rapide, vous pouvez installer un des rapports d’analyse des écarts à partir de la bibliothèque de démarrage rapide.

   Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Bibliothèque de démarrage rapide : modèles de rapports financiers préparatoires.

8. Si vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail, cochez la case E-mail dans la section Canaux de notification.
9. Dans la section Notifier quand, cochez la case Les dépenses réelles d’exploitation dépassent le budget, puis sélectionnez la Fréquence. Par exemple, si vous sélectionnez Hebdomadaire, les responsables de dimensions et les utilisateurs non restreints concernés seront informés chaque semaine lorsque les dépenses dépassent le budget.
10. Dans la section Qui notifier, sélectionnez au moins un utilisateur ou un groupe à notifier.
    1. Cochez la case Responsables des dimensions. Par exemple, si vous avez choisi d’analyser par service, sélectionnez Responsables de service.
    2. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs sans restriction.

       L’utilisateur sans restriction ou les membres du groupe d’utilisateurs sont généralement des contrôleurs, des directeurs des finances, etc. Il recevra des informations relatives aux données d’analyse des écarts pour l’ensemble de votre organisation.

       • Pour envoyer des informations à un utilisateur sans restriction, cochez la case Utilisateur sans restriction. Utilisez ensuite la liste déroulante pour sélectionner l’utilisateur.
       • Pour envoyer des informations à un groupe d’utilisateurs, cochez la case Groupe d’utilisateurs sans restriction. Utilisez ensuite la liste déroulante pour sélectionner le groupe d’utilisateurs.
    Pour exécuter l’analyse des écarts, les utilisateurs doivent respecter l’un des critères suivants :

    • Il doit s’agir d’un utilisateur sans restriction ou d’un membre du groupe d’utilisateurs sans restriction.
    • Si vous effectuez une analyse par établissement ou par service, il doit s’agir d’un responsable d’établissement ou de service.
11. Enregistrez la configuration.

Tous les responsables de dimensions et les utilisateurs non restreints ont besoin des permissions suivantes pour utiliser l’analyse des écarts Copilot :

• Automatisation de la clôture Sage Copilot : Analyse des écarts - Exécuter
• Grand livre : Explorer toutes les transactions à partir des rapports - Activé
• Grand livre : Rapports : Données financières — Afficher

Découvrez comment Accorder des permissions d’utilisateur et de rôle.

En outre, les utilisateurs doivent disposer des droits d’accès aux rapports financiers que vous avez spécifiés dans la configuration. Si votre société refuse par défaut l’accès aux rapports financiers à tout le monde, utilisez l’onglet Permissions du rapport financier pour accorder l’accès aux utilisateurs concernés.

En savoir plus les permissions au niveau des rapports financiers préparatoires.