Réaffecter des transactions dans Dépenses

Pour corriger des informations sur une transaction de dépenses dont le statut est Sélectionnée, Partiellement payée ou Payée, vous devez la réaffecter. Il convient de noter que toutes les informations relatives à une transaction ne peuvent pas être réaffectées et que tous les types de transactions ne sont pas éligibles à la réaffectation. La réaffectation nécessite une configuration et peut ne pas être disponible dans toutes les régions.

Ce que vous pouvez réaffecter dans Dépenses

Informations pouvant être réaffectées dans Dépenses
Type de transaction	Informations que vous pouvez modifier	Informations que vous ne pouvez pas modifier
Rapports de dépenses	Type de dépense, lorsque la dépense a le statut Sélectionnée uniquement Montant Payée à, Payée pour et Date Dimensions (Service et Établissement) Champs Pièce jointe, Motif de la dépense et Mémo Vous devez fournir un motif de réaffectation lors de la réaffectation d’une dépense.	Type de dépense, après paiement de tout remboursement Date de remplissage et date de comptabilisation dans le grand livre Collaborateur Numéro de rapport de dépenses Type de paiement, Sélection non-remb, Lien vers la transaction par carte de crédit
Régularisations des rapports de dépenses	Numéro de rapport de régularisation des frais Numéro de frais de référence Description et pièce jointe Vous devez fournir un motif de réaffectation lors de la réaffectation d’une dépense.	Type de régularisation Date de remplissage et date de comptabilisation dans le grand livre Collaborateur Montant, Service, Établissement et Date de l’élément Champs de mémo Type de paiement, Sélection non-remb, Lien vers la transaction par carte de crédit Indicateur facturable pour un élément Configuration des éléments, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou fractionner des lignes

Vous ne pouvez pas réaffecter les acomptes.

Restrictions

Pour réaffecter une transaction, les conditions suivantes doivent être remplies :

Transaction State: The transaction must be in the state of Selected, Partially Paid, or Paid.
Les transactions non payées peuvent généralement être modifiées. Les transactions extournées et d’extourne ne peuvent pas être modifiées ni réaffectées. Les transactions à solde nul ne peuvent pas être sélectionnées ou payées, elles ne sont donc pas non plus éligibles à la réaffectation.
Summary or Period: The summary or period must be open.
La période doit être ouverte non seulement pour l’entité dans laquelle la transaction a été créée, mais également pour toutes les entités incluses dans les éléments.
Statut de rapprochement: La transaction ne doit pas être incluse dans un rapprochement terminé (clôturé). Pour réaffecter, rouvrir le rapprochement.
En lien avec un projet: Si la transaction est marquée comme facturable et a été incluse dans une facture pour le projet, vous ne pouvez pas la réaffecter.
Applied credits: Any credits applied must be from a single entity.
Associated bank: The transaction must be .
Conséquences fiscales: La transaction ne peut pas utiliser une solution de taxe standard ou personnalisée.

Meilleures pratiques

Réaffectez les dépenses avant de les facturer ou de clôturer la période.
N’associez pas les dépenses à un remboursement hors devise de tenue de compte ou à des devises de tenue de compte multiples.
Saisissez et payez les dépenses au même niveau d’entité.
Assurez-vous que les rapports de dépenses contiennent soit toutes les dépenses facturées, soit toutes celles non encore facturées, et non une combinaison des deux.
Lors de la réaffectation d’une dépense, ne supprimez pas les lignes d’écriture.
Sélectionnez uniquement les établissements associés à l’entité de dépense.
Réaffectez les dépenses payées qui utilisent le même type de compte courant. Par exemple, ne réaffectez pas une dépense payée d’un compte courant restreint à une entité vers un compte courant non restreint.

Configurer

Pour que la réaffectation puisse être disponible dans votre société, vous devez l’autoriser dans la configuration de vos Dépenses. Vous devez ensuite accorder des permissions de réaffectation aux utilisateurs autorisés à corriger ces transactions.

Une fois cette configuration terminée, les utilisateurs autorisés peuvent réaffecter les rapports de dépenses et les régularisations en sélectionnant Reclasser Sur la page Modifier la transaction.